REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie dokumentacji ochrony danych to obowiązek, który nie ogranicza się do posiadania wewnętrznych procedur na wypadek kontroli UODO. Funkcją dokumentacji jest przede wszystkim uświadamianie pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Poniżej udzielamy wskazówek, jak osiągnąć ten cel.

Czym jest dokumentacja ochrony danych osobowych?

Zgodność z RODO, w szerokim rozumieniu, należy udokumentować na cztery sposoby, przez:

REKLAMA

REKLAMA

  • wdrożenie niezbędnych polityk i procedur,
  • prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji,
  • dokonywanie regularnych analiz zgodności, w tym oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka,
  • stosowanie właściwych postanowień i klauzul w umowach, formularzach, na stronie internetowej oraz w innych miejscach, gdzie pozyskiwane są dane osobowe.

W wąskim rozumieniu wszystko zaczyna się od odpowiednich polityk i procedur, o których traktuje niniejszy artykuł. To z polityk i procedur pracownicy uzyskują odpowiedzi na pytania: w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, kto i jak prowadzi odpowiednie rejestry i ewidencje, jak często i w jaki sposób dokonywane są analizy zgodności, w tym DPIA i analiza ryzyka, a także jakie wzory klauzul informacyjnych, zgód czy postanowień umownych należy stosować w codziennej pracy.

Polecamy: RODO 2019 – plusy i minusy zmian

Polityki ochrony danych osobowych to wewnętrzne regulacje organizacji, które tworzą normy postępowania jej pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Polityki ochrony danych osobowych mogą mieć różny stopień szczegółowości – od zobowiązania pracowników do przestrzegania ogólnych zasad ochrony danych osobowych, przez standardowe procedury postępowania, do szablonów i klauzul, z których należy korzystać m.in. przy zbieraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub przy realizacji obowiązku informacyjnego.

REKLAMA

Jakie polityki i procedury należy wdrożyć?

Prowadzenie odpowiednich polityk ochrony danych stanowi obowiązek, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania (art. 24 ust. 2 RODO). Polityki ochrony danych osobowych powinny być wewnętrznie wiążące, tj. przyjęte formalnym aktem organu organizacji, do którego przestrzegania zobowiązani są pracownicy i współpracownicy organizacji. Polityki ochrony danych mogą stanowić odpowiednie środki organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO (art. 24 ust. 2 RODO). Wdrożenie odpowiednich polityk ochrony danych jest jednym ze sposobów realizacji zasady rozliczalności, zgodnie z którą administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie RODO (art. 5 ust. 2 RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wskazówka: RODO nie precyzuje, jakie polityki ochrony danych należy wdrożyć. Aby ocenić, jakie polityki będą proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, należy spojrzeć z perspektywy poszczególnych aspektów ochrony danych osobowych, regulowanych przez RODO. Jeżeli dany aspekt jest istotny z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację, to należy uregulować go w ramach polityk ochrony danych osobowych. Dobre polityki i procedury pozwalają znaleźć odpowiedź na pytanie, w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, a także jakie są role i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób.

Wśród aspektów ochrony danych osobowych, które mogą wymagać uwzględnienia w wewnętrznych politykach, znajdują się:

W jaki sposób wdrożyć polityki ochrony danych osobowych?

Po pierwsze należy ocenić, które aspekty są istotne z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację i w jakim zakresie wymagają regulacji. Przykładowo, w odniesieniu do obszarów związanych z użytkownikiem końcowym, regulacją zwykle należy objąć: a) akceptowane wykorzystanie aktywów, b) politykę czystego biurka i czystego ekranu, c) zasady przekazywania informacji, d) urządzenia mobilne i telepracę, e) ograniczenia dotyczące instalacji i stosowania oprogramowania. Jeśli jednak w organizacji nie występują urządzenia mobilne i telepraca, to można pominąć przygotowanie dotyczących ich zasad.

Po drugie należy ustalić role każdej z osób w ramach danego aspektu przetwarzania danych. Różne będą obowiązki inspektora ochrony danych, właściciela procesu, administratora zasobu oraz każdej osoby upoważnionej do przetwarzania danych.

Po wykryciu incydentu pracownik powinien, w miarę możliwości, usunąć jego skutki (np. zabezpieczyć pozostawione dokumenty) i zgłosić sytuację inspektorowi ochrony danych.

Po trzecie należy przygotować właściwą treść dokumentacji, w najszerszym możliwym zakresie, posługując się pojęciami i sformułowaniami z RODO. Powinna być ona opracowana w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, która pozwoli pracownikom i współpracownikom bez trudu dowiedzieć się, jakie kroki mają podjąć. Dokumentacja ma wartość użytkową, jeśli jasno określa, kto i w jakich okolicznościach jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych postanowień oraz w jaki sposób powinien się do nich zastosować. Dla ułatwienia stosowania nowych regulacji warto jest przygotować formularze i szablony, których wypełnienie będzie stanowić realizację danego obowiązku (np. wzory klauzul informacyjnych, wzory klauzul zgody, szablony oceny skutków dla ochrony danych).

Po czwarte należy uświadomić pracownikom ich obowiązki związane z ochroną danych. W aktach pracownika musi znajdować się przynajmniej potwierdzenie zapoznania się z dokumentacją. Aby dokumentacja rzeczywiście funkcjonowała w organizacji, najczęściej nie wystarczy samo udostępnienie jej treści – pracownicy potrzebują odpowiedniego przeszkolenia, akcji uświadamiających, a także formalnego zobowiązania do przestrzegania postanowień dokumentacji.

Podsumowanie

Dokumentację ochrony danych można nazwać użyteczną wtedy i tylko wtedy, gdy realizuje ona swoją funkcję, czyli buduje świadomość pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Aby osiągnąć ten cel, należy ocenić, jakie aspekty RODO wymagają regulacji (tzn. w jakim zakresie pracownicy potrzebują usystematyzowanych informacji, jak postępować z danymi osobowymi), ustalić role każdej z osób, opisać je w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, zapoznać pracowników z tak utworzonymi dokumentami, formalnie zobowiązać do ich przestrzegania i wreszcie – co najczęściej jest niezbędne do stosowania dokumentacji w praktyce – zorganizować szkolenie.

Autor: Paweł Mielniczek

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA