Kiedy organizować wideokonferencję?

Uczestnicy wideokonferencji widzą i słyszą się wzajemnie, dodatkowo mogą przeglądać dokumenty za pośrednictwem kamer dokumentacyjnych i zapoznawać się z uwagami zapisanymi na „żywych tablicach”.

Zalety: Zdecyduj się na organizowanie wideokonferencji, gdy:

• uczestnicy są w różnych miejscach, a zależy ci na jednoczesnym kontakcie ze wszystkimi osobami,
• chcesz zaoszczędzić na kosztach i na czasie podróży,
• zamierzasz zarejestrować przebieg spotkania z myślą o przyszłości lub dalszej dystrybucji,
• zależy ci na tym, by uczestnicy widzieli się wzajemnie, a nie tylko słyszeli czy śledzili przebieg na ekranach komputerów.

Przeczytaj także Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Wady: Zrezygnuj z organizowania wideokonferencji, gdy:

• chcesz ustalić wzajemne relacje między uczestnikami, wideokonferencje okazują się mniej skuteczne od spotkań bezpośrednich,
• nie ma potrzeby poczucie bliskości i kontaktu interpersonalnego;
• mniej osób bierze udział w dyskusji i wypowiedzi są dłuższe niż w czasie spotkań bezpośrednich, wreszcie
• mogą one zajmować wiele czasu i być kosztowne.

Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009).