REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Korespondencja wrażliwa może być w niebezpieczeństwie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Umowy, wezwania do zapłaty, karty płatnicze, powiadomienia, korespondencja biznesowa – na co powinny więc zwrócić uwagę firmy powierzając swoją korespondencję doręczycielowi?

Przesyłka może się zgubić 

Ostatni „Raport o stanie rynku pocztowego” opublikowany przez Urząd Komunikacji Elektronicznej podaje, że w roku 2021 nadawcy zareklamowali ponad 288 tys. przesyłek listowych w usłudze powszechnej i tych wchodzących w zakres usług powszechnych. Najczęstszym powodem reklamacji była utrata przesyłki. Choć w stosunku do całego wolumenu wysłanych listów, który wyniósł blisko 1mld sztuk, jest to procent stosunkowo niewielki, liczby bezwzględne pokazują, że w procesie nadawczym może dochodzić do błędów. Także w przypadku korespondencji biznesowej. Jak zatem, wysyłając listy na skalę masową, zminimalizować ryzyko ich zagubienia?

REKLAMA

Wiarygodny operator

REKLAMA

Przede wszystkim należy wybrać wiarygodnego partnera. Pierwszym wskaźnikiem potwierdzającym jego rzetelność jest wpis do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. Kolejnymi są: rynkowy doświadczenie i odpowiednie zaplecze logistyczne. Choć na pierwszy rzut okaz wydaje się, że warunki te spełnia jedynie, dobrze wszystkim znany operator wyznaczony, to rynek oferuje także inne możliwości.

– Blisko 30 proc. klientów stanowi branża finansowa: banki, firmy ubezpieczeniowe, windykacyjne i pożyczkowe, a więc nadawcy, którzy najczęściej wysyłają dokumenty poufne, zawierające dane wrażliwe. Pokazuje to wyraźnie, że nadawcy masowi są świadomi alternatywnych rozwiązań, a operator wyznaczony nie jest już monopolistą tym zakresie – tłumaczy Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Zaplecze organizacyjne

Działalność pocztowa to skomplikowany proces logistyczny, wymagający odpowiedniej organizacji i zaplecza technicznego, szczególnie gdy mowa o obsłudze korespondencji masowej. Ze względu na wysoki wolumen, ryzyko pomyłki może pojawić się na każdym etapie doręczenia. Jednym z pierwszych jest etap przygotowania dokumentu, dlatego najlepiej gdy operator pocztowy współpracuje z drukarnią korespondencji i zajmuje się jej konfekcjonowaniem. Dzięki temu ryzyko pomylenia zaadresowanej koperty z jej zawartością jest eliminowane już na etapie produkcyjnym. Na etapie tym może odbywać się także automatyczne sortowanie przesyłek. Wszystko to uzależnione jest od możliwości technicznych i organizacyjnych operatora, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy dysponuje on odpowiednim zapleczem. 

Monitorowanie w czasie rzeczywistym

REKLAMA

Operatorowi pocztowemu nie trzeba wyłącznie ufać, można go na bieżąco sprawdzać. A dokładniej – sprawdzać co dzieje się z nadaną przesyłką. Dzięki rozwiązaniom, takim jak: kody kreskowe i QR, aplikacje pocztowe i system śledzenia GPS można nie tylko łatwo zidentyfikować przesyłkę, ale też samodzielnie śledzić ją w czasie rzeczywistym. Przesyłka zawierająca wrażliwe dane jest o wiele bezpieczniejsza, kiedy w każdym momencie wiadomo na jakim znajduje się etapie doręczenia. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– Tego typu rozwiązania od dawna są standardem, jeśli chodzi o przesyłki kurierskie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest system Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, który umożliwia składanie podpisu biometrycznego na urządzeniu mobilnym. EPO jest stosowane zwykle dla pism urzędowych, podatków, decyzji, zawiadomień, ale także innego rodzaju korespondencji poufnej – dodaje Janusz Konopka.

Nie tylko polecony

Kluczowymi elementami wpływającymi na bezpieczeństwo przesyłki są jej forma i czas doręczenia. List o charakterze poleconym najlepiej sprawdza się w przypadku korespondecnji poufnej, jaką często są nadania biznesowe. Umożliwia on nie tylko śledzenie przesyłki, ale też wymaga od odbiorcy potwierdzenia odbioru z datą i tradycyjnym, bądź elektronicznym podpisem. Jeżeli adresat jest nieobecny przesyłlka jest awizowana i pozostaje zabezpieczona przez operatora. W przypadku korespondencji szczególnie wrażliwej, poza potwierdzeniem odbioru warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia fizyczne przesyłki – zastosowanie plomby czy koperty o specjalnym zabezpieczeniu. 

Poza kwestiami organizacyjnymi, na doręczenie przesyłek wpływają także zdarzenia losowe – wypadki czy kradzieże, dlatego nigdy nie można mówić o 100-procentowym bezpieczeństwe, ale ryzyko da się skutecznie ograniczyć. Od nadawcy wymagane jest dziś minimalne zaangażowanie w tym zakresie. Dzięki współczesnym technologiom i rozwiązaniom logistycznym, bezpieczeństwo korespondencji zapewni operator pocztowy. Ważne jednak, by był to podmiot wiarygodny i sprawdzony. 

Źródło: Speedmail

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W świadomej podróży po spokój

Rozmowa z Olą Krzemińską, twórczynią i CEO agencji Power, promotorką aktywnego stylu życia, o mądrym zarządzaniu energią w życiu i biznesie, zmianach w kulturze pracy oraz trendach w organizacji wydarzeń i wyjazdów firmowych.

Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

REKLAMA

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA