W ferworze wszystkich działań związanych z przygotowaniem do kontroli nie można zapomnieć o tym, co jest głównym przedmiotem zainteresowania pracowników Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czyli o procesach przetwarzania danych osobowych realizowanych przez administratorów. Kluczowymi zagadnieniami spośród najważniejszych procesów, które zazwyczaj występują w organizacjach są: rekrutacja, zatrudnienie, marketing, ofertowanie i przetwarzanie danych kontrahentów.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane „RODO”, zobowiązuje organizacje wykonujące operację lub zestaw operacji na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO), do zarządzania ryzykiem ich przetwarzania.
Formą promocji, z jakiej korzysta wiele podmiotów, zarówno publicznych, jak i prywatnych, jest fanpage na Facebooku. Założenie go nie wymaga skomplikowanej wiedzy. Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że pomimo tego, iż administratorem serwisu jest Facebook, to podmiot prowadzący fanpage staje się także administratorem danych.
Internet stanowi obecnie najpopularniejsze narzędzie komunikacji. Za jego pośrednictwem przesyłane są ogromne ilości danych, z których spora część to tzw, dane poufne (wrażliwe), a zatem informacje o szczególnej wartości dla ich właścicieli, a także przedsiębiorstw. Ze względu na ich znaczenie, powinny one (a niektóre z nich w świetle prawa muszą(!)) być odpowiednio zabezpieczane. Najważniejszą metodą ich ochrony jest aktualny certyfikat SSL.
15 marca 2019 r. – ta data może zapaść w pamięć każdemu administratorowi, inspektorowi ochrony danych, a także osobom zajmującym się ochroną danych osobowych. W tym dniu bowiem Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał pierwszą w historii obowiązywania przepisów RODO karę administracyjną. Jak się okazało, podstawowym przewinieniem, za które nałożono blisko milionową karę, był brak realizacji obowiązku informacyjnego. Przypomnijmy zatem najważniejsze kwestie w zakresie jego spełniania przez administratora.
Uregulowanie relacji pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym dane (popularnym procesorem) współcześnie stało się jedną z podstawowych czynności, które sam administrator musi uwzględnić w systemie ochrony danych w swojej organizacji. Liczne audyty pokazują, że w dzisiejszych czasach, w znacznej mniejszości pozostają podmioty, które z całą odpowiedzialnością mogą stwierdzić, że nie korzystają z usług podmiotów przetwarzających dane na ich zlecenie. W dużej części przypadków administratorzy ci nie są świadomi, że w relacji z kontrahentami dochodzi do powierzenia danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.
