Tematy - Kultura pracy, Biuro - INFOR.PL

Dzięki zmianie dostawcy prądu przedsiębiorstwo, które zużywa rocznie 40 Gwh, może zyskać kilkaset tysięcy złotych. W przypadku większych firm mowa tu o oszczędnościach nawet rzędu kilku milionów złotych. Zarówno mali, jak i duzi mają szansę wyjść na plus. Z wyliczeń ekspertów wynika, że opłaty za prąd można zredukować o równowartość co najmniej miesięcznej faktury w skali roku.

Usuń to co odciąga uwagę od głównego przekazu slajdu. Zostaw to, co najważniejsze, a umysły Twoich słuchaczy odwdzięczą ci się swoją koncentracją w trakcie całej prezentacji.

Przygotowując prezentację na komputerze, możesz mieć wrażenie, że jest za krótka lub w sam raz w stosunku do czasu który będziesz mieć do dyspozycji. Ale gdy będziesz mówić ją na głos, potrwa znacznie dłużej. Ta sztuczka pomoże ci łatwo ustalić liczbę slajdów w twojej prezentacji, tak aby się nie denerwować i nie przekraczać wyznaczonego czasu.

Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.

Każde publiczne wystąpienie wymaga wcześniejszego przygotowania, improwizacje zazwyczaj nie dają efektów, wręcz przeciwnie – łatwiej o upokorzenie i zawstydzenie autora z powodu nieznajomości tematu.

Dobra organizacja miejsca pracy asystenta/asystentki ma znaczenie nie tylko dla ich komfortu i wygody, ale również dla ich przełożonego, innych pracowników, a przede wszystkim interesantów.

Napisanie krótkiej notatki, opinii, czy jakiegokolwiek dokumentu nieprzekraczającego jednej strony raczej nie stanowi dla nikogo problemu. Schody zaczynają się, gdy przygotowywana przez nas praca obejmuje wiele złożonych problemów, które powinny być przedstawione odbiorcy w kompleksowy i czytelny sposób.

W środowisku biurowym prawdopodobnie tak samo często zdarza nam się krytykować innych, jak i być przedmiotem krytyki. Dlatego równie ważna, jak umiejętność konstruktywnego wygłaszania krytyki, jest umiejętność jej przyjmowania.

Podobnie jak zachowania agresywne, nieasertywność może wydawać się czasem bardzo atrakcyjnym i przynoszącym same korzyści sposobem postępowania. Te pozytywne aspekty są jednak krótkotrwałe, na dłuższą metę nieasertywne zachowanie może przysporzyć jedynie kłopotów.

Pewność siebie, lepsza organizacja czasu, wiara we własne możliwości – te wszystkie cechy możemy wyćwiczyć dzięki asertywnemu zachowaniu. Są one niewątpliwie bardzo korzystne dla psychiki i samopoczucia. Jak to się więc dzieje, że czasem stajemy się zupełnie nieasertywni?

Agresja jest jednym z zachowań niepożądanych. Mimo to, wiele osób wybiera właśnie ten sposób zachowania, by osiągnąć wyznaczone sobie cele. Mimo tego, że może to początkowo przynosić oczekiwane przez nich korzyści, w dłuższej perspektywie może doprowadzić do izolacji albo próby zemsty ze strony najbliższego otoczenia.

Bycie asertywnym oznacza domaganie się poszanowania i uznania naszych praw w ten sposób, by nie zostały przy tym naruszone prawa innych ludzi. Jednakże poziom asertywności zależy w głównej mierze od sytuacji – stąd domaganie się swoich praw może występować na różnych płaszczyznach.

Asertywna postawa przynosi same korzyści, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.. Pozwala na obronę własnej godności, szacunek i sympatię dla siebie i dla innych, niekrzywdzenie i nieranienie siebie i innych, przyjmowanie odpowiedzialności za własne życie.

„Musisz być asertywny!”, „Naucz się odmawiać” – tego typu hasła bombardują nas na każdym kroku. Kursy i szkolenia z asertywności prowadzone są nie tylko w firmach, oraz organizowane przez Urzędy Pracy, ale obejmują nawet zajęcia w szkołach. Dlaczego asertywność jest taka ważna i co to w zasadzie znaczy „być asertywnym”?

Bycie asertywnym nie oznacza bynajmniej agresji w stosunku do innych. Polega na respektowaniu cudzych punktów widzenia z jednoczesnym zachowaniem własnych granic, których przekroczyć nie chcemy i nie pozwalamy. Krótko mówiąc: nie dążymy do czegoś za wszelką cenę, ale też nie pozwalamy się do niczego zmusić, jeśli się to na nie podoba.

Wiele telefonicznych reklamacji i skarg nie dochodzi do skutku po prostu dlatego, że nie potrafimy albo ich właściwie sformułować albo przekazać o co nam chodzi. Podstawową kwestią przy załatwianiu tego typu spraw jest ustalenie, czego się chce i jaki skutek chce się osiągnąć. Następnie trzeba umieć swoje żądania przedstawić w odpowiedni sposób.

Osobną grupę „trudnych” interesantów stanowi grupa, która co prawda dokładnie wie, co chce osiągnąć, ale zupełnie nie wie, do kogo zwrócić się ze swoim problemem. Najczęściej nie znają ani nazwiska kompetentnej osoby, ani nawet nazwy działu.

Aby osiągnąć swój cel, ludzie potrafią stosować różne sztuczki. Najtrudniejsi są akwizytorzy, sprzedawcy, czy poszukujący pracy, którym nie rzadko udaje się skutecznie osaczyć sekretarkę.

Istnieją typy ludzi bardzo inwazyjnych, roszczeniowych, którzy wręcz żądają załatwienia dla nich jakiejś sprawy „na już”, „natychmiast”. Ataki tzw. osób trudnych, natrętnych są w pracy sekretarki nieuniknione.

W ostatniej dekadzie kontakty z zagranicznymi kontrahentami stały się normą. Z jednej strony, Polska stała się równym partnerem w sprawach handlowych, z drugiej różnego rodzaju kontakty międzynarodowe wymusiło na nas wstąpienie do Unii Europejskiej.

W dużych korporacjach codziennie odbiera się po kilkadziesiąt albo nawet kilkaset telefonów. Najwygodniej dla wszystkich jest, gdy dzwoniący wybierze odpowiedni numer a przynajmniej zna nazwisko osoby, z którą chce rozmawiać, albo chociaż dział, z którym chce się połączyć. Często jednak „wyszukanie” właściwej osoby należy do sekretarki.

Sposób, w jaki odnosimy się do rozmówcy, buduje nie tylko nasz wizerunek w jego oczach. To, jak jesteśmy postrzegani przekłada się na postrzeganie firmy. Dlatego szczególnie sekretarka musi starać się być jak najlepszą wizytówką swojej firmy.

Trudności w zapamiętywaniu nazwisk i imion to zjawisko powszechne i automatycznie dochodzimy do wniosku, że w związku z tym szkoda naszego trudu i wysiłku aby zapamiętać je. To błąd szczególnie w przypadku częstych kontaktów z klientami.

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Nie wszyscy mówcy potrafią przemawiać w sposób jasny i uporządkowany. Znacznie częściej zdarza się, że ich wypowiedzi są chaotyczne i pełne dygresji. Jak je zatem zapisać, by móc przytoczyć czyjeś słowa w protokole?

Założeniem każdego sprawozdania z obrad jest jak najwierniejsze oddanie ich przebiegu. Zdarza się jednak, że niektórzy próbują naciskać i manipulować sekretarką, aby zmieniła w pewien sposób jego treść.

Sprawozdania z zebrań powinny charakteryzować się przejrzystością i być w miarę krótkie, tak, aby osoba zainteresowana mogła szybko znaleźć interesujące ją kwestie. Jednocześnie muszą charakteryzować się pewnym stopniem szczegółowości, który w pełni odda przebieg obrad.

Podstawowym celem spisywania protokołu obrad, jest oddanie ich wiernego zapisu. Dobry protokół powinien być krótki i przejrzysty, tak, aby osoba go czytająca w jak najkrótszym czasie mogła zapoznać się z przebiegiem zebrania.

Jednym z podstawowych obowiązków sekretarki jest protokołowanie obrad. Protokół przez nią sporządzony powinien być krótką syntezą tego, co działo się na zebraniu. W zależności od tego, w jaką formę przybrało prowadzone spotkanie, protokoły będą różnić się między sobą.

Wbrew pozorom, podczas zebrań, sekretarka albo asystentka w hierarchii uczestników spotkania znajdują się zaraz po prowadzącym zebranie. Ich rola jest nieoceniona, choć wielu o tym zapomina i traktuje te osoby przedmiotowo, często jak wyposażenie sali. A przecież, asystują aktywnie swoim szefom, nie mówiąc już o doradztwie w sprawach organizacyjnych, czy formalnych.

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Bardzo popularną formą zebrania są znane wszystkim szkolenia. Każdy z nas, przynajmniej raz w życiu brał w nich udział. Jeśli nie chcemy by były one nudne i nie przypominały przydługiego wykładu, można zastosować kilka sztuczek.

Zwołanie zebrania wiąże się z założeniem, że ma ono czemuś służyć, że dzięki niemu ma być osiągnięty jakiś cel. W zależności od tego, co konkretnie chcemy osiągnąć może przybrać ono jedną z kilku form.

Zorganizowanie zebrania nie jest łatwe. Nawet gdy zatroszczyliśmy się o wszystkie szczegóły organizacyjne oraz o wygodę uczestników, nie oznacza to, że spotkanie będzie przebiegać bez zakłóceń. Trzeba jeszcze właściwie poprowadzić obrady.

Każdemu z nas zapewne zdarzyło się brać udział w zebraniu, po wyjściu z którego czuliśmy się przybici, sfrustrowani. Powodem niezadowolenia nie zawsze był poziom merytoryczny, czy temat spotkania. Często winę za to ponosiły zaniedbania od strony technicznej.

Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.

Konflikt - zło konieczne? Odpowiem krótko. Jedno jest pewne, konflikt jest immanentną częścią życia każdej organizacji, w tym także tej biznesowej.

Wskaźnik rotacji zapasu magazynowego (Rd), umożliwia określenie ile dni potrzeba, aby nastąpiła całkowita wymiana towaru w magazynie.

Etykieta biznesowa, tak samo jak protokół dyplomatyczny, zakłada określony kanon zachowana. Dzięki tym zasadom jesteśmy w stanie uniknąć przynajmniej większości gaf. Jednak podróżując po świecie lub przyjmując gości zagranicznych, powinniśmy mieć świadomość odmienności kulturowych, i to nie tylko na gruncie językowym, kulinarnym, ale też tych związanych np. z powitaniem.

O ile zwyczaj nakazuje osobie niższej rangą powitać przełożonego, to już wyciągniecie dłoni leży w gestii tego drugiego, czyli ważniejszego. Gafą, zatem będzie, jeżeli mówiąc naszemu przełożonemu „dzień dobry”, od razu wyciągniemy doń rękę. W wielu firmach może być praktykowany inny zwyczaj, np., kto pierwszy, ten lepszy, bez zwracania uwagi na rangę.

Nie trzeba być handlowcem, by starać się budować pozytywny wizerunek za każdym razem, gdy spotykamy się z klientami, współpracownikami czy osobami całkiem niezaangażowanymi w naszą zawodową rzeczywistość. Dama i Dżentelmen po prostu wiedzą, że pod każdą szerokością geograficzną właściwe powitanie drugiej osoby jest niezbędnym elementem kulturalnego funkcjonowania w danej społeczności. A zatem kto i komu powinien pierwszy powiedzieć ,,dzień dobry"?

Spotkania biznesowe są na porządku dziennym w każdej firmie. Warto jest zatem wiedzieć jak odpowiednio przygotować biuro do wizyty gości.

Jeśli jesteś asystentką prezesa, to drogę do awansu masz otwartą. Asystentce jest łatwiej niż sekretarce objąć wyższe stanowisko w strukturze firmy.

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Nie jest tajemnicą, że w firmach rozmawia się o cechach charakteru i sposobu bycia współpracowników i przełożonych. Stąd też różnorodność poglądów. Jakie są zatem najczęstsze opinie, które można usłyszeć o prezesach firm, a także ich asystentkach?

Kultura pracy, Biuro

Którego dostawcę prądu wybrać dla firmy, żeby zamiast 12 faktur rocznie płacić 11?

Jak zadbać o koncentrację słuchaczy?

Jak kontrolować długość prezentacji?

Jak zainteresować adresata pisma?

Zwiększenie skuteczności własnego wystąpienia

Miejsce pracy asystenta lub asystentki

Napisanie długiego dokumentu to już nie problem

Jakie są zasady przyjmowania krytyki?

Jakie są skutki nieasertywnych zachowań w pracy?

Dlaczego stajemy się nieasertywni

Jakie są skutki agresywnych zachowań w pracy?

Jakie są poziomy asertywności?

Co nam daje asertywność?

Po co nam asertywność? - kilka wskazówek

Jak być asertywną?

Jak składać telefoniczne skargi i reklamację?

Jak pomóc zagubionemu interesantowi?

Jak poradzić sobie z akwizytorami?

Jak postępować z natrętami?

Jak kontaktować się z cudzoziemcami?

Zanim zaczniemy właściwą rozmowę

Jakie są zasady odbierania telefonu?

Trudności w zapamiętywaniu imion i nazwisk

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Zmiany w protokole

Szczegółowość protokołów

Kto powinien przygotować protokół?

Jakie są metody protokołowania?

Czy sekretarka może zabrać głos w dyskusji?

Rola sekretarki podczas zebrań

Warsztaty i kursy jako forma zebrań

Odprawa jako jedna z form prowadzenia zebrań

Jak nie dopuścić do zakłócenia obrad?

Techniczne przygotowanie zebrania

Jak zorganizować udane zebranie?

Konflikt częścią życia biznesowego

Miary oceny sytuacji majątkowej – wskaźniki rotacji zapasu magazynowego

Powitania biznesowe w innych kulturach

Spotkania biznesowe, czyli jak podajemy dłoń

Spotkania biznesowe, czyli jak to jest z powitaniami

Rola sekretarki podczas wizyty gości w firmie

Asystentka też ma szansę na awans

Niezgodność formatów dokumentów

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Formaty dokumentów

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ukryta ramka w dokumencie Word

Szef i asystentka