REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Identyfikacja naruszeń ochrony danych osobowych w sektorze ubezpieczeń

Identyfikacja naruszeń ochrony danych osobowych w sektorze ubezpieczeń /Fot. Shutterstock
Identyfikacja naruszeń ochrony danych osobowych w sektorze ubezpieczeń /Fot. Shutterstock
Media

REKLAMA

REKLAMA

Organizacje oswoiły się już z koniecznością stosowania nowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. Czas pokazał, z czym borykają się poszczególne branże. W przypadku sektora ubezpieczeń jednym z powracających tematów jest kwestia identyfikacji i obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak zarządzać incydentem ochrony danych?

REKLAMA

Z uwagi na dużą skalę przetwarzania, to właśnie w sektorze ubezpieczeń często dochodzi do incydentów w obszarze ochrony danych osobowych. Przyczyny bywają rozmaite: agent gubiący niezabezpieczony komputer lub telefon, pracownik, który omyłkowo wysyła wiadomość e-mail z załącznikiem zawierającym dane innego klienta, niesprawny system kopertowania i wysyłki polis – to tylko kilka z odnotowanych sytuacji.

REKLAMA

Prawidłowa reakcja organizacji na potencjalny incydent zależy w dużym stopniu od postępowania osoby, która powzięła o nim informację oraz sprawnego działania inspektora ochrony danych, jako analityka potrafiącego ustalić jego przyczyny, zasięg, możliwe konsekwencje oraz ocenić, czy wymaga on zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz poinformowania osób, których dane dotyczą. W tym celu konieczne jest opracowanie procedury, według której będzie dokonywana identyfikacja incydentów oraz określany proces postępowania z nimi. Pracownicy powinni być z taką procedurą dobrze zaznajomieni, aby wiedzieć jak zachować się w danej sytuacji. Jasno musi zostać również wskazany kanał zgłaszania potencjalnych naruszeń.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 - komentarz

Dla zakładu ubezpieczeń ważnym aspektem są incydenty zaistniałe po stronie podmiotów, którym powierzono dane osobowe do przetwarzania (np. agenci). Pomimo faktu, iż do incydentu doszło w podmiocie zewnętrznym, któremu zakład ubezpieczeń powierzył przetwarzanie danych, to on (zakład ubezpieczeń) będzie musiał zgłosić ewentualny incydent. Istotne jest, aby w umowie powierzenia wyznaczyć procesorowi czas na poinformowanie zakładu ubezpieczeń o incydencie oraz wskazać kanał komunikacji. Zakład ubezpieczeń określając czas reakcji ze strony procesora musi przy tym pamiętać, iż on sam ma 72 godziny na przesłanie do Prezesa UODO stosownego zawiadomienia.

Kiedy i jak zgłaszać incydent ochrony danych osobowych?

Administrator, po stwierdzeniu naruszenia, ma 72 godziny na jego zgłoszenie. Zgodnie z informacją znajdującą się na stronie Prezesa UODO, dokonuje on zgłoszenia naruszenia drogą elektroniczną. W tym celu ma do dyspozycji platformę biznes.gov.pl bądź elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP. Podkreślenia wymaga fakt, iż jest to forma preferowana przez Urząd, natomiast nieusankcjonowana przepisami prawa. Oznacza to, że jeżeli chcielibyśmy złożyć zawiadomienie o wystąpieniu naruszenia pisemnie, Prezes UODO nie powinien odmówić przyjęcia takiego zgłoszenia. Zadaniem inspektora ochrony danych jest ocena, czy mamy do czynienia z incydentem wymagającym zgłoszenia Prezesowi UODO. Inspektor musi więc oszacować prawdopodobieństwo, czy naruszenie może skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W ocenie tej inspektorowi może pomóc m.in. Wytyczna Grupy Roboczej dotycząca zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych (WP250rev.01).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak prowadzić dokumentację w zakresie incydentów ochrony danych osobowych?

Zgodnie z przepisami RODO, bez względu na fakt, czy zaistniały incydent wymagał zgłoszenia do Prezesa UODO, organizacja winna go należycie udokumentować, w tym opisać jego okoliczności, skutki oraz podjęte działania zaradcze. Prowadzenie wskazanej dokumentacji ma m.in. na celu pozwolić Prezesowi UODO zweryfikować, czy dana organizacja należycie zarządza naruszeniami ochrony danych osobowych oraz respektuje prawa osób, których dane dotyczą. Warto, aby taka dokumentacja zawierała informacje, jakie wskazywalibyśmy w zgłoszeniu do Urzędu (art. 33 ust. 3 RODO) oraz wszelkie okoliczności związane z zaistniałym zdarzeniem.

Incydenty w sektorze ubezpieczeń

Praktyka pokazuje, że naruszenia ochrony danych osobowych w dalszym ciągu następują głównie z powodu błędów pracowników zakładów ubezpieczeń lub współpracujących z nimi agentów. Stąd tak istotne staje się szerzenie wiedzy w zakresie konieczności stosowania wymogów RODO ze szczególnym naciskiem na odpowiednie zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych. Konieczna jest też weryfikacja podmiotu, któremu zamierzamy powierzyć dane (np. agentowi), w kontekście zapewnienia przez niego gwarancji wdrożenia wymogów RODO (art. 28 ust. 1 RODO). Przed umożliwieniem podjęcia czynności kontrolującemu należy upewnić się, że osoby, które podają się za uprawnione do kontroli rzeczywiście posiadają do niej pełne prawo. Należy to uczynić poprzez obowiązkowe zweryfikowanie imiennego upoważnienia do kontroli oraz legitymacji służbowej. W szczególności należy sprawdzić, czy dokumenty te posiadają wszelkie wymagane informacje oraz czy osoba posiadająca i okazująca legitymację jest rzeczywiście tą, za którą się podaje. Jeśli mamy daleko idące wątpliwości możemy podjąć próbę kontaktu z organem nadzorczym celem weryfikacji. Weryfikację treści legitymacji oraz upoważnienia imiennego do kontroli, należy uznać za obowiązkowe po stronie kontrolowanego, choć przepisy nie kształtują tego obowiązku.

Autor: Adw. Anna Dmochowska, ekspert ds. ochrony danych w ODO 24

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Potrzebna pilna decyzja, bo można dużo zyskać lub stracić na podatku, termin 20 lutego

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA