REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?

Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem.
Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem.

REKLAMA

REKLAMA

Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż przeprowadzenie rozmowy telefonicznej z interesantem. Nie zawsze jednak obie strony zadowolone są z takiej formy komunikacji. Jak temu zaradzić?

Na podstawie różnego rodzaju badań nad komunikacją interpersonalną, wyciągnięto wnioski, że ludzie zapamiętują tylko 10% tego co słyszą. Procent zapamiętanych informacji wzrasta, gdy jednocześnie coś słyszymy i widzimy (do 40%), a najlepsze wyniki w zapamiętywaniu osiąga się przy jednoczesnym słuchaniu, patrzeniu i wykonywaniu danej czynności (70%).

REKLAMA

Porównując te wyniki, łatwo zauważyć, że rozmówcy przez to, że mogą się jedynie słyszeć zapamiętują tylko ok. 10% informacji. Na szczęście istnieje kilka sposobów, dzięki którym możemy sprawić, że przeprowadzane rozmowy będą bardziej efektywne. Osiągnąć to można dzięki wprowadzeniu do rozmowy interaktywnych elementów, tak, aby zmusić rozmówcę
do aktywnego udziału w rozmowie, a co za tym idzie do lepszego zapamiętywania informacji. Przede wszystkim jednak należy przestrzegać kilku podstawowych zasad, które pozwolą nam na efektywne przekazanie treści odbiorcy.

„Krótko i treściwie”

Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem. Rozmowy telefoniczne powinny być zawsze krótkie i zwięzłe - ich celem powinno być tylko przekazanie porcji konkretów.

Porównaj: Przedstawianie przez osoby trzecie - porady

Obrazowanie

REKLAMA

Podczas rozmowy telefonicznej nigdy nie próbujmy opisywać żadnych obiektów, np. schematów produkcji, wyglądu budynku. Szansa na to, że nasz rozmówca wyobrazi sobie je w sposób przez nas pożądany jest nieomal bliska zeru. Jeśli naprawdę musimy przeprowadzić rozmowę, która będzie się wiązać z wizualizacją jakiegoś obiektu, prześlijmy lub przefaksujmy wcześniej jego zdjęcie lub schemat. Pamiętajmy, że te informacje powinny być przesłane na tyle wcześnie, by rozmówca mógł się z nimi spokojnie zapoznać i mieć je przed oczami w trakcie rozmowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podobnie bezcelowe jest podawanie długich kolumn danych liczbowych (np. statystyk), czy też odczytywanie opisów, zawierających powtarzające się szczegóły. W tym wypadku też powinniśmy posiłkować się faksem, mailem lub pocztą tradycyjną.

Polecamy serwis Szkolenia

Zmusić rozmówcę do interakcji

Żeby osiągnąć lepsze wyniki w przekazywaniu informacji, trzeba zmusić rozmówcę do aktywnego słuchania. Można osiągnąć to w bardzo prosty sposób – niech odpowiedzi naszego rozmówcy nie sprowadzają się tylko do zdawkowego „uhm” i „yhm”. Poprośmy go aby powtórzył własnymi słowami kwestie, na których najbardziej nam zależy, np. numeru telefonu, czy inne istotne do zapamiętania szczegóły. Wymusimy w ten sposób na rozmówcy aktywność, chociażby przez konieczność robienia notatek.

Karolina Zaborska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA