Urzędniku – czego możesz dowiedzieć się z poradnika ministerstwa cyfryzacji?

• Zagadnienia podstawowe
• Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach administracji publicznej z obywatelami
• Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach wewnętrznych administracji publicznej
• Powierzenie przetwarzania danych

Zagadnienia podstawowe

Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło, że źródłem obowiązku administratora, stanowiącego o zgodności przetwarzania danych z prawem, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, może być także rozporządzenie czy akt prawa miejscowego, gdyż RODO nie przesądza, jaka powinna być ranga aktu prawnego, z którego wynika obowiązek prawny ciążący na administratorze.
Istotnym jest, że realizując prawa osób, których dane dotyczą, w zakresie art. 16–22 RODO (sprostowanie, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, powiadomienie odbiorców o tych czynnościach, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu), organ administracji nie ma obowiązku prowadzenia postępowania zgodnie z KPA, gdyż instrukcje co do sposobu realizacji tych praw są zawarte w samym RODO.

Dobrą wiadomością jest, że upoważnienia do przetwarzania danych osobowych udzielone na podstawie ustawy z 1997 r. zachowują ważność, o ile precyzyjnie określają zakres upoważnienia i są zgodne z nowymi politykami bezpieczeństwa (należy jednak je zmienić, powołując się na obowiązujące przepisy). Ponadto, w celu realizacji zadań przewidzianych przepisami prawa zarówno kontroler, jak i audytor posiadają ustawowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, dlatego uprawnienie to nie musi wynikać z dodatkowego, odrębnego dokumentu.

Polecamy: RODO - plusy i minusy zmian

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach administracji publicznej z obywatelami

Zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji wobec osoby wskazanej do kontaktu w umowie zawieranej przez podmiot publiczny nie ma konieczności spełniania obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO, gdyż co do zasady dysponuje już ona niezbędnymi informacjami na temat administratora (np. brała udział w negocjacjach).
W celu prawidłowego wykonania obowiązku informacyjnego nie jest konieczne zbieranie przez organy publiczne oświadczeń interesantów o zapoznaniu się z treścią klauzuli informacyjnej. Jednakże, wywieszenie klauzuli informacyjnej na tablicy ogłoszeń w urzędzie, a także na stronie BIP jednostki może nie spełniać wymogów Grupy Roboczej art. 29 dotyczących przejrzystości. Osoba, której dane dotyczą, nie powinna być zmuszona do poszukiwania informacji, a rekomendowaną praktyką jest uzupełnienie urzędowych formularzy o klauzulę informacyjną. 

W przypadku przekazywania sprawy według właściwości miejscowej lub rzeczowej organ administracji w ograniczonym zakresie będzie administratorem danych osobowych, stąd na nim również ciąży obowiązek spełnienia obowiązku informacyjnego.

W przypadku kierowania wystąpień do ministerstw przez parlamentarzystów w indywidualnych sprawach obywateli, jeśli ministerstwo nie ma możliwości skontaktowania się z osobą, której dotyczy wystąpienie, należy przyjąć, że jest ono zwolnione z wykonania obowiązku informacyjnego wobec takiej osoby na mocy wyjątku przewidzianego w art. 14 ust. 5 lit. b RODO, tj. udzielenie informacji byłoby niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Parlamentarzysta występujący do określonych organów/podmiotów na podstawie ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora (np. podejmując interwencję dla załatwienia sprawy, którą wnosi we własnym imieniu albo w imieniu wyborców) nie musi uzyskiwać zgody osoby, której dane dotyczą, na ewentualne przekazanie jej danych. Jak każdy administrator musi jednak pamiętać o zasadzie minimalizacji danych i rozważyć, czy przekazanie danych będzie konieczne do realizacji konkretnego zadania.

Ministerstwo odniosło się też do kwestii stosowania nakładek na spis wyborców w lokalach wyborczych, wskazując, że oprócz wymagań stawianych administratorowi danych przez RODO, również Państwowa Komisja Wyborcza w uchwale z 25.10.2015 r. zwróciła uwagę na konieczność stosowania nakładek zabezpieczających dane osobowe innych osób ujętych w spisie wyborczym.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, w relacjach wewnętrznych administracji publicznej

Na pytanie, czy zgodne z prawem jest transmitowanie on-line posiedzeń organów uchwałodawczych samorządu terytorialnego bez anonimizacji imion i nazwisk osób uczestniczących w posiedzeniach, ministerstwo odpowiedziało, że ewentualna anonimizacja może być konieczna, ale dopiero na etapie publikacji nagrań – i tylko w zakresie, w jakim udostępnienie określonych informacji naruszałoby prywatność osoby fizycznej, np. wówczas gdy wiązałoby się z ujawnieniem tzw. danych wrażliwych. Oczywiste jest, że w protokołach posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy nie anonimizuje się imion i nazwisk pracowników urzędu.
Odnosząc się jeszcze do przekazywania tzw. pasków wynagrodzeniowych kierownikowi działu danej jednostki administracji, ministerstwo podkreśliło, że nie wydaje się zasadne przetwarzanie danych dotyczących wynagrodzenia przez tychże kierowników, a dane te nie powinny wychodzić poza komórkę płacową. Ponadto zwrócono uwagę, aby na listach obecności pracowników nie były ujawniane przyczyny nieobecności, np. zwolnienie lekarskie.

Powierzenie przetwarzania danych

W przypadku powierzenia przetwarzania danych to sam podmiot przetwarzający upoważnia, w zakresie, w jakim pozwala mu na to polecenie administratora, konkretne osoby do przetwarzania danych osobowych. W przypadku szkoleń BHP, jeżeli wykonuje je podmiot zewnętrzny, powinna być z nim zawarta umowa powierzenia. Jeżeli jednak firma zewnętrzna będzie przeprowadzała szkolenie wyłącznie na terenie administratora, możliwe jest pozostanie przy samym upoważnieniu do przetwarzania danych prowadzącego szkolenie, ale musiałby on zagwarantować, że dane nie będą przetwarzane poza siedzibą administratora.
Bezzasadne jest zaś zawieranie umowy powierzenia z lekarzem/ośrodkiem medycyny pracy. Pracownik, który zgłasza się do przychodni, podaje swoje dane. Wówczas to przychodnia staje się ich administratorem, a relacja pomiędzy pracodawcą a przychodnią nie jest pionowa (przetwarzanie danych w imieniu administratora), lecz pozioma (są to dwaj administratorzy o równorzędnych prawach).

Wydanie poradnika przez Ministerstwo Cyfryzacji należy ocenić pozytywnie, ponieważ w prosty sposób wyjaśnia wątpliwości związane ze stosowaniem przepisów o ochronie danych osobowych pracownikom administracji publicznej, którym do tej pory brakowało w tym zakresie drogowskazu. Stosując się do zaleceń Ministerstwa Cyfryzacji, nie można jednak zapominać, że nie stanowią one oficjalnej wykładni prawa. Zgodnie z RODO to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych upowszechnia wśród administratorów i podmiotów przetwarzających wiedzę o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia.

Autor: R.pr. Katarzyna Szczypińska, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.