REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rozporządzenie unijne RODO obowiązuje już od roku. Prezes UODO zapowiedział kontrole firm. Czego powinni spodziewać się przedsiębiorcy? Jakie ewentualne działania mogą podjąć? Jakie mają uprawnienia?

Kontrola RODO

Od roku my jako przedsiębiorcy jesteśmy zobligowani do stosowania zapisów zawartych w Rozporządzeniu Unijnym – RODO.  Znamy już zapowiedź Prezesa UODO odnośnie planowanych kontroli, ale nie oznacza to, że kontrola nie może dotyczyć nas jako przedsiębiorców. Warto wiedzieć jak taka kontrola powinna przebiegać, jakie mamy obowiązki i jakie prawa. Właśnie o tym chcę dzisiaj pokrótce opowiedzieć.

REKLAMA

Po pierwsze – kontrole powinny być zapowiedziane, a więc przedsiębiorca powinien otrzymać z UODO informację o terminie planowanej kontroli. Ale pamiętajcie, że organ nadzorczy nie ma takiego obowiązku, więc może się zdarzyć kontrola niezapowiedziana.

Po drugie – przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący przedstawiają upoważnienia do kontroli i legitymacje służbowe.

Kto może być kontrolującym?

Pracownik UODO lub członek albo pracownik organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE. Kontrolujący powinien okazać imienne upoważnienie wraz z legitymacją służbową (w przypadku organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE – wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość) - art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co powinno zawierać upoważnienie?

  • wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
  • oznaczenie organu;
  • imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolującego z organu innego państwa członkowskiego UE - imię i nazwisko oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
  • oznaczenie kontrolowanego;
  • wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności kontrolnych;
  • podpis Prezesa Urzędu;
  • pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach;
  • datę i miejsce jego wystawienia (art. 81 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Komu kontrolujący okazuje legitymacją i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Co do zasady upoważnienie i legitymacja winne być okazane osobie upoważnionej przez kontrolowanego. Jednak w razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, stosowne dokumenty mogą być okazane:

  • osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 Kodeksu cywilnego
  • przywołanemu świadkowi, jeśli jest funkcjonariuszem publicznym, a przy tym nie jest pracownikiem UODO (odpowiednio organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE).

REKLAMA

Pamiętaj, że jeśli kontrolujący nie okazuje imiennego upoważnienia i legitymacji, wówczas powinieneś zażądać od niego przedstawienia tych dokumentów, zwłaszcza z uwagi na ryzyko oszustwa ze strony fałszywych kontrolerów, przed czym ostrzega Prezes UODO.

Możesz też sam zweryfikować uprawnienia kontrolerów, kontaktując się telefonicznie z UODO w celu potwierdzenia, że osoba kontrolująca jest rzeczywiście pracownikiem Urzędu uprawnionym do przeprowadzenia kontroli.

Po trzecie - kontrola może być przeprowadzana na terenie firmy kontrolowanego (w różnych pomieszczeniach m.in. w archiwach) w godzinach od 6.00 do 22.00 (art. 84 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jakie działania mogą podjąć kontrolujący?

Mówią nam o tym art. 84 ust. 1 pkt 2-4, ust. 4, art. 86 ustawy o ochronie danych osobowych, art. 64 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych.

 A mianowicie kontrolujący ma:

- wgląd do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli, w tym także objętych tajemnicą prawnie chronioną

Przedsiębiorca może zastrzec informacje, dokumenty lub ich części zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku musi przedstawić również wersję dokumentu niezawierającą informacji objętych zastrzeżeniem. Zastrzeżenie może jednak zostać uchylone przez Prezesa UODO (art. 65 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych). Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa znajdziesz w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

- ma prawo do przeprowadzanie oględzin:

  • miejsc,
  • przedmiotów,
  • urządzeń,
  • nośników,
  • systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych

- może zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez podmiot kontrolowany – koszt takich tłumaczeń ponosi przedsiębiorca

- ma prawo odbierania pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwanie w charakterze świadka pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego

Warto, by przedsiębiorca uświadomił pracownikom i osobom, z którymi ma zawartą umowę cywilnoprawną w swojej firmie, że mogą być przesłuchiwani jako świadkowie.

Powinni być poinformowani, że jako świadkowie nie mogą odmówić składania zeznań, z wyjątkiem małżonka kontrolowanego, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa kontrolowanego oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej (art. 83 § 1-2 Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 86 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

  • ma prawo do zlecania sporządzania ekspertyz i opinii – nie ponosisz tutaj żadnych dodatkowych kosztów
  • może utrwalić przebiegu kontroli lub poszczególnych czynności w jej toku przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk – musisz  zostać poinformowany o tego typu rejestracji. Nagrywanie nie może być utajnione, nagrania zostaną dołączone do protokołu kontroli, gdzie będziesz mógł się z nimi zapoznać.
  • ma prawo zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych (nie tylko w razie utrudniania kontroli, ale także, gdy było to planowane)

Po czwarte – kontrolowany otrzymuje protokół kontroli

W jakiej formie otrzymasz taki protokół?  

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach (art. 88 ust. 9 ustawy o ochronie danych osobowych). Protokół kontroli podpisuje kontrolujący i przekazuje kontrolowanemu w celu podpisania (art. 88 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych). Do protokołu dołączane są nagrania, o ile były sporządzone w trakcie kontroli.

Dostajesz taki protokół i co dalej?

 Masz 7 dni na:

  • podpisanie protokołu albo,
  • zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń do treści protokołu.

Podpisany protokół albo zastrzeżenia przekaż kontrolującemu.

Jeżeli nie podejmiesz żadnych działań w ww. terminie, wówczas zostanie to uznanie za odmowę podpisania protokołu kontroli (art. 88 ust. 7 ustawy o ochronie danych osobowych).

REKLAMA

Po piąte – jeśli wniesiesz jakieś zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego to kontrolujący rozstrzyga o zasadności twoich zastrzeżeń, dokonuje ich analizy, jeśli zajdzie taka potrzeba to podejmuj dodatkowe czynności kontrolne, jeśli stwierdzi zasadność twoich zastrzeżeń to zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w formie aneksu do protokołu kontroli (art. 88 ust. 5 ustawy o ochronie danych osobowych), jeśli zaś nie uwzględni zastrzeżeń w całości albo części - przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem (art. 88 ust. 6 ustawy o ochronie danych osobowych).

Po szóste - UODO stwierdzi czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, jeśli organ nadzorczy stwierdzi, że tak to Prezes UODO niezwłocznie wszczyna postępowanie w sprawie naruszenia przepisów ochronie danych osobowych (art. 90 ustawy o ochronie danych osobowych).

Mam nadzieję, że trochę rozświetliłam Wam jak może wyglądać taka kontrola. W kolejnym artykule napiszę jakie dokumenty powinien przedłożyć kontrolowany podczas przeprowadzanej kontroli.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Hipermarkety tańsze niż dyskonty? Gdzie bardziej opłaca się robić zakupy?

    W sklepach ceny wciąż rosną, ale w niektórych trochę wolniej. Gdzie teraz opłaca się robić zakupy? Co lepiej kupić w dyskoncie a co w supermarkecie? Czy w najbliższym czasie można spodziewać się, że we wszystkich sklepach wzrost rdr. będzie jednocyfrowy? 

    Pożary paneli fotowoltaicznych. Jak zminimalizować ryzyko?

    Jak każdy inny rodzaj instalacji, fotowoltaika jest narażona na usterki i awarie: przegrzanie, uszkodzenia, przepięcia, a w skrajnych przypadkach nawet na pożary. Chociaż do zaprószenia ognia dochodzi bardzo rzadko, zawsze trzeba pamiętać o środkach ostrożności. Jak zminimalizować ryzyko awarii?

    Ze sztuczną inteligencją logistyka nie będzie już taka sama

    Sztuczna inteligencja w logistyce to przyszłość. W łańcuch dostaw z użyciem AI chce zainwestować już ponad 60% firm. Co może ułatwić ta technologia? 

    Nowy trend - zmiana okularów co sezon?

    Okulary jako element stylizacji i w dodatku regularnie wymieniany zgodnie z trendami już nikogo nie dziwi. Przychody na rynku okularów są coraz wyższe i będą się jeszcze zwiększać. Nie tylko ze względu na starzejące się społeczeństwo. 

    REKLAMA

    Bezpieczeństwo w leśnictwie. Apel przedsiębiorców o interwencję państwa

    W obliczu rosnącej liczby tragicznych wypadków w leśnictwie, przedsiębiorcy leśni wzywają do pilnej reakcji ze strony państwa. Postulują o zwiększenie nadzoru nad Lasami Państwowymi, odpolitycznienie kadr oraz opracowanie strategii dla sektora leśno-drzewnego. Ale czy ich głos zostanie wysłuchany?

    Pieniądze dla rolników uprawiających kukurydzę. Do 80 proc. kwoty wynikającej z niezapłaconych faktur lub rachunków. Do kiedy wnioski?

    Do 6 października 2023 r. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa przyjmuje wnioski o pomoc finansową dla producenta rolnego, który w 2022 r. lub 2023 r. co najmniej raz nie otrzymał zapłaty za sprzedaną kukurydzę - poinformowała Agencja.

    Czy Technologia Internetu Rzeczy zrewolucjonizuje sektor farmaceutyczny?

    Łańcuch dostaw w sektorze farmaceutycznym to duże wyzwanie - bezpieczeństwo i jakość produktu jest obwarowana licznymi uregulowaniami i przepisami. Systemy i urządzenia oparte o technologię Internetu Rzeczy – IoT (z ang. Internet of Things) wydają się logicznym rozwiązaniem. 

    Startupy to nie korporacje. Jak przyciągnąć właściwe startupy i nie stracić pieniędzy?

    Czy granty są niezbędne, aby przyciągnąć najlepsze startupy do Polski? Niekoniecznie! Czy tylko startupy oparte na unikalnej technologii mają szansę na sukces? Także nie! Startupy trzeba najpierw zrozumieć.  

    REKLAMA

    Przedsiębiorcy powoli wychodzą na prostą? Częściej niż rok temu odwieszają firmy

    Jak wygląda obecnie sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych? Ile wniosków o otwarcie działalności wpłynęło w pierwszym półroczu? Ile odnotowano zawieszeń, wznowień i wniosków dotyczących zamknięcia? Jak to wyglądało w poszczególnych województwach? 

    Petsitting, czyli nowoczesna opieka nad zwierzętami. Na czym polega ta usługa?

    W dzisiejszych czasach, kiedy tempo życia jest coraz szybsze, a nasze obowiązki często wymagają od nas wyjazdów czy dłuższej nieobecności w domu, pojawia się pytanie: co zrobić z naszym pupilem? Dla wielu z nas zwierzęta są członkami rodziny, dlatego chcemy zapewnić im najlepszą opiekę. Odpowiedzią na te potrzeby jest coraz bardziej popularny petsitting. Ale co to dokładnie jest za usługa i dlaczego warto z niego skorzystać?

    REKLAMA