Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi

Kontrola RODO

Od roku my jako przedsiębiorcy jesteśmy zobligowani do stosowania zapisów zawartych w Rozporządzeniu Unijnym – RODO.  Znamy już zapowiedź Prezesa UODO odnośnie planowanych kontroli, ale nie oznacza to, że kontrola nie może dotyczyć nas jako przedsiębiorców. Warto wiedzieć jak taka kontrola powinna przebiegać, jakie mamy obowiązki i jakie prawa. Właśnie o tym chcę dzisiaj pokrótce opowiedzieć.

Po pierwsze – kontrole powinny być zapowiedziane, a więc przedsiębiorca powinien otrzymać z UODO informację o terminie planowanej kontroli. Ale pamiętajcie, że organ nadzorczy nie ma takiego obowiązku, więc może się zdarzyć kontrola niezapowiedziana.

Po drugie – przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący przedstawiają upoważnienia do kontroli i legitymacje służbowe.

Kto może być kontrolującym?

Pracownik UODO lub członek albo pracownik organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE. Kontrolujący powinien okazać imienne upoważnienie wraz z legitymacją służbową (w przypadku organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE – wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość) - art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Co powinno zawierać upoważnienie?

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie organu;
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolującego z organu innego państwa członkowskiego UE - imię i nazwisko oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• oznaczenie kontrolowanego;
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności kontrolnych;
• podpis Prezesa Urzędu;
• pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach;
• datę i miejsce jego wystawienia (art. 81 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Komu kontrolujący okazuje legitymacją i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Co do zasady upoważnienie i legitymacja winne być okazane osobie upoważnionej przez kontrolowanego. Jednak w razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, stosowne dokumenty mogą być okazane:

• osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 Kodeksu cywilnego
• przywołanemu świadkowi, jeśli jest funkcjonariuszem publicznym, a przy tym nie jest pracownikiem UODO (odpowiednio organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE).

Pamiętaj, że jeśli kontrolujący nie okazuje imiennego upoważnienia i legitymacji, wówczas powinieneś zażądać od niego przedstawienia tych dokumentów, zwłaszcza z uwagi na ryzyko oszustwa ze strony fałszywych kontrolerów, przed czym ostrzega Prezes UODO.

Możesz też sam zweryfikować uprawnienia kontrolerów, kontaktując się telefonicznie z UODO w celu potwierdzenia, że osoba kontrolująca jest rzeczywiście pracownikiem Urzędu uprawnionym do przeprowadzenia kontroli.

Po trzecie - kontrola może być przeprowadzana na terenie firmy kontrolowanego (w różnych pomieszczeniach m.in. w archiwach) w godzinach od 6.00 do 22.00 (art. 84 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jakie działania mogą podjąć kontrolujący?

Mówią nam o tym art. 84 ust. 1 pkt 2-4, ust. 4, art. 86 ustawy o ochronie danych osobowych, art. 64 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych.

 A mianowicie kontrolujący ma:

- wgląd do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli, w tym także objętych tajemnicą prawnie chronioną

Przedsiębiorca może zastrzec informacje, dokumenty lub ich części zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku musi przedstawić również wersję dokumentu niezawierającą informacji objętych zastrzeżeniem. Zastrzeżenie może jednak zostać uchylone przez Prezesa UODO (art. 65 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych). Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa znajdziesz w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

- ma prawo do przeprowadzanie oględzin:

• miejsc,
• przedmiotów,
• urządzeń,
• nośników,
• systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych

- może zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez podmiot kontrolowany – koszt takich tłumaczeń ponosi przedsiębiorca

- ma prawo odbierania pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwanie w charakterze świadka pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego

Warto, by przedsiębiorca uświadomił pracownikom i osobom, z którymi ma zawartą umowę cywilnoprawną w swojej firmie, że mogą być przesłuchiwani jako świadkowie.

Powinni być poinformowani, że jako świadkowie nie mogą odmówić składania zeznań, z wyjątkiem małżonka kontrolowanego, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa kontrolowanego oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej (art. 83 § 1-2 Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 86 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

• ma prawo do zlecania sporządzania ekspertyz i opinii – nie ponosisz tutaj żadnych dodatkowych kosztów
• może utrwalić przebiegu kontroli lub poszczególnych czynności w jej toku przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk – musisz  zostać poinformowany o tego typu rejestracji. Nagrywanie nie może być utajnione, nagrania zostaną dołączone do protokołu kontroli, gdzie będziesz mógł się z nimi zapoznać.
• ma prawo zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych (nie tylko w razie utrudniania kontroli, ale także, gdy było to planowane)

Po czwarte – kontrolowany otrzymuje protokół kontroli

W jakiej formie otrzymasz taki protokół?  

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach (art. 88 ust. 9 ustawy o ochronie danych osobowych). Protokół kontroli podpisuje kontrolujący i przekazuje kontrolowanemu w celu podpisania (art. 88 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych). Do protokołu dołączane są nagrania, o ile były sporządzone w trakcie kontroli.

Dostajesz taki protokół i co dalej?

 Masz 7 dni na:

• podpisanie protokołu albo,
• zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń do treści protokołu.

Podpisany protokół albo zastrzeżenia przekaż kontrolującemu.

Jeżeli nie podejmiesz żadnych działań w ww. terminie, wówczas zostanie to uznanie za odmowę podpisania protokołu kontroli (art. 88 ust. 7 ustawy o ochronie danych osobowych).

Po piąte – jeśli wniesiesz jakieś zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego to kontrolujący rozstrzyga o zasadności twoich zastrzeżeń, dokonuje ich analizy, jeśli zajdzie taka potrzeba to podejmuj dodatkowe czynności kontrolne, jeśli stwierdzi zasadność twoich zastrzeżeń to zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w formie aneksu do protokołu kontroli (art. 88 ust. 5 ustawy o ochronie danych osobowych), jeśli zaś nie uwzględni zastrzeżeń w całości albo części - przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem (art. 88 ust. 6 ustawy o ochronie danych osobowych).

Po szóste - UODO stwierdzi czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, jeśli organ nadzorczy stwierdzi, że tak to Prezes UODO niezwłocznie wszczyna postępowanie w sprawie naruszenia przepisów ochronie danych osobowych (art. 90 ustawy o ochronie danych osobowych).

Mam nadzieję, że trochę rozświetliłam Wam jak może wyglądać taka kontrola. W kolejnym artykule napiszę jakie dokumenty powinien przedłożyć kontrolowany podczas przeprowadzanej kontroli.