Jak przekazywać wiadomości podczas zebrań, narad?

Większość osób pracujących na stanowiskach asystenckich i sekretarskich wie, kiedy i w jaki sposób można przerwać toczące się właśnie obrady. Ci, którzy nie mają takiego doświadczenia, powinni wykorzystać zaprezentowane poniżej rady.

Zanim przerwiesz spotkanie, upewnij się, że jest to konieczne i pożądane

Podejmując tego typu decyzję, jesteśmy skazani na własną ocenę sytuacji. Dlatego warto zastanowić się, czy mamy do czynienia ze sprawą, którą należy załatwić bezzwłocznie, czy może ona jednak trochę poczekać. Podobnie, powinniśmy rozważyć, czy daną sprawą musi zająć się akurat osoba przebywająca na zebraniu, może ktoś ma takie same lub podobne kompetencje i mógłby, przynajmniej na początku, ją zastąpić.

Warto ustalić z szefem, jakie sprawy uznaje on za pilne. Podobnie warto ustalić zasady przerywania spotkań, zwłaszcza jeżeli chodzi o formę – można uzgodnić, że np. w nagłych sytuacjach dyskretnie pozostawimy spisaną informację na miejscu przełożonego lub że przeprosimy na moment wszystkich zgromadzonych i szybko streścimy mu wiadomość.

Zapisywanie wiadomości

Zgoda szefa, na werbalne przerywanie spotkań, nie oznacza bynajmniej, że powinniśmy zrezygnować z zapisywania informacji, które mamy przekazać. Po wejściu na salę może się okazać, że nasz przełożony jest właśnie w trakcie wystąpienia, którego nie można mu przerwać. Wtedy jedyną szansą na przekazanie mu informacji jest nawiązanie z nim kontaktu wzrokowego i dyskretne przekazanie mu wiadomości.

Polecamy serwis: Szkolenia

O czym pamiętać

Jeżeli zdecydowaliśmy się przerwać zebranie, należy wystrzegać się szeptania na ucho i odciągania ludzi na stronę. Takie postępowanie, od strony widowni, może wyglądać czasem bardzo dwuznacznie i rodzić nieprzychylne komentarze oraz uwagi. Najlepiej przeprosić wszystkich zgromadzonych za najście oraz wyjaśnić jego przyczyny – np. „Przepraszam bardzo, ale muszę pilnie przekazać pani W. wiadomość, na którą czeka od rana”. Nie jest ani konieczne, ani wskazane przekazywanie innym, prócz osoby zainteresowanej treści takiej wiadomości.

Zobacz także: Asystentka tez ma szanse na awans

Nawet, jeżeli w naszej firmie/dziale panują bardzo przyjacielskie stosunki, w momencie przerwania obrad, powinniśmy zawsze zwracać się do naszego przełożonego w sposób oficjalny. Najlepiej od razu podejść do poszukiwanej osoby i stanąć obok niej. W ciągu kilku sekund powinniśmy przekazać jej wiadomość. Zbyt długie wahanie, może spowodować, że będziemy musieli poczekać z przekazaniem informacji do końca wypowiedzi tej osoby (co nie będzie zbyt przyjemne, bo za pewne wszyscy będą się na nas patrzeć i zastanawiać o co może chodzić). Wiadomość powinniśmy przekazać krótko i rzeczowo. Można również zaproponować pomoc, np. w przygotowaniu dokumentów, czy przygotowaniu planu odpowiedzi.

Karolina Zaborska