REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Umowy, wezwania do zapłaty, karty płatnicze, powiadomienia, korespondencja biznesowa – na co powinny więc zwrócić uwagę firmy powierzając swoją korespondencję doręczycielowi?

Przesyłka może się zgubić 

Ostatni „Raport o stanie rynku pocztowego” opublikowany przez Urząd Komunikacji Elektronicznej podaje, że w roku 2021 nadawcy zareklamowali ponad 288 tys. przesyłek listowych w usłudze powszechnej i tych wchodzących w zakres usług powszechnych. Najczęstszym powodem reklamacji była utrata przesyłki. Choć w stosunku do całego wolumenu wysłanych listów, który wyniósł blisko 1mld sztuk, jest to procent stosunkowo niewielki, liczby bezwzględne pokazują, że w procesie nadawczym może dochodzić do błędów. Także w przypadku korespondencji biznesowej. Jak zatem, wysyłając listy na skalę masową, zminimalizować ryzyko ich zagubienia?

REKLAMA

Wiarygodny operator

REKLAMA

Przede wszystkim należy wybrać wiarygodnego partnera. Pierwszym wskaźnikiem potwierdzającym jego rzetelność jest wpis do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. Kolejnymi są: rynkowy doświadczenie i odpowiednie zaplecze logistyczne. Choć na pierwszy rzut okaz wydaje się, że warunki te spełnia jedynie, dobrze wszystkim znany operator wyznaczony, to rynek oferuje także inne możliwości.

– Blisko 30 proc. klientów stanowi branża finansowa: banki, firmy ubezpieczeniowe, windykacyjne i pożyczkowe, a więc nadawcy, którzy najczęściej wysyłają dokumenty poufne, zawierające dane wrażliwe. Pokazuje to wyraźnie, że nadawcy masowi są świadomi alternatywnych rozwiązań, a operator wyznaczony nie jest już monopolistą tym zakresie – tłumaczy Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Zaplecze organizacyjne

Działalność pocztowa to skomplikowany proces logistyczny, wymagający odpowiedniej organizacji i zaplecza technicznego, szczególnie gdy mowa o obsłudze korespondencji masowej. Ze względu na wysoki wolumen, ryzyko pomyłki może pojawić się na każdym etapie doręczenia. Jednym z pierwszych jest etap przygotowania dokumentu, dlatego najlepiej gdy operator pocztowy współpracuje z drukarnią korespondencji i zajmuje się jej konfekcjonowaniem. Dzięki temu ryzyko pomylenia zaadresowanej koperty z jej zawartością jest eliminowane już na etapie produkcyjnym. Na etapie tym może odbywać się także automatyczne sortowanie przesyłek. Wszystko to uzależnione jest od możliwości technicznych i organizacyjnych operatora, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy dysponuje on odpowiednim zapleczem. 

Monitorowanie w czasie rzeczywistym

REKLAMA

Operatorowi pocztowemu nie trzeba wyłącznie ufać, można go na bieżąco sprawdzać. A dokładniej – sprawdzać co dzieje się z nadaną przesyłką. Dzięki rozwiązaniom, takim jak: kody kreskowe i QR, aplikacje pocztowe i system śledzenia GPS można nie tylko łatwo zidentyfikować przesyłkę, ale też samodzielnie śledzić ją w czasie rzeczywistym. Przesyłka zawierająca wrażliwe dane jest o wiele bezpieczniejsza, kiedy w każdym momencie wiadomo na jakim znajduje się etapie doręczenia. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– Tego typu rozwiązania od dawna są standardem, jeśli chodzi o przesyłki kurierskie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest system Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, który umożliwia składanie podpisu biometrycznego na urządzeniu mobilnym. EPO jest stosowane zwykle dla pism urzędowych, podatków, decyzji, zawiadomień, ale także innego rodzaju korespondencji poufnej – dodaje Janusz Konopka.

Nie tylko polecony

Kluczowymi elementami wpływającymi na bezpieczeństwo przesyłki są jej forma i czas doręczenia. List o charakterze poleconym najlepiej sprawdza się w przypadku korespondecnji poufnej, jaką często są nadania biznesowe. Umożliwia on nie tylko śledzenie przesyłki, ale też wymaga od odbiorcy potwierdzenia odbioru z datą i tradycyjnym, bądź elektronicznym podpisem. Jeżeli adresat jest nieobecny przesyłlka jest awizowana i pozostaje zabezpieczona przez operatora. W przypadku korespondencji szczególnie wrażliwej, poza potwierdzeniem odbioru warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia fizyczne przesyłki – zastosowanie plomby czy koperty o specjalnym zabezpieczeniu. 

Poza kwestiami organizacyjnymi, na doręczenie przesyłek wpływają także zdarzenia losowe – wypadki czy kradzieże, dlatego nigdy nie można mówić o 100-procentowym bezpieczeństwe, ale ryzyko da się skutecznie ograniczyć. Od nadawcy wymagane jest dziś minimalne zaangażowanie w tym zakresie. Dzięki współczesnym technologiom i rozwiązaniom logistycznym, bezpieczeństwo korespondencji zapewni operator pocztowy. Ważne jednak, by był to podmiot wiarygodny i sprawdzony. 

Źródło: Speedmail

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA