Dlaczego warto badać potrzeby szkoleniowe?

Badanie potrzeb szkoleniowych to pierwszy krok do tego, by rozpocząć szczegółowe rozmowy na temat wiedzy, umiejętności i postaw, jakich potrzebują pracownicy. Choć w praktyce często badanie takie przeprowadza się po przesłaniu zapytania do firmy szkoleniowej, to tak naprawdę powinno odbywać się, zanim takie zapytanie zostanie sformułowane.

Pracownicy działu HR bardzo często sugerują firmom szkoleniowym tematykę warsztatów. Jednak jeśli trener nie zweryfikuje tego, lawina pomyłek może potoczyć się dalej, aż do przeszkolenia niewłaściwych ludzi z niewłaściwych tematów.

Jeden z klientów zapytał nas, czy możemy dla grupy handlowców poprowadzić szkolenie rozwijające ich kreatywność i inicjatywę. Takie zapotrzebowanie zgłosił szef sprzedaży. Twierdził, że są oni jedynie odtwórczymi wykonawcami zadań. Po przeprowadzeniu analizy potrzeb okazało się, że kiedyś owi handlowcy byli bardziej twórczy, jednak menedżer nie potrafił delegować odpowiedzialności i dać im więcej swobody działania. Zawsze narzucał własne rozwiązanie i kontrolował każdy krok. W końcu zmęczeni jego postawą handlowcy uznali, że nie warto się „wychylać”. Menedżer ów - choć oczekiwał inicjatywy - nieświadomie ją tłumił. Zamiast szkolenia dla handlowców zaproponowaliśmy warsztat dla szefów uczący delegowania obowiązków.
Trzeba tu docenić dyrektora personalnego, który przyjął do wiadomości, że źle zdiagnozował problem, i był otwarty na zmianę tematu zajęć oraz szkolonej grupy.

Korzyści, płynące z badania potrzeb

Dobrze przeprowadzone badanie potrzeb szkoleniowych, zarówno firmie szkoleniowej, jak i jej klientowi, pozwala:

•  podjąć decyzję, z jakiej dziedziny należy przeprowadzić szkolenia,
•  ustalić, jak długi czas treningu jest wymagany, aby uczestnicy nabyli nowych kompetencji,
•  zewnętrznym trenerom poznać cele firmy - klienta, a następnie dostosować się do uwarunkowań i oczekiwań zarządu lub kierownictwa,
•  poznać motywację, postawy i zachowania uczestników,
•  zbadać obecną wiedzę i umiejętności przyszłych uczestników szkolenia,
•  zaplanować szkolenie tak, aby jak najbardziej efektywnie wykorzystać sesje szkoleniowe (np. dobrać odpowiednie metody),
•  pomóc skonkretyzować oczekiwania zgłaszane firmie szkoleniowej przez klienta,
•  stworzyć podstawy do badania efektywności prowadzonych szkoleń.

Jeżeli w firmie organizującej projekt szkoleniowy funkcjonują modele kompetencji lub system ocen okresowych, to na ich bazie można opracować programy edukacyjne, które uzupełnią luki kompetencyjne poszczególnych pracowników.

Polecamy: Cele i etapy tworzenia projektu szkoleniowego

Badanie potrzeb koncentruje się na diagnozowaniu rozbieżności między stanem obecnym a pożądanym. Potrzeby rozumiane są tu jako cele, w których osiągnięciu ma pomóc szkolenie.

Warto zaznaczyć, że cele firmy, a dokładniej rozwiązanie pewnych jej problemów, wcale nie musi nastąpić za pomocą szkoleń. Jeśli badanie potrzeb zostanie źle przeprowadzone albo, co gorsza, wcale nie zostanie przeprowadzone, to zaaplikowany lek na problemy firmy będzie zupełnie nieskuteczny.

Rola działu personalnego

Oddzielenie dwóch kwestii:

• spraw mogących ulec zmianie dzięki szkoleniom,
•  spraw, które wymagają rozwiązań organizacyjnych,

wymaga, aby badanie potrzeb szkoleniowych było stałym zajęciem działu personalnego. Nie powinno być realizowane doraźnie przed zakupieniem projektu szkoleniowego.

Rodzaje badań potrzeb szkoleniowych

Osoby zajmujące się tworzeniem technik badania potrzeb szkoleniowych wyróżniają dwa rodzaje takich badań.

Pierwszy to badania eksploracyjne, które mają na celu wstępne identyfikowanie wszystkich możliwych zjawisk i problemów, które mogą zostać rozwiązane za pomocą szkolenia.

Drugi rodzaj to badania eksplanacyjne (pogłębiające jeden wybrany obszar wiedzy). Ich celem jest znalezienie źródeł danego problemu lub zagadnienia oraz sprawdzenie, w jakim stopniu możliwe jest rozwiązanie lub modyfikowanie go za pomocą szkoleń. Badania eksplanacyjne dają zatem daleko lepszy obraz tego, co dzieje się w firmie. Pozwalają też przemyśleć inne sposoby poprawy funkcjonowania firmy niż edukacja pracowników.

Polecamy: Niepokój obniża efektywność pracy

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie projektem szkoleniowym”, autor: Training Partners, wydawnictwo Onepress.pl