Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak określić podstawę przetwarzania danych osobowych?

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
RODO fot. shutterstock
RODO fot. shutterstock
Określanie przesłanek legalizujących przetwarzanie danych to punkt wyjścia do działania zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych. Jak krok po kroku określić podstawę przetwarzania danych osobowych?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych określa sytuacje, w których przetwarzanie jest legalne. Wystarczy, że jest spełniony jeden z warunków z artykułów 6, 9 lub 10 (a w przypadku zgody i przetwarzania danych dzieci także należy uwzględnić wymagania artykułów 7 i 8) i możemy uznać przetwarzanie danych osobowych za zgodne z przepisami prawa.

Wydaje się bardzo proste, ale to tylko pozory. W praktyce okazuje się, że często trudno jest jednoznacznie wskazać podstawę legalizującą przetwarzanie, nawet gdy działa się zgodnie z konkretnym przepisem prawa, ciężko jest uzasadnić, że to właśnie ten przepis reguluje celowość oraz adekwatność przetwarzania danych, w szczególności zakres niezbędnych do realizacji celu danych. Należy także zwrócić uwagę, że przesłanki legalizujące przetwarzanie mogą zachodzić jednocześnie (nie są wykluczające).

Punkt wyjścia: przed rozpoczęciem szukania przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych, należy najpierw przeczytać artykuły 6-10 RODO. Często, szczególnie przy przetwarzaniu danych szczególnych kategorii, można odnaleźć od razu informację, że dane przetwarzanie jest legalne, jeżeli służy wskazanym celom.

Polecamy: RODO na przykładach. Najczęściej zadawane pytania

Krok 1 – szukanie przepisu prawa

Szukanie uzasadnienia dla przetwarzania danych w przepisach wymaga cierpliwości oraz minimalnej wiedzy w zakresie tego, jakie przepisy regulują podstawy działania administratora danych (czyli gdzie szukać).

Znalezienie odpowiedniego przepisu prawa legalizującego przetwarzanie nie oznacza końca pracy. Należy ustalić celowość i adekwatność zakresu przetwarzanych danych.

Tutaj zwracam szczególną uwagę, na art. 6 ust. 1 lit. e: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Bardzo często przepis wskazuje obowiązek wykonania pewnych działań, jednak nie określa wprost uprawnienia do przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie realizacja obowiązku wynikającego z przepisu prawa byłaby niemożliwa, bez przetwarzania danych osobowych.

Krok 2 – rozłożenie przetwarzania na „czynniki pierwsze”

Jeżeli nie udało się znaleźć uzasadnienia w przepisach prawa lub nie ma pewności, czy jest to wystarczające, należy odpowiedzieć sobie na pytanie: do czego są potrzebne te dane? Czy na pewno z osobą, której dane dotyczą nie zostanie zawarta umowa (konsumencka, zlecenie, itp.)? Czy przetwarzanie tych danych jest niezbędne podmiotowi publicznemu do realizacji jego obowiązków ustawowych? Może zapewnienie bezpieczeństwa (czyli prawnie usprawiedliwiony interes administratora) jest wystarczającym uzasadnieniem? Jeżeli na żadne z zadanych pytań nie ma pozytywnej odpowiedzi, należy sięgnąć po zgodę. Jednakże powinna to być ostateczność. W Internecie (szczególnie na archiwalnych stronach GIODO) znajduje się dużo cennych wytycznych w zakresie legalności przetwarzania danych. Sama chętnie sięgam po poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy wytyczne ERODO (dawniej Grupa Robocza 29). Szczególnie te ostatnie są źródłem bardzo rzetelnej wiedzy, z której korzystam bardzo często. Moim ostatnim odkryciem jest Kodeks RODO dla branży medycznej (na razie jest to propozycja Kodeksu złożona do certyfikacji) – naprawdę wiele tematów (wykraczających poza branżę medyczną) zostało tam omówionych bardzo rzeczowo i kompleksowo.

Krok 3 – legalność przetwarzania a zakres przetwarzanych danych

Wspomniałam o tym wcześniej, bardzo często jest więcej niż jedna przesłanka legalizująca przetwarzanie danych. Szczególnie, gdy administrator przetwarza szeroki zakres danych. Na przykład:

  • dla danych osób zatrudnionych na umowę o pracę, legalność przetwarzania danych będzie wynikała z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, umowy o pracę, ale także zgody w zakresie danych, których pozyskanie nie regulują przepisy, np: telefon, e-mail, wizerunek (jeżeli pracownik ma przekazać je do służbowego użytku).
  • przetwarzanie danych klienta (osoby fizycznej) serwisu internetowego na potrzeby realizacji transakcji na odległość będzie legalizować zawarta z nim w momencie dokonania zakupu umowa konsumencka, jednakże jeżeli jednocześnie będzie chciał korzystać ze sklepu internetowego (czyli cel i zakres danych wykroczą poza realizację umowy), niezbędna będzie jego zgoda. W przypadku klienta należy także uwzględnić ustawę o podatku od towarów i usług, która zalegalizuje przetwarzanie jego danych na potrzeby wystawienia faktury do paragonu.
  • ciekawym przykładem są kandydaci do pracy. Legalność przetwarzania ich danych osobowych wynika z przepisów Kodeksu Pracy, jednakże kodeks bardzo sztywno określa, jakie dane i w jakim celu przyszły pracodawca może przetwarzać. W związku z tym, że kandydaci najczęściej przekazują więcej danych (zdjęcie, e-mail, stan cywilny), należy stwierdzić, że legalność przetwarzania tych danych będzie wynikała z dobrowolnie wyrażonej zgody. Podobnie wykorzystanie aplikacji do kolejnych procesów rekrutacji, wymaga zgody kandydata.

Krok 4 – obowiązek informacyjny: czy podawać wszystkie przesłanki legalizujące?

Uważam, że osobę której dane dotyczą należy informować o zasadach przetwarzania jej danych w sposób jak najbardziej rzetelny. Ma prawo wiedzieć dlaczego administrator wymaga podania konkretnych danych, zwłaszcza gdy jest to szeroki zakres danych wynikający z różnych przesłanek.

Krok 5 – może jednak prościej od razu wziąć zgodę?

Zgoda nie jest najbardziej pożądaną przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych. Po pierwsze musi być dobrowolna, po drugie osobie, która ją wyraziła przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, a po wycofaniu zgody może także domagać się usunięcia danych. To uprawnienie będzie stało w sprzeczności z pozostałymi przesłankami legalizującymi przetwarzanie. Jeżeli została pozyskana zgoda w miejsce powołania się na przepisy prawa lub obowiązek wynikający z działania w interesie publicznym, jej wycofanie będzie niemożliwe, ze względu na ustawowe obowiązki administratora związane z dalszym przetwarzaniem. Podobnie przy zawarciu umowy – wycofanie zgody, może wzbudzić konsternację administratora, który nie będzie wiedział jak postąpić, tym bardziej, że będzie musiał przetwarzać dane dalej ze względu na przykład na przepisy podatkowe.

Niewłaściwie określona podstawa prawna potrafi spowodować sporo zamieszania, a osobę której dane dotyczą skłonić do napisania skargi do Prezesa UODO, w związku z naruszeniem jej praw wynikających z RODO lub po prostu niewłaściwym przetwarzaniem. Z punktu widzenia audytora, taka wpadka administratora to sygnał, że nim wejdzie się głębiej w procesy przetwarzania u niego, tym pewnie jest gorzej, bo określanie przesłanek legalizujących przetwarzanie danych to zupełnie podstawy i punkt wyjścia do działania zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polacy przenoszą się z mieszkań do domów
    Domy szybko zyskują na wartości oraz popularności wśród Polaków. Podobnie jak mieszkania są one dobrą inwestycją w dobie galopującej inflacji i potrafią ochronić oszczędności, a nawet je pomnożyć. Nic więc dziwnego, że przeznaczone pod nie grunty, sprzedają się dziś jak ciepłe bułeczki.
    PIE: w sierpniu indeks koniunktury spadł do 98,6 pkt
    Miesięczny Indeks Koniunktury Polskiego Instytutu Ekonomicznego i Banku Gospodarstwa Krajowego spadł w sierpniu o 3,8 pkt, do poziomu 98,6 pkt - przekazał PIE. Po raz pierwszy od lutego odczyt MIK jest poniżej poziomu neutralnego, co oznacza przewagę nastrojów negatywnych - dodano.
    50 mln zł rocznie na wykup byłych mieszkań pracowniczych
    50 mln rocznie przekaże polski rząd samorządom, które zdecydują się wykupić od podmiotów prywatnych dawne mieszkania pracownicze, aby ich lokatorom nie groziły podwyżki czynszu - powiedział PAP minister rozwoju i technologii Waldemar Buda w Zgierzu (woj. łódzkie), gdzie jest ok. 40 takich mieszkań.
    Przyczyny zużycia opon? Oto główni zabójcy ogumienia
    Przyczyny zużycia opon? Lista jest dość długa. Warto ją jednak poznać. W ten sposób kierujący może przedłużyć czas życia ogumienia w swoim aucie.
    Strefy czystego transportu w Polsce. Kto będzie pionierem?
    Strefy czystego transportu w Polsce. Co oznaczają? Czemu kierowcy ich nie chcą? I które miasto utworzy pierwszą? Sprawdźmy.
    E-commerce: zmiana zawartości maila po wysyłce? To możliwe!
    Zawartość wysłanego już maila można zmienić dzięki technologii real time content management (RTCM). Korzystanie z tego rozwiązania staje się coraz powszechniejszym trendem na polskim rynku e-commerce.
    Internet Rzeczy. Rewolucja, która w Polsce jest nowością
    Przedmioty połączone cyfrowo. Internet Rzeczy to technologia, od której w biznesie nie ma już odwrotu. Skoro tak, to dlaczego zaledwie 29 proc. firm w UE wykorzystuje IoT? Polska nie zaskakuje — znajdujemy się w ogonie wspólnoty. Nowe dane Eurostatu pokazują, jak wygląda wykorzystanie tej technologii w UE.
    Ceny luksusowych nieruchomości na świecie rosną wolniej, ale spadków nie widać.
    Na koniec drugiego kwartału 2022 roku firma Knight Frank opublikowała Prime Global Cities Index, czyli indeks śledzący ceny luksusowych nieruchomości na świecie w 45 miastach. Po dwóch latach, w trakcie których obserwowaliśmy historycznie najwyższą dynamikę wzrostu cen nieruchomości luksusowych widoczny jest spadek.
    Zakup mieszkania na osiedlu. Gdzie można kupić?
    W jakich inwestycjach deweloperzy mają ukończone mieszkania lub z bliskim terminem oddania? Jakie lokale są jeszcze w sprzedaży? W jakich cenach?
    Ile zostało już złożonych wniosków o wakacje kredytowe?
    Około 850 tys. wniosków o wakacje kredytowe złożono we wszystkich bankach - poinformował w środę prezes Związku Banków Polskich Krzysztof Pietraszkiewicz.
    Mandaty w wakacje 2022. Mamy rekordzistę. To OPP z Lublina
    Mandaty w wakacje 2022 nie będą niskie? Tylko w lipcu przekonało się o tym prawie 114 tys. kierowców. Tyle złapały rejestratory systemu CANARD ITD.
    Opłata za odholowanie pojazdu 2023. Nowe stawki!
    Opłata za odholowanie pojazdu 2023 jest już znana. Po 1 stycznia kierowcy mogą się spodziewać... podwyżek. Sprawdźmy jak duże będą.
    Szansa Polski na miękkie lądowanie w obliczu globalnego spowolnienia gospodarczego
    Silny rynek pracy w Polsce daje szansę na miękkie lądowanie naszej gospodarki w obliczu globalnego spowolnienia - wynika z wtorkowego komentarza gospodarczego głównego ekonomisty PZU Dawida Pachuckiego. Stopniowo zaczyna u nas spadać presja inflacyjna - dodał.
    Inteligentne systemy w ochronie przed cyberprzestępczością - hakerzy też mają słabe punkty
    Eksperci ds. cyberbezpieczeństwa zrobią wszystko, co w ich mocy, aby zapobiec skutecznemu włamaniu, ale wiedzą też, że ograniczanie dostępu do zasobów organizacji jest zupełnie niepraktyczne. Największym przełomem ostatnich lat jest wykorzystanie uczenia maszynowego do wykrywania, kiedy próba naruszenia zabezpieczeń zakończyła się sukcesem.
    Czy euro zostanie polską walutą, aby zatrzymać inflację?
    Kwestia przyjęcia euro nie znajduje się wśród najważniejszych politycznych tematów. Jednak inflacja sprawiła, że postulat zmiany waluty przybiera na sile. Czy to jest sposób na zahamowanie wzrostu cen?
    Co zrobić, gdy klient prosi o dłuższy termin płatności?
    Co zrobić, gdy klient chce zapłacić później? Jakie środki stosują polskie przedsiębiorstwa, by chronić się przed opóźnionymi płatnościami?
    Rejestracje przedsiębiorstw w II kw. 2022 r. - dane GUS
    W II kwartale 2022 roku odnotowano 93 tys. 660 rejestracji przedsiębiorstw, tj. o 1,3 proc. więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, oraz 80 upadłości, tj. o 4,8 proc. mniej niż w II kwartale 2021 roku – podał GUS we wtorek.
    Jakie sklepy obejmie system kaucyjny?
    Na jakim etapie obecnie są prace nad projektem ustawy, mającej wdrożyć system kaucyjny w Polsce? Czy zwiększy się powierzchnia sklepów, które będą zobowiązane do odbierania opakowań od klientów?
    Rozbieżne stawki podatku od podziemnych miejsc garażowych. MF nie planuje zmian
    Nadal wpływają skargi do RPO na odmienne stawki podatku od podziemnych stanowisk garażowych w budynkach wielorodzinnych. Podatek zależy od tego, czy jest to odrębna własność, czy tzw. pomieszczenie przynależne do lokalu mieszkalnego. Marcin Wiącek zwraca uwagę na ten problem minister finansów Magdalenie Rzeczkowskiej.
    Najważniejsze języki świata - teraz i w przyszłości
    O ile w czasach starożytnego Rzymu łacina jako lingua franca używana była w kulturze i biznesie, to teraz angielski zajął jej miejsce, mimo że jest na trzecim miejscu pod względem ilości native speakerów. Ale czy zawsze tak będzie? Jakie języki będą dominować w 2050 roku?
    Handel w niedzielę przywrócony na jasnych zasadach?
    W opinii Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie należy wrócić do tematu przywrócenia handlu w niedzielę na pełnych zasadach. Co z omijaniem prawa?
    Ceny mieszkań używanych wzrosły w ciągu roku ponad 15%
    Mieszkania z drugiej ręki w największych miastach są aż o 15,1% droższe niż przed rokiem – wynika z najnowszych danych NBP. Wzrost cen w przypadku lokali deweloperskich jest jeszcze większy, na co wpłynąć mogły rosnące koszty budowy.
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze... jest możliwa!
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze? To możliwe. Podjeżdżasz na stację, tankujesz paliwo, naciskasz przycisk w telefonie i odjeżdżasz.
    Kara za brak OC 2023. Podwyżka i to dwukrotna!
    Kara za brak OC w roku 2023 wzrośnie i to... dwukrotnie. Tak, dwukrotnie. Czemu tak się stanie i jak wysokiego skoku opłaty można się spodziewać?
    Likwidacja spółki jawnej
    Likwidacja spółki jawnej jest procesem skomplikowanym i wymagającym przygotowania wielu dokumentów, jednak istnieje rozwiązanie, które pomoże Ci tego uniknąć!