Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

• Przesyłka może się zgubić 
• Wiarygodny operator
• Zaplecze organizacyjne
• Monitorowanie w czasie rzeczywistym
• Nie tylko polecony

Przesyłka może się zgubić 

Ostatni „Raport o stanie rynku pocztowego” opublikowany przez Urząd Komunikacji Elektronicznej podaje, że w roku 2021 nadawcy zareklamowali ponad 288 tys. przesyłek listowych w usłudze powszechnej i tych wchodzących w zakres usług powszechnych. Najczęstszym powodem reklamacji była utrata przesyłki. Choć w stosunku do całego wolumenu wysłanych listów, który wyniósł blisko 1mld sztuk, jest to procent stosunkowo niewielki, liczby bezwzględne pokazują, że w procesie nadawczym może dochodzić do błędów. Także w przypadku korespondencji biznesowej. Jak zatem, wysyłając listy na skalę masową, zminimalizować ryzyko ich zagubienia?

Wiarygodny operator

Przede wszystkim należy wybrać wiarygodnego partnera. Pierwszym wskaźnikiem potwierdzającym jego rzetelność jest wpis do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. Kolejnymi są: rynkowy doświadczenie i odpowiednie zaplecze logistyczne. Choć na pierwszy rzut okaz wydaje się, że warunki te spełnia jedynie, dobrze wszystkim znany operator wyznaczony, to rynek oferuje także inne możliwości.

– Blisko 30 proc. klientów stanowi branża finansowa: banki, firmy ubezpieczeniowe, windykacyjne i pożyczkowe, a więc nadawcy, którzy najczęściej wysyłają dokumenty poufne, zawierające dane wrażliwe. Pokazuje to wyraźnie, że nadawcy masowi są świadomi alternatywnych rozwiązań, a operator wyznaczony nie jest już monopolistą tym zakresie – tłumaczy Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Zaplecze organizacyjne

Działalność pocztowa to skomplikowany proces logistyczny, wymagający odpowiedniej organizacji i zaplecza technicznego, szczególnie gdy mowa o obsłudze korespondencji masowej. Ze względu na wysoki wolumen, ryzyko pomyłki może pojawić się na każdym etapie doręczenia. Jednym z pierwszych jest etap przygotowania dokumentu, dlatego najlepiej gdy operator pocztowy współpracuje z drukarnią korespondencji i zajmuje się jej konfekcjonowaniem. Dzięki temu ryzyko pomylenia zaadresowanej koperty z jej zawartością jest eliminowane już na etapie produkcyjnym. Na etapie tym może odbywać się także automatyczne sortowanie przesyłek. Wszystko to uzależnione jest od możliwości technicznych i organizacyjnych operatora, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy dysponuje on odpowiednim zapleczem. 

Monitorowanie w czasie rzeczywistym

Operatorowi pocztowemu nie trzeba wyłącznie ufać, można go na bieżąco sprawdzać. A dokładniej – sprawdzać co dzieje się z nadaną przesyłką. Dzięki rozwiązaniom, takim jak: kody kreskowe i QR, aplikacje pocztowe i system śledzenia GPS można nie tylko łatwo zidentyfikować przesyłkę, ale też samodzielnie śledzić ją w czasie rzeczywistym. Przesyłka zawierająca wrażliwe dane jest o wiele bezpieczniejsza, kiedy w każdym momencie wiadomo na jakim znajduje się etapie doręczenia. 

– Tego typu rozwiązania od dawna są standardem, jeśli chodzi o przesyłki kurierskie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest system Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, który umożliwia składanie podpisu biometrycznego na urządzeniu mobilnym. EPO jest stosowane zwykle dla pism urzędowych, podatków, decyzji, zawiadomień, ale także innego rodzaju korespondencji poufnej – dodaje Janusz Konopka.

Nie tylko polecony

Kluczowymi elementami wpływającymi na bezpieczeństwo przesyłki są jej forma i czas doręczenia. List o charakterze poleconym najlepiej sprawdza się w przypadku korespondecnji poufnej, jaką często są nadania biznesowe. Umożliwia on nie tylko śledzenie przesyłki, ale też wymaga od odbiorcy potwierdzenia odbioru z datą i tradycyjnym, bądź elektronicznym podpisem. Jeżeli adresat jest nieobecny przesyłlka jest awizowana i pozostaje zabezpieczona przez operatora. W przypadku korespondencji szczególnie wrażliwej, poza potwierdzeniem odbioru warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia fizyczne przesyłki – zastosowanie plomby czy koperty o specjalnym zabezpieczeniu. 

Poza kwestiami organizacyjnymi, na doręczenie przesyłek wpływają także zdarzenia losowe – wypadki czy kradzieże, dlatego nigdy nie można mówić o 100-procentowym bezpieczeństwe, ale ryzyko da się skutecznie ograniczyć. Od nadawcy wymagane jest dziś minimalne zaangażowanie w tym zakresie. Dzięki współczesnym technologiom i rozwiązaniom logistycznym, bezpieczeństwo korespondencji zapewni operator pocztowy. Ważne jednak, by był to podmiot wiarygodny i sprawdzony. 

Źródło: Speedmail