REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stosować RODO - wskazówki

Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia
Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) przygotował 10 wskazówek dla administratorów na podstawie doświadczeń z pierwszego półrocza stosowania RODO. Przedstawiamy na co zwraca uwagę UODO.

Ustal właściwą podstawę zbierania i wykorzystywania danych osobowych

Pamiętaj, że zgoda nie jest jedyną podstawą uprawniającą do przetwarzania danych osobowych. Nie pozyskuj jej, gdy do zbierania i wykorzystywania danych osobowych, uprawnia Cię przepis prawa, lub gdy dane są niezbędne do zawarcia umowy. Takie działanie wprowadza Twoich klientów w błąd, bo przecież w takich przypadkach zgody nie mogą wycofać.

REKLAMA

Dopełniaj obowiązku informacyjnego zgodnie z nowymi zasadami

Pamiętaj, że RODO wprowadziło istotne zmiany dotyczące dopełniania tzw. obowiązku informacyjnego. Teraz musisz podać osobom, których dane przetwarzasz, więcej informacji. Jeśli wyznaczyłeś inspektora ochrony danych (IOD), musisz podać jego dane kontaktowe. Twoim obowiązkiem jest również wskazanie okresu, przez który będziesz przechowywał dane. Musisz też przekazać więcej informacji o prawach osób – m.in. o możliwości wycofania zgody oraz prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO. Nie zapominaj też, że gdy zbierasz czyjeś dane od osób trzecich lub ze źródeł powszechnie dostępnych albo je kupujesz, stajesz się ich administratorem i również musisz dopełnić obowiązku informacyjnego. Nawet gdy jest to tylko numer telefonu lub adres e-mail.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Komunikuj się w sposób przejrzysty

Pamiętaj, że wprowadzona przez RODO zasada przejrzystości ma być stosowana na wszystkich etapach komunikowania się z osobą, której dane są przetwarzane. Przesądza ona, że wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych mają być zwięzłe, przejrzyste i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Chodzi o to, żeby nie były to noty pisane przez prawników dla prawników – jak to często bywało dotąd. Mają też być łatwo dostępne. Zatem odpowiednio zorganizuj proces komunikacji z osobami, których dane przetwarzasz, i zadbaj o właściwe formułowanie kierowanych do nich przekazów i informacji. Kiedy to uzasadnione, korzystaj z możliwości warstwowego informowania – najpierw podaj podstawowe informacje i poinformuj, gdzie można zapoznać się z pozostałymi.

W każdej sytuacji dbaj o respektowanie praw osób

Pamiętaj o realizacji praw osób, których dane przetwarzasz. Zadbaj o to także wówczas, gdy w Twoim imieniu działa podmiot zewnętrzny, z którym zawierasz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych swoich klientów. Jeśli np. prowadzi dla Ciebie działania marketingowe, zadbaj o to, by informował Cię o wnoszonych sprzeciwach lub wnioskach o sprostowanie danych. Warto, by odpowiednie postanowienia w tej sprawie znalazły się w umowie, którą z nim zawierasz. Twoi klienci na pewno to docenią.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pamiętaj, że zgoda może być wycofana w każdym momencie

RODO wprost wskazuje, że osoba, której dane przetwarzasz na podstawie zgody, może w dowolnym momencie ją cofnąć i nie powinno to rodzić dla niej żadnych negatywnych konsekwencji (np. podwyższenia opłaty za usługi). O tym prawie musisz ją poinformować. Dopilnuj, aby cofnięcie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie.

Zobacz: RODO w firmie

Naruszenia ochrony danych zgłaszaj do Prezesa UODO, a gdy trzeba informuj o nich również osoby, których dane zostały naruszone

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych (np. ich wycieku, zagubienia czy przypadkowego udostępnienia osobie nieuprawnionej) jako administrator musisz bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłosić je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wyjątek to sytuacja, gdy jest mało prawdopodobne, by zdarzenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Gdy ryzyko naruszenia tych praw i wolności jest wysokie, musisz również powiadomić osoby, których dane zostały naruszone. Udziel im wskazówek co do dalszego postępowania, pomocnych w podjęciu przez nich działań zapobiegających lub ograniczających negatywne konsekwencje naruszenia, np. ryzyko kradzieży tożsamości.

Nie twórz niepotrzebnej dokumentacji

Zasada rozliczalności zobowiązuje Cię do wprowadzenia wewnętrznych procedur, które mają zapewnić przestrzeganie RODO oraz to, abyś był w stanie wykazać, że prawidłowo przetwarzasz dane osobowe. Pamiętaj, że dla udowodnienia różnych działań, np. pozyskania zgody, nie zawsze musisz gromadzić dokumentację w formie papierowej i zbierać podpisy osób, które Ci jej udzieliły. Może też być ona nagrana lub zapisana w systemie informatycznym. Także przyjęte przez Ciebie i wdrożone procedury potwierdzone oświadczeniami pracowników mogą stanowić wystarczający dowód.

Masz prawo profilować, ale pamiętaj o ograniczeniach

RODO nie wprowadza zakazu profilowania. Pamiętaj jednak, że jeśli tego dokonujesz, musisz poinformować o tym osobę, której dane dotyczą, i wskazać konsekwencje takiego działania. Gdy jednak na podstawie profilowania podejmujesz zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), wywołujące skutki prawne lub istotnie wpływające na osobę, musisz mieć na to jej zgodę, chyba że działanie to legalizuje niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy albo fakt, że jest to dozwolone prawem UE lub państwa członkowskiego.

Zainwestuj w fachowego IOD

Nawet jeśli nie masz takiego obowiązku, to rozważ wyznaczenie inspektora ochrony danych (IOD). Jako fachowiec wesprze Cię w prawidłowym zorganizowaniu procesów przetwarzania danych osobowych, chroniąc przed roszczeniami klientów czy sankcjami ze strony organu nadzoru. Jeśli już to zrobiłeś, zadbaj, aby jego dane kontaktowe były łatwo dostępne.

Zobacz: Prawo w firmie

Uważaj na oszustów

Straszenie wysokimi karami lub wzywanie do wniesienia opłaty to popularne metody działania oszustów, którzy w łatwy sposób chcą zarobić na RODO! Bądź czujny i nie daj się nabrać! Czytaj uważniej korespondencję przychodzącą. Sprawdź, przez kogo została przesłana i czego dotyczy. Jeśli miałaby pochodzić od Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zweryfikuj, czy zawiera wymagane elementy, np.: właściwą nazwę urzędu, poprawne adresy, autentyczne podpisy, a urzędowa pieczęć jest oryginalna. Od kontrolera żądaj okazania upoważnienia do kontroli i legitymacji służbowej. Jeśli chcesz skorzystać ze wsparcia działających na rynku firm, sprawdzaj ich wiarygodność i doświadczenie, a szkolenia i kursy na temat ochrony danych osobowych wybieraj z rozwagą.

Źródło: UODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA