REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Nowe przepisy wdrażające RODO w aż 162 ustawach doprecyzowały, a niekiedy dodały nowe wymogi związane z ochroną danych osobowych. Dla działu kadr oznacza to konieczność weryfikacji zakresu przetwarzanych danych, podstaw prawnych i klauzul informacyjnych, kierowanych do kandydatów do pracy, pracowników i członków ich rodzin. Szczegóły omówiono poniżej.

Zmiany dotyczące kandydatów do pracy

W wyniku zmian w Kodeksie pracy pracodawca prowadzący rekrutację:

REKLAMA

  • zawsze żąda od kandydata podania imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych (art. 221 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy);

Wskazówka: Ustawodawca celowo użył pojęcia danych kontaktowych, aby to kandydat zdecydował, jakie dane kontaktowe udostępnia, tzn. czy będzie to adres pocztowy, adres e-mail, czy numer telefonu.

  • żąda informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2 Kodeksu pracy);

Przykład: Gdy do pracy niezbędna jest znajomość języka obcego lub uprawnienia do kierowania pojazdami, kandydat musi odpowiedzieć, czy posiada takie kwalifikacje.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Przedsiębiorca działający w branży ochrony osób i mienia ma obowiązek weryfikować karalność pracowników ochrony (art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie osób i mienia).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody kandydata do pracy. Brak zgody nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

Przykład: Wielu kandydatów do pracy zamieszcza w CV swoje aktualne zdjęcie. Brak fotografii nie może być jednak przyczyną odrzucenia aplikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 Kodeksu pracy).

Polecamy: RODO w marketingu

Zmiany dotyczące pracowników

Od momentu, w którym kandydat do pracy staje się pracownikiem, pracodawca:

  • żąda podania adresu zamieszkania, numeru PESEL (a w razie jego braku – rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) oraz innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 1–3 Kodeksu pracy), a także podania numeru rachunku płatniczego – jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 3 pkt 5 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o stanie zdrowia do celów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2b ust. 1 tej ustawy).

  • żąda podania dalszych informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tzn. tych, które nie były niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 3 pkt 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Kandydat do pracy biurowej nie podał przy rekrutacji informacji o okresach zatrudnienia jako pracownik fizyczny. Po przyjęciu do pracy pracodawca może żądać od pracownika podania pełnej historii zatrudnienia.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody pracownika. Zgoda powinna być wyrażona odrębnie od innych oświadczeń, a jej brak nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy pracownika (art. 221b § 1 Kodeksu pracy);

Przykład: Podanie prywatnego numeru telefonu w celu ułatwienia kontaktu lub podanie numeru rejestracyjnego prywatnego samochodu w celu korzystania ze służbowego parkingu wymaga zgody pracownika.

  • musi pamiętać, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 221b § 2 Kodeksu pracy).

Przykład: Dopuszczalne jest pobranie odcisków palców w celu zapewnienia ścisłej kontroli dostępu do miejsc przechowywania kosztowności.

REKLAMA

Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii wymagane jest pisemne upoważnienie pracodawcy. Do tej pory wymóg nadawania upoważnień był wywodzony z art. 29 RODO, teraz zaś występuje wprost w art. 221b § 3 Kodeksu pracy, a także w art. 8 ust. 1b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ponadto w art. 229 Kodeksu pracy wprowadzono zmiany doprecyzowujące, kiedy osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy przenoszeni na inne stanowiska pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim, a kiedy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego.

Należy pamiętać, że zmiany w Kodeksie pracy odnoszą się do podania danych osobowych, a więc do zbierania danych od pracownika, najczęściej w formie oświadczenia. Pozyskiwanie danych osobowych pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą w dużej części podlega ogólnym zasadom RODO. Dział kadr powinien jednak śledzić sytuację prawną, by wiedzieć na przykład, że warto zbadać poprawność zapisów układu zbiorowego pracy, regulaminu, a w razie ich braku – obwieszczenia, w zakresie stosowanego monitoringu wizyjnego (art. 222 Kodeksu pracy). Zmiany w Kodeksie pracy przewidują, że monitoring nie może teraz obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a także co do zasady nie powinien być stosowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach (możliwe są jednak wyjątki).

Zmiany dotyczące osób zgłaszanych przez pracowników

REKLAMA

W trakcie zatrudnienia pracodawca żąda danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy).

Przykład: Jeśli pracowniczka chce skorzystać z urlopu macierzyńskiego, to składając odpowiedni wniosek, musi podać m.in. imię, nazwisko i datę urodzenia dziecka (§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków).

Autor: Dr Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

REKLAMA

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

REKLAMA

Twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych dostaną tantiemy za udostępnianie ich dzieł w Internecie. Czy coś się zmieni dla osób korzystających z internetu?

Rada Ministrów 14 maja 2024 r. przyjęła projekt nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na mocy tych przepisów twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych oraz wykonawcy utworów muzycznych (i słowno-muzycznych) będą mieli prawo do tantiem z tytułu eksploatacji ich dzieł w internecie.

Firma prosi klienta o dane by spersonalizować ofertę, jak reaguje polski konsument

Firmy chcą wiedzieć coraz więcej o swoich klientach po to by łatwiej konkurować z innymi, dostarczając na rynek produkty lepiej dostosowane do oczekiwań i potrzeb nabywców. Konsumenci z kolei są gotowi przekazać więcej danych o sobie, ale nie za darmo – wiedzą już, że takie dane to towar, który ma swoją cenę oczekują więc w zamian dla siebie korzyści. Jakich?

REKLAMA