REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Umowy, wezwania do zapłaty, karty płatnicze, powiadomienia, korespondencja biznesowa – na co powinny więc zwrócić uwagę firmy powierzając swoją korespondencję doręczycielowi?

Przesyłka może się zgubić 

Ostatni „Raport o stanie rynku pocztowego” opublikowany przez Urząd Komunikacji Elektronicznej podaje, że w roku 2021 nadawcy zareklamowali ponad 288 tys. przesyłek listowych w usłudze powszechnej i tych wchodzących w zakres usług powszechnych. Najczęstszym powodem reklamacji była utrata przesyłki. Choć w stosunku do całego wolumenu wysłanych listów, który wyniósł blisko 1mld sztuk, jest to procent stosunkowo niewielki, liczby bezwzględne pokazują, że w procesie nadawczym może dochodzić do błędów. Także w przypadku korespondencji biznesowej. Jak zatem, wysyłając listy na skalę masową, zminimalizować ryzyko ich zagubienia?

REKLAMA

Wiarygodny operator

REKLAMA

Przede wszystkim należy wybrać wiarygodnego partnera. Pierwszym wskaźnikiem potwierdzającym jego rzetelność jest wpis do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. Kolejnymi są: rynkowy doświadczenie i odpowiednie zaplecze logistyczne. Choć na pierwszy rzut okaz wydaje się, że warunki te spełnia jedynie, dobrze wszystkim znany operator wyznaczony, to rynek oferuje także inne możliwości.

– Blisko 30 proc. klientów stanowi branża finansowa: banki, firmy ubezpieczeniowe, windykacyjne i pożyczkowe, a więc nadawcy, którzy najczęściej wysyłają dokumenty poufne, zawierające dane wrażliwe. Pokazuje to wyraźnie, że nadawcy masowi są świadomi alternatywnych rozwiązań, a operator wyznaczony nie jest już monopolistą tym zakresie – tłumaczy Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Zaplecze organizacyjne

Działalność pocztowa to skomplikowany proces logistyczny, wymagający odpowiedniej organizacji i zaplecza technicznego, szczególnie gdy mowa o obsłudze korespondencji masowej. Ze względu na wysoki wolumen, ryzyko pomyłki może pojawić się na każdym etapie doręczenia. Jednym z pierwszych jest etap przygotowania dokumentu, dlatego najlepiej gdy operator pocztowy współpracuje z drukarnią korespondencji i zajmuje się jej konfekcjonowaniem. Dzięki temu ryzyko pomylenia zaadresowanej koperty z jej zawartością jest eliminowane już na etapie produkcyjnym. Na etapie tym może odbywać się także automatyczne sortowanie przesyłek. Wszystko to uzależnione jest od możliwości technicznych i organizacyjnych operatora, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy dysponuje on odpowiednim zapleczem. 

Monitorowanie w czasie rzeczywistym

REKLAMA

Operatorowi pocztowemu nie trzeba wyłącznie ufać, można go na bieżąco sprawdzać. A dokładniej – sprawdzać co dzieje się z nadaną przesyłką. Dzięki rozwiązaniom, takim jak: kody kreskowe i QR, aplikacje pocztowe i system śledzenia GPS można nie tylko łatwo zidentyfikować przesyłkę, ale też samodzielnie śledzić ją w czasie rzeczywistym. Przesyłka zawierająca wrażliwe dane jest o wiele bezpieczniejsza, kiedy w każdym momencie wiadomo na jakim znajduje się etapie doręczenia. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– Tego typu rozwiązania od dawna są standardem, jeśli chodzi o przesyłki kurierskie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest system Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, który umożliwia składanie podpisu biometrycznego na urządzeniu mobilnym. EPO jest stosowane zwykle dla pism urzędowych, podatków, decyzji, zawiadomień, ale także innego rodzaju korespondencji poufnej – dodaje Janusz Konopka.

Nie tylko polecony

Kluczowymi elementami wpływającymi na bezpieczeństwo przesyłki są jej forma i czas doręczenia. List o charakterze poleconym najlepiej sprawdza się w przypadku korespondecnji poufnej, jaką często są nadania biznesowe. Umożliwia on nie tylko śledzenie przesyłki, ale też wymaga od odbiorcy potwierdzenia odbioru z datą i tradycyjnym, bądź elektronicznym podpisem. Jeżeli adresat jest nieobecny przesyłlka jest awizowana i pozostaje zabezpieczona przez operatora. W przypadku korespondencji szczególnie wrażliwej, poza potwierdzeniem odbioru warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia fizyczne przesyłki – zastosowanie plomby czy koperty o specjalnym zabezpieczeniu. 

Poza kwestiami organizacyjnymi, na doręczenie przesyłek wpływają także zdarzenia losowe – wypadki czy kradzieże, dlatego nigdy nie można mówić o 100-procentowym bezpieczeństwe, ale ryzyko da się skutecznie ograniczyć. Od nadawcy wymagane jest dziś minimalne zaangażowanie w tym zakresie. Dzięki współczesnym technologiom i rozwiązaniom logistycznym, bezpieczeństwo korespondencji zapewni operator pocztowy. Ważne jednak, by był to podmiot wiarygodny i sprawdzony. 

Źródło: Speedmail

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kim jest rzecznik patentowy i jak wspiera przedsiębiorców?

Do 5 września trwa nabór na aplikację rzecznikowską. To ścieżka kariery m.in. dla absolwentów kierunków prawniczych, technicznych i ścisłych. Problem w tym, że wielu studentów nie ma świadomości, że taki zawód zaufania publicznego istnieje i jaka jest jego rola. W Polsce jest dziś 1 tys. rzeczników patentowych.

Weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej a weto dla ustawy o deregulacji w energetyce

Jakie znaczenie ma weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej? Najbardziej poszkodowani są mieszkańcy posiadający domy w bezpośrednim sąsiedztwie farm wiatrowych. Mieli otrzymać nawet do 20 tys. zł do podziału dla mieszkańców posiadających nieruchomości w promieniu 1 km od turbiny. Natomiast bardziej problematyczne dla rozwoju OZE jest weto dla Ustawy o deregulacji w energetyce.

Poławianie pereł. W jaki sposób łączyć technologię z autentycznością, by pozyskiwać jak najlepszych kandydatów?

Wyobraź sobie świat, w którym rekrutacja to już nie tylko „polowanie” na talenty, lecz dynamiczny ekosystem przewidywania i kreowania przyszłości organizacji. To scena, na której algorytmy AI nie tylko analizują CV, ale z chirurgiczną precyzją tropią osoby, które za moment zmienią rolę. Czy rekruterzy są gotowi na to, by wykorzystać potencjał AI mądrze, z korzyścią zarówno dla firmy, jak i kandydata?

Fundusz Bezpieczeństwa i Obronności oraz Spółka Specjalnego Przeznaczenia. Ważne zmiany dla polskiej gospodarki i przedsiębiorców [PROJEKT]

W obliczu dynamicznych zmian geopolitycznych i rosnących zagrożeń dla stabilności europejskiej, Polska podejmuje zdecydowane kroki w kierunku wzmocnienia swojej odporności. Jednym z najważniejszych elementów tej strategii jest powołanie Funduszu Bezpieczeństwa i Obronności – inicjatywy, która nie tylko odpowiada na wymogi Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO), ale także stanowi istotny element w budowaniu nowoczesnej, bezpiecznej i innowacyjnej gospodarki.

REKLAMA

Dlaczego warto posiadać konto bankowe za granicą?

Wielu przedsiębiorców w Polsce skupia się na bieżącym prowadzeniu biznesu, dbając o sprzedaż, marketing czy rozwój produktów. Jednak nie zawsze równie dużą wagę przykładają do kwestii związanych z bezpieczeństwem finansowym firmy. W praktyce to właśnie sprawy bankowe i podatkowe mogą przesądzić o stabilności przedsiębiorstwa, a nawet o jego być albo nie być.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa transportowego? Co zrobić w przypadku naruszenia poufności?

Współczesny rynek transportowy charakteryzuje się rosnącą konkurencją, wysoką dynamiką zmian oraz presją na efektywność kosztową. Przedsiębiorstwa działające w tym sektorze muszą nie tylko inwestować we flotę, nowoczesne technologie i kwalifikacje pracowników, ale także skutecznie chronić informacje, które stanowią o ich przewadze rynkowej.

Tańsze tankowanie od września – ORLEN wprowadza nową promocję dla kierowców

Od 1 września 2025 roku na stacjach ORLEN w całej Polsce rusza nowa akcja promocyjna. Kierowcy mogą liczyć na zniżki nawet do 20 zł przy jednym tankowaniu, a co ważne – promocja obowiązuje codziennie, przez cały miesiąc. To kontynuacja wakacyjnych rabatów, ale w nieco innej, bardziej elastycznej formie.

Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

REKLAMA

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

REKLAMA