REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak określić podstawę przetwarzania danych osobowych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
RODO fot. shutterstock
RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Określanie przesłanek legalizujących przetwarzanie danych to punkt wyjścia do działania zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych. Jak krok po kroku określić podstawę przetwarzania danych osobowych?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych określa sytuacje, w których przetwarzanie jest legalne. Wystarczy, że jest spełniony jeden z warunków z artykułów 6, 9 lub 10 (a w przypadku zgody i przetwarzania danych dzieci także należy uwzględnić wymagania artykułów 7 i 8) i możemy uznać przetwarzanie danych osobowych za zgodne z przepisami prawa.

REKLAMA

REKLAMA

Wydaje się bardzo proste, ale to tylko pozory. W praktyce okazuje się, że często trudno jest jednoznacznie wskazać podstawę legalizującą przetwarzanie, nawet gdy działa się zgodnie z konkretnym przepisem prawa, ciężko jest uzasadnić, że to właśnie ten przepis reguluje celowość oraz adekwatność przetwarzania danych, w szczególności zakres niezbędnych do realizacji celu danych. Należy także zwrócić uwagę, że przesłanki legalizujące przetwarzanie mogą zachodzić jednocześnie (nie są wykluczające).

Punkt wyjścia: przed rozpoczęciem szukania przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych, należy najpierw przeczytać artykuły 6-10 RODO. Często, szczególnie przy przetwarzaniu danych szczególnych kategorii, można odnaleźć od razu informację, że dane przetwarzanie jest legalne, jeżeli służy wskazanym celom.

Polecamy: RODO na przykładach. Najczęściej zadawane pytania

Krok 1 – szukanie przepisu prawa

Szukanie uzasadnienia dla przetwarzania danych w przepisach wymaga cierpliwości oraz minimalnej wiedzy w zakresie tego, jakie przepisy regulują podstawy działania administratora danych (czyli gdzie szukać).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Znalezienie odpowiedniego przepisu prawa legalizującego przetwarzanie nie oznacza końca pracy. Należy ustalić celowość i adekwatność zakresu przetwarzanych danych.

Tutaj zwracam szczególną uwagę, na art. 6 ust. 1 lit. e: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Bardzo często przepis wskazuje obowiązek wykonania pewnych działań, jednak nie określa wprost uprawnienia do przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie realizacja obowiązku wynikającego z przepisu prawa byłaby niemożliwa, bez przetwarzania danych osobowych.

Krok 2 – rozłożenie przetwarzania na „czynniki pierwsze”

Jeżeli nie udało się znaleźć uzasadnienia w przepisach prawa lub nie ma pewności, czy jest to wystarczające, należy odpowiedzieć sobie na pytanie: do czego są potrzebne te dane? Czy na pewno z osobą, której dane dotyczą nie zostanie zawarta umowa (konsumencka, zlecenie, itp.)? Czy przetwarzanie tych danych jest niezbędne podmiotowi publicznemu do realizacji jego obowiązków ustawowych? Może zapewnienie bezpieczeństwa (czyli prawnie usprawiedliwiony interes administratora) jest wystarczającym uzasadnieniem? Jeżeli na żadne z zadanych pytań nie ma pozytywnej odpowiedzi, należy sięgnąć po zgodę. Jednakże powinna to być ostateczność. W Internecie (szczególnie na archiwalnych stronach GIODO) znajduje się dużo cennych wytycznych w zakresie legalności przetwarzania danych. Sama chętnie sięgam po poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy wytyczne ERODO (dawniej Grupa Robocza 29). Szczególnie te ostatnie są źródłem bardzo rzetelnej wiedzy, z której korzystam bardzo często. Moim ostatnim odkryciem jest Kodeks RODO dla branży medycznej (na razie jest to propozycja Kodeksu złożona do certyfikacji) – naprawdę wiele tematów (wykraczających poza branżę medyczną) zostało tam omówionych bardzo rzeczowo i kompleksowo.

Krok 3 – legalność przetwarzania a zakres przetwarzanych danych

Wspomniałam o tym wcześniej, bardzo często jest więcej niż jedna przesłanka legalizująca przetwarzanie danych. Szczególnie, gdy administrator przetwarza szeroki zakres danych. Na przykład:

  • dla danych osób zatrudnionych na umowę o pracę, legalność przetwarzania danych będzie wynikała z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, umowy o pracę, ale także zgody w zakresie danych, których pozyskanie nie regulują przepisy, np: telefon, e-mail, wizerunek (jeżeli pracownik ma przekazać je do służbowego użytku).
  • przetwarzanie danych klienta (osoby fizycznej) serwisu internetowego na potrzeby realizacji transakcji na odległość będzie legalizować zawarta z nim w momencie dokonania zakupu umowa konsumencka, jednakże jeżeli jednocześnie będzie chciał korzystać ze sklepu internetowego (czyli cel i zakres danych wykroczą poza realizację umowy), niezbędna będzie jego zgoda. W przypadku klienta należy także uwzględnić ustawę o podatku od towarów i usług, która zalegalizuje przetwarzanie jego danych na potrzeby wystawienia faktury do paragonu.
  • ciekawym przykładem są kandydaci do pracy. Legalność przetwarzania ich danych osobowych wynika z przepisów Kodeksu Pracy, jednakże kodeks bardzo sztywno określa, jakie dane i w jakim celu przyszły pracodawca może przetwarzać. W związku z tym, że kandydaci najczęściej przekazują więcej danych (zdjęcie, e-mail, stan cywilny), należy stwierdzić, że legalność przetwarzania tych danych będzie wynikała z dobrowolnie wyrażonej zgody. Podobnie wykorzystanie aplikacji do kolejnych procesów rekrutacji, wymaga zgody kandydata.

Krok 4 – obowiązek informacyjny: czy podawać wszystkie przesłanki legalizujące?

Uważam, że osobę której dane dotyczą należy informować o zasadach przetwarzania jej danych w sposób jak najbardziej rzetelny. Ma prawo wiedzieć dlaczego administrator wymaga podania konkretnych danych, zwłaszcza gdy jest to szeroki zakres danych wynikający z różnych przesłanek.

Krok 5 – może jednak prościej od razu wziąć zgodę?

REKLAMA

Zgoda nie jest najbardziej pożądaną przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych. Po pierwsze musi być dobrowolna, po drugie osobie, która ją wyraziła przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, a po wycofaniu zgody może także domagać się usunięcia danych. To uprawnienie będzie stało w sprzeczności z pozostałymi przesłankami legalizującymi przetwarzanie. Jeżeli została pozyskana zgoda w miejsce powołania się na przepisy prawa lub obowiązek wynikający z działania w interesie publicznym, jej wycofanie będzie niemożliwe, ze względu na ustawowe obowiązki administratora związane z dalszym przetwarzaniem. Podobnie przy zawarciu umowy – wycofanie zgody, może wzbudzić konsternację administratora, który nie będzie wiedział jak postąpić, tym bardziej, że będzie musiał przetwarzać dane dalej ze względu na przykład na przepisy podatkowe.

Niewłaściwie określona podstawa prawna potrafi spowodować sporo zamieszania, a osobę której dane dotyczą skłonić do napisania skargi do Prezesa UODO, w związku z naruszeniem jej praw wynikających z RODO lub po prostu niewłaściwym przetwarzaniem. Z punktu widzenia audytora, taka wpadka administratora to sygnał, że nim wejdzie się głębiej w procesy przetwarzania u niego, tym pewnie jest gorzej, bo określanie przesłanek legalizujących przetwarzanie danych to zupełnie podstawy i punkt wyjścia do działania zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Polecamy serwis: RODO w firmie

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

Poczta Polska nawiązuje partnerstwo z Temu. Wszyscy dołożymy się do chińskiego giganta?

Poczta Polska poinformowała o nawiązaniu współpracy logistycznej z platformą Temu. Państwowe przedsiębiorstwo rozwija obsługę przesyłek e-commerce. Przesyłki zakupione na chińskiej platformie zakupowej będą dostarczane do klientów w ciągu kilku dni.

6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają 6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny zakładający uproszczenie prowadzenia działalności nierejestrowanej czy milczącą zgodę w wyszczególnionych w ustawie zagadnieniach gospodarczych, ale to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć.

REKLAMA

Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i satysfakcja, ale także szereg obowiązków, które co do zasady przedsiębiorca powinien wykonywać osobiście sprawując zarząd nad swoim przedsiębiorstwem. Chodzi tu przede wszystkim o zawieranie umów, czy kontakty z urzędami i sądami. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że konieczne będzie delegowanie części zadań związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem na inne osoby. Aktualnie, każdy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ustanowić pełnomocnika lub prokurenta, który będzie reprezentować go w sprawach pozostających w związku z prowadzoną przez tego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.

Biznesowy challenge z dala od zgiełku

Rozmowa z Agnieszką Najberek, dyrektorką sprzedaży MICE w Hotelu Arłamów, o trendach w budowaniu dobrostanu i integracji pracowników.

Outsourcing obsługi prawnej firmy

Ciągle następujące, dynamiczne i nieprzewidywalne zmiany rynkowe wymuszają na przedsiębiorcach konieczność nieustannego dostosowywania swoich strategii do zmieniających się realiów. W obliczu takich wyzwań, wiele firm zwraca uwagę na konieczność optymalizacji funkcjonowania pozaoperacyjnej części swojej działalności. Niczym nowym nie będzie wskazanie, że takim narzędziem jest właśnie outsourcing, który coraz częściej obejmuje także pracę prawników.

Polubownie czy przez sąd – jak najlepiej dochodzić należności w TSL?

W branży TSL nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do utraty płynności, a w skrajnych przypadkach – do upadłości firmy. Skuteczna windykacja to często kwestia przetrwania, a nie tylko egzekwowania prawa. Co zatem wybrać: sąd czy polubowne rozwiązanie?

REKLAMA

KPO ruszyło z kopyta: prawie 112 mld zł rozdysponowane, kolejne miliardy w drodze

Prawie 112 mld zł z Krajowego Planu Odbudowy już zakontraktowane, ale to dopiero początek. Polska szykuje się na kolejną wypłatę – aż 28 mld zł może trafić do kraju jeszcze przed jesienią. Tymczasem wszystkie inwestycje z KPO są już uruchomione, a wypłaty nabierają tempa.

Prezes BCC: Przedsiębiorcy potrzebują przewidywalności i stabilności. Apel przedsiębiorców

1 czerwca 2025 roku odbyła się druga tura wyborów prezydenckich, w której, najwięcej głosów otrzymał Karol Nawrocki. Oficjalne zaświadczenie o wyborze ma zostać wręczone 11 czerwca 2025 r. Po ogłoszeniu wyników przedstawiciele środowisk gospodarczych wyrazili oczekiwanie, że nowy prezydent będzie współpracował z rządem w sprawach istotnych dla polskiej gospodarki.

REKLAMA