REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rozporządzenie unijne RODO obowiązuje już od roku. Prezes UODO zapowiedział kontrole firm. Czego powinni spodziewać się przedsiębiorcy? Jakie ewentualne działania mogą podjąć? Jakie mają uprawnienia?

Kontrola RODO

Od roku my jako przedsiębiorcy jesteśmy zobligowani do stosowania zapisów zawartych w Rozporządzeniu Unijnym – RODO.  Znamy już zapowiedź Prezesa UODO odnośnie planowanych kontroli, ale nie oznacza to, że kontrola nie może dotyczyć nas jako przedsiębiorców. Warto wiedzieć jak taka kontrola powinna przebiegać, jakie mamy obowiązki i jakie prawa. Właśnie o tym chcę dzisiaj pokrótce opowiedzieć.

REKLAMA

Po pierwsze – kontrole powinny być zapowiedziane, a więc przedsiębiorca powinien otrzymać z UODO informację o terminie planowanej kontroli. Ale pamiętajcie, że organ nadzorczy nie ma takiego obowiązku, więc może się zdarzyć kontrola niezapowiedziana.

Po drugie – przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący przedstawiają upoważnienia do kontroli i legitymacje służbowe.

Kto może być kontrolującym?

Pracownik UODO lub członek albo pracownik organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE. Kontrolujący powinien okazać imienne upoważnienie wraz z legitymacją służbową (w przypadku organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE – wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość) - art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co powinno zawierać upoważnienie?

  • wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
  • oznaczenie organu;
  • imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolującego z organu innego państwa członkowskiego UE - imię i nazwisko oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
  • oznaczenie kontrolowanego;
  • wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności kontrolnych;
  • podpis Prezesa Urzędu;
  • pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach;
  • datę i miejsce jego wystawienia (art. 81 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Komu kontrolujący okazuje legitymacją i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Co do zasady upoważnienie i legitymacja winne być okazane osobie upoważnionej przez kontrolowanego. Jednak w razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, stosowne dokumenty mogą być okazane:

  • osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 Kodeksu cywilnego
  • przywołanemu świadkowi, jeśli jest funkcjonariuszem publicznym, a przy tym nie jest pracownikiem UODO (odpowiednio organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE).

REKLAMA

Pamiętaj, że jeśli kontrolujący nie okazuje imiennego upoważnienia i legitymacji, wówczas powinieneś zażądać od niego przedstawienia tych dokumentów, zwłaszcza z uwagi na ryzyko oszustwa ze strony fałszywych kontrolerów, przed czym ostrzega Prezes UODO.

Możesz też sam zweryfikować uprawnienia kontrolerów, kontaktując się telefonicznie z UODO w celu potwierdzenia, że osoba kontrolująca jest rzeczywiście pracownikiem Urzędu uprawnionym do przeprowadzenia kontroli.

Po trzecie - kontrola może być przeprowadzana na terenie firmy kontrolowanego (w różnych pomieszczeniach m.in. w archiwach) w godzinach od 6.00 do 22.00 (art. 84 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jakie działania mogą podjąć kontrolujący?

Mówią nam o tym art. 84 ust. 1 pkt 2-4, ust. 4, art. 86 ustawy o ochronie danych osobowych, art. 64 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych.

 A mianowicie kontrolujący ma:

- wgląd do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli, w tym także objętych tajemnicą prawnie chronioną

Przedsiębiorca może zastrzec informacje, dokumenty lub ich części zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku musi przedstawić również wersję dokumentu niezawierającą informacji objętych zastrzeżeniem. Zastrzeżenie może jednak zostać uchylone przez Prezesa UODO (art. 65 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych). Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa znajdziesz w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

- ma prawo do przeprowadzanie oględzin:

  • miejsc,
  • przedmiotów,
  • urządzeń,
  • nośników,
  • systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych

- może zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez podmiot kontrolowany – koszt takich tłumaczeń ponosi przedsiębiorca

- ma prawo odbierania pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwanie w charakterze świadka pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego

Warto, by przedsiębiorca uświadomił pracownikom i osobom, z którymi ma zawartą umowę cywilnoprawną w swojej firmie, że mogą być przesłuchiwani jako świadkowie.

Powinni być poinformowani, że jako świadkowie nie mogą odmówić składania zeznań, z wyjątkiem małżonka kontrolowanego, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa kontrolowanego oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej (art. 83 § 1-2 Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 86 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

  • ma prawo do zlecania sporządzania ekspertyz i opinii – nie ponosisz tutaj żadnych dodatkowych kosztów
  • może utrwalić przebiegu kontroli lub poszczególnych czynności w jej toku przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk – musisz  zostać poinformowany o tego typu rejestracji. Nagrywanie nie może być utajnione, nagrania zostaną dołączone do protokołu kontroli, gdzie będziesz mógł się z nimi zapoznać.
  • ma prawo zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych (nie tylko w razie utrudniania kontroli, ale także, gdy było to planowane)

Po czwarte – kontrolowany otrzymuje protokół kontroli

W jakiej formie otrzymasz taki protokół?  

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach (art. 88 ust. 9 ustawy o ochronie danych osobowych). Protokół kontroli podpisuje kontrolujący i przekazuje kontrolowanemu w celu podpisania (art. 88 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych). Do protokołu dołączane są nagrania, o ile były sporządzone w trakcie kontroli.

Dostajesz taki protokół i co dalej?

 Masz 7 dni na:

  • podpisanie protokołu albo,
  • zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń do treści protokołu.

Podpisany protokół albo zastrzeżenia przekaż kontrolującemu.

Jeżeli nie podejmiesz żadnych działań w ww. terminie, wówczas zostanie to uznanie za odmowę podpisania protokołu kontroli (art. 88 ust. 7 ustawy o ochronie danych osobowych).

REKLAMA

Po piąte – jeśli wniesiesz jakieś zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego to kontrolujący rozstrzyga o zasadności twoich zastrzeżeń, dokonuje ich analizy, jeśli zajdzie taka potrzeba to podejmuj dodatkowe czynności kontrolne, jeśli stwierdzi zasadność twoich zastrzeżeń to zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w formie aneksu do protokołu kontroli (art. 88 ust. 5 ustawy o ochronie danych osobowych), jeśli zaś nie uwzględni zastrzeżeń w całości albo części - przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem (art. 88 ust. 6 ustawy o ochronie danych osobowych).

Po szóste - UODO stwierdzi czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, jeśli organ nadzorczy stwierdzi, że tak to Prezes UODO niezwłocznie wszczyna postępowanie w sprawie naruszenia przepisów ochronie danych osobowych (art. 90 ustawy o ochronie danych osobowych).

Mam nadzieję, że trochę rozświetliłam Wam jak może wyglądać taka kontrola. W kolejnym artykule napiszę jakie dokumenty powinien przedłożyć kontrolowany podczas przeprowadzanej kontroli.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Gdy ogień nie jest przypadkiem. Pożary w punktach handlowo-usługowych

Od stycznia do początku maja 2025 roku straż pożarna odnotowała 306 pożarów w obiektach handlowo-usługowych, z czego aż 18 to celowe podpalenia. Potwierdzony przypadek sabotażu, który doprowadził do pożaru hali Marywilska 44, pokazuje, że bezpieczeństwo pożarowe staje się kluczowym wyzwaniem dla tej branży.

Przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzia do analizy rynku. Współpraca GUS i Rzecznika MŚP

Nowe intuicyjne narzędzia analityczne, takie jak Dashboard Regon oraz Dashboard Koniunktura Gospodarcza, pozwolą firmom na skuteczne monitorowanie rynku i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

Firma w Anglii w 2025 roku – czy to się nadal opłaca?

Rok 2025 to czas ogromnych wyzwań dla przedsiębiorców z Polski. Zmiany legislacyjne, niepewne otoczenie podatkowe, rosnąca liczba kontroli oraz nieprzewidywalność polityczna sprawiają, że coraz więcej firm poszukuje bezpiecznych alternatyw dla prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków pozostaje Wielka Brytania. Mimo Brexitu, inflacji i globalnych zmian gospodarczych, firma w Anglii to nadal bardzo atrakcyjna opcja dla polskich przedsiębiorców.

Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

REKLAMA

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

REKLAMA

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

REKLAMA