REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia
Jak stworzyć użyteczną dokumentację ochrony danych? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie dokumentacji ochrony danych to obowiązek, który nie ogranicza się do posiadania wewnętrznych procedur na wypadek kontroli UODO. Funkcją dokumentacji jest przede wszystkim uświadamianie pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Poniżej udzielamy wskazówek, jak osiągnąć ten cel.

Czym jest dokumentacja ochrony danych osobowych?

Zgodność z RODO, w szerokim rozumieniu, należy udokumentować na cztery sposoby, przez:

REKLAMA

  • wdrożenie niezbędnych polityk i procedur,
  • prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji,
  • dokonywanie regularnych analiz zgodności, w tym oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka,
  • stosowanie właściwych postanowień i klauzul w umowach, formularzach, na stronie internetowej oraz w innych miejscach, gdzie pozyskiwane są dane osobowe.

W wąskim rozumieniu wszystko zaczyna się od odpowiednich polityk i procedur, o których traktuje niniejszy artykuł. To z polityk i procedur pracownicy uzyskują odpowiedzi na pytania: w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, kto i jak prowadzi odpowiednie rejestry i ewidencje, jak często i w jaki sposób dokonywane są analizy zgodności, w tym DPIA i analiza ryzyka, a także jakie wzory klauzul informacyjnych, zgód czy postanowień umownych należy stosować w codziennej pracy.

Polecamy: RODO 2019 – plusy i minusy zmian

Polityki ochrony danych osobowych to wewnętrzne regulacje organizacji, które tworzą normy postępowania jej pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Polityki ochrony danych osobowych mogą mieć różny stopień szczegółowości – od zobowiązania pracowników do przestrzegania ogólnych zasad ochrony danych osobowych, przez standardowe procedury postępowania, do szablonów i klauzul, z których należy korzystać m.in. przy zbieraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych lub przy realizacji obowiązku informacyjnego.

Jakie polityki i procedury należy wdrożyć?

REKLAMA

Prowadzenie odpowiednich polityk ochrony danych stanowi obowiązek, jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania (art. 24 ust. 2 RODO). Polityki ochrony danych osobowych powinny być wewnętrznie wiążące, tj. przyjęte formalnym aktem organu organizacji, do którego przestrzegania zobowiązani są pracownicy i współpracownicy organizacji. Polityki ochrony danych mogą stanowić odpowiednie środki organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO (art. 24 ust. 2 RODO). Wdrożenie odpowiednich polityk ochrony danych jest jednym ze sposobów realizacji zasady rozliczalności, zgodnie z którą administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie RODO (art. 5 ust. 2 RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wskazówka: RODO nie precyzuje, jakie polityki ochrony danych należy wdrożyć. Aby ocenić, jakie polityki będą proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, należy spojrzeć z perspektywy poszczególnych aspektów ochrony danych osobowych, regulowanych przez RODO. Jeżeli dany aspekt jest istotny z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację, to należy uregulować go w ramach polityk ochrony danych osobowych. Dobre polityki i procedury pozwalają znaleźć odpowiedź na pytanie, w jaki sposób postępować z danymi osobowymi, a także jakie są role i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób.

Wśród aspektów ochrony danych osobowych, które mogą wymagać uwzględnienia w wewnętrznych politykach, znajdują się:

W jaki sposób wdrożyć polityki ochrony danych osobowych?

REKLAMA

Po pierwsze należy ocenić, które aspekty są istotne z punktu widzenia operacji przetwarzania prowadzonych przez organizację i w jakim zakresie wymagają regulacji. Przykładowo, w odniesieniu do obszarów związanych z użytkownikiem końcowym, regulacją zwykle należy objąć: a) akceptowane wykorzystanie aktywów, b) politykę czystego biurka i czystego ekranu, c) zasady przekazywania informacji, d) urządzenia mobilne i telepracę, e) ograniczenia dotyczące instalacji i stosowania oprogramowania. Jeśli jednak w organizacji nie występują urządzenia mobilne i telepraca, to można pominąć przygotowanie dotyczących ich zasad.

Po drugie należy ustalić role każdej z osób w ramach danego aspektu przetwarzania danych. Różne będą obowiązki inspektora ochrony danych, właściciela procesu, administratora zasobu oraz każdej osoby upoważnionej do przetwarzania danych.

Po wykryciu incydentu pracownik powinien, w miarę możliwości, usunąć jego skutki (np. zabezpieczyć pozostawione dokumenty) i zgłosić sytuację inspektorowi ochrony danych.

Po trzecie należy przygotować właściwą treść dokumentacji, w najszerszym możliwym zakresie, posługując się pojęciami i sformułowaniami z RODO. Powinna być ona opracowana w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, która pozwoli pracownikom i współpracownikom bez trudu dowiedzieć się, jakie kroki mają podjąć. Dokumentacja ma wartość użytkową, jeśli jasno określa, kto i w jakich okolicznościach jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych postanowień oraz w jaki sposób powinien się do nich zastosować. Dla ułatwienia stosowania nowych regulacji warto jest przygotować formularze i szablony, których wypełnienie będzie stanowić realizację danego obowiązku (np. wzory klauzul informacyjnych, wzory klauzul zgody, szablony oceny skutków dla ochrony danych).

Po czwarte należy uświadomić pracownikom ich obowiązki związane z ochroną danych. W aktach pracownika musi znajdować się przynajmniej potwierdzenie zapoznania się z dokumentacją. Aby dokumentacja rzeczywiście funkcjonowała w organizacji, najczęściej nie wystarczy samo udostępnienie jej treści – pracownicy potrzebują odpowiedniego przeszkolenia, akcji uświadamiających, a także formalnego zobowiązania do przestrzegania postanowień dokumentacji.

Podsumowanie

Dokumentację ochrony danych można nazwać użyteczną wtedy i tylko wtedy, gdy realizuje ona swoją funkcję, czyli buduje świadomość pracowników, w jaki sposób powinni postępować z danymi osobowymi. Aby osiągnąć ten cel, należy ocenić, jakie aspekty RODO wymagają regulacji (tzn. w jakim zakresie pracownicy potrzebują usystematyzowanych informacji, jak postępować z danymi osobowymi), ustalić role każdej z osób, opisać je w przejrzystej i łatwo zrozumiałej formie, zapoznać pracowników z tak utworzonymi dokumentami, formalnie zobowiązać do ich przestrzegania i wreszcie – co najczęściej jest niezbędne do stosowania dokumentacji w praktyce – zorganizować szkolenie.

Autor: Paweł Mielniczek

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kim jest rzecznik patentowy i jak wspiera przedsiębiorców?

Do 5 września trwa nabór na aplikację rzecznikowską. To ścieżka kariery m.in. dla absolwentów kierunków prawniczych, technicznych i ścisłych. Problem w tym, że wielu studentów nie ma świadomości, że taki zawód zaufania publicznego istnieje i jaka jest jego rola. W Polsce jest dziś 1 tys. rzeczników patentowych.

Weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej a weto dla ustawy o deregulacji w energetyce

Jakie znaczenie ma weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej? Najbardziej poszkodowani są mieszkańcy posiadający domy w bezpośrednim sąsiedztwie farm wiatrowych. Mieli otrzymać nawet do 20 tys. zł do podziału dla mieszkańców posiadających nieruchomości w promieniu 1 km od turbiny. Natomiast bardziej problematyczne dla rozwoju OZE jest weto dla Ustawy o deregulacji w energetyce.

Poławianie pereł. W jaki sposób łączyć technologię z autentycznością, by pozyskiwać jak najlepszych kandydatów?

Wyobraź sobie świat, w którym rekrutacja to już nie tylko „polowanie” na talenty, lecz dynamiczny ekosystem przewidywania i kreowania przyszłości organizacji. To scena, na której algorytmy AI nie tylko analizują CV, ale z chirurgiczną precyzją tropią osoby, które za moment zmienią rolę. Czy rekruterzy są gotowi na to, by wykorzystać potencjał AI mądrze, z korzyścią zarówno dla firmy, jak i kandydata?

Fundusz Bezpieczeństwa i Obronności oraz Spółka Specjalnego Przeznaczenia. Ważne zmiany dla polskiej gospodarki i przedsiębiorców [PROJEKT]

W obliczu dynamicznych zmian geopolitycznych i rosnących zagrożeń dla stabilności europejskiej, Polska podejmuje zdecydowane kroki w kierunku wzmocnienia swojej odporności. Jednym z najważniejszych elementów tej strategii jest powołanie Funduszu Bezpieczeństwa i Obronności – inicjatywy, która nie tylko odpowiada na wymogi Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO), ale także stanowi istotny element w budowaniu nowoczesnej, bezpiecznej i innowacyjnej gospodarki.

REKLAMA

Dlaczego warto posiadać konto bankowe za granicą?

Wielu przedsiębiorców w Polsce skupia się na bieżącym prowadzeniu biznesu, dbając o sprzedaż, marketing czy rozwój produktów. Jednak nie zawsze równie dużą wagę przykładają do kwestii związanych z bezpieczeństwem finansowym firmy. W praktyce to właśnie sprawy bankowe i podatkowe mogą przesądzić o stabilności przedsiębiorstwa, a nawet o jego być albo nie być.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa transportowego? Co zrobić w przypadku naruszenia poufności?

Współczesny rynek transportowy charakteryzuje się rosnącą konkurencją, wysoką dynamiką zmian oraz presją na efektywność kosztową. Przedsiębiorstwa działające w tym sektorze muszą nie tylko inwestować we flotę, nowoczesne technologie i kwalifikacje pracowników, ale także skutecznie chronić informacje, które stanowią o ich przewadze rynkowej.

Tańsze tankowanie od września – ORLEN wprowadza nową promocję dla kierowców

Od 1 września 2025 roku na stacjach ORLEN w całej Polsce rusza nowa akcja promocyjna. Kierowcy mogą liczyć na zniżki nawet do 20 zł przy jednym tankowaniu, a co ważne – promocja obowiązuje codziennie, przez cały miesiąc. To kontynuacja wakacyjnych rabatów, ale w nieco innej, bardziej elastycznej formie.

Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

REKLAMA

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

REKLAMA