Jak dział personalny może udowodnić swoją efektywność – czym jest wskaźnik ROI?

O ile dział kadr również dedykowany pracownikom, co miesiąc ma określone zadania związane z formalnościami urzędowymi – deklaracje do ZUS, naliczanie wynagrodzeń, urlopy, zwolnienia, o tyle pracownicy działów HR, zajmujący się tak zwanymi zagadnieniami „miękkimi”, mają trudności w uświadomieniu innym, jak bardzo ich praca przekłada się na efektywność firmy. Warto zatem poszukać takich działań HR-owych, które mogą podlegać opomiarowaniu, a co za tym idzie, wykazać celowość tych działań.

Jakie obszary działań HR-owych mogą podlegać controlingowi:

• rekrutacja pracowników,
• szkolenia,
• oceny okresowe,
• nastroje w firmie,
• systemy motywacyjne.

Kluczowym wskaźnikiem służącym do pomiaru efektywności podejmowanych działań jest ROI (Return of Investment) - zwrot nakładu z inwestycji. Pozwala on uzasadnić poniesione przez firmę wydatki na poszczególne inwestycje w personel (szkolenia, coaching, spotkania motywacyjne), daje też możliwość porównania firm oferujących swoje usługi wspierające dział personalny.

Wskaźnik ROI otrzymujemy poprzez odjęcie kosztów poniesionych przy działaniu od zysku, jaki w wyniku tego działania osiągamy. Niestety w większości działań HR-owych trudno jest określić zarówno jedno, jak i drugie. Najprostszą miarą, jaką stosuje się przy wyliczaniu ROI, jest złotówka. Poniższa tabela prezentuje zestawienie przykładowych źródeł wyliczenia kosztów i zysków w złotówkach w poszczególnych działaniach działu personalnego.

Koszt	Zysk
Rekrutacje
Umieszczenie ogłoszenia Połączenia telefoniczne do Kandydatów Roboczo - godziny przeznaczone na rozmowy kwalifikacyjne Brak strat na danym stanowisku z powodu zapełnienia wakatu Przychód wygenerowany przez zatrudnionego pracownika (np. handlowcy)	Brak strat na danym stanowisku z powodu zapełnienia wakatu Przychód wygenerowany przez zatrudnionego pracownika (np. handlowcy)
Szkolenia
Zatrudnienie firmy szkoleniowej Wynajęcie Sali, opłacenie cateringu, dojazdy, hotele Dniówka pracy uczestnika szkolenia Roboczo - godzina pracy Specjalisty ds. Szkoleń- wybór firmy, ewaluacja szkolenia… Wzrost przychodów generowany przez uczestnika szkolenia po odbyciu szkolenia Zaoszczędzone koszty, jakie generował pracownik -wynikające z błędów lub braku kwalifikacji Wzrost wartości firmy dzięki wzrostowi know-how, zdobytej przez pracownika licencji	Wzrost przychodów generowany przez uczestnika szkolenia po odbyciu szkolenia Zaoszczędzone koszty, jakie generował pracownik -wynikające z błędów lub braku kwalifikacji Wzrost wartości firmy dzięki wzrostowi know-how,  zdobytej przez pracownika licencji
Systemy motywacyjne - premie, nagrody finansowe
Zatrudnienie firmy prowadzącej remodelowanie systemu premiowego Roboczo - godziny działu kadr i  personalnego - wdrożenie nowego systemu premiowego Kampania informacyjna na temat zmian w systemie motywacyjnym Oszczędności w wypłacanych premiach Wzrost efektywności pracowników motywowanych nowym systemem mierzony wskaźnikiem finansowym	Oszczędności w wypłacanych premiach Wzrost efektywności pracowników motywowanych nowym systemem mierzony wskaźnikiem finansowym

Kolejnym miernikiem, wskazującym na efektywność działań podejmowanych przez dział personalny, może być różnica w poziomie określonego wskaźnika przed i po działaniu. Poniżej przedstawiam kilka przykładowych wskaźników jakie można mierzyć:

• opinia pracownicza (można zbadać opinie przed i po określonych działaniach HR-owych),   
• różnica w średniej ocen okresowych pracowników rok do roku lub w innych interwałach czasowych, kiedy są dokonywane oceny (różnice można liczyć dla poszczególnych osób - jeśli na przykład dział HR zaproponuje coaching indywidualny lub inne działania nakierowane na pojedyncze osoby, lub dla całych działów podlegających działaniom HR-u oraz dla całej firmy)
• wskaźnik rotacji - liczony jako różnica między rotacją w danym dziale przed zastosowaniem działań HR-owych i po.

W liczeniu powyższych wskaźników i powoływaniu się na nie, niezwykle istotne są jeszcze dwa elementy, które mogą powodować zafałszowanie wniosków.

Zobacz: Do czego może doprowadzić rekrutacja?

Nieuprawnione jest wyciąganie wniosków z porównywania ze sobą różnych grup badawczych. Przykładem może być porównywanie rotacji między działem administracji a działem sprzedaży. Nawet jeśli jeden dział podlega działaniom HR-u, a drugi nie, to różnica w rotacji między działami może być spowodowana wieloma innymi czynnikami, a nie tylko działaniami personalnymi. Może się więc okazać, że dział sprzedaży ma, pomimo wytężonych działań HR-u, nadal większą rotację niż np. administracja, ale jest to zwykle wynikiem po prostu specyfiki pracy w dziale sprzedaży, a nie złej pracy specjalistów z działu personalnego. Jak mówią starzy statystycy, należy porównywać jabłka do jabłek, gruszki do gruszek, a nie owoce między sobą.

Drugim niezwykle ważnym czynnikiem mogącym zaburzyć wnioskowanie z wyników jest czas. Zachęcam do porównywania wskaźników przed i po działaniu HR-owym, ale z uwzględnieniem innych czynników, jakie mają wpływ na pracowników w danym momencie. Jeśli na przykład badamy opinię pracowników na temat ich oceny przełożonych bezpośrednio po wypłaceniu pracownikom premii uznaniowych, to wyniki te mogą być fałszywie wysokie lub fałszywie niskie w zależności od tego, jak potraktowani poczuli się pracownicy. Następnie dział personalny zorganizuje szereg szkoleń dla managerów i po ich zakończeniu ponownie poprosi pracowników o ocenę przełożonego. Da nam to określony wynik, ale ponieważ wynik porównawczy z pierwszego badania mógł być zafałszowany, nie należy interpretować różnicy między tymi wynikami. Podobnie może być z rotacją, która może się zmienić nie ze względu na działania HR-u, ale np. sytuację ekonomiczną firmy.

Rodzi się zatem pytanie, kiedy jest najlepszy moment na dokonanie badania wskaźnika? - należy wybrać ten, kiedy istnieje najmniej innych zmiennych mogących wpłynąć na wynik wskaźnika. Dla badania opinii najlepszym momentem jest okres marca - kwietnia, kiedy zakończy się już gorączka początku roku, a nie nastąpi jeszcze czas przygotowania do wakacji. W drugiej części roku może to być październik - listopad, przed okresem zrywu świątecznego, a po okresie rozluźnienia wakacyjnego. Dla ocen okresowych dobry jest czas każdego spokoju w firmie, nawet okres wakacyjny, kiedy pracownicy są może bardziej rozluźnieni, ale należy wtedy wydłużyć czas, bo nie wszyscy są dostępni. Ważne jest to, aby uwzględniać sezonowość branży, w jakiej firma pracuje oraz wszystko, co jest dla niej specyficzne - wahania koniunkturalne, kryzysy, zrywy. Burzyć wyniki mogą takie czynniki, jak - zmiany organizacyjne, planowane zwolnienia lub jakiekolwiek zagrożenia poczucia stabilności. Mogą to być również czynniki pozytywne, takie jak nagły wzrost wyników firmy, wypłacenie premii, podwyżki, zmiana warunków zatrudnienia na okres stały…

Controling Personalny jest stosunkowo nową dziedziną wyrosłą z potrzeby dokumentowania wartości pracy działu personalnego. Obecnie nadal nikt nie ma wątpliwości, że człowiek jest zasobem nadrzędnym, ale coraz częściej oczekuje się, że inwestowanie w ten zasób będzie policzalne i da się zmierzyć, jaki zwrot przynosi nakład z tych inwestycji. Samo określenie „działania miękkiego HR” przestaje już być wystarczające do uzasadniania funkcjonowania działów personalnych, od których wymaga się udowadniania efektywności ich pracy. Sięgajmy więc po narzędzia metryczne i mierzmy naszą pracę i jej efektywność - będziemy wtedy doceniani jako kolejne ogniwo w łańcuchu rozruchowym wyniku ekonomicznego firmy.

Zobacz serwis: Personel