Outsourcing IOD-a – konieczność czy zbyteczność?

Wdrożenie przepisów RODO w strukturze organizacji to jedno, natomiast utrzymanie stworzonego systemu ochrony danych osobowych to drugie. Na wiele podmiotów został również nałożony obowiązek powołania inspektora ochrony danych (IOD). Nawet w razie jego braku Grupa Robocza Art. 29 rekomenduje ocenę przydatności wyznaczenia osoby do pełnienia danej funkcji w organizacji, przy czym zalecane jest, aby w ramach dobrych praktyk IOD został powołany przez jednostki realizujące zadania w interesie publicznym lub sprawujące władzę publiczną.

Z obserwacji praktyki rynkowej wynika, że organizacje nie zbagatelizowały tych rekomendacji. Ciężko powiedzieć, czy w trosce o bezpieczeństwo przetwarzanych danych, czy z obawy przed wysokimi karami administracyjnymi, ale wiele podmiotów decyduje się na powołanie IOD-a, mimo że RODO nie nakłada na nie takiego obowiązku. W doktrynie zwraca się uwagę, że wyznaczenie osoby pełniącej taką funkcję w organizacji może zostać wzięte pod uwagę przez organ nadzorczy (Prezesa UODO) przy ustalaniu wysokości ewentualnej kary administracyjnej jako oznaka podejmowania przez organizację działań mających na celu minimalizację ryzyka naruszenia przepisów prawa.

Trudno również nie odnotować tendencji, zgodnie z którą organizacje wyznaczają „koordynatora ds. ochrony danych osobowych”, tj. nieformalnego IOD-a, który nadzoruje i monitoruje przestrzeganie przepisów RODO w organizacji, odpowiada za kierowane żądania realizacji praw osób fizycznych, a gdy nastąpi taka potrzeba - dopilnuje procedury przewidzianej w razie wystąpienia incydentu ochrony danych.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Dostępne modele współpracy

Zapotrzebowanie na specjalistów z tej dziedziny jest olbrzymie, a organizacje stają przed dylematem, czy wykonywanie zadań związanych z ochroną danych osobowych – zarówno w charakterze IOD-a, jak i „nieformalnego” koordynatora ds. ochrony danych powierzyć szeregowemu pracownikowi, który obowiązki w tym zakresie będzie wykonywał równolegle do reszty zadań związanych z piastowanym stanowiskiem, czy outsourcować je doświadczonemu ekspertowi ds. ochrony danych osobowych.

Wielu – nie dysponując odpowiednim zapleczem w postaci wykwalifikowanych specjalistów z zakresu ochrony danych osobowych – powierzyło ten aspekt do prowadzenia zewnętrznej organizacji. Takie rozwiązanie z pewnością niesie za sobą poczucie bezpieczeństwa. Jednak wiele organizacji postrzega taki model za nie do końca wydajny, a jednocześnie generujący dodatkowe nakłady pieniężne.

Natomiast wydaje się, że rynek dostrzegł tu problem, z którym muszą zmierzyć się organizacje. Obok oferowanych do tej pory opcji w postaci szkoleń dla pracowników oraz oferty dot. outsourcingu funkcji IOD, pojawił się wariant trzeci: wsparcie IOD (lub ogólne wsparcie administratora danych osobowych, gdy organizacja nie powołała inspektora), czyli świadczenie bieżącej, doraźnej pomocy prawnej w zakresie związanym z ochroną danych osobowych.

Zobacz: RODO w firmie

„Wsparcie” – dla kogo?

Takie rozwiązanie stanowi pewien kompromis pomiędzy zachowawczym podejściem do tematu ochrony danych osobowych i niejakim „zabezpieczeniem” przed konsekwencjami niezgodnego z prawem przetwarzania takich danych a zbilansowanym budżetem i możliwością ograniczenia wydatków do minimum, przy jednoczesnym zachowaniu poczucia bezpieczeństwa organizacji. Przedsiębiorcy nie są postawieni przed wyborem typu „wszystko albo nic”, ale niewielkim kosztem comiesięcznego pakietu godzin zyskują kontrolę nad przetwarzanymi w ich organizacjach danymi osobowymi.

Warto podkreślić, że takie rozwiązanie znajdzie zastosowanie zarówno do nowo powołanych IOD-ów, którzy nie mają doświadczenia, jak i do organizacji, które - choć nie powołały IOD-a – chcą możliwie niskim kosztem mieć wsparcie wykwalifikowanego specjalisty i dysponować elastycznym i dopasowanym do potrzeb organizacji pakietem godzin. Ten model sprawdzi się też w sytuacji, gdy wyznaczony przez organizację IOD jest kompetentny i doświadczony, ale jego wiedza nie ma charakteru interdyscyplinarnego i ogranicza się wyłącznie do kwestii albo formalnoprawnych, albo IT.

Zakończenie

Bez względu na to, czy organizacja zdecyduje się na wsparcie zewnętrznych specjalistów, czy postanowi powierzyć zadania związane z ochroną danych osobowych swym pracownikom, nie należy zapominać, że kryteriami wyboru IOD-a mają być jego kwalifikacje zawodowe oraz umiejętność wypełniania zadań wynikających z RODO (art. 37 ust. 5 RODO). Zagwarantowanie mu wsparcia w postaci doraźnej pomocy wykwalifikowanego specjalisty z zewnętrznej firmy oferującej usługi wdrażania i utrzymywania w organizacjach zgodnego z prawem (w tym zwłaszcza z RODO) systemu ochrony danych osobowych z pewnością powinno zostać uznane za zasób niezbędny do wykonywania zadań IOD-a.

Autor: Agata Kłodzińska, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24