Na czym polega praca w sekretariacie?

Stanowisko sekretarskie tworzone jest w większości przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i państwowych oraz w urzędach administracji publicznej. Osoby, wykonujące prace w sekretariacie zajmują zazwyczaj stanowisko: sekretarki, sekretarza, sekretarza-asystenta, oraz, najbardziej teraz popularne, asystenta i asystentki. Ich praca polega na pośredniczeniu w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami firmy, a także pomiędzy jej kontrahentami i klientami.

Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym. To do nich należy przygotowywanie materiałów związanych z różnego rodzaju spotkaniami i naradami, wyjazdami służbowymi, a także ich organizacja. Są osobami, które zwykle jako pierwsze mają kontakt z klientami i kontrahentami, dlatego prócz różnego rodzaju umiejętności organizacyjnych i związanych ściśle z wykonywaną przez nich pracą, muszą posiadać szereg tzw. umiejętności miękkich, koniecznych przy kontaktach interpersonalnych.

Od osób zatrudnionych na tego typu stanowiskach, wymaga się przede wszystkim:

• wysokiej kultury osobistej – stanowią w pewnym sensie wizytówkę instytucji, w której pracują,
• znajomości zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
• odpowiedzialności,
• odporności na stres,
• systematyczności oraz dokładności w realizacji powierzonych zadań,
• znajomości zasad negocjacji i asertywności,
• dyskrecji oraz lojalności.

Polecamy: Współpracownicy

Praca w sekretariacie nie zawsze wygląda tak samo, tzn. zakres obowiązków osób zajmujących stanowiska asystenckie może różnić się w zależności od tego, czy działają oni tylko pod kierownictwem przełożonego, czy też powierzono im bardziej samodzielne stanowisko związane z kierownictwem lub nadzorem nad grupą osób.

Niemniej jednak istnieje grupa obowiązków, które zawsze wchodzą w zakres obowiązków tych pracowników średniego szczebla. Należą do nich:

• organizowanie przepływu informacji i dokumentów pomiędzy poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/firmy,
• przyjmowanie interesantów oraz łączenie rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym,
• obsługa faksu, komputera i innych urządzeń biurowych,
• prowadzenie kalendarza spotkań, baz adresowych oraz informowanie zainteresowanych o terminach spotkań,
• organizowanie spotkań, zebrań oraz wyjazdów służbowych,
• prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w języku polskim i obcym,
• archiwizowanie korespondencji oraz dokumentów,
• współpraca z poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/ firmy.

Polecamy: Korespondencja w biznesie