Osoby zatrudnione na stanowisku sekretarki, czy asystentki muszą posiadać szereg tzw. umiejętności miękkich, przydatnych w kontaktach interpersonalnych. Prócz tego, że najczęściej są „prawą ręką” swojego przełożonego oraz pośrednikiem między nim, a resztą pracowników, odpowiadają również za kontakty z interesantami.
Wbrew pozorom, podczas zebrań, sekretarka albo asystentka w hierarchii uczestników spotkania znajdują się zaraz po prowadzącym zebranie. Ich rola jest nieoceniona, choć wielu o tym zapomina i traktuje te osoby przedmiotowo, często jak wyposażenie sali. A przecież, asystują aktywnie swoim szefom, nie mówiąc już o doradztwie w sprawach organizacyjnych, czy formalnych.
Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.