Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Fotolia
Nowe przepisy wdrażające RODO w aż 162 ustawach doprecyzowały, a niekiedy dodały nowe wymogi związane z ochroną danych osobowych. Dla działu kadr oznacza to konieczność weryfikacji zakresu przetwarzanych danych, podstaw prawnych i klauzul informacyjnych, kierowanych do kandydatów do pracy, pracowników i członków ich rodzin. Szczegóły omówiono poniżej.

Zmiany dotyczące kandydatów do pracy

W wyniku zmian w Kodeksie pracy pracodawca prowadzący rekrutację:

  • zawsze żąda od kandydata podania imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych (art. 221 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy);

Wskazówka: Ustawodawca celowo użył pojęcia danych kontaktowych, aby to kandydat zdecydował, jakie dane kontaktowe udostępnia, tzn. czy będzie to adres pocztowy, adres e-mail, czy numer telefonu.

  • żąda informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2 Kodeksu pracy);

Przykład: Gdy do pracy niezbędna jest znajomość języka obcego lub uprawnienia do kierowania pojazdami, kandydat musi odpowiedzieć, czy posiada takie kwalifikacje.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Przedsiębiorca działający w branży ochrony osób i mienia ma obowiązek weryfikować karalność pracowników ochrony (art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie osób i mienia).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody kandydata do pracy. Brak zgody nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

Przykład: Wielu kandydatów do pracy zamieszcza w CV swoje aktualne zdjęcie. Brak fotografii nie może być jednak przyczyną odrzucenia aplikacji.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 Kodeksu pracy).

Polecamy: RODO w marketingu

Zmiany dotyczące pracowników

Od momentu, w którym kandydat do pracy staje się pracownikiem, pracodawca:

  • żąda podania adresu zamieszkania, numeru PESEL (a w razie jego braku – rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) oraz innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 1–3 Kodeksu pracy), a także podania numeru rachunku płatniczego – jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 3 pkt 5 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o stanie zdrowia do celów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2b ust. 1 tej ustawy).

  • żąda podania dalszych informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tzn. tych, które nie były niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 3 pkt 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Kandydat do pracy biurowej nie podał przy rekrutacji informacji o okresach zatrudnienia jako pracownik fizyczny. Po przyjęciu do pracy pracodawca może żądać od pracownika podania pełnej historii zatrudnienia.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody pracownika. Zgoda powinna być wyrażona odrębnie od innych oświadczeń, a jej brak nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy pracownika (art. 221b § 1 Kodeksu pracy);

Przykład: Podanie prywatnego numeru telefonu w celu ułatwienia kontaktu lub podanie numeru rejestracyjnego prywatnego samochodu w celu korzystania ze służbowego parkingu wymaga zgody pracownika.

  • musi pamiętać, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 221b § 2 Kodeksu pracy).

Przykład: Dopuszczalne jest pobranie odcisków palców w celu zapewnienia ścisłej kontroli dostępu do miejsc przechowywania kosztowności.

Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii wymagane jest pisemne upoważnienie pracodawcy. Do tej pory wymóg nadawania upoważnień był wywodzony z art. 29 RODO, teraz zaś występuje wprost w art. 221b § 3 Kodeksu pracy, a także w art. 8 ust. 1b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ponadto w art. 229 Kodeksu pracy wprowadzono zmiany doprecyzowujące, kiedy osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy przenoszeni na inne stanowiska pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim, a kiedy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego.

Należy pamiętać, że zmiany w Kodeksie pracy odnoszą się do podania danych osobowych, a więc do zbierania danych od pracownika, najczęściej w formie oświadczenia. Pozyskiwanie danych osobowych pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą w dużej części podlega ogólnym zasadom RODO. Dział kadr powinien jednak śledzić sytuację prawną, by wiedzieć na przykład, że warto zbadać poprawność zapisów układu zbiorowego pracy, regulaminu, a w razie ich braku – obwieszczenia, w zakresie stosowanego monitoringu wizyjnego (art. 222 Kodeksu pracy). Zmiany w Kodeksie pracy przewidują, że monitoring nie może teraz obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a także co do zasady nie powinien być stosowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach (możliwe są jednak wyjątki).

Zmiany dotyczące osób zgłaszanych przez pracowników

W trakcie zatrudnienia pracodawca żąda danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy).

Przykład: Jeśli pracowniczka chce skorzystać z urlopu macierzyńskiego, to składając odpowiedni wniosek, musi podać m.in. imię, nazwisko i datę urodzenia dziecka (§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków).

Autor: Dr Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ceny mieszkań używanych wzrosły w ciągu roku ponad 15%
    Mieszkania z drugiej ręki w największych miastach są aż o 15,1% droższe niż przed rokiem – wynika z najnowszych danych NBP. Wzrost cen w przypadku lokali deweloperskich jest jeszcze większy, na co wpłynąć mogły rosnące koszty budowy.
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze... jest możliwa!
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze? To możliwe. Podjeżdżasz na stację, tankujesz paliwo, naciskasz przycisk w telefonie i odjeżdżasz.
    Kara za brak OC 2023. Podwyżka i to dwukrotna!
    Kara za brak OC w roku 2023 wzrośnie i to... dwukrotnie. Tak, dwukrotnie. Czemu tak się stanie i jak wysokiego skoku opłaty można się spodziewać?
    Likwidacja spółki jawnej
    Likwidacja spółki jawnej jest procesem skomplikowanym i wymagającym przygotowania wielu dokumentów, jednak istnieje rozwiązanie, które pomoże Ci tego uniknąć!
    Biurowce na rynkach regionalnych – analiza rynku
    W pierwszym półroczu br. popyt na biura w największych miastach regionalnych w kraju był większy niż w całym 2021 roku. Także aktywa biurowe w regionach są teraz jednym z głównych celów inwestorów
    Rynek paliw – UOKiK nie potwierdza opinii o zawyżaniu marż
    Wzrost cen na stacjach benzynowych oraz liczne skargi skłoniły prezesa UOKiK do przeanalizowania rynku poda kątem niedozwolonych praktyk
    Strajk egzaminatorów WORD. Bez egzaminów od 8 sierpnia
    Strajk egzaminatorów WORD? Tak, powracają oni do protestu od poniedziałku 8 sierpnia. To oznacza, że egzaminy na prawo jazdy nie będą się odbywać.
    Benzyna E10. Czym jest i czy jest szkodliwa dla silnika?
    Benzyna E10. Ma się ona stać jednym z rozwiązań problemów paliwowych. Czym jednak tak właściwie jest i czy silniki w autach ją wytrzymają?
    Polski Ład 2.0 od lipca – czy przewoźnicy na nim zyskają?
    Rozliczanie pracowników od nowego roku 2022 przysporzyło problemów niejednemu pracodawcy i księgowemu. Chociaż z założenia Polski Ład miał uprościć dotychczasowy system podatkowy i obniżyć ich wysokość, zmiana przepisów od stycznia jeszcze bardziej go skomplikowała.
    Marketing i reklama wobec różnych grup wiekowych
    Działania marketingowe marek dotychczas koncentrowały się w przeważającej mierze na młodszych użytkownikach. Jednak, jak wynika z raportu GWI, każda grupa wiekowa to potencjalni klienci e-commerce
    Linie kablowe zyskują na popularności. Linie podziemne alternatywą dla napowietrznych
    Elektroenergetyczne linie napowietrzne są często spotykanym elementem krajobrazu. Niższy koszt inwestycyjny czy łatwość naprawy ewentualnych awarii są mocnym argumentem do inwestowania właśnie w tę technologię. Dziś jednak coraz częściej odchodzi się od tego rozwiązania na rzecz linii kablowych podziemnych. Skąd wynika zainteresowanie tą technologią?
    Zatory płatnicze - zmiany w przepisach
    Szykują się zmiany w przepisach o zatorach płatniczych. Z uwagi na pojawiające się wątpliwości dotyczące raportowania oraz komplikacje wynikające ze zbierania danych, ustawodawca zdecydował się przedstawić projekt zmian, przewidujący znaczne uproszczenia w raportowaniu.
    Inwestycje na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych [Raport]
    Panująca obecnie niepewność gospodarcza zaczyna oddziaływać na aktywność inwestycyjną na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych (CRE). Prognozowany wpływ sytuacji gospodarczej będzie jednak zróżnicowany dla różnych jego obszarów, a wybrane sektory oraz rynki krajowe wciąż pozostaną atrakcyjne dla inwestorów
    Węgiel, gaz i wakacje kredytowe – wpływ na rynek akcji i obligacji
    Eksperci VIG/C-QUADRAT przyglądają się kluczowym wskaźnikom ekonomicznym, analizują wyniki spółek za II kwartał 2022 roku, prezentują z jakimi zagrożeniami zmierzy się polski rynek akcji oraz zastanawiają się czy to już „czas na obligacje”.
    Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców apeluje o wsparcie MŚP – ceny energii
    W trakcie prowadzonych w styczniu 2022 r. prac legislacyjnych nad mechanizmami osłonowymi służącymi przeciwdziałaniu negatywnym skutkom znacznego wzrostu cen surowców energetycznych, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Adam Abramowicz występował do organów władzy publicznej, m.in. do Premiera, Sejmu oraz do Senatu o uwzględnienie w tych mechanizmach przedsiębiorców.
    Zakup apartamentu nad morzem - jakich błędów nie popełnić?
    Zakup nieruchomości nad morzem kusi inwestorów wieloma aspektami. Wydawałoby się, że wystarczy dobra lokalizacja, by lokata kapitału zwróciła się w kilka lat. Nic bardziej mylnego.
    Wakacyjne podróże samochodem a ubezpieczenie
    Ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla posiadacza każdego pojazdu mechanicznego. Istnieją jednak jeszcze dobrowolne ubezpieczenia komunikacyjne, m.in. AC, Assistance i NNW. Wakacje to wzmożony okres korzystania z auta w Polsce i za granicą, więc warto się nad nimi zastanowić. Co należy wiedzieć, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów nieprzewidzianego zdarzenia podczas podróży?
    Pierwsza obniżka cen na rynku samochodów używanych od dwóch lat
    AURES Holdings obniżył ceny 1700 aut używanych w sieci AAA AUTO, a łączna kwota aktualnych rabatów wynosi 2 mln złotych.
    Ceny nowych mieszkań w lipcu 2022 lekko do góry [Raport]
    Ceny mieszkań od deweloperów lipcu minimalnie drgnęły do góry w większości obserwowanych miast. Spadek odnotowany tylko w jednym. Mimo to kupujący wrócili na rynek, choć wciąż nie jest ich tylu, co na początku roku, a tym bardziej w minionym roku.
    Trzy sposoby na sprawne urządzenie mieszkania w stanie deweloperskim
    Urządzenie mieszkania w stanie deweloperskim wydaje się być czasochłonnym zadaniem. Jaki kolor farby wybrać? Kupić sofę czy narożnik? Aby uniknąć przytłaczających pytań, mamy trzy sprawdzone porady, dzięki którym dekoracja przyszłego "M" stanie się prostym zadaniem.
    Tracąca pęd inflacja. Czy można się spodziewać wyhamowania wzrostu cen?
    Tylko 12% Polaków nie widzi wpływu inflacji na codzienne decyzje. Równocześnie 41% respondentów określa, że musiała zrezygnować z części wydatków w tym: z usług, które nie były pierwszej potrzeby (29%) czy wysokobudżetowych zakupów (12%). Natomiast prawie połowa społeczeństwa (47%) nie miała konieczności ograniczenia wydatków, jednak przez rosnące ceny zaczęła planować i kontrolować codzienne zakupy.
    Przekształcanie budynków biurowo-handlowych na cele mieszkalne - Rząd pracuje nad ułatwieniami
    Przekształcanie budynków biurowo-handlowych na cele mieszkalne ma zostać ułatwione. W ciągu 2 lat od wprowadzenia przepisów obowiązywać będą preferencyjne warunki przebudowy - brak pozwolenia na budowę i zgłoszenia odbioru dla prac nienaruszających konstrukcji.
    Polacy niechętnie zakładają własne firmy, coś drgnęło ale bez rewelacji
    W I półroczu br. do rejestru CEIDG wpłynęło o 3,2% więcej wniosków dot. otwarcia jednoosobowej działalności gospodarczej niż rok wcześniej. Obecnie średnia miesięczna jest bliska 26 tys. Eksperci uważają, że niewielkie wzrosty wynikają po części z poprawy sytuacji pandemicznej, ale także częściowo są przejawem optymalizacji podatkowych. Prognozują, że w II półroczu 2022 r. będzie dużo gorzej, niż jest teraz.
    Większość społeczeństwa sceptyczna wobec oszczędzania energii
    Oszczędzanie energii bez entuzjazmu. Sondaż United Surveys dla DGP i RMF pokazuje, że 3/5 ankietowanych nie zmieni nawyków pomimo wysokich taryf.
    Mieszkanie dla studenta na wynajem. Wysokie czynsze = większe zainteresowanie akademikami
    Znalezienie tanich mieszkań na wynajem jest coraz większym problemem dla studentów. W roku akademickim 2022/2023 nie obędzie się bez castingów organizowanych przez właścicieli mieszkań - ustaliła PAP.