REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Na czym polega praca w sekretariacie?

Karolina Zaborska
Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym.
Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Praca w sekretariacie jest pracą biurową, należącą do stanowisk średniego szczebla, wykonywaną głównie przy użyciu komputera i innych nowoczesnych urządzeń biurowych. Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie, wykonują czynności zapewniające sprawną pracę sekretariatu oraz zajmują się nadzorowaniem przepływu informacji, wewnątrz i na zewnątrz jednostki, w której pracują.

REKLAMA

Stanowisko sekretarskie tworzone jest w większości przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i państwowych oraz w urzędach administracji publicznej. Osoby, wykonujące prace w sekretariacie zajmują zazwyczaj stanowisko: sekretarki, sekretarza, sekretarza-asystenta, oraz, najbardziej teraz popularne, asystenta i asystentki. Ich praca polega na pośredniczeniu w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami firmy, a także pomiędzy jej kontrahentami i klientami.

REKLAMA

Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym. To do nich należy przygotowywanie materiałów związanych z różnego rodzaju spotkaniami i naradami, wyjazdami służbowymi, a także ich organizacja. Są osobami, które zwykle jako pierwsze mają kontakt z klientami i kontrahentami, dlatego prócz różnego rodzaju umiejętności organizacyjnych i związanych ściśle z wykonywaną przez nich pracą, muszą posiadać szereg tzw. umiejętności miękkich, koniecznych przy kontaktach interpersonalnych.

Od osób zatrudnionych na tego typu stanowiskach, wymaga się przede wszystkim:

  • wysokiej kultury osobistej – stanowią w pewnym sensie wizytówkę instytucji, w której pracują,
  • znajomości zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
  • odpowiedzialności,
  • odporności na stres,
  • systematyczności oraz dokładności w realizacji powierzonych zadań,
  • znajomości zasad negocjacji i asertywności,
  • dyskrecji oraz lojalności.

Polecamy: Współpracownicy

Praca w sekretariacie nie zawsze wygląda tak samo, tzn. zakres obowiązków osób zajmujących stanowiska asystenckie może różnić się w zależności od tego, czy działają oni tylko pod kierownictwem przełożonego, czy też powierzono im bardziej samodzielne stanowisko związane z kierownictwem lub nadzorem nad grupą osób.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Niemniej jednak istnieje grupa obowiązków, które zawsze wchodzą w zakres obowiązków tych pracowników średniego szczebla. Należą do nich:

  • organizowanie przepływu informacji i dokumentów pomiędzy poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/firmy,
  • przyjmowanie interesantów oraz łączenie rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym,
  • obsługa faksu, komputera i innych urządzeń biurowych,
  • prowadzenie kalendarza spotkań, baz adresowych oraz informowanie zainteresowanych o terminach spotkań,
  • organizowanie spotkań, zebrań oraz wyjazdów służbowych,
  • prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w języku polskim i obcym,
  • archiwizowanie korespondencji oraz dokumentów,
  • współpraca z poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/ firmy.

Polecamy: Korespondencja w biznesie

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA