Jak efektywnie wdrożyć pracownika, aby został w firmie na dłużej?

• Rotacja pracowników to już norma?
• Jak przeprowadzić skuteczny onboarding
• Tych błędów lepiej nie popełniać
• Walka o pracownika się rozkręca

Rotacja pracowników to już norma?

Onboarding, najprościej mówiąc, to wprowadzenie nowego pracownika do firmy, zaznajomienie go z zespołem oraz zakresem obowiązków. Wbrew pozorom nie jest to takie proste zadanie dla firm. 

Z raportu przedstawionego przez Impact Instruction Group wynika, że 33% osób szuka nowego zajęcia w ciągu pół roku od podjęcia pracy. Z kolei analiza Wynhurst Group wskazuje, że w ankietowanych firmach w ciągu pierwszych czterech miesięcy zatrudnienia z firm odchodzi średnio 50% nowo zatrudnionych pracowników (przez pierwsze 45 dni rotacja wynosi około 22%). Odpowiedzią na to wyzwanie jest m.in. właściwie przeprowadzony proces aklimatyzacji nowego członka zespołu w środowisko pracy. Onboarding wydaje się najskuteczniejszym narzędziem pozwalającym ograniczyć fluktuację kadr.

Nieprawidłowo przeprowadzony onboarding może prowadzić do mniejszego zaangażowania pracownika już od samego początku. To z kolei może wpłynąć na jego opinię o pracodawcy i skończyć się odejściem z firmy w ciągu pierwszych miesięcy zatrudnienia. Taki błąd w procesie wdrożenia pracownika może prowadzić do ciągłego kręgu rekrutacji, gdzie słabo wdrożeni pracownicy odchodzą, a na ich miejsce przychodzą nowi, popełniając te same błędy. Generuje to stratę czasu, wysokie koszty i brak korzyści dla firmy. Dlatego ważne jest, aby proces onboardingu był przemyślany i efektywny.

Efektywny proces adaptacji nowego pracownika przynosi wymierne korzyści zarówno dla firmy, jak i dla samego pracownika. Dzięki temu pracownik poczuje się komfortowo i będzie zmotywowany do działania, z kolei pracodawca ograniczy rotację i zyska oszczędność czasu oraz pieniędzy. Proces wdrażania wpływa korzystnie na atmosferę pracy, co nie jest bez znaczenia dla całego zzespołu. Ponadto dobre przyjęcie nowej osoby buduje pozytywny wizerunek firmy zarówno w oczach pracowników, jak i kandydatów.

Jak przeprowadzić skuteczny onboarding

Onboarding to proces, który nie dzieje się błyskawicznie. Czas trwania onboardingu zależy od specyfiki firmy oraz charakteru stanowiska. W większości przypadków trwa on około trzech miesięcy, ale w niektórych sytuacjach może się wydłużyć nawet do ponad pół roku. Kluczowe jest, aby na początku nie przeciążać nowego pracownika informacjami, ale raczej ustalić racjonalny plan jego wdrażania.

W dobrym tonie jest skontaktowanie się z nowo zatrudnioną osobą mailowo lub telefonicznie na 2–3 dni przed jej pierwszą wizytą w firmie. Należy poinformować o dacie spotkania, godzinie rozpoczęcia pracy oraz planowanym harmonogramie dnia. Niezwykle ważne jest, by nowy członek zespołu poznał miejsce pracy, a także został przedstawiony swoim współpracownikom i wyznaczonym opiekunom, do których może kierować pytania podczas pierwszych tygodni onboardingu. Dobrym pomysłem będzie stworzenie dokumentu, w którym zostaną zebrane wszystkie ważne linki, adresy mailowe czy numery telefonów kadry kierowniczej. Obowiązkowo trzeba zadbać o sprawy techniczne – przygotować stanowisko oraz narzędzia pracy dla nowego członka zespołu. Należy precyzyjnie określić zakres obowiązków i zadań – zarówno w ujęciu krótko-, jak i długoterminowym. W kolejnych dniach warto wdrażać podwładnego w strukturę przedsiębiorstwa, nie pomijając przy tym kwestii związanych z socjalizacją i kulturą.

Onboarding usprawnią: 

• zadania do wykonania przed planowanym wdrażaniem,
• zadania podczas pierwszego dnia pracy,
• zadania na pierwszy tydzień pracy,
• zadania na pierwszy miesiąc pracy i na późniejszy okres.

Warto też przeprowadzić ankietę wśród nowych pracowników na temat satysfakcji z onboardingu i jego skuteczności.

Tych błędów lepiej nie popełniać

Z raportu Gamfi „Onboarding po polsku: jak naprawdę wygląda wdrożenie pracowników w polskich firmach” (styczeń 2022) wynika, że w naszym kraju wdrażanie pracownika w nowe obowiązki odbywa się zbyt szybko. W przypadku 56% zapytanych onboarding trwał niecały tydzień. Zaledwie 16% pracowników miało więcej niż miesiąc na wdrożenie się w nowe obowiązki zawodowe. 8% ankietowanych w ogóle nie doświadczyło adaptacji. Co czwartemu badanemu brakowało wprowadzenia w nową rolę i zakres obowiązków. Co piąta osoba nie wiedziała, jakie zadania ma realizować w okresie próbnym oraz jakie cele biznesowe stawia przed nią nowy pracodawca. To duży problem – jeśli pracownik nie otrzymuje informacji, za co odpowiada, to trudno później oczekiwać od niego efektywności.

Kolejne często popełniane błędy w procesie onboardingu dotyczą głównie relacji ze współpracownikami. 21% badanych Polaków nie poznało członków nowego zespołu, a 17% nie miało szansy zbudować relacji z szefem. Najmniejszą grupę stanowią pracownicy, według których słabą stroną w onboardingu były kwestie formalne (16%).

Brak odpowiedniego przygotowania pracownika do obowiązków może skutkować brakiem motywacji do realizowania strategii biznesowej firmy.  Powszechnie też wiadomo, że przywiązanie pracownika do firmy jest coraz mniejsze. Dlaczego? Jedną z przyczyn jest właśnie jego nieefektywne wdrożenie. Jeśli pracodawca nie dba o to, by nowy członek zespołu nawiązał dobre relacje ze współpracownikami i szefem, to w jaki sposób zamierza zbudować jego lojalność wobec organizacji?

Walka o pracownika się rozkręca

W raporcie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pn. „Rynek pracy, edukacja, kompetencje. Aktualne trendy i wyniki badań” (luty 2024) autorzy przytaczają wyniki badania przeprowadzonego przez Grant Thornton na temat planów pracodawców. Z ankiety wynika, że w ciągu najbliższych 12 miesięcy 31% firm zamierza tworzyć nowe miejsca pracy. To dwukrotny wzrost w porównaniu z analogicznym badaniem zrealizowanym rok wcześniej, kiedy plany zwiększania zatrudnienia miało zaledwie 13% badanych przedsiębiorstw. Dodatkowo z danych GUS-u wynika, że stopa bezrobocia rejestrowanego w Polsce w styczniu 2024 r. wyniosła tylko 5,4%. Pracodawcy zamierzają podnosić też wynagrodzenia. Odsetek średnich i dużych firm, które planują w ciągu roku wzrost nominalnych płac, wynosi obecnie 79% wobec 72% rok wcześniej.

Współzawodnictwo o pracowników staje się coraz bardziej zacięte. Wyższe wynagrodzenia, dogodne warunki pracy oraz harmonia między życiem prywatnym a zawodowym, a także efektywny proces onboardingu – to właśnie te czynniki będą kluczowe w decyzji, czy pracownik zdecyduje się pozostać z nami na dłużej.

Raport przygotowany w ramach projektu pozakonkursowego Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) pt. „Usługa infobrokeringu na potrzeby realizacji projektu Rozwój i doskonalenie systemu sektorowych rad ds. kompetencji”.

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl