REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie dokumentacji ochrony danych to obowiązek, który nie ogranicza się do posiadania wewnętrznych procedur na wypadek kontroli UODO. Funkcją dokumentacji jest przede wszystkim uświadamianie pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Poniżej udzielamy wskazówek, jak osiągnąć ten cel.

Czym jest dokumentacja ochrony danych osobowych?

Zgodność z RODO, w szerokim rozumieniu, należy udokumentować na cztery sposoby, przez:

REKLAMA

  • wdrożenie niezbędnych polityk i procedur,
  • prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji,
  • dokonywanie regularnych analiz zgodności, w tym oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka,
  • stosowanie właściwych postanowień i klauzul w umowach, formularzach, na stronie internetowej oraz w innych miejscach, gdzie pozyskiwane są dane osobowe.

W wąskim rozumieniu wszystko zaczyna się od odpowiednich polityk i procedur, o których traktuje niniejszy artykuł. To z polityk i procedur pracownicy uzyskują odpowiedzi na pytania: w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, kto i jak prowadzi odpowiednie rejestry i ewidencje, jak często i w jaki sposób dokonywane są analizy zgodności, w tym DPIA i analiza ryzyka, a także jakie wzory klauzul informacyjnych, zgód czy postanowień umownych należy stosować w codziennej pracy.

Polecamy: RODO 2019 – plusy i minusy zmian

Polityki ochrony danych osobowych to wewnętrzne regulacje organizacji, które tworzą normy postępowania jej pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Polityki ochrony danych osobowych mogą mieć różny stopień szczegółowości – od zobowiązania pracowników do przestrzegania ogólnych zasad ochrony danych osobowych, przez standardowe procedury postępowania, do szablonów i klauzul, z których należy korzystać m.in. przy zbieraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub przy realizacji obowiązku informacyjnego.

Jakie polityki i procedury należy wdrożyć?

REKLAMA

Prowadzenie odpowiednich polityk ochrony danych stanowi obowiązek, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania (art. 24 ust. 2 RODO). Polityki ochrony danych osobowych powinny być wewnętrznie wiążące, tj. przyjęte formalnym aktem organu organizacji, do którego przestrzegania zobowiązani są pracownicy i współpracownicy organizacji. Polityki ochrony danych mogą stanowić odpowiednie środki organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO (art. 24 ust. 2 RODO). Wdrożenie odpowiednich polityk ochrony danych jest jednym ze sposobów realizacji zasady rozliczalności, zgodnie z którą administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie RODO (art. 5 ust. 2 RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wskazówka: RODO nie precyzuje, jakie polityki ochrony danych należy wdrożyć. Aby ocenić, jakie polityki będą proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, należy spojrzeć z perspektywy poszczególnych aspektów ochrony danych osobowych, regulowanych przez RODO. Jeżeli dany aspekt jest istotny z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację, to należy uregulować go w ramach polityk ochrony danych osobowych. Dobre polityki i procedury pozwalają znaleźć odpowiedź na pytanie, w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, a także jakie są role i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób.

Wśród aspektów ochrony danych osobowych, które mogą wymagać uwzględnienia w wewnętrznych politykach, znajdują się:

W jaki sposób wdrożyć polityki ochrony danych osobowych?

REKLAMA

Po pierwsze należy ocenić, które aspekty są istotne z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację i w jakim zakresie wymagają regulacji. Przykładowo, w odniesieniu do obszarów związanych z użytkownikiem końcowym, regulacją zwykle należy objąć: a) akceptowane wykorzystanie aktywów, b) politykę czystego biurka i czystego ekranu, c) zasady przekazywania informacji, d) urządzenia mobilne i telepracę, e) ograniczenia dotyczące instalacji i stosowania oprogramowania. Jeśli jednak w organizacji nie występują urządzenia mobilne i telepraca, to można pominąć przygotowanie dotyczących ich zasad.

Po drugie należy ustalić role każdej z osób w ramach danego aspektu przetwarzania danych. Różne będą obowiązki inspektora ochrony danych, właściciela procesu, administratora zasobu oraz każdej osoby upoważnionej do przetwarzania danych.

Po wykryciu incydentu pracownik powinien, w miarę możliwości, usunąć jego skutki (np. zabezpieczyć pozostawione dokumenty) i zgłosić sytuację inspektorowi ochrony danych.

Po trzecie należy przygotować właściwą treść dokumentacji, w najszerszym możliwym zakresie, posługując się pojęciami i sformułowaniami z RODO. Powinna być ona opracowana w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, która pozwoli pracownikom i współpracownikom bez trudu dowiedzieć się, jakie kroki mają podjąć. Dokumentacja ma wartość użytkową, jeśli jasno określa, kto i w jakich okolicznościach jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych postanowień oraz w jaki sposób powinien się do nich zastosować. Dla ułatwienia stosowania nowych regulacji warto jest przygotować formularze i szablony, których wypełnienie będzie stanowić realizację danego obowiązku (np. wzory klauzul informacyjnych, wzory klauzul zgody, szablony oceny skutków dla ochrony danych).

Po czwarte należy uświadomić pracownikom ich obowiązki związane z ochroną danych. W aktach pracownika musi znajdować się przynajmniej potwierdzenie zapoznania się z dokumentacją. Aby dokumentacja rzeczywiście funkcjonowała w organizacji, najczęściej nie wystarczy samo udostępnienie jej treści – pracownicy potrzebują odpowiedniego przeszkolenia, akcji uświadamiających, a także formalnego zobowiązania do przestrzegania postanowień dokumentacji.

Podsumowanie

Dokumentację ochrony danych można nazwać użyteczną wtedy i tylko wtedy, gdy realizuje ona swoją funkcję, czyli buduje świadomość pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Aby osiągnąć ten cel, należy ocenić, jakie aspekty RODO wymagają regulacji (tzn. w jakim zakresie pracownicy potrzebują usystematyzowanych informacji, jak postępować z danymi osobowymi), ustalić role każdej z osób, opisać je w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, zapoznać pracowników z tak utworzonymi dokumentami, formalnie zobowiązać do ich przestrzegania i wreszcie – co najczęściej jest niezbędne do stosowania dokumentacji w praktyce – zorganizować szkolenie.

Autor: Paweł Mielniczek

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

REKLAMA

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

Termin składania wniosków o dopłaty bezpośrednie 2025

Jaki jest termin składania wniosków do ARIMR o dopłaty bezpośrednie w 2025 roku? Czy można złożyć dokumenty po terminie? Co z załącznikami?

Co każdy prezes (CEO) powinien dziś wiedzieć o technologii?

Każda szkoła zarządzania mówi: deleguj odpowiedzialność. Niezależnie czy mówimy o MŚP czy dużej organizacji, zarządzanie technologią powinno więc być oddane w ręce tych, którzy się na niej znają. Z drugiej strony – jeśli mamy wyprzedzić konkurencję, trzeba inwestować i lewarować biznes przez technologię. Żeby robić to efektywnie, kadra zarządzająca musi rozumieć przynajmniej część świata IT. Problem w tym, że świat technologii jest tak przeładowany informacjami, że często nawet eksperci od IT się w nim gubią. Co warto rozumieć? Jak głęboko wchodzić w poszczególne zagadnienia? Jak rozmawiać z zespołem, który zasypuje wieloma szczegółami? Oto krótki, praktyczny przewodnik.

Działania marketingowe jako kompatybilny element Public Relations

Współczesna komunikacja biznesowa coraz częściej wymaga synergicznego podejścia do działań promocyjnych i wizerunkowych. Marketing i Public Relations (PR), choć wywodzą się z różnych tradycji i pełnią odmienne funkcje, dziś coraz częściej przenikają się i wspólnie pracują na sukces marki. W dobie mediów społecznościowych, globalizacji i błyskawicznego obiegu informacji działania marketingowe stają się kompatybilnym, a nierzadko wręcz niezbędnym elementem strategii PR.

REKLAMA

Branża wydawnicza. Czy na wydawaniu i sprzedaży książek da się wciąż zarobić

Tylko czterech na dziesięciu Polaków przeczytało w ubiegłym roku przynajmniej jedną książkę. Choć wynik ten jest nieco niższy niż rok wcześniej, wciąż należy do najlepszych w ostatniej dekadzie. Co to oznacza dla branży wydawniczej, czy na wydawaniu i sprzedaży książek daje się wciąż zarobić?

Pijemy mniej piwa, przez co browary nie płacą na czas swoim dostawcom

Na kondycję branży piwowarskiej, poza spadającym w wyniku zmian kulturowych popytem, najmocniej wpływają dziś rosnące koszty operacyjne oraz zmiany w podatku akcyzowym. Polacy piją mniej piwa, browary mają coraz większe kłopoty.

REKLAMA