Zarządzanie

Aby umiejętnie zarządzać samym sobą, menedżer powinien poznać własny system wartości. W odniesieniu do etyki zasady są jednolite dla każdego.

Zadziwiająco niewielka liczba ludzi zdaje sobie sprawę ze sposobu, w jaki działa: jak podejmuje decyzje, jak się zachowuje. Ich działaniu nie towarzyszy refleksja. Przeciwnie, większość ludzi nie wie nawet, że różne osoby wykonują swoje zadania w odmienny sposób.

Aby działać sprawnie, menedżer powinien nieustannie podejmować działania w celu doskonalenia organizacji swojej pracy. Do takich działań należy efektywne wykorzystanie swojego czasu, co wiąże się z zarządzaniem czasem, a tym samym zarządzaniem samym sobą.

Sam pomysł wydzielenia czasu na pracę koncepcyjną menedżera może zastanawiać, ponieważ jest on najbardziej typowym pracownikiem koncepcyjnym i stale podejmuje decyzje, tworząc niejako w ten sposób nowe sytuacje, nową rzeczywistość. Tymczasem okazuje się, że w pracy menedżera można zupełnie wyraźnie oddzielić czynności o charakterze doraźnym i zrutynizowanym od namysłu nad zagadnieniami istotnymi, perspektywicznymi, o szerszym zasięgu.

Podstawową charakterystyczną cechą pracy menedżerów jest przekraczanie nominalnego czasu pracy. W badaniach przeciętnej długości dnia pracy stwierdzono, że kierownicy przekraczają czas nominalny od 48 minut do około 7 godzin dziennie, co oczywiście musi powodować stan poważnego zmęczenia.

Wyniki badań nad organizacją pracy współczesnych menedżerów nie pozostawiają wątpliwości, że większość czasu pracy jest poświęcana działaniom zainicjowanym przez przełożonego wyższego szczebla oraz klientów — podwładnych i kooperantów. Typowy menedżer pracuje wprawdzie bardzo intensywnie, ale nieregularnie, zajmując się dużą liczbą szybkich zadań i podejmując decyzje spontaniczne.

Musisz pamiętać, że head hunter, pracownik zatrudnionej agencji, będzie przez jakiś czas stanowić wizytówkę Twojej firmy. To jego profesjonalizm i sposób traktowania kandydatów będzie świadczył o firmie zlecającej rekrutację.

Niestety, nie zawsze wyciąganie kandydatów, błyskotliwych talentów, przynosi pozytywne rezultaty. W metodzie headhuntingu drzemią też zagrożenia.

Czy wiesz, jak dobrze wybrać head huntera, aby zachować dobre imię własnej firmy i pozyskać najcenniejszych pracowników? W poniższym artykule odpowiemy na te i inne pytania.

Przeprowadzając rozmowy rekrutacyjne staramy się ocenić potencjał kandydata, wychwyć nieuchwytne sygnały świadczące o tym, że to właśnie on jest tym, którego nam trzeba. odejmujemy decyzję zwracając uwagę na jego doświadczenia, deklarowane umiejętności, cechy osobowości. Często jednak opieramy się na przeczuciach i pobieżnych ocenach – czy nie lepiej byłoby zmierzyć możliwości kandydata?

Zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym spotykamy się czasem z sytuacją, że należy kogoś przedstawić drugiej osobie. Czasem możemy zostać o to poproszeni przez znajomego z pracy lub wręcz będzie to naszym obowiązkiem np. w trakcie pełnienia funkcji gospodarza przyjęcia lub podczas asystowania ważnej osobie.

Etykieta biznesowa, tak samo jak protokół dyplomatyczny, zakłada określony kanon zachowana. Dzięki tym zasadom jesteśmy w stanie uniknąć przynajmniej większości gaf. Jednak podróżując po świecie lub przyjmując gości zagranicznych, powinniśmy mieć świadomość odmienności kulturowych, i to nie tylko na gruncie językowym, kulinarnym, ale też tych związanych np. z powitaniem.

Buchnięcie w mankiet lub tzw. cmok nonsens, czyli całowanie w dłoń — w kontaktach biznesowych jest praktycznie odradzane, w towarzyskich odchodzi wprawdzie do lamusa, niemniej jest stosowane.

O ile zwyczaj nakazuje osobie niższej rangą powitać przełożonego, to już wyciągniecie dłoni leży w gestii tego drugiego, czyli ważniejszego. Gafą, zatem będzie, jeżeli mówiąc naszemu przełożonemu „dzień dobry”, od razu wyciągniemy doń rękę. W wielu firmach może być praktykowany inny zwyczaj, np., kto pierwszy, ten lepszy, bez zwracania uwagi na rangę.

Nie trzeba być handlowcem, by starać się budować pozytywny wizerunek za każdym razem, gdy spotykamy się z klientami, współpracownikami czy osobami całkiem niezaangażowanymi w naszą zawodową rzeczywistość. Dama i Dżentelmen po prostu wiedzą, że pod każdą szerokością geograficzną właściwe powitanie drugiej osoby jest niezbędnym elementem kulturalnego funkcjonowania w danej społeczności. A zatem kto i komu powinien pierwszy powiedzieć ,,dzień dobry"?

Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).

W systemie spotkań w sieci (EMS – Electronic Meeting Support – Elektroniczny System Wsparcia Spotkania) uczestnicy piszą do siebie na oddzielnych komputerach. EMS ma charakter mediacyjny (wykorzystuje wypróbowane rozwiązania techniczne) i zazwyczaj synchroniczny (wszyscy biorą jednocześnie udział w dyskusji).

Wideokonferencje, po zainstalowaniu małych kamer, mogą być transmitowane na dużym ekranie w specjalnym pomieszczeniu konferencyjnym lub na ekranach telewizorów znajdujących się w kilku pomieszczeniach bądź na laptopach uczestników spotkania.

Kiedyś wszystkie spotkania miały charakter bezpośredni. Dzisiejsza technologia oferuje wiele innych możliwości.

Często nam się wydaje, że przyjęcia po godzinach pracy, to przyjęcia prywatne, czyli takie, podczas których powinna obowiązywać etykieta towarzyska. Jednak często jest inaczej.

Spotkania biznesowe są na porządku dziennym w każdej firmie. Warto jest zatem wiedzieć jak odpowiednio przygotować biuro do wizyty gości.

Jeśli jesteś asystentką prezesa, to drogę do awansu masz otwartą. Asystentce jest łatwiej niż sekretarce objąć wyższe stanowisko w strukturze firmy.

Jeśli Twój szef często lata służbowo najczęściej linie lotnicze proponują przeloty w klasie business, która zapewnia wysoki standard podróży.

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Nie jest tajemnicą, że w firmach rozmawia się o cechach charakteru i sposobu bycia współpracowników i przełożonych. Stąd też różnorodność poglądów. Jakie są zatem najczęstsze opinie, które można usłyszeć o prezesach firm, a także ich asystentkach?

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.

System zarządzania dokumentacją jest sam w sobie cudownym wynalazkiem, ponieważ w jednej teczce umieścić można różnoraką dokumentację projektową, ale łatwo może się stać „mogiłą zbiorową” pojedynczych karteczek. I nie pomoże nawet najlepszy system, jeżeli nie utrzymujesz w nim porządku.

Wyjazd służbowy wiąże się z pewnymi obowiązkami pracodawcy, który musi m.in. rozliczyć się z pracownikiem i zwrócić mu koszty poniesione na przejazdy. Poniżej przedstawiamy jeden ze sposobów takiego rozliczenia.

W przypadku zachorowania za granicą w trakcie odbywania podróży służbowej, pracownikowi należy się zwrot udokumentowanych kosztów leczenia – na podstawie rachunku ze szpitala, rachunku za wizytę u lekarza itp.

Trudno sobie wyobrazić nowoczesną firmę, pracownicy której ani razu nie odbyli podróży służbowej. Warto jest zatem wiedzieć jakie świadczenia przysługują pracownikowi z tytułu wyjazdu w sprawach służbowych.

Podróż służbowa poza granicami kraju polega na wykonywaniu przez pracownika zadań w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Przy czym pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, a pracodawcą jest każda osoba fizyczna i prawna zatrudniająca pracowników.

Wyjazd służbowy, czyli delegacja jest nierozerwalnie związana z pracownikiem firmy, czyli osobą fizyczną, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, spółdzielczej umowy o prace – bez względu na wymiar pracy.

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Do najczęstszych zakłóceń w codziennej pracy biurowej należą rozmowy telefoniczne. Również globalna sieć telekomunikacyjna, osiągalna o każdej porze, ma swoją drugą stronę medalu.

Pismo wysyłane poza granice kraju, oprócz miejscowości powinno mieć napisaną nazwę kraju.

Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.

W korespondencji biznesowej nie ma żadnych norm określających układ pisma zatytułowanego zwyczajowo. Niemniej jednak warto jest zwrócić uwagę na układ stałych elementów dokumentu.

Jeśli piszesz pismo, od Ciebie zależy w jaki sposób naświetlisz i przedstawisz dany temat. Aby osiągnąć cel, możesz tak sformułować pismo, iż odbiorca przyjmie przekazany punkt widzenia za własny.

Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.

Formułowanie treści powinno opierać się na określonych zasadach. Redagując pismo służbowe stosujemy styl urzędowy.

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Nie można zaprzeczyć, że w niektórych przedsiębiorstwach nadgorliwy szef stał się drugim co do ważności (pierwsze to telefon) źródłem zakłóceń toku pracy. Poza tym zakłócenia powodowane przez szefa mają jedną poważną wadę: telefon można przełączyć na automatyczną sekretarkę, tego samego nie da się zrobić z szefem.

Zadania jakie masz do wykonania zajmują ci dwa razy więcej czasu niż powinny. Stos papierów na biurku powiększa się i na dodatek spóźniasz się na spotkania z klientami. Jeżeli czujesz, że ogarnia cię chaos w pracy – najwyższy czas to zmienić.

Przychodzić jako pierwszy i wychodzić jako ostatni - ten sposób działania przyczynia się do pogorszenia stosunków między wszystkimi kolegami w pracy.

System wartości menedżera

Jak powinien działać menedżer doskonały?

Jak efektywnie zarządzać czasem?

Praca koncepcyjna menedżera

Czas pracy menedżera - uważaj na pracoholizm

Jak zarządzać samym sobą?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy headhunterskiej?

Niebezpieczeństwo headhuntingu

Łowcy głów – metoda rekrutacji

Ocena kompetencji zawodowych

Przedstawianie przez osoby trzecie - porady

Powitania biznesowe w innych kulturach

Cmok nonsens na spotkaniach biznesowych

Spotkania biznesowe, czyli jak podajemy dłoń

Spotkania biznesowe, czyli jak to jest z powitaniami

Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Kiedy korzystać z EMS?

Kiedy organizować wideokonferencję?

Spotkania bezpośrednie a e-spotkania

Jaka jest różnica między przyjęciem prywatnym i służbowym?

Rola sekretarki podczas wizyty gości w firmie

Asystentka też ma szansę na awans

Podróże lotnicze przełożonego

Niezgodność formatów dokumentów

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Formaty dokumentów

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ukryta ramka w dokumencie Word

Szef i asystentka

Zarządzanie dokumentacją

Porządkowanie poczty elektronicznej

Systematyczne sortowanie dokumentacji

Przykład rozliczenia delegacji

Choroba podczas delegacji służbowej

Wyjazdy zagraniczne a zwrot wydatków

Podróż służbowa pracownika poza granice kraju

Wyjazd służbowy pracownika

Organizacja delegacji

Kiedy dzwoniący telefon zakłóca pracę?

Jak zaadresować list do odbiorców zagranicznych?

Przygotowanie pism zaadresowanych

Sporządzanie pism zatytułowanych

Temat i struktura pisma

Uprzejmość w pismach

Zasady formułowania treści

Segregacja pism

Jak poradzić sobie z nadgorliwym szefem?

Jak zorganizować pracę w biurze?

Jak koledzy mogą odebrać Twoją nadgorliwość?