Naruszenia ochrony danych: jakie są zgłaszane najczęściej i w jaki sposób można im zapobiegać

Naruszenie może być skutkiem nieprzestrzegania obowiązujących w organizacji procedur, wynikać z umyślnego celowego działania osób trzecich (lub nawet pracowników) czy też zwykłej ludzkiej pomyłki.

Polecamy: Oferta specjalna: Pakiet książek – Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU + CN, stawki VAT i WIS na 2 m-ce

Mail (lub pismo) wysłane na niewłaściwy adres

To tzw. „klasyka gatunku”. Błąd najczęściej polega na omyłkowym wysłaniu wiadomości zawierającej dane osobowe do osoby, która nie miała być docelowym adresatem. Innym, związanym z wysyłką maili naruszeniem, jest wprowadzenie w polu odbiorcy wiadomości wielu adresów mailowych zdradzających tożsamość innych, podczas gdy taka informacja powinna pozostać poufna, bo np. zdradza listę klientów firmy będącej nadawcą wiadomości. Tych błędów łatwo uniknąć. Wystarczy wysyłać wiadomości z należytą uwagą (w szczególności zwracać ją na historię korespondencji, która „idzie” wraz z główną wiadomością), a także – w razie wysyłki maila o tej samej treści do wielu odbiorców – umieszczać ich adresy w polu „UDW” (a w polu odbiorcy jedynie samego siebie). Dla przykładu, podczas wysyłki maila z Outlooka można to zrobić w następujący sposób: link.

Co, jeśli to „system” automatycznie wysyła maile, np. z fakturami? W tym przypadku nie pozostaje nic innego jak upewnić się, że wprowadzona do niego baza wysyłkowa zawiera poprawne adresy mailowe, tak żeby dane zawarte w wiadomości nie trafiły w niepowołane ręce. Najczęściej wprowadzanie danych kontrahentów do systemu odbywa się przy nawiązywaniu z nimi współpracy, stąd podczas wprowadzania wymagana jest duża ostrożność. Warto też wprowadzić rozwiązanie polegające na potwierdzeniu prawidłowości maila poprzez np. kliknięcie przez odbiorcę linka w pierwszej, weryfikującej wiadomości.

Nierzadkie są również naruszenia związane z wysyłką korespondencji w formie papierowej do niewłaściwego adresata, np. poprzez omyłkowe włożenie świadectwa pracy do niewłaściwej koperty czy też wrzucenie koperty do niewłaściwej skrzynki na listy (przez listonosza albo przez osobę wyznaczoną ze wspólnoty mieszkaniowej). Omyłkowa wysyłka najczęściej wynika z błędu ludzkiego, który można wyeliminować poprzez np. regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych.

Pomylone dokumenty w wysyłanych paczkach

Nagminnym naruszeniem w przypadku sklepów internetowych jest też dołączanie do przesyłek z zamówionym przez klienta produktem rachunków, faktur czy gotowych formularzy odstąpienia od umowy, zawierających dane innego klienta. W tym przypadku niemniej ważne niż szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych jest stworzenie szczegółowej procedury przygotowywania wysyłki towaru (najlepiej w formie double-check, gdzie jedna osoba pakuje produkt i dokumenty, a inna to dodatkowo sprawdza - zarówno zgodność przesyłki z zamówieniem, jak i dołączane dokumenty).