Kategorie

Jak stosować RODO - wskazówki

Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia
Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) przygotował 10 wskazówek dla administratorów na podstawie doświadczeń z pierwszego półrocza stosowania RODO. Przedstawiamy na co zwraca uwagę UODO.

Ustal właściwą podstawę zbierania i wykorzystywania danych osobowych

Pamiętaj, że zgoda nie jest jedyną podstawą uprawniającą do przetwarzania danych osobowych. Nie pozyskuj jej, gdy do zbierania i wykorzystywania danych osobowych, uprawnia Cię przepis prawa, lub gdy dane są niezbędne do zawarcia umowy. Takie działanie wprowadza Twoich klientów w błąd, bo przecież w takich przypadkach zgody nie mogą wycofać.

Dopełniaj obowiązku informacyjnego zgodnie z nowymi zasadami

Pamiętaj, że RODO wprowadziło istotne zmiany dotyczące dopełniania tzw. obowiązku informacyjnego. Teraz musisz podać osobom, których dane przetwarzasz, więcej informacji. Jeśli wyznaczyłeś inspektora ochrony danych (IOD), musisz podać jego dane kontaktowe. Twoim obowiązkiem jest również wskazanie okresu, przez który będziesz przechowywał dane. Musisz też przekazać więcej informacji o prawach osób – m.in. o możliwości wycofania zgody oraz prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO. Nie zapominaj też, że gdy zbierasz czyjeś dane od osób trzecich lub ze źródeł powszechnie dostępnych albo je kupujesz, stajesz się ich administratorem i również musisz dopełnić obowiązku informacyjnego. Nawet gdy jest to tylko numer telefonu lub adres e-mail.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Komunikuj się w sposób przejrzysty

Pamiętaj, że wprowadzona przez RODO zasada przejrzystości ma być stosowana na wszystkich etapach komunikowania się z osobą, której dane są przetwarzane. Przesądza ona, że wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych mają być zwięzłe, przejrzyste i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Chodzi o to, żeby nie były to noty pisane przez prawników dla prawników – jak to często bywało dotąd. Mają też być łatwo dostępne. Zatem odpowiednio zorganizuj proces komunikacji z osobami, których dane przetwarzasz, i zadbaj o właściwe formułowanie kierowanych do nich przekazów i informacji. Kiedy to uzasadnione, korzystaj z możliwości warstwowego informowania – najpierw podaj podstawowe informacje i poinformuj, gdzie można zapoznać się z pozostałymi.

W każdej sytuacji dbaj o respektowanie praw osób

Pamiętaj o realizacji praw osób, których dane przetwarzasz. Zadbaj o to także wówczas, gdy w Twoim imieniu działa podmiot zewnętrzny, z którym zawierasz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych swoich klientów. Jeśli np. prowadzi dla Ciebie działania marketingowe, zadbaj o to, by informował Cię o wnoszonych sprzeciwach lub wnioskach o sprostowanie danych. Warto, by odpowiednie postanowienia w tej sprawie znalazły się w umowie, którą z nim zawierasz. Twoi klienci na pewno to docenią.

Pamiętaj, że zgoda może być wycofana w każdym momencie

RODO wprost wskazuje, że osoba, której dane przetwarzasz na podstawie zgody, może w dowolnym momencie ją cofnąć i nie powinno to rodzić dla niej żadnych negatywnych konsekwencji (np. podwyższenia opłaty za usługi). O tym prawie musisz ją poinformować. Dopilnuj, aby cofnięcie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie.

Zobacz: RODO w firmie

Naruszenia ochrony danych zgłaszaj do Prezesa UODO, a gdy trzeba informuj o nich również osoby, których dane zostały naruszone

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych (np. ich wycieku, zagubienia czy przypadkowego udostępnienia osobie nieuprawnionej) jako administrator musisz bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłosić je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wyjątek to sytuacja, gdy jest mało prawdopodobne, by zdarzenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Gdy ryzyko naruszenia tych praw i wolności jest wysokie, musisz również powiadomić osoby, których dane zostały naruszone. Udziel im wskazówek co do dalszego postępowania, pomocnych w podjęciu przez nich działań zapobiegających lub ograniczających negatywne konsekwencje naruszenia, np. ryzyko kradzieży tożsamości.

Nie twórz niepotrzebnej dokumentacji

Zasada rozliczalności zobowiązuje Cię do wprowadzenia wewnętrznych procedur, które mają zapewnić przestrzeganie RODO oraz to, abyś był w stanie wykazać, że prawidłowo przetwarzasz dane osobowe. Pamiętaj, że dla udowodnienia różnych działań, np. pozyskania zgody, nie zawsze musisz gromadzić dokumentację w formie papierowej i zbierać podpisy osób, które Ci jej udzieliły. Może też być ona nagrana lub zapisana w systemie informatycznym. Także przyjęte przez Ciebie i wdrożone procedury potwierdzone oświadczeniami pracowników mogą stanowić wystarczający dowód.

Masz prawo profilować, ale pamiętaj o ograniczeniach

RODO nie wprowadza zakazu profilowania. Pamiętaj jednak, że jeśli tego dokonujesz, musisz poinformować o tym osobę, której dane dotyczą, i wskazać konsekwencje takiego działania. Gdy jednak na podstawie profilowania podejmujesz zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), wywołujące skutki prawne lub istotnie wpływające na osobę, musisz mieć na to jej zgodę, chyba że działanie to legalizuje niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy albo fakt, że jest to dozwolone prawem UE lub państwa członkowskiego.

Zainwestuj w fachowego IOD

Nawet jeśli nie masz takiego obowiązku, to rozważ wyznaczenie inspektora ochrony danych (IOD). Jako fachowiec wesprze Cię w prawidłowym zorganizowaniu procesów przetwarzania danych osobowych, chroniąc przed roszczeniami klientów czy sankcjami ze strony organu nadzoru. Jeśli już to zrobiłeś, zadbaj, aby jego dane kontaktowe były łatwo dostępne.

Zobacz: Prawo w firmie

Uważaj na oszustów

Straszenie wysokimi karami lub wzywanie do wniesienia opłaty to popularne metody działania oszustów, którzy w łatwy sposób chcą zarobić na RODO! Bądź czujny i nie daj się nabrać! Czytaj uważniej korespondencję przychodzącą. Sprawdź, przez kogo została przesłana i czego dotyczy. Jeśli miałaby pochodzić od Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zweryfikuj, czy zawiera wymagane elementy, np.: właściwą nazwę urzędu, poprawne adresy, autentyczne podpisy, a urzędowa pieczęć jest oryginalna. Od kontrolera żądaj okazania upoważnienia do kontroli i legitymacji służbowej. Jeśli chcesz skorzystać ze wsparcia działających na rynku firm, sprawdzaj ich wiarygodność i doświadczenie, a szkolenia i kursy na temat ochrony danych osobowych wybieraj z rozwagą.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    31 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?