Kategorie

Kiedy dzwoniący telefon zakłóca pracę?

Monika Żak
Dziesięciominutowa rozmowa kosztuje Cię zatem jakieś trzynaście do piętnastu minut. W ciągu całego dnia pracy może uzbiera się z tego całkiem ładna sumka.
Dziesięciominutowa rozmowa kosztuje Cię zatem jakieś trzynaście do piętnastu minut. W ciągu całego dnia pracy może uzbiera się z tego całkiem ładna sumka.
inforCMS
Do najczęstszych zakłóceń w codziennej pracy biurowej należą rozmowy telefoniczne. Również globalna sieć telekomunikacyjna, osiągalna o każdej porze, ma swoją drugą stronę medalu.

Nic dziwnego zatem, że klienci, pracownicy i kooperatorzy wykorzystują tę sieć i dzwonią do Ciebie, czasami tylko z powodu jakiejś drobnostki, której omówienie zajmuje dużo czasu.

Telefon może być obciążeniem szczególnie wtedy, gdy pracujesz w branży, w której zarówno musisz porozumiewać się z klientami i dostawcami, jak i w sposób wymagający najwyższej koncentracji panować nad procesami wewnętrznymi.

Kiedy sporządzasz plan czasowy, musisz uwzględnić w nim zakłócenia spowodowane rozmowami telefonicznymi. Uwzględniaj je w tych przedziałach czasowych, w których rzeczywiście występują. W obliczeniach bądź szczodry dziesięć minut rozmowy telefonicznej nie zabiera tylko dziesięciu minut! 

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Musisz przecież sporządzić krótką notatkę z rozmowy i wpisać ją do dokumentacji, ewentualnie uzupełnić swój kalendarz (albo elektroniczny system planowania czasu) o nowe terminy i w końcu znowu wdrożyć się w przerwaną pracę.

Dziesięciominutowa rozmowa kosztuje Cię zatem jakieś trzynaście do piętnastu minut. W ciągu całego dnia pracy może uzbiera się z tego całkiem ładna sumka.

Reklama

Sabina W., asystentka marketingu, skarży się często na brak czasu. Podczas autoanalizy zwróciła uwagę na dzień, podczas którego spędziła zbyt dużo czasu na rozmowach telefonicznych. Siedmiu pracownikom działu przekazywała telefonicznie informację o przesunięciu terminu narady. Z reguły nie było tak, że Sabina przekazywała tylko wiadomość o dniu i godzinie spotkania.
Zawsze dochodziła do tego krótka pogawędka na temat życia rodzinnego, planów na wolny czas i przeżyć weekendowych. O ile było to pożyteczne dla kontaktów towarzyskich, o tyle miało katastrofalne skutki dla jej budżetu czasowego.
To, co trwałoby maksymalnie trzy minuty, gdyby zostało rozesłane jako e-mail do wszystkich uczestników, przy siedmiu rozmowach telefonicznych kosztowało prawie pół godziny.

Ogranicz swoje rozmowy telefoniczne do spraw naprawdę koniecznych. Jeżeli nie chodzi o wymianę myśli, lecz o przekazanie pomysłu albo informacji, wtedy najlepszym środkiem komunikacji będzie e-mail.

Informacja jest w ten sposób od początku pisemnie udokumentowana i nie ma potrzeby sporządzania notatki z rozmowy. Poza tym odbiorca może sam zdecydować, kiedy przeczyta e-mail, przemyśli go i odpowie, bez odrywania się od bieżących zajęć. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

U Ciebie wygląda to w końcu tak samo. Pomyśl: gdy sięgasz po telefon, narzucasz komuś swój rozkład czasu, okradasz go z cząstki niezależności i możliwości decydowania o sobie. Brzmi to zbyt dramatycznie? Chodzi przecież tylko o zwykłą rozmowę telefoniczną.

Reklama

W niektórych - zwłaszcza amerykańskich przedsiębiorstwach zakazywane jest ciągłe wydzwanianie do kolegów; w dobrym tonie jest, gdy ważne informacje przekazywane są drogą e-mailową zamiast telefonicznie, a na rozmowę telefoniczną umawia się pisemnie (oczywiście także elektronicznie).

Jeśli wydaje Ci się to przesadą, zastanów się nad swoją reakcją, gdyby jeden z kolegów szturmem wkroczył do Twojego biura i zaczął Cię zagadywać. Pod względem zakłóceń niezapowiedziany telefon znajduje się na tym samym poziomie.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, wydawnictwo Onepress.pl

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    3 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Volkswagen Passat GTE: test niemieckiej hybrydy plug-in

    Volkswagen Passat GTE ma przestronną kabinę i duży bagażnik. Czy rodzinne nadwozie uzupełnione hybrydą plug-in sprawdza się w praktyce?

    Content marketing w biznesie – jak to robić dobrze

    Content marketing w biznesie. Gdy na marketingowym horyzoncie pojawia się hasło “content”, naturalnym skojarzeniem jest produkcja, dystrybucja i zarządzanie treścią, która z jednej strony dawałaby wymierną wartość dla odbiorcy, a z drugiej – kreowała pożądany wizerunek danej marki. Tyle i aż tyle? W praktyce działania contentowe to o wiele bardziej złożone przedsięwzięcia, a potencjalni twórcy pożądanych materiałów powinni dwa razy się zastanowić przed postawieniem pierwszego przecinka lub kropki.

    Kredyt na samochód. Jaki wybrać i czym się różnią?

    Kredyt na samochód, czyli kredyt gotówkowy, kredyt samochodowy i leasing konsumencki. Która forma jest najlepsza?

    Wydatki na mieszkanie w budżecie domowym

    Wydatki na mieszkanie. Wydatki na utrzymanie i wyposażenie mieszkania lub domu w Polsce stanowią prawie 25% wydawanych przez nas pieniędzy – wynika z danych Eurostatu. To jeden z najgorszych wyników w Europie. Co ciekawe, jeszcze gorzej jest w Niemczech.

    Rolniczy handel detaliczny - co się zmieni

    Rolniczy handel detaliczny. 30 lipca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia prowadzenia przez rolników rolniczego handlu detalicznego, przedłożony przez ministra rolnictwa i rozwoju wsi. Wejście w życie nowych rozwiązań uzależnione jest od przebiegu procesu notyfikacji projektu ustawy w Komisji Europejskiej i w państwach członkowskich UE.

    Bezpieczne wakacje 2021: o czym pamiętać?

    Bezpieczne wakacje 2021 to pojęcie, o którym w tym roku Policja powtarza do znudzenia. Te zasady naprawdę warto jednak przyswoić. Jak brzmią?

    e-Bilety Morskie Oko. Rezerwacja lub nie zaparkujesz!

    e-Bilety Morskie Oko - to jedyny sposób, aby w najbliższych dniach zostawić auto w Palenicy Białczańskiej. Muszą o tym wiedzieć odwiedzający TPN.

    Rynek nieruchomości biurowych w Polsce

    Rynek nieruchomości biurowych. Sytuacja związana z pandemią istotnie wpłynęła na rynek biurowy. Inwestorzy w sektorze biurowym jeszcze mocniej stawiają obecnie, zarówno na rozwiązania energooszczędne, jak również ekologię i udogodnienia z zakresu wellbeingu.

    Trudniej o kredyt hipoteczny - nowa Rekomendacja S

    Kredyty hipoteczne - Rekomendacja S. Od lipca bieżącego roku obowiązują nowe zasady udzielania kredytów mieszkaniowych. Co o „nowej” Rekomendacji S przyszły kredytobiorca wiedzieć powinien?

    Volkswagen Taigo: Niemcy stawiają na SUV-a coupe

    Volkswagen Taigo to nowa propozycja w ofercie marki w Europie. Czym jest Taigo? To tak naprawdę model T-Cross, jednak w wersji coupe.

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?