Kategorie

Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Kontrola RODO w firmie - pytania i odpowiedzi.
Fotolia
Rozporządzenie unijne RODO obowiązuje już od roku. Prezes UODO zapowiedział kontrole firm. Czego powinni spodziewać się przedsiębiorcy? Jakie ewentualne działania mogą podjąć? Jakie mają uprawnienia?

Kontrola RODO

Od roku my jako przedsiębiorcy jesteśmy zobligowani do stosowania zapisów zawartych w Rozporządzeniu Unijnym – RODO.  Znamy już zapowiedź Prezesa UODO odnośnie planowanych kontroli, ale nie oznacza to, że kontrola nie może dotyczyć nas jako przedsiębiorców. Warto wiedzieć jak taka kontrola powinna przebiegać, jakie mamy obowiązki i jakie prawa. Właśnie o tym chcę dzisiaj pokrótce opowiedzieć.

Po pierwsze – kontrole powinny być zapowiedziane, a więc przedsiębiorca powinien otrzymać z UODO informację o terminie planowanej kontroli. Ale pamiętajcie, że organ nadzorczy nie ma takiego obowiązku, więc może się zdarzyć kontrola niezapowiedziana.

Po drugie – przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący przedstawiają upoważnienia do kontroli i legitymacje służbowe.

Kto może być kontrolującym?

Pracownik UODO lub członek albo pracownik organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE. Kontrolujący powinien okazać imienne upoważnienie wraz z legitymacją służbową (w przypadku organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE – wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość) - art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Co powinno zawierać upoważnienie?

  • wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
  • oznaczenie organu;
  • imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolującego z organu innego państwa członkowskiego UE - imię i nazwisko oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
  • oznaczenie kontrolowanego;
  • wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności kontrolnych;
  • podpis Prezesa Urzędu;
  • pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach;
  • datę i miejsce jego wystawienia (art. 81 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Komu kontrolujący okazuje legitymacją i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

Co do zasady upoważnienie i legitymacja winne być okazane osobie upoważnionej przez kontrolowanego. Jednak w razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, stosowne dokumenty mogą być okazane:

  • osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 Kodeksu cywilnego
  • przywołanemu świadkowi, jeśli jest funkcjonariuszem publicznym, a przy tym nie jest pracownikiem UODO (odpowiednio organu nadzorczego innego państwa członkowskiego UE).
Reklama

Pamiętaj, że jeśli kontrolujący nie okazuje imiennego upoważnienia i legitymacji, wówczas powinieneś zażądać od niego przedstawienia tych dokumentów, zwłaszcza z uwagi na ryzyko oszustwa ze strony fałszywych kontrolerów, przed czym ostrzega Prezes UODO.

Możesz też sam zweryfikować uprawnienia kontrolerów, kontaktując się telefonicznie z UODO w celu potwierdzenia, że osoba kontrolująca jest rzeczywiście pracownikiem Urzędu uprawnionym do przeprowadzenia kontroli.

Po trzecie - kontrola może być przeprowadzana na terenie firmy kontrolowanego (w różnych pomieszczeniach m.in. w archiwach) w godzinach od 6.00 do 22.00 (art. 84 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jakie działania mogą podjąć kontrolujący?

Mówią nam o tym art. 84 ust. 1 pkt 2-4, ust. 4, art. 86 ustawy o ochronie danych osobowych, art. 64 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych.

 A mianowicie kontrolujący ma:

- wgląd do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli, w tym także objętych tajemnicą prawnie chronioną

Przedsiębiorca może zastrzec informacje, dokumenty lub ich części zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku musi przedstawić również wersję dokumentu niezawierającą informacji objętych zastrzeżeniem. Zastrzeżenie może jednak zostać uchylone przez Prezesa UODO (art. 65 w zw. z art. 91 ustawy o ochronie danych osobowych). Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa znajdziesz w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

- ma prawo do przeprowadzanie oględzin:

  • miejsc,
  • przedmiotów,
  • urządzeń,
  • nośników,
  • systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych

- może zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez podmiot kontrolowany – koszt takich tłumaczeń ponosi przedsiębiorca

- ma prawo odbierania pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwanie w charakterze świadka pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego

Warto, by przedsiębiorca uświadomił pracownikom i osobom, z którymi ma zawartą umowę cywilnoprawną w swojej firmie, że mogą być przesłuchiwani jako świadkowie.

Powinni być poinformowani, że jako świadkowie nie mogą odmówić składania zeznań, z wyjątkiem małżonka kontrolowanego, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa kontrolowanego oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej (art. 83 § 1-2 Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 86 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

  • ma prawo do zlecania sporządzania ekspertyz i opinii – nie ponosisz tutaj żadnych dodatkowych kosztów
  • może utrwalić przebiegu kontroli lub poszczególnych czynności w jej toku przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk – musisz  zostać poinformowany o tego typu rejestracji. Nagrywanie nie może być utajnione, nagrania zostaną dołączone do protokołu kontroli, gdzie będziesz mógł się z nimi zapoznać.
  • ma prawo zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych (nie tylko w razie utrudniania kontroli, ale także, gdy było to planowane)

Po czwarte – kontrolowany otrzymuje protokół kontroli

W jakiej formie otrzymasz taki protokół?  

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach (art. 88 ust. 9 ustawy o ochronie danych osobowych). Protokół kontroli podpisuje kontrolujący i przekazuje kontrolowanemu w celu podpisania (art. 88 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych). Do protokołu dołączane są nagrania, o ile były sporządzone w trakcie kontroli.

Dostajesz taki protokół i co dalej?

 Masz 7 dni na:

  • podpisanie protokołu albo,
  • zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń do treści protokołu.

Podpisany protokół albo zastrzeżenia przekaż kontrolującemu.

Jeżeli nie podejmiesz żadnych działań w ww. terminie, wówczas zostanie to uznanie za odmowę podpisania protokołu kontroli (art. 88 ust. 7 ustawy o ochronie danych osobowych).

Reklama

Po piąte – jeśli wniesiesz jakieś zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego to kontrolujący rozstrzyga o zasadności twoich zastrzeżeń, dokonuje ich analizy, jeśli zajdzie taka potrzeba to podejmuj dodatkowe czynności kontrolne, jeśli stwierdzi zasadność twoich zastrzeżeń to zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w formie aneksu do protokołu kontroli (art. 88 ust. 5 ustawy o ochronie danych osobowych), jeśli zaś nie uwzględni zastrzeżeń w całości albo części - przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem (art. 88 ust. 6 ustawy o ochronie danych osobowych).

Po szóste - UODO stwierdzi czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, jeśli organ nadzorczy stwierdzi, że tak to Prezes UODO niezwłocznie wszczyna postępowanie w sprawie naruszenia przepisów ochronie danych osobowych (art. 90 ustawy o ochronie danych osobowych).

Mam nadzieję, że trochę rozświetliłam Wam jak może wyglądać taka kontrola. W kolejnym artykule napiszę jakie dokumenty powinien przedłożyć kontrolowany podczas przeprowadzanej kontroli.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    25 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.

    Lokalizacja mieszkania - co warto sprawdzić przed zakupem?

    Lokalizacja mieszkania. Tak naprawdę nie ma jednej definicji dobrej lokalizacji. W zależności od naszych potrzeb, miejsca pracy, etapu życia, na którym się znajdujemy czy jego stylu, sami możemy zdefiniować, czym jest tak naprawdę dobra lokalizacja. Nie ma jednego rozwiązania. Zupełnie inne potrzeby będą miały rodziny z małymi dziećmi, inne – ludzie już dojrzali, a jeszcze inne młodzi single. Jest jednak kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę. Czym się kierować, szukając idealnego miejsca do zamieszkania?

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę - założenia projektu

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę. W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, którego celem ma być umożliwienie budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2 (do 90 m2 powierzchni użytkowej) bez konieczności uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę (ale w procedurze zgłoszenia), bez konieczności ustanawiania kierownika budowy oraz prowadzenia dziennika budowy. Nowe przepisy mają wejść w życie w IV kwartale 2021 roku.

    Zmiana pozwolenia na budowę po 19 września 2020 r. - skutki

    Zmiana pozwolenia na budowę. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień odnośnie stosowania dotychczasowych przepisów Prawa budowlanego (obowiązujących przed nowelizacją, która weszła w życie 19 września 2020 r.) w zakresie zmiany pozwolenia na budowę.

    Kompleksowa informacja o wyrobach budowlanych

    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zaprasza do odwiedzenia nowej strony internetowej Punktu kontaktowego do spraw wyrobów budowlanych pod adresem punkt-kontaktowy.gunb.gov.pl. Jak zadać pytanie?

    E-commerce wpływa na rozwój transakcji bezgotówkowych

    Co sprawia, że rynek płatności bezgotówkowych stale rośnie? Odpowiedź jest prosta: e-commerce.

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa - kto i jak powinien go przeprowadzić?

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa to procedura mającą na celu przeprowadzenie szczegółowych i potwierdzonych obliczeń dotyczących przedsięwzięć realizowanych na terytorium Polski, służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii osiągniętych w wyniku ich realizacji. Kto ma obowiązek przeprowadzić audyt energetyczny przedsiębiorstwa? Jaki jest zakres i termin tego audytu i jakie obowiązki informacyjne ciążą na obowiązanych przedsiębiorcach? Jakie kary grożą za brak audytu energetycznego przedsiębiorstwa?

    Tomasz Sętowski: W Polsce jest boom na sztukę [PODCAST]

    Czy pandemia zachwiała rynkiem dóbr luksusowych? Jak wygląda sytuacja na rynku dzieł sztuki? Czy Polacy chętnie w nią inwestują? W rozmowie z Agnieszką Gorczycą (Infor.pl), malarz Tomasz Sętowski wyjaśnia te kwestie i tłumaczy dlaczego udział w aukcjach młodej sztuki to dobry pomysł na inwestycje. Zapraszamy do wysłuchania podcastu!

    Branża turystyczna - długi i obawa przed lockdownem

    Branża turystyczna wciąż z długami obawia się kolejnego lockdownu. Przed wyjazdem na wakacje sprawdź organizatora wycieczki. Czy grozi mu opadłość?

    Nowa polityka klimatyczna UE (Fit for 55) to wyższe ceny energii

    Komisja Europejska przyjęła pakiet Fit for 55, aby dostosować politykę unijną do obniżenia emisji gazów cieplarnianych netto o co najmniej 55 proc. do 2030 roku w porównaniu z poziomami z 1990 roku. Efektem zmian w polityce klimatycznej UE będzie dalszy wzrost cen energii. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego dla najuboższych gospodarstw unijnych koszty emisji w transporcie i budynkach wzrosną średnio o 4,3 proc., w Polsce – aż o 14,3 proc. – Ceny wzrosną tym bardziej, im wolniej i bardziej ospale będziemy prowadzić transformację energetyczną – ocenia Izabela Zygmunt, starsza analityczka ds. energii i klimatu z WiseEuropa.

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu?

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu? Ten budowlany dylemat dyskutowany był już wielokrotnie. Przede wszystkim od strony technicznej. Zagadnieniu warto jednak przyjrzeć się bliżej, także pod kątem finansowym i skalkulować rzeczywiste koszty jednego i drugiego rozwiązania. Zwłaszcza, że obecna sytuacja rynkowa zmusza do tego, by na nowo przeliczyć wydatki związane z konstrukcją dachu. Kluczowe są tu zwłaszcza dwie kwestie: rosnące ceny drewna oraz usług dekarskich.

    Ceny rosną, Polacy chcą ograniczać wydatki

    Ceny rosną. Jednocześnie ponad 40 procent Polaków chce ograniczać wydatki. Tak wynika z badania dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor.

    Jak sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w okolicy? Ruszył system SI2PEM

    Poziom natężenia pola elektromagnetycznego - system SI2PEM. Każdy zainteresowany może już sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w swojej okolicy – szybko, wygodnie i za darmo, przez internet, z dokładnością do 1 metra kwadratowego. Ruszył SI2PEM, czyli System Informacyjny o Instalacjach wytwarzających Promieniowanie Elektromagnetyczne (www.si2pem.gov.pl) - poinformowała 20 lipca 2021 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. System będzie aktualizowany wraz z kolejnymi danymi przekazywanymi przez podmioty obowiązane.

    Dlaczego mieszkania drożeją? Kiedy zaczną tanieć?

    Dlaczego mieszkania drożeją? Główną przyczyną wzrostu cen mieszkań jest malejąca ich podaż i wyższe koszty budowy - powiedział PAP wiceprezes JLL Kazimierz Kirejczyk. Dodał, że jest mało prawdopodobne, aby ceny mogły w niedalekiej przyszłości zacząć spadać. Nie widać ryzyka bańki spekulacyjnej na rynku mieszkaniowym, nawet w obliczu niskich stóp procentowych - ocenia ekspert Polskiego Instytutu Ekonomicznego. Wyjaśnia, że koszt zakupu nieruchomości rośnie nieco szybciej niż inne ceny konsumenckie, ale jest on niższy niż wzrost wynagrodzeń.

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM) podobne do TBS-ów

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM). Społeczne inicjatywy mieszkaniowe w wielu kwestiach są podobne do TBS-ów, które działają w Polsce już od 25 lat. Sporą nowością ma być możliwość rozliczenia partycypacji albo dojścia do własności mieszkania. Będzie to możliwe jednak dopiero po spłacie kredytu na budowę. Rząd chce mocno wspierać społeczne inicjatywy mieszkaniowe. Świadczy o tym m.in. kwota dofinansowania dla gmin uruchamiających takie instytucje (aż 1,5 mld zł).

    Prosta spółka akcyjna - nowy podmiot od 1 lipca 2021 r.

    W ramach pakietu Ministerstwa Rozwoju „100 zmian dla firm - Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” w Kodeksie spółek handlowych wprowadzono przepisy regulujące nowy typ spółki kapitałowej. Jest to prosta spółka akcyjna. Nowe przepisy weszły w życie 1 lipca 2021 r.

    Polskie firmy muszą być obecne w Google, jeśli chcą przetrwać

    Wg danych zebranych przez firmę Senuto, w polskim Internecie jest obecnych blisko 90 tysięcy sklepów online i tylko w 2020 roku w czasie pandemii, powstało ponad 6 tysięcy nowych. Generują one miesięcznie prawie 400 milionów odwiedzin tylko z samych wyszukiwarek. Oznacza to, że statystycznie, każdy dorosły Polak, każdego miesiąca, odwiedza sklepy internetowe z użyciem Google 13 razy. Czyli niemal co drugi dzień.