REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?

Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem.
Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem.

REKLAMA

REKLAMA

Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż przeprowadzenie rozmowy telefonicznej z interesantem. Nie zawsze jednak obie strony zadowolone są z takiej formy komunikacji. Jak temu zaradzić?

Na podstawie różnego rodzaju badań nad komunikacją interpersonalną, wyciągnięto wnioski, że ludzie zapamiętują tylko 10% tego co słyszą. Procent zapamiętanych informacji wzrasta, gdy jednocześnie coś słyszymy i widzimy (do 40%), a najlepsze wyniki w zapamiętywaniu osiąga się przy jednoczesnym słuchaniu, patrzeniu i wykonywaniu danej czynności (70%).

REKLAMA

Porównując te wyniki, łatwo zauważyć, że rozmówcy przez to, że mogą się jedynie słyszeć zapamiętują tylko ok. 10% informacji. Na szczęście istnieje kilka sposobów, dzięki którym możemy sprawić, że przeprowadzane rozmowy będą bardziej efektywne. Osiągnąć to można dzięki wprowadzeniu do rozmowy interaktywnych elementów, tak, aby zmusić rozmówcę
do aktywnego udziału w rozmowie, a co za tym idzie do lepszego zapamiętywania informacji. Przede wszystkim jednak należy przestrzegać kilku podstawowych zasad, które pozwolą nam na efektywne przekazanie treści odbiorcy.

„Krótko i treściwie”

Przekazywanie przez telefon dużych porcji informacji, które wymagają od rozmówcy ich zapamiętania na dłuższy czas jest po prostu nonsensem. Rozmowy telefoniczne powinny być zawsze krótkie i zwięzłe - ich celem powinno być tylko przekazanie porcji konkretów.

Porównaj: Przedstawianie przez osoby trzecie - porady

Obrazowanie

REKLAMA

Podczas rozmowy telefonicznej nigdy nie próbujmy opisywać żadnych obiektów, np. schematów produkcji, wyglądu budynku. Szansa na to, że nasz rozmówca wyobrazi sobie je w sposób przez nas pożądany jest nieomal bliska zeru. Jeśli naprawdę musimy przeprowadzić rozmowę, która będzie się wiązać z wizualizacją jakiegoś obiektu, prześlijmy lub przefaksujmy wcześniej jego zdjęcie lub schemat. Pamiętajmy, że te informacje powinny być przesłane na tyle wcześnie, by rozmówca mógł się z nimi spokojnie zapoznać i mieć je przed oczami w trakcie rozmowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podobnie bezcelowe jest podawanie długich kolumn danych liczbowych (np. statystyk), czy też odczytywanie opisów, zawierających powtarzające się szczegóły. W tym wypadku też powinniśmy posiłkować się faksem, mailem lub pocztą tradycyjną.

Polecamy serwis Szkolenia

Zmusić rozmówcę do interakcji

Żeby osiągnąć lepsze wyniki w przekazywaniu informacji, trzeba zmusić rozmówcę do aktywnego słuchania. Można osiągnąć to w bardzo prosty sposób – niech odpowiedzi naszego rozmówcy nie sprowadzają się tylko do zdawkowego „uhm” i „yhm”. Poprośmy go aby powtórzył własnymi słowami kwestie, na których najbardziej nam zależy, np. numeru telefonu, czy inne istotne do zapamiętania szczegóły. Wymusimy w ten sposób na rozmówcy aktywność, chociażby przez konieczność robienia notatek.

Karolina Zaborska

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

REKLAMA

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA

Wygrywamy dzięki pracownikom [WYWIAD]

Rozmowa z Beatą Rosłan, dyrektorką HR w Jacobs Douwe Egberts, o tym, jak skuteczna polityka personalna wspiera budowanie pozycji lidera w branży.

Zespół marketingu w organizacji czy outsourcing usług – które rozwiązanie jest lepsze?

Lepiej inwestować w wewnętrzny zespół marketingowy czy może bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing usług marketingowych? Marketing odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej organizacji. W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji firmy muszą stale dbać o swoją obecność na rynku, budować markę oraz skutecznie docierać do klientów.

REKLAMA