Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji?

Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji? /Fot. Shutterstock
Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji? /Fot. Shutterstock
Wychodząc naprzeciw najbardziej palącym, praktycznym problemom administracji publicznej, związanym ze stosowaniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 679/2016 (RODO), a także innych przepisów dotyczących tej materii, Ministerstwo Cyfryzacji wydało przewodnik RODO dla administracji, mający za zadanie rozwiać wątpliwości urzędników. Czego możemy się z niego dowiedzieć?

Zagadnienia podstawowe

Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło, że źródłem obowiązku administratora, stanowiącego o zgodności przetwarzania danych z prawem, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, może być także rozporządzenie czy akt prawa miejscowego, gdyż RODO nie przesądza, jaka powinna być ranga aktu prawnego, z którego wynika obowiązek prawny ciążący na administratorze.
Istotnym jest, że realizując prawa osób, których dane dotyczą, w zakresie art. 16–22 RODO (sprostowanie, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, powiadomienie odbiorców o tych czynnościach, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu), organ administracji nie ma obowiązku prowadzenia postępowania zgodnie z KPA, gdyż instrukcje co do sposobu realizacji tych praw są zawarte w samym RODO.

Dobrą wiadomością jest, że upoważnienia do przetwarzania danych osobowych udzielone na podstawie ustawy z 1997 r. zachowują ważność, o ile precyzyjnie określają zakres upoważnienia i są zgodne z nowymi politykami bezpieczeństwa (należy jednak je zmienić, powołując się na obowiązujące przepisy). Ponadto, w celu realizacji zadań przewidzianych przepisami prawa zarówno kontroler, jak i audytor posiadają ustawowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, dlatego uprawnienie to nie musi wynikać z dodatkowego, odrębnego dokumentu.

Polecamy: RODO - plusy i minusy zmian

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach administracji publicznej z obywatelami

Zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji wobec osoby wskazanej do kontaktu w umowie zawieranej przez podmiot publiczny nie ma konieczności spełniania obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO, gdyż co do zasady dysponuje już ona niezbędnymi informacjami na temat administratora (np. brała udział w negocjacjach).
W celu prawidłowego wykonania obowiązku informacyjnego nie jest konieczne zbieranie przez organy publiczne oświadczeń interesantów o zapoznaniu się z treścią klauzuli informacyjnej. Jednakże, wywieszenie klauzuli informacyjnej na tablicy ogłoszeń w urzędzie, a także na stronie BIP jednostki może nie spełniać wymogów Grupy Roboczej art. 29 dotyczących przejrzystości. Osoba, której dane dotyczą, nie powinna być zmuszona do poszukiwania informacji, a rekomendowaną praktyką jest uzupełnienie urzędowych formularzy o klauzulę informacyjną. 

W przypadku przekazywania sprawy według właściwości miejscowej lub rzeczowej organ administracji w ograniczonym zakresie będzie administratorem danych osobowych, stąd na nim również ciąży obowiązek spełnienia obowiązku informacyjnego.

W przypadku kierowania wystąpień do ministerstw przez parlamentarzystów w indywidualnych sprawach obywateli, jeśli ministerstwo nie ma możliwości skontaktowania się z osobą, której dotyczy wystąpienie, należy przyjąć, że jest ono zwolnione z wykonania obowiązku informacyjnego wobec takiej osoby na mocy wyjątku przewidzianego w art. 14 ust. 5 lit. b RODO, tj. udzielenie informacji byłoby niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Parlamentarzysta występujący do określonych organów/podmiotów na podstawie ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora (np. podejmując interwencję dla załatwienia sprawy, którą wnosi we własnym imieniu albo w imieniu wyborców) nie musi uzyskiwać zgody osoby, której dane dotyczą, na ewentualne przekazanie jej danych. Jak każdy administrator musi jednak pamiętać o zasadzie minimalizacji danych i rozważyć, czy przekazanie danych będzie konieczne do realizacji konkretnego zadania.

Ministerstwo odniosło się też do kwestii stosowania nakładek na spis wyborców w lokalach wyborczych, wskazując, że oprócz wymagań stawianych administratorowi danych przez RODO, również Państwowa Komisja Wyborcza w uchwale z 25.10.2015 r. zwróciła uwagę na konieczność stosowania nakładek zabezpieczających dane osobowe innych osób ujętych w spisie wyborczym.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach wewnętrznych administracji publicznej

Na pytanie, czy zgodne z prawem jest transmitowanie on-line posiedzeń organów uchwałodawczych samorządu terytorialnego bez anonimizacji imion i nazwisk osób uczestniczących w posiedzeniach, ministerstwo odpowiedziało, że ewentualna anonimizacja może być konieczna, ale dopiero na etapie publikacji nagrań – i tylko w zakresie, w jakim udostępnienie określonych informacji naruszałoby prywatność osoby fizycznej, np. wówczas gdy wiązałoby się z ujawnieniem tzw. danych wrażliwych. Oczywiste jest, że w protokołach posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy nie anonimizuje się imion i nazwisk pracowników urzędu.
Odnosząc się jeszcze do przekazywania tzw. pasków wynagrodzeniowych kierownikowi działu danej jednostki administracji, ministerstwo podkreśliło, że nie wydaje się zasadne przetwarzanie danych dotyczących wynagrodzenia przez tychże kierowników, a dane te nie powinny wychodzić poza komórkę płacową. Ponadto zwrócono uwagę, aby na listach obecności pracowników nie były ujawniane przyczyny nieobecności, np. zwolnienie lekarskie.

Powierzenie przetwarzania danych

W przypadku powierzenia przetwarzania danych to sam podmiot przetwarzający upoważnia, w zakresie, w jakim pozwala mu na to polecenie administratora, konkretne osoby do przetwarzania danych osobowych. W przypadku szkoleń BHP, jeżeli wykonuje je podmiot zewnętrzny, powinna być z nim zawarta umowa powierzenia. Jeżeli jednak firma zewnętrzna będzie przeprowadzała szkolenie wyłącznie na terenie administratora, możliwe jest pozostanie przy samym upoważnieniu do przetwarzania danych prowadzącego szkolenie, ale musiałby on zagwarantować, że dane nie będą przetwarzane poza siedzibą administratora.
Bezzasadne jest zaś zawieranie umowy powierzenia z lekarzem/ośrodkiem medycyny pracy. Pracownik, który zgłasza się do przychodni, podaje swoje dane. Wówczas to przychodnia staje się ich administratorem, a relacja pomiędzy pracodawcą a przychodnią nie jest pionowa (przetwarzanie danych w imieniu administratora), lecz pozioma (są to dwaj administratorzy o równorzędnych prawach).

Wydanie poradnika przez Ministerstwo Cyfryzacji należy ocenić pozytywnie, ponieważ w prosty sposób wyjaśnia wątpliwości związane ze stosowaniem przepisów o ochronie danych osobowych pracownikom administracji publicznej, którym do tej pory brakowało w tym zakresie drogowskazu. Stosując się do zaleceń Ministerstwa Cyfryzacji, nie można jednak zapominać, że nie stanowią one oficjalnej wykładni prawa. Zgodnie z RODO to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych upowszechnia wśród administratorów i podmiotów przetwarzających wiedzę o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia.

Autor: R.pr. Katarzyna Szczypińska, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Webinarium „Zmiany w opodatkowaniu spółek komandytowych i ich wielki powrót” + certyfikat gwarantowany
    Zapraszamy na praktyczne webinarium „Zmiany w opodatkowaniu spółek komandytowych i ich wielki powrót” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 20 maja 2022 roku. Polecamy!
    Kto może w imieniu spółki jawnej zawierać umowy?
    Spółka jawna może występować w obrocie gospodarczym jako np. strona umowy. Jednak sama spółka nie podpisze dokumentu. Kto zatem może to zrobić?
    Prawo jazdy w 0,3 sekund po zdaniu egzaminu. Możliwe?
    Prawo jazdy w 0,3 sekund po zdaniu egzaminu, czyli rząd mówi o nowych opcjach mObywatela. Aplikacja w wersji 2.0 może zaskoczyć.
    NBP: w marcu 2022 r. saldo rachunku bieżącego było ujemne i wyniosło 14,2 mld zł
    Ze wstępnych danych bilansu płatniczego Polski za marzec 2022 r. wynika, że saldo rachunku bieżącego było ujemne i wyniosło 14,2 mld zł – podał NBP w piątkowym komunikacie. W analogicznym miesiącu 2021 r. saldo rachunku bieżącego było dodatnie i wyniosło 0,6 mld zł.
    GUS opublikował dane o inflacji w kwietniu 2022
    Ceny towarów i usług konsumpcyjnych wzrosły przeciętnie o 2,0 % w stosunku do marca i były jednocześnie o 12,4 % wyższe niż przed rokiem (w marcu dwunastomiesięczny wskaźnik inflacji wynosił 11,0%).
    Wakacje kredytowe 2022
    Wakacje kredytowe to forma rządowej pomocy dla kredytobiorców z kredytem hipotecznym w złotówkach. Dzięki niej będą mogli oni odroczyć płatność czterech rat swojego zobowiązania wobec banku w 2022 i 2023 roku. Na czym polegają?
    Najem instytucjonalny w Polsce
    Najem instytucjonalny w Polsce nie jest powszechnie znaną formą wynajmu mieszkania. Jakie są największe atuty korzystania z tego typu mieszkań, a co najemcy instytucjonalni woleliby zmienić? Na zlecenie Polskiego Związku Firm Deweloperskich firma analityczno-badawcza Zymetria zbadała rynek wynajmu w Polsce.
    Wycena szkody? Sztuczna inteligencja w akcji
    Wycena szkody? Sztuczna inteligencja teraz zajmie się ocenieniem skali uszkodzeń i przygotowaniem wartości odszkodowania. I to w Polsce!
    Gdzie jest najwięcej wypadków? Lista powiatów.
    Gdzie jest najwięcej wypadków? To pytanie postanowił zadać sobie GUS. Odpowiadając na nie, przygotował listę najniebezpieczniejszych powiatów.
    Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego 2022
    Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego 2022. Czyli o co chodzi w tym dokumencie i jak go zdobyć?
    Więcej Polaków chce oszczędzać pieniądze, ale nie wszystkich na to stać
    Rosnąca inflacja oraz wojna bardziej mobilizują do oszczędzania pieniędzy niż pandemia – wynika z badania „Inflacja i wojna w Ukrainie a budżety domowe Polaków”, wykonanego dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. Polacy coraz bardziej doceniają znaczenie oszczędności. Jedna czwarta przyznaje, że aktualna sytuacja wpływa na ich stosunek do posiadania grosza na czarną godzinę. Niemal tyle samo stwierdza jednak, że nie stać ich na to, by odkładać.
    Bentley Bentayga EWB. Brytyjski SUV z długimi drzwiami
    Bentley Bentayga EWB, czyli auto, które można skonfigurować na 24 miliardy sposobów. Co wiadomo o dłuższej wersji hitowego modelu Bentley`a?
    Wojna zmieniła warunki prowadzenia biznesu przez ukraińskich przedsiębiorców i ich kontrahentów
    W ubiegłym roku Polska stała się drugim największym partnerem gospodarczym Ukrainy. Agresja Rosji na ten kraj położyła kres wypracowanym procedurom współpracy i wstrzymała możliwość otrzymywania przez polskie firmy współpracujące z ukraińskimi przedsiębiorstwami wynagrodzenia za dostawy i usługi. Zablokowano główne szlaki handlowe przez porty czarnomorskie. 80 proc. ukraińskich firm zostało dotkniętych skutkami wojny.
    Sasin: magazyny gazu napełnione w 84 proc.
    Magazyny gazu mamy napełnione w 84 proc. - przekazał w środę wicepremier, minister aktywów państwowych Jacek Sasin. Zaznaczył, że Polska obywa się dziś bez gazu rosyjskiego
    Europejski rynek nieruchomości komercyjnych pozostaje odporny na inflację i wojnę w Ukrainie
    Rynek nieruchomości komercyjnych w regionie EMEA oparł się negatywnemu wpływowi inwazji Rosji na Ukrainę w I kw. 2022 r. Przyszłe konsekwencje wojny pozostają jednak trudne do przewidzenia.
    Wynajem nieruchomości mieszkalnych samorządom bez VAT
    Do tej pory zwolniony od VAT był wyłącznie wynajem nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe na rzecz ostatecznych najemców oraz na rzecz społecznych agencji najmu. Inne podmioty przyjmujące nieruchomości w najem, w tym Jednostki Samorządu Terytorialnego, nie mogły korzystać z takiego zwolnienia.
    Jak fiskus zastępuje dowody poszlakami, usiłując karać przedsiębiorców
    Znana polska spółka działająca w branży wrażliwej obrotu elektroniką została oskarżona przez skarbówkę o świadome uczestnictwo w karuzeli VAT, w tzw. odwróconym łańcuchu dostaw.
    Nadpłata bądź wcześniejsza spłata kredytu hipotecznego a zwrot opłat – UOKiK sprawdza czy banki zwracają je kredytobiorcom
    Jeśli spłacasz całkowicie lub nadpłacasz kredyt hipoteczny, który wziąłeś po 21 lipca 2017 r., bank musi się z tobą rozliczyć z opłat pobranych w związku z zawarciem umowy. Prezes UOKiK wszczął postępowania wyjaśniające wobec 17 banków, w których sprawdza, czy prawidłowo rozliczają się z konsumentami.
    Rządowe wakacje kredytowe umożliwią wydanie na raty kredytu hipotecznego tyle co w 2021
    Zasady ustawowych wakacji kredytowych spowodują, że w drugiej połowie tego roku będzie można zapłacić tylko dwie raty zamiast sześciu. Z kolei w całym przyszłym roku osiem rat zamiast dwunastu. To spowoduje, że w skali całego roku wydatki na raty w 2022 r. będą bardzo zbliżone do tych z ubiegłego roku.
    Złoto inwestycyjne: sztabki i monety bulionowe od Mennicy Polskiej
    Złoto inwestycyjne jest obecnie jedną z najchętniej wybieranych form lokowania finansów. Nic dziwnego, zapewnia bowiem wysokie bezpieczeństwo oszczędności. Wartość złota nie tylko nie odnotowuje wysokich spadków, ale wręcz przeciwnie. Wystarczy przyjrzeć się jego kursom na przestrzeni lat, by zauważyć, że ten wyjątkowy kruszec ma stałą tendencję wzrostową. Inwestując w złoto, warto jednak dokładnie przemyśleć wybór jego formy – im wyższa próba, tym większa wartość. Biżuteria bywa pod tym względem zawodna, ale świetnym wyborem są sztabki złota oraz monety bulionowe Mennicy Polskiej.
    Pakiet wsparcia dla kredytobiorców - co zawiera?
    Rozszerzamy tarczę antyputinowską o pakiet wsparcia dla kredytobiorców – powiedział 10 maja premier Mateusz Morawiecki. Zapewnił, że pomoc dla kredytobiorców nie będzie impulsem inflacyjnym.
    Pierwszy dzień lata w 2022 r.
    Kiedy w 2022 r. wypada pierwszy dzień lata w Polsce? Czy jest to najdłuższy dzień w roku? Co warto wiedzieć o tym czasie?
    Eko jazda dieslem. Jak oszczędzać paliwo?
    Eko jazda dieslem: czy różni się od eko jazdy benzyniakiem? O jakich zasadach powinien pamiętać kierowca? O tym opowiemy w naszym materiale.
    Licencja wspólnotowa, brak przewoźników i paraliż w Europie?
    Licencja wspólnotowa brak przewoźników. Pytanie na dziś brzmi: czy nowe przepisy mogą sparaliżować transport w Europie? Mogą. To realne widmo!
    Zmiany podatkowe dla przedsiębiorców wspierających Ukraińców
    Rząd wprowadził ulgi podatkowe dla przedsiębiorców udzielających pomocy Ukraińcom - w odpowiedzi na wspólny apel Rady Przedsiębiorczości i Polsko-Ukraińskiej Izby Gospodarczej. Obejmują one m.in. możliwość odliczenia przekazanych na ten cel darowizn od podstawy opodatkowania PIT i CIT odpowiednio do kwoty 6% lub 10% dochodu, 0% stawkę VAT na dostawy pomocowe, czy zaniechanie poboru ryczałtu od dochodów spółek.