Przekazywanie złych wiadomości

Przede wszystkim przemyśl i zaplanuj co chcesz powiedzieć. Nie chodzi o dokładne przygotowanie scenariusza rozmowy i rozpisywanie zdania po zdaniu, lecz o przemyślenie najistotniejszych kwestii, które trzeba poruszyć.

Delikatnie wprowadź rozmówcę w temat, ale bez zbędnego owijania w bawełnę, które stwarza zły nastrój i nerwową atmosferę. Możesz powiedzieć np. „Nastąpiła nagła zmiana planów…”, po czym przekaż informację.

Bądź dyskretny. Przekaż informację na osobności, a nie w tłumie przypadkowych osób. Zadbaj o komfort i prywatność podczas rozmowy. Oczywiście istnieją wyjątki od tej reguły.

Zobacz: Powitania biznesowe w innych kulturach

Wypowiedź musi być jasna i klarowna. Ułatwi to odbiorcy zrozumienie i interpretację faktów, a Ty unikniesz nieścisłości i niedomówień. Mów tylko prawdę. Jeśli możesz, podaj powody. Nie kłam, żeby pocieszyć. Wzbudzi to tylko niepotrzebne nadzieje, a późniejsze rozczarowanie będzie jeszcze większe.

Przedstaw informację krótko i rzeczowo, bez zbędnych komentarzy. Zła wiadomość niesie ze sobą wiele negatywnych emocji, poczekaj więc, aż opadną. Dopiero wtedy, najlepiej następnego dnia, umów się na rozmowę i podaj dalsze szczegóły. Rozmowa przebiegnie już wtedy „na spokojnie” i bez niechcianych pretensji.

Wyraź zrozumienie i empatię. Przedstaw inne możliwości rozwiązania problemu, albo załagodzenia sytuacji. Pamiętaj nie tylko o ogładzie towarzyskiej, ale i zwyczajnej, ludzkiej życzliwości. Jeśli czujesz się na siłach i zależy Ci na tej osobie wyraź chęć pomocy.

Zobacz: Cmok nonsens na spotkaniach biznesowych

Przygotuj się na różne reakcje rozmówcy. Nie każdy potrafi zachować zimną krew i trzymać nerwy na wodzy słysząc, że ktoś inny dostał awans. Nie rozpoczynaj dyskusji, kłótni czy negocjacji z rozżaloną i złą osobą. Jeśli rozmowa przybiera nieprzyjemny obrót – zdecydowanie zakończ ją. Nie miej urazu do tej osoby, okaż zrozumienie i przyjmij przeprosiny, jeśli takie nastąpią.