REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Nowe przepisy wdrażające RODO w aż 162 ustawach doprecyzowały, a niekiedy dodały nowe wymogi związane z ochroną danych osobowych. Dla działu kadr oznacza to konieczność weryfikacji zakresu przetwarzanych danych, podstaw prawnych i klauzul informacyjnych, kierowanych do kandydatów do pracy, pracowników i członków ich rodzin. Szczegóły omówiono poniżej.

Zmiany dotyczące kandydatów do pracy

W wyniku zmian w Kodeksie pracy pracodawca prowadzący rekrutację:

REKLAMA

  • zawsze żąda od kandydata podania imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych (art. 221 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy);

Wskazówka: Ustawodawca celowo użył pojęcia danych kontaktowych, aby to kandydat zdecydował, jakie dane kontaktowe udostępnia, tzn. czy będzie to adres pocztowy, adres e-mail, czy numer telefonu.

  • żąda informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2 Kodeksu pracy);

Przykład: Gdy do pracy niezbędna jest znajomość języka obcego lub uprawnienia do kierowania pojazdami, kandydat musi odpowiedzieć, czy posiada takie kwalifikacje.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Przedsiębiorca działający w branży ochrony osób i mienia ma obowiązek weryfikować karalność pracowników ochrony (art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie osób i mienia).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody kandydata do pracy. Brak zgody nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

Przykład: Wielu kandydatów do pracy zamieszcza w CV swoje aktualne zdjęcie. Brak fotografii nie może być jednak przyczyną odrzucenia aplikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 Kodeksu pracy).

Polecamy: RODO w marketingu

Zmiany dotyczące pracowników

Od momentu, w którym kandydat do pracy staje się pracownikiem, pracodawca:

  • żąda podania adresu zamieszkania, numeru PESEL (a w razie jego braku – rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) oraz innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 1–3 Kodeksu pracy), a także podania numeru rachunku płatniczego – jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 3 pkt 5 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o stanie zdrowia do celów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2b ust. 1 tej ustawy).

  • żąda podania dalszych informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tzn. tych, które nie były niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 3 pkt 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Kandydat do pracy biurowej nie podał przy rekrutacji informacji o okresach zatrudnienia jako pracownik fizyczny. Po przyjęciu do pracy pracodawca może żądać od pracownika podania pełnej historii zatrudnienia.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody pracownika. Zgoda powinna być wyrażona odrębnie od innych oświadczeń, a jej brak nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy pracownika (art. 221b § 1 Kodeksu pracy);

Przykład: Podanie prywatnego numeru telefonu w celu ułatwienia kontaktu lub podanie numeru rejestracyjnego prywatnego samochodu w celu korzystania ze służbowego parkingu wymaga zgody pracownika.

  • musi pamiętać, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 221b § 2 Kodeksu pracy).

Przykład: Dopuszczalne jest pobranie odcisków palców w celu zapewnienia ścisłej kontroli dostępu do miejsc przechowywania kosztowności.

REKLAMA

Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii wymagane jest pisemne upoważnienie pracodawcy. Do tej pory wymóg nadawania upoważnień był wywodzony z art. 29 RODO, teraz zaś występuje wprost w art. 221b § 3 Kodeksu pracy, a także w art. 8 ust. 1b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ponadto w art. 229 Kodeksu pracy wprowadzono zmiany doprecyzowujące, kiedy osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy przenoszeni na inne stanowiska pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim, a kiedy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego.

Należy pamiętać, że zmiany w Kodeksie pracy odnoszą się do podania danych osobowych, a więc do zbierania danych od pracownika, najczęściej w formie oświadczenia. Pozyskiwanie danych osobowych pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą w dużej części podlega ogólnym zasadom RODO. Dział kadr powinien jednak śledzić sytuację prawną, by wiedzieć na przykład, że warto zbadać poprawność zapisów układu zbiorowego pracy, regulaminu, a w razie ich braku – obwieszczenia, w zakresie stosowanego monitoringu wizyjnego (art. 222 Kodeksu pracy). Zmiany w Kodeksie pracy przewidują, że monitoring nie może teraz obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a także co do zasady nie powinien być stosowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach (możliwe są jednak wyjątki).

Zmiany dotyczące osób zgłaszanych przez pracowników

REKLAMA

W trakcie zatrudnienia pracodawca żąda danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy).

Przykład: Jeśli pracowniczka chce skorzystać z urlopu macierzyńskiego, to składając odpowiedni wniosek, musi podać m.in. imię, nazwisko i datę urodzenia dziecka (§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków).

Autor: Dr Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W świadomej podróży po spokój

Rozmowa z Olą Krzemińską, twórczynią i CEO agencji Power, promotorką aktywnego stylu życia, o mądrym zarządzaniu energią w życiu i biznesie, zmianach w kulturze pracy oraz trendach w organizacji wydarzeń i wyjazdów firmowych.

Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

REKLAMA

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA