REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie dokumentacji ochrony danych to obowiązek, który nie ogranicza się do posiadania wewnętrznych procedur na wypadek kontroli UODO. Funkcją dokumentacji jest przede wszystkim uświadamianie pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Poniżej udzielamy wskazówek, jak osiągnąć ten cel.

Czym jest dokumentacja ochrony danych osobowych?

Zgodność z RODO, w szerokim rozumieniu, należy udokumentować na cztery sposoby, przez:

REKLAMA

  • wdrożenie niezbędnych polityk i procedur,
  • prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji,
  • dokonywanie regularnych analiz zgodności, w tym oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka,
  • stosowanie właściwych postanowień i klauzul w umowach, formularzach, na stronie internetowej oraz w innych miejscach, gdzie pozyskiwane są dane osobowe.

W wąskim rozumieniu wszystko zaczyna się od odpowiednich polityk i procedur, o których traktuje niniejszy artykuł. To z polityk i procedur pracownicy uzyskują odpowiedzi na pytania: w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, kto i jak prowadzi odpowiednie rejestry i ewidencje, jak często i w jaki sposób dokonywane są analizy zgodności, w tym DPIA i analiza ryzyka, a także jakie wzory klauzul informacyjnych, zgód czy postanowień umownych należy stosować w codziennej pracy.

Polecamy: RODO 2019 – plusy i minusy zmian

Polityki ochrony danych osobowych to wewnętrzne regulacje organizacji, które tworzą normy postępowania jej pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Polityki ochrony danych osobowych mogą mieć różny stopień szczegółowości – od zobowiązania pracowników do przestrzegania ogólnych zasad ochrony danych osobowych, przez standardowe procedury postępowania, do szablonów i klauzul, z których należy korzystać m.in. przy zbieraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub przy realizacji obowiązku informacyjnego.

Jakie polityki i procedury należy wdrożyć?

REKLAMA

Prowadzenie odpowiednich polityk ochrony danych stanowi obowiązek, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania (art. 24 ust. 2 RODO). Polityki ochrony danych osobowych powinny być wewnętrznie wiążące, tj. przyjęte formalnym aktem organu organizacji, do którego przestrzegania zobowiązani są pracownicy i współpracownicy organizacji. Polityki ochrony danych mogą stanowić odpowiednie środki organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO (art. 24 ust. 2 RODO). Wdrożenie odpowiednich polityk ochrony danych jest jednym ze sposobów realizacji zasady rozliczalności, zgodnie z którą administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie RODO (art. 5 ust. 2 RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wskazówka: RODO nie precyzuje, jakie polityki ochrony danych należy wdrożyć. Aby ocenić, jakie polityki będą proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, należy spojrzeć z perspektywy poszczególnych aspektów ochrony danych osobowych, regulowanych przez RODO. Jeżeli dany aspekt jest istotny z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację, to należy uregulować go w ramach polityk ochrony danych osobowych. Dobre polityki i procedury pozwalają znaleźć odpowiedź na pytanie, w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, a także jakie są role i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób.

Wśród aspektów ochrony danych osobowych, które mogą wymagać uwzględnienia w wewnętrznych politykach, znajdują się:

W jaki sposób wdrożyć polityki ochrony danych osobowych?

REKLAMA

Po pierwsze należy ocenić, które aspekty są istotne z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację i w jakim zakresie wymagają regulacji. Przykładowo, w odniesieniu do obszarów związanych z użytkownikiem końcowym, regulacją zwykle należy objąć: a) akceptowane wykorzystanie aktywów, b) politykę czystego biurka i czystego ekranu, c) zasady przekazywania informacji, d) urządzenia mobilne i telepracę, e) ograniczenia dotyczące instalacji i stosowania oprogramowania. Jeśli jednak w organizacji nie występują urządzenia mobilne i telepraca, to można pominąć przygotowanie dotyczących ich zasad.

Po drugie należy ustalić role każdej z osób w ramach danego aspektu przetwarzania danych. Różne będą obowiązki inspektora ochrony danych, właściciela procesu, administratora zasobu oraz każdej osoby upoważnionej do przetwarzania danych.

Po wykryciu incydentu pracownik powinien, w miarę możliwości, usunąć jego skutki (np. zabezpieczyć pozostawione dokumenty) i zgłosić sytuację inspektorowi ochrony danych.

Po trzecie należy przygotować właściwą treść dokumentacji, w najszerszym możliwym zakresie, posługując się pojęciami i sformułowaniami z RODO. Powinna być ona opracowana w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, która pozwoli pracownikom i współpracownikom bez trudu dowiedzieć się, jakie kroki mają podjąć. Dokumentacja ma wartość użytkową, jeśli jasno określa, kto i w jakich okolicznościach jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych postanowień oraz w jaki sposób powinien się do nich zastosować. Dla ułatwienia stosowania nowych regulacji warto jest przygotować formularze i szablony, których wypełnienie będzie stanowić realizację danego obowiązku (np. wzory klauzul informacyjnych, wzory klauzul zgody, szablony oceny skutków dla ochrony danych).

Po czwarte należy uświadomić pracownikom ich obowiązki związane z ochroną danych. W aktach pracownika musi znajdować się przynajmniej potwierdzenie zapoznania się z dokumentacją. Aby dokumentacja rzeczywiście funkcjonowała w organizacji, najczęściej nie wystarczy samo udostępnienie jej treści – pracownicy potrzebują odpowiedniego przeszkolenia, akcji uświadamiających, a także formalnego zobowiązania do przestrzegania postanowień dokumentacji.

Podsumowanie

Dokumentację ochrony danych można nazwać użyteczną wtedy i tylko wtedy, gdy realizuje ona swoją funkcję, czyli buduje świadomość pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Aby osiągnąć ten cel, należy ocenić, jakie aspekty RODO wymagają regulacji (tzn. w jakim zakresie pracownicy potrzebują usystematyzowanych informacji, jak postępować z danymi osobowymi), ustalić role każdej z osób, opisać je w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, zapoznać pracowników z tak utworzonymi dokumentami, formalnie zobowiązać do ich przestrzegania i wreszcie – co najczęściej jest niezbędne do stosowania dokumentacji w praktyce – zorganizować szkolenie.

Autor: Paweł Mielniczek

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W świadomej podróży po spokój

Rozmowa z Olą Krzemińską, twórczynią i CEO agencji Power, promotorką aktywnego stylu życia, o mądrym zarządzaniu energią w życiu i biznesie, zmianach w kulturze pracy oraz trendach w organizacji wydarzeń i wyjazdów firmowych.

Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

REKLAMA

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA