REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

REKLAMA

Korespondencja, Pismo

Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

Umowy, wezwania do zapłaty, karty płatnicze, powiadomienia, korespondencja biznesowa – na co powinny więc zwrócić uwagę firmy powierzając swoją korespondencję doręczycielowi?

Sąd doręczy pismo e-mailem. A co jeśli email nie dotrze?

Pismo sądowe zostanie teraz wysłane e- mailem. Sądy online badają skuteczność takich doręczeń mailowych. Jednak co w przypadku, kiedy mail z sądu nie dotrze do adresata z różnych przyczyn technicznych?

Listy z ZUS o stanie konta - niedopłata

ZUS wysyła listy do ponad 3 mln płatników składek. Korespondencja zawiera informację o stanie konta w ZUS. Sprawdź, co zrobić w razie niedopłaty.

Elektroniczna korespondencja z urzędami już możliwa

11 maja weszły w życie przepisy nowelizacji ustawy o informatyzacji. Dzięki wprowadzonym zmianom obywatele będą mieli ułatwiony dostęp i komunikację z urzędami. Wszystko odbywać się będzie za pomocą elektronicznej komunikacji.

REKLAMA

Projekt wprowadzenia jednolitych wzorów formularzy

14 stycznia 2014 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający jednolite wzory wniosków w formie elektronicznej dla formularzy w sprawach administracyjnych. Przedstawiony projekt ma znacznie ułatwić prowadzenie firm.

Jak zainteresować adresata pisma?

Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.

Napisanie długiego dokumentu to już nie problem

Napisanie krótkiej notatki, opinii, czy jakiegokolwiek dokumentu nieprzekraczającego jednej strony raczej nie stanowi dla nikogo problemu. Schody zaczynają się, gdy przygotowywana przez nas praca obejmuje wiele złożonych problemów, które powinny być przedstawione odbiorcy w kompleksowy i czytelny sposób.

Jak należy przygotować dokumenty od strony technicznej?

„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.

REKLAMA

Jak przepraszać w imieniu szefa?

W każdym biurze od czasu do czasu pojawiają się konflikty. Nikt jednak nie lubi pracować, czy przebywać w pomieszczeniu, gdzie panuje niemiła i niezręczna atmosfera. Dlatego powiedzenie słowa „przepraszam” jest konieczne.

Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?

Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż przeprowadzenie rozmowy telefonicznej z interesantem. Nie zawsze jednak obie strony zadowolone są z takiej formy komunikacji. Jak temu zaradzić?

Załączniki i rozesłanie protokołu

Wydaje się, że ostateczne wersje protokołu mogą się między sobą różnić jedynie sposobem zapisu. Zwykle i tak są kojarzone jedynie z suchym opisem przebiegu obrad. Tymczasem, dla lepszego odczytu mogą być urozmaicone za pomocą różnych elementów.

Ostateczna wersja protokołu – rodzaje

Każdy protokół powinien być klarowny, przejrzysty i w miarę krótki, a nadto zawierać jak najbardziej szczegółowe streszczenie przebiegu obrad. Zasadniczo możemy wyróżnić cztery rodzaje ostatecznej wersji protokołu.

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Zmiany w protokole

Założeniem każdego sprawozdania z obrad jest jak najwierniejsze oddanie ich przebiegu. Zdarza się jednak, że niektórzy próbują naciskać i manipulować sekretarką, aby zmieniła w pewien sposób jego treść.

Szczegółowość protokołów

Sprawozdania z zebrań powinny charakteryzować się przejrzystością i być w miarę krótkie, tak, aby osoba zainteresowana mogła szybko znaleźć interesujące ją kwestie. Jednocześnie muszą charakteryzować się pewnym stopniem szczegółowości, który w pełni odda przebieg obrad.

Robienie notatek podczas obrad

Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.

Jakie są metody protokołowania?

Jednym z podstawowych obowiązków sekretarki jest protokołowanie obrad. Protokół przez nią sporządzony powinien być krótką syntezą tego, co działo się na zebraniu. W zależności od tego, w jaką formę przybrało prowadzone spotkanie, protokoły będą różnić się między sobą.

Techniczne przygotowanie zebrania

Każdemu z nas zapewne zdarzyło się brać udział w zebraniu, po wyjściu z którego czuliśmy się przybici, sfrustrowani. Powodem niezadowolenia nie zawsze był poziom merytoryczny, czy temat spotkania. Często winę za to ponosiły zaniedbania od strony technicznej.

Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).

Niezgodność formatów dokumentów

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Formaty dokumentów

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Ukryta ramka w dokumencie Word

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Zarządzanie dokumentacją

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Porządkowanie poczty elektronicznej

Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.

Systematyczne sortowanie dokumentacji

System zarządzania dokumentacją jest sam w sobie cudownym wynalazkiem, ponieważ w jednej teczce umieścić można różnoraką dokumentację projektową, ale łatwo może się stać „mogiłą zbiorową” pojedynczych karteczek. I nie pomoże nawet najlepszy system, jeżeli nie utrzymujesz w nim porządku.

Jak zaadresować list do odbiorców zagranicznych?

Pismo wysyłane poza granice kraju, oprócz miejscowości powinno mieć napisaną nazwę kraju.

Przygotowanie pism zaadresowanych

Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.

Sporządzanie pism zatytułowanych

W korespondencji biznesowej nie ma żadnych norm określających układ pisma zatytułowanego zwyczajowo. Niemniej jednak warto jest zwrócić uwagę na układ stałych elementów dokumentu.

Temat i struktura pisma

Jeśli piszesz pismo, od Ciebie zależy w jaki sposób naświetlisz i przedstawisz dany temat. Aby osiągnąć cel, możesz tak sformułować pismo, iż odbiorca przyjmie przekazany punkt widzenia za własny.

Uprzejmość w pismach

Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.

Zasady formułowania treści

Formułowanie treści powinno opierać się na określonych zasadach. Redagując pismo służbowe stosujemy styl urzędowy.

Segregacja pism

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Obieg korespondencji w przedsiębiorstwie to droga pisma od momentu wpływu do danej komórki organizacyjnej do momentu wysłania odpowiedzi.

Fazy obiegu pism

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Obieg pisma w firmie

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Obowiązki sekretarki

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Profesjonalny sekretariat

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Firmy negatywnie oceniają pracę z fakturami

Ponad 40 proc. polskich firm narzeka na konieczność pracy z fakturami - wynika z Ogólnopolskiego Badania Obiegu Faktur Kosztowych, zrealizowanego przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów ObiegFaktur.pl.

Składanie życzeń w firmie

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

Organizacja zebrań, konferencji i narad

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Prawo polskie a regulacje ustawowe dotyczące poczty mailowej

W korespondencji elektronicznej, zgodnie z obowiązującym prawem polskim należy obowiązkowo umieszczać dane dotyczące firmy.

Styl elektronicznego listu handlowego

Mail jest wizytówką przedsiębiorstwa i dlatego każdą wychodzącą wiadomość należy starannie przygotować.

Uprzejmość w mailach

Od tego, w jaki sposób napiszemy maila, zależy jak będziemy postrzegani przez jego odbiorcę. Warto więc zwrócić uwagę na podstawowe zasady etykiety w korespondencji elektronicznej.

Ortografia w mailach

Wiadomości elektroniczne, podobnie jak te pisane ręcznie, podlegają tym samym regułom ortografii. Nie należy o tym zapominać, jeżeli chcemy być poważnie potraktowani przez odbiorcę wiadomości.

Czym jest szczegółowe zapytanie ofertowe?

Szczegółowe zapytanie ofertowe wysyła się do kontrahenta w celu uzyskania szerszej informacji na temat danych towarów czy usług.

Zawiadomienie o otwarciu akredytywy handlowej

Otwarcie akredytywy następuje w momencie otrzymania zawiadomienia o gotowości towaru do wysyłki. Możliwe jest to po wystąpieniu dostawcy towaru z wnioskiem do banku.

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji

Każde zamówienie przyjęte do realizacji należy potwierdzić. O wysłaniu potwierdzenia trzeba pamiętać szczególnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z nowym klientem, który chce aby realizacja została dokonana w późniejszym terminie.

REKLAMA