Kategorie

Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji?

ODO 24
ODO 24 – to firma, która od 2012 roku oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Stawia na merytorykę, praktyczne rozwiązania oraz trwałe relacje z klientami budowane w oparciu o partnerstwo, uczciwość i zaufanie. Swoim klientom pomaga chronić dane, minimalizując ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem lub ich utratą.
Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji? /Fot. Shutterstock
Wychodząc naprzeciw najbardziej palącym, praktycznym problemom administracji publicznej, związanym ze stosowaniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 679/2016 (RODO), a także innych przepisów dotyczących tej materii, Ministerstwo Cyfryzacji wydało przewodnik RODO dla administracji, mający za zadanie rozwiać wątpliwości urzędników. Czego możemy się z niego dowiedzieć?

Zagadnienia podstawowe

Reklama

Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło, że źródłem obowiązku administratora, stanowiącego o zgodności przetwarzania danych z prawem, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, może być także rozporządzenie czy akt prawa miejscowego, gdyż RODO nie przesądza, jaka powinna być ranga aktu prawnego, z którego wynika obowiązek prawny ciążący na administratorze.
Istotnym jest, że realizując prawa osób, których dane dotyczą, w zakresie art. 16–22 RODO (sprostowanie, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, powiadomienie odbiorców o tych czynnościach, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu), organ administracji nie ma obowiązku prowadzenia postępowania zgodnie z KPA, gdyż instrukcje co do sposobu realizacji tych praw są zawarte w samym RODO.

Dobrą wiadomością jest, że upoważnienia do przetwarzania danych osobowych udzielone na podstawie ustawy z 1997 r. zachowują ważność, o ile precyzyjnie określają zakres upoważnienia i są zgodne z nowymi politykami bezpieczeństwa (należy jednak je zmienić, powołując się na obowiązujące przepisy). Ponadto, w celu realizacji zadań przewidzianych przepisami prawa zarówno kontroler, jak i audytor posiadają ustawowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, dlatego uprawnienie to nie musi wynikać z dodatkowego, odrębnego dokumentu.

Polecamy: RODO - plusy i minusy zmian

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach administracji publicznej z obywatelami

Reklama

Zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji wobec osoby wskazanej do kontaktu w umowie zawieranej przez podmiot publiczny nie ma konieczności spełniania obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO, gdyż co do zasady dysponuje już ona niezbędnymi informacjami na temat administratora (np. brała udział w negocjacjach).
W celu prawidłowego wykonania obowiązku informacyjnego nie jest konieczne zbieranie przez organy publiczne oświadczeń interesantów o zapoznaniu się z treścią klauzuli informacyjnej. Jednakże, wywieszenie klauzuli informacyjnej na tablicy ogłoszeń w urzędzie, a także na stronie BIP jednostki może nie spełniać wymogów Grupy Roboczej art. 29 dotyczących przejrzystości. Osoba, której dane dotyczą, nie powinna być zmuszona do poszukiwania informacji, a rekomendowaną praktyką jest uzupełnienie urzędowych formularzy o klauzulę informacyjną. 

W przypadku przekazywania sprawy według właściwości miejscowej lub rzeczowej organ administracji w ograniczonym zakresie będzie administratorem danych osobowych, stąd na nim również ciąży obowiązek spełnienia obowiązku informacyjnego.

W przypadku kierowania wystąpień do ministerstw przez parlamentarzystów w indywidualnych sprawach obywateli, jeśli ministerstwo nie ma możliwości skontaktowania się z osobą, której dotyczy wystąpienie, należy przyjąć, że jest ono zwolnione z wykonania obowiązku informacyjnego wobec takiej osoby na mocy wyjątku przewidzianego w art. 14 ust. 5 lit. b RODO, tj. udzielenie informacji byłoby niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Parlamentarzysta występujący do określonych organów/podmiotów na podstawie ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora (np. podejmując interwencję dla załatwienia sprawy, którą wnosi we własnym imieniu albo w imieniu wyborców) nie musi uzyskiwać zgody osoby, której dane dotyczą, na ewentualne przekazanie jej danych. Jak każdy administrator musi jednak pamiętać o zasadzie minimalizacji danych i rozważyć, czy przekazanie danych będzie konieczne do realizacji konkretnego zadania.

Ministerstwo odniosło się też do kwestii stosowania nakładek na spis wyborców w lokalach wyborczych, wskazując, że oprócz wymagań stawianych administratorowi danych przez RODO, również Państwowa Komisja Wyborcza w uchwale z 25.10.2015 r. zwróciła uwagę na konieczność stosowania nakładek zabezpieczających dane osobowe innych osób ujętych w spisie wyborczym.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach wewnętrznych administracji publicznej

Na pytanie, czy zgodne z prawem jest transmitowanie on-line posiedzeń organów uchwałodawczych samorządu terytorialnego bez anonimizacji imion i nazwisk osób uczestniczących w posiedzeniach, ministerstwo odpowiedziało, że ewentualna anonimizacja może być konieczna, ale dopiero na etapie publikacji nagrań – i tylko w zakresie, w jakim udostępnienie określonych informacji naruszałoby prywatność osoby fizycznej, np. wówczas gdy wiązałoby się z ujawnieniem tzw. danych wrażliwych. Oczywiste jest, że w protokołach posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy nie anonimizuje się imion i nazwisk pracowników urzędu.
Odnosząc się jeszcze do przekazywania tzw. pasków wynagrodzeniowych kierownikowi działu danej jednostki administracji, ministerstwo podkreśliło, że nie wydaje się zasadne przetwarzanie danych dotyczących wynagrodzenia przez tychże kierowników, a dane te nie powinny wychodzić poza komórkę płacową. Ponadto zwrócono uwagę, aby na listach obecności pracowników nie były ujawniane przyczyny nieobecności, np. zwolnienie lekarskie.

Powierzenie przetwarzania danych

W przypadku powierzenia przetwarzania danych to sam podmiot przetwarzający upoważnia, w zakresie, w jakim pozwala mu na to polecenie administratora, konkretne osoby do przetwarzania danych osobowych. W przypadku szkoleń BHP, jeżeli wykonuje je podmiot zewnętrzny, powinna być z nim zawarta umowa powierzenia. Jeżeli jednak firma zewnętrzna będzie przeprowadzała szkolenie wyłącznie na terenie administratora, możliwe jest pozostanie przy samym upoważnieniu do przetwarzania danych prowadzącego szkolenie, ale musiałby on zagwarantować, że dane nie będą przetwarzane poza siedzibą administratora.
Bezzasadne jest zaś zawieranie umowy powierzenia z lekarzem/ośrodkiem medycyny pracy. Pracownik, który zgłasza się do przychodni, podaje swoje dane. Wówczas to przychodnia staje się ich administratorem, a relacja pomiędzy pracodawcą a przychodnią nie jest pionowa (przetwarzanie danych w imieniu administratora), lecz pozioma (są to dwaj administratorzy o równorzędnych prawach).

Wydanie poradnika przez Ministerstwo Cyfryzacji należy ocenić pozytywnie, ponieważ w prosty sposób wyjaśnia wątpliwości związane ze stosowaniem przepisów o ochronie danych osobowych pracownikom administracji publicznej, którym do tej pory brakowało w tym zakresie drogowskazu. Stosując się do zaleceń Ministerstwa Cyfryzacji, nie można jednak zapominać, że nie stanowią one oficjalnej wykładni prawa. Zgodnie z RODO to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych upowszechnia wśród administratorów i podmiotów przetwarzających wiedzę o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia.

Autor: R.pr. Katarzyna Szczypińska, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    18 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Odejście od chowu klatkowego jest niemożliwe

    Resort rolnictwa przygląda się działaniom KE ws. chowu klatkowego. Tymczasem branża stoi na stanowisku, że rezygnacja z chowu klatkowego nie jest możliwa.

    Przedsiębiorcy częściej źle oceniają jakość pracy zdalnej

    Po upływie kilkunastu miesięcy model pracy zdalnej przynosi gorsze efekty zdaniem co trzeciego pracodawcy. Najmniej zadowoleni z home office są przedstawiciele handlu, przemysłu i mikrofirm.

    Działalność gospodarcza a status osoby bezrobotnej

    Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG może uzyskać status osoby bezrobotnej? Jak wygląda sytuacja spółek prawa handlowego i działalności nierejestrowej?

    Dariusz Bliźniak: dlaczego drzewa i zieleń stają się kapitałem?

    Ślad węglowy to jedno z największych wyzwań XXI wieku, które nie pozostaje obojętne zarówno pojedynczym obywatelom, jak i całym rządom poszczególnych państw - mówi Dariusz Bliźniak.

    PR w firmie. Czym jest pozycjonowanie eksperckie?

    Pozycjonowanie eksperckie - na czym polega ten rodzaj prowadzenia dialogu z publicznością (a docelowo – przyszłymi klientami)? Jakie narzędzia są niezbędne w skutecznym pozycjonowaniu eksperckim?

    Audi RS e-tron GT: w 3,2 sek. do setki w elektryku! Pierwsza jazda.

    Audi e-tron GT choć jest elektryczny, powstaje w tej samej fabryce co R8. Choć nie emituje spalin, generuje potężną ilość emocji.

    Jacek Czauderna: Panie Premierze, przedsiębiorcy czekają na konkrety [PODCAST]

    Polski Ład to kolejna piękna, marketingowa, ale polityczna akcja – mówi Jacek Czauderna. Na co mogą liczyć przedsiębiorcy? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Opłacalność fotowoltaiki - co się zmieni od 2022 roku?

    Opłacalność fotowoltaiki. Szykują się duże zmiany na rynku fotowoltaiki. Ministerstwo Klimatu i Środowiska przekazało do konsultacji publicznych projekt ustawy, który m.in. reguluje nowe zasady dla prosumentów. Co to oznacza? Jak mówi Jakub Jadziewicz, Członek Zarządu Alians OZE - „Magazyny energii staną się niezbędnym elementem instalacji fotowoltaicznej”. Dla rynku PV niebawem rozpocznie się nowy rozdział.

    Uproszczone Postępowanie Restrukturyzacyjne to już 84% wszystkich spraw

    UPR okazało się niewątpliwie czarnym koniem restrukturyzacji ostatnich kilkunastu miesięcy. Na koniec czwartego kwartału ubiegłego roku UPR stanowiło 52% wszystkich postępowań restrukturyzacyjnych. Na czym polega UPR?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czym jest i kiedy jest wpisywany?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czyli dziś opowiemy o tym, czemu pojawia się taka adnotacja w dokumentach pojazdu i jak się jej pozbyć.

    Małgorzata Ławnik: oszczędność na pracownikach to pierwszy krok do strat w biznesie

    Zignorowanie potencjału, jaki niosą ze sobą pracownicy, jest jednym z największych błędów przedsiębiorstw, ponieważ to właśnie od zatrudnionych osób zależy przyszłość firmy – mówi Małgorzata Ławnik, dyrektor Pionu Personalnego Kaufland Polska.

    Nadanie nowego numeru VIN. Na czym polega?

    Nadanie nowego numeru VIN może być konieczne po poważnej modyfikacji pojazdu. jak przeprowadzić procedurę zgodnie z przepisami?

    Polski Ład napędzi ceny mieszkań. Będzie drożej

    Polski Ład. Mieszkania to wciąż atrakcyjna lokata kapitału, dlatego ich ceny pomimo pandemii idą cały czas w górę. Eksperci prognozują, że wprowadzenie Polskiego Ładu przyczyni się do zwiększenia inflacji, a tym samym do jeszcze wyższych wzrostów cen mieszkań. W praktyce może być trudniej uzyskać kredyt hipoteczny, a tym samym kupić nowe lokum.

    Jaką rolę w transformacji cyfrowej firm odgrywa chmura obliczeniowa?

    Chmura obliczeniowa w trakcie pandemii zyskała na znaczeniu. Korzyści płynące z jej wdrożenia to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, ale przed wszystkim wzrost biznesu. Co jeszcze zyskują firmy w chmurze?

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje. Czyli jak odzyskać dokumenty pojazdu po kontroli funkcjonariuszy?

    Jaki jest cel nowelizacji ustawy odległościowej?

    Ustawa odległościowa to jedno z założeń transformacji energetycznej. Lądowa energetyka wiatrowa ma być korzyścią dla branży, dostawców energii wiatrowej, ale też mieszkańców i samorządów. Na czym mają polegać zmiany?

    Będą zmiany w ustawie o cudzoziemcach

    Ustawa o cudzoziemcach - będą zmiany dotyczące cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i będących uczestnikami programów wsparcia.

    Jak branża gastronomiczna może na nowo zdobyć klientów?

    Przed branżą gastronomiczną pojawiło się nowe wyzwanie. W jaki sposób ponownie pozyskać kandydatów do pracy? Czy pomoże im w tym pozytywny wizerunek pracodawcy?

    Praca w IT - home office, ale projekty nierozwojowe

    Warunki zatrudnienia na rynku pracy IT są lepsze niż przed pandemią – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę HRK S.A. Zdaniem 39% specjalistów pracujących w IT COVID-19 miał pozytywny wpływ na ich branżę.

    Ponad 231 mln zł zalegają firmy za polisy ubezpieczeniowe

    Konsumenci i przedsiębiorcy są winni firmom ubezpieczeniowym 387 mln zł za polisy ubezpieczeniowe. Dłużnicy, do których dzwoni firma windykacyjna, najczęściej tłumaczą, że mają inne ważniejsze wydatki, lub skoro polisa trwa cały rok, mają dużo czasu na wpłatę.

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co to oznacza?

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co oznacza taki komunikat pojawiający się w systemie info-car.pl? Kandydat na kierowcę nie ma się co martwić.

    Czy zabraknie ziemi pod inwestycje deweloperskie?

    Inwestycje mieszkaniowe. Dwa lata temu aż 11% inwestorów wskazywało trudniej dostępne grunty jako czynnik, który może mieć negatywny wpływ na liczbę planowanych inwestycji. Ostatni rok zweryfikował te obawy i jedno trzeba przyznać - niska podaż gruntów, w połączeniu z ich rosnącymi cenami sprawiają, że inwestycje deweloperskie coraz częściej powstają w nowych lokalizacjach. Czy w związku z tym, że pozyskiwanie atrakcyjnych działek pod nowe inwestycje mieszkaniowe staje się coraz bardziej skomplikowane a deweloperzy budują mniej? Wręcz przeciwnie.

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych - nowe przepisy

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych. Obowiązujący obecnie wymóg wykonania przewodów wentylacyjnych z materiałów niepalnych nie będzie miał już zastosowania do domów jednorodzinnych. Natomiast w przypadku budynków mieszkalnych jednorodzinnych, w których wydzielono dwa lokale mieszkalne albo jeden lokal mieszkalny i lokal użytkowy, oraz w budynkach mieszkalnych wielorodzinnych, w obrębie jednego lokalu mieszkalnego zostanie dopuszczone stosowanie przewodów wentylacyjnych o klasie reakcji na ogień co najmniej E. Takie zmiany wynikają z projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, który aktualnie jest poddawany konsultacjom publicznym.

    Mitsubishi L200 po tuningu. Po fabrycznym tuningu!

    Mitsubishi L200 świetnie radzi sobie w terenie. Ma jednak pewną słabość. 150 koni to niezbyt dużo. Na szczęście Japończycy mogą coś na to poradzić.

    Rośnie atrakcyjność inwestowania w nieruchomości

    Inwestycje w nieruchomości cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Dzięki dużemu popytowi na rynku zyskują firmy wyspecjalizowane w obsłudze takich inwestorów i lokali.