Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć?

Paweł Domagała
Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Doktorant przy Wydziale Prawa i Administracji UKSW w Warszawie.
Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć? /fot. Shutterstock
Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć? /fot. Shutterstock
IOD – Inspektor ochrony danych, to stanowisko powstałe w wyniku obowiązującego od 25 maja rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Kim jest? Jakie pełni funkcje? W jakich sytuacjach powołanie go jest dla danej organizacji obowiązkiem, a kiedy – mimo braku uwarunkowania tego obowiązkiem prawnym – okaże się opłacalnym działaniem, także wizerunkowym? Poniższy artykuł ma na celu odpowiedź na wszelkie nurtujące przedsiębiorców kwestie związane z piastowaniem stanowiska IOD.

Od 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO)[1]. Nałożyło ono na niektórych administratorów danych obowiązek powołania inspektora ochrony danych (IOD). Celem poniższego artykułu jest przedstawienie osoby IOD, jego pozycji, zadań w organizacji oraz sytuacji, w których powołanie go będzie obowiązkowe dla danej organizacji. Ponadto zaprezentowane zostaną zalety oraz wady przejęcia funkcji IOD-a (outsourcing IOD) przez różne podmioty. Podsumowanie wskaże natomiast okoliczności, w których dla danej organizacji korzystne będzie posiadanie IOD-a, nawet kiedy nie będzie to uwarunkowane obowiązkiem prawnym.

Kim jest inspektor ochrony danych?

Stoi on na straży zgodnego z prawem przetwarzania informacji w organizacji. Gwarancją prawidłowego wykonywania zadań przez IOD-a pozostaje jego niezależność, oznaczająca autonomię działania w zakresie spraw dotyczących ochrony informacji, które realizować ma w sposób wolny od instrukcji i nacisków. Taki status zapewnić ma suwerenne, oparte na wiedzy i doświadczeniu formułowanie ocen, uwag i zaleceń w ramach realizowanych zadań i pełnionych obowiązków[2].

Administrator oraz podmiot przetwarzający zobligowani są do zapewnienia IOD zasobów niezbędnych przy wykonywanych przez niego zadaniach, a także utrzymania oraz rozwijania fachowej wiedzy, kwalifikacji i umiejętności. Oznacza, że IOD powinien posiadać środki organizacyjne, techniczne, technologiczne i finansowe, pozwalające na realizację jego funkcji[3]. Zadania IOD określone zostały w art. 39 ust. 1 RODO. Wśród nich wymienić można m.in. obowiązek informowania administratora, podmiotu przetwarzającego oraz ich pracowników, przetwarzających dane osobowe, o spoczywających na nich obowiązkach na gruncie RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzania im w tym zakresie, monitorowanie przestrzegania RODO oraz innych aktów prawnych z zakresu ochrony danych osobowych.[4]

Zobacz: RODO dla firm

IOD pełni niejako rolę łącznika pomiędzy organizacją a organem nadzorczym, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zobowiązany jest także do pełnienia funkcji punktu kontaktowego dla tego organu w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. IOD jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą[5].

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kiedy trzeba wyznaczyć inspektora ochrony danych w organizacji?

Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO administrator i podmiot przetwarzający mają obowiązek wyznaczenia IOD-a w sytuacji:

  1. Przetwarzania danych osobowych przez organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości. Należy podkreślić, że zgodnie z wytycznymi[6] Grupy Roboczej Art. 29 obowiązek powołania IOD-a nie dotyczy prywatnych jednostek realizujących zadania w interesie publicznym (np. przedsiębiorstwa energetyczne świadczące usługi dystrybucyjne) lub sprawujących władzę publiczną. W tym przypadku zaleca się jednak powołanie IOD-a w ramach dobrych praktyk[7];
  2. Dotyczącej podmiotów, których główna działalność polega na operacjach przetwarzania danych osobowych na dużą skalę;
  3. Obligatoryjnego powołania IOD-a dotyczącego podmiotów, których główna działalność opiera się na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych informacji oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

W przypadku oceny, czy przetwarzanie prowadzone jest na dużą skalę rozważyć należy dwa aspekty: geograficzny i ilościowy. W związku z tym można wskazać, że z przetwarzaniem na dużą skalę nie mamy do czynienia w przypadku operacji realizowanych na szczeblu lokalnym oraz na niskim wolumenie danych, który oceniać należy jako konkretną liczbę lub procent populacji w danym regionie. W pozostałych sytuacjach administrator oraz podmiot przetwarzający mogą samodzielnie zdecydować, czy w ramach swojej organizacji chcą powołać IOD-a.

Zobacz: Prawo dla firm

Różne oblicza IOD-a

IOD wyznaczany jest na podstawie kwalifikacji zawodowych, w skład których wchodzą: fachowa wiedza na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz operacji przetwarzania danych i systemów informatycznych, a także umiejętność wypełnienia przedstawionych wcześniej zdań IOD-a. Wymagany poziom wiedzy fachowej nie został określony, należy oceniać go indywidualnie w każdej sprawie. Zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO IOD może być członkiem personelu administratora lub podmiotu przetwarzającego, albo wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług. Dozwolone jest zatem, aby funkcja IOD-a powierzona została pracownikowi danego podmiotu lub została outsourcingowaną.

Stanowisko IOD-a najczęściej powierzane jest jednak pracownikowi danej organizacji. W tym przypadku zatrudniony jest on jako pracownik lub współpracownik w danym podmiocie i realizuje swoje zadania w jego siedzibie.

Zalety:

  • dobra znajomość organizacji, jej pracowników i faktycznego zakresu ich obowiązków, realizacja powierzonych zadań w czasie pracy, stała dostępność w organizacji.

Wady:

  • trudność znalezienia osoby, posiadającej wszechstronną wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych (obszar formalnoprawny) oraz operacji przetwarzania danych i systemów informatycznych (obszar IT);
  • ryzyko wpływu przełożonych na sposób realizowanie przez nią zadania, możliwość naruszenia jej niezależności.

Drugą możliwością jest powierzenie funkcji IOD-a, na podstawie umowy o świadczenie usług, zewnętrznemu prawnikowi, który – prowadząc jednoosobową działalność - może obsługiwać jako IOD klika mniejszych podmiotów.

Zalety:

  • szeroka wiedza z zakresu ochrony danych osobowych, łatwość postępowania w przypadku naruszeń.

Wady:

  • trudność w znalezieniu osoby z kompleksową wiedzą z zakresu obszaru formalnoprawnego oraz IT,
  • możliwy problem z bezzwłoczną realizacją powierzonych zadań, wynikający z równoległej obsługi kilku klientów.

Kolejną możliwością jest powierzenie funkcji IOD-a kancelarii prawnej. W tym modelu zadania realizowane będą przez zespół kilku prawników.

Zalety:

  • możliwie szybka reakcja w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych,
  • bezzwłoczne wykonywanie obowiązków uwarunkowane realizacją obowiązków IOD-a przez kilka osób

Wady:

  • trudność w znalezieniu kancelarii ściśle wyspecjalizowanej w zagadnieniach związanych z ochroną danych osobowych,
  • generacja dużych kosztów.

Funkcję IOD-a powierzyć można także wyspecjalizowanej firmie świadczącej kompleksowe usługi w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Zalety:

  • realizacja zadań w obszarze formalnoprawnym oraz IT na wysokim poziomie;
  • szybka realizacja powierzonych zadań;
  • niezwłoczna reakcja w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych;

Wady:

  • czas potrzebny na zapoznanie się ze strukturą firmy oraz zachodzących w niej procesów;
  • stanowisko zdalne, nie w siedzibie organizacji.

Czy opłaca się powoływać IOD-a?

Posiadanie IOD-a może mieć pozytywny wydźwięk wizerunkowy. Firma, która powoła takie stanowisko postrzegana będzie jako, ta przywiązująca wagę do ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Skupienie zadań z zakresu ochrony danych osobowych w osobie IOD-a zapewni również spójność działań podejmowanych przez organizację we wskazanym zakresie. Posiadanie IOD-a powinno być korzystne dla organizacji, które nie przetwarzają danych osobowych w bardzo ograniczonym zakresie. Ponadto wskazuje się, że w przypadku outsourcingu funkcji IOD-a, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z usług podmiotów mających wieloletnie doświadczenie.

Autor: Paweł Domagała - specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Doktorant przy Wydziale Prawa i Administracji UKSW w Warszawie. Obszar jego zainteresowania stanowi problematyka bezpieczeństwa energetycznego, ochrony danych osobowych oraz prawa nowych technologii. Prelegent na kilkudziesięciu konferencjach, a także autor kilkunastu publikacji naukowych.


[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dz. Urz. UE z 2016 r. Nr L 119/1 (dalej "RODO").

[2] D. Lubasz, RODO, Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Komentarz, Warszawa 2017, s. 795.

[3] Tamże, s. 797.

[4] RODO, art. 39 ust. 1 lit. a-c.

[5] Tamże. art. 38 ust. 4.

[6] Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 WP 243.

[7] P. Litwiński, Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, Warszawa 2018, s. 558.

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kiedy Polacy najchętniej chodzą na zakupy?

    Sklepy convenience cieszą się największym ruchem w ciągu całego dnia. Jednak, podobnie jak supermarkety, są najbardziej oblegane o godz. 16.00. Z kolei 17.00 należy do dyskontów, a 18.00 – do hipermarketów, które są wybierane głównie wieczorami. A w jaki dzień tygodnia Polacy najczęściej robią zakupy?

    Automatyzacja magazynów: 93% firm nie widzi innej przyszłości

    Najnowsze badanie w branży magazynowej pokazuje dobitnie, że zachodzi właśnie radykalna zmiana w podejściu automatyzacji. Dekadę temu trudno było sobie wyobrazić, że w 2023 roku ponad jedna trzecia firm korzystać będzie z robotów w swoich magazynach

    Innowacje, które napędzają konkurencyjność

    Innowacyjność jest warunkiem koniecznym do zbudowania konkurencyjności firmy – takie zdanie podziela 66% Dyrektorów Finansowych w średnich i dużych przedsiębiorstwach przebadanych w ramach raportu „Od liczb do innowacji. Jak CFO przyśpiesza rozwój biznesu”.

    Energia ze słońca – czy możemy mieć jej za dużo?

    Nasłonecznienie w Polsce wynosi średnio około 1700 godzin rocznie. Jak się okazuje – wraz z wydłużającym się dniem – dla naszych sieci energetycznych może to być zbyt wiele. Czy ze względu na coraz wyższe temperatury staniemy przed koniecznością stworzenia infrastruktury magazynowania ciepła i chłodu?

    Polacy kochają nowe technologie, ale wciąż boją się 5G

    57 proc. Polaków deklaruje, że chce korzystać z nowych generacji sieci komórkowych 5G czy 6G. Ale pole elektromagnetyczne, związane z budową sieci 5G, wciąż budzi wiele obaw, szczególnie w kontekście jego wpływu na zdrowie. 

    Rolnicy sprzedali ok. 56 proc. nadwyżki zboża z zeszłego roku

    Rolnicy sprzedali ok. 56 proc. nadwyżki zboża z zeszłego roku - poinformował we wtorek w Programie I Polskiego Radia minister rolnictwa Robert Telus.

    Benefity pracownicze w Polsce i Europie. Czego chcą zatrudnieni?

    Załoga firmy zwraca uwagę na benefity. Jak dobrać, aby utrzymać satysfakcję?

    Branża hotelarska po pandemii. Jak odbudować?

    Polscy hotelarze kolejny rok z rzędu zmagają się z problemami. Zaraz po trudnym okresie pandemii w branże uderzyły rosnące koszty usług i podwyżka płacy minimalnej. To nieuchronnie prowadzi do podniesienia cen. Wielu z nich deklaruje, że oszczędniej spędzi urlop za granicami Polski.

    Co zdecyduje RPP w kwestii stóp procentowych?

    Najbliższe posiedzenie Rady Polityki Pieniężnej odbędzie się 5-6 czerwca 2023 roku. Ostatnie podwyżki stóp procentowych odnotowaliśmy we wrześniu 2022 roku, kiedy RPP podniosła stopę referencyjną do poziomu 6,75 procent. Od tamtego momentu, pomimo wzrostu inflacji, stopy pozostają na niezmienionym poziomie. Kredytobiorcom przez ostatnie 8 miesięcy nie wzrosły raty, ale czy jest szansa na to, aby zaczęły one spadać?

    Bankowość dla niewidomych i słabo widzących

    W jaki sposób osoby niewidzące podpisują umowy w banku, wybierają pieniądze czy używają aplikacji mobilnych?

    Wraca temat obniżek stóp w Polsce – co na to złoty?

    O ile tempo spadku inflacji pozwoli, to na wrześniowym i/lub październikowym posiedzeniu RPP szansa na ewentualną zmianę ceny pieniądza byłaby największa. Wcześniej na takowy ruch nie ma specjalnie szans. Choć na 21 sierpnia zaplanowane jest także posiedzenie, ma ono jednak charakter niedecyzyjny.

    Czy łatwo jest ogłosić upadłość firmy w Polsce?

    Ogłoszenie upadłości jest jednym ze sposobów na poradzenie sobie ze spłatą zobowiązań firmy. Nie jest on jednak dostępny dla wszystkich. Od kilku lat obserwujemy systematyczny spadek liczby firm, które decydują się na ogłoszenie upadłości.

    Zwiastun likwidacji gotówki? Dania wstrzymuje import waluty

    Dania, Szwecja i Norwegia wstrzymały import własnej waluty. Tych koron nie wymienimy również w polskich bankach. Czy jest to powód do niepokoju dla osób, które ulokowały swoje środki finansowe w obcych walutach? Czemu niektóre kraje chcą się pozbyć gotówki? 

    Komisja Europejska przedłużyła zakaz importu z Ukrainy produktów rolnych do połowy września

    Komisja Europejska przedłużyła do połowy września unijny zakazu importu z Ukrainy pszenicy, kukurydzy, rzepaku i słonecznika - przekazało PAP źródło unijne. Wszedł on w życie 2 maja 2023 r. i zastąpił jednostronne decyzje o zakazie importu wprowadzone przez państwa graniczące z Ukrainą, w tym Polskę.

    Koniec stanu zagrożenia epidemicznego oznacza zmiany dla przedsiębiorców

    W związku z planowanym odwołaniem od dnia 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego, przedsiębiorcy powinni przygotować się na szereg zmian. Dotyczą one przede wszystkimi przepisów, które uchwalane były „na czas obowiązywania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego”. 

    Londyn na pierwszym miejscu najbardziej rozpoznawalnych marek miast na świecie. Czy w rankingu znalazło się polskie miasto?

    Londyn znalazł się na pierwszym miejscu najbardziej rozpoznawalnych marek miast na świecie. W światowym rankingu znalazło się tylko jedno polskie miasto. Które?

    Fiskus coraz chętniej blokuje rachunki bankowe

    Według danych Ministerstwa Finansów, w pierwszym kwartale br. liczba blokad rachunków bankowych z wykorzystaniem STIR wzrosła o ponad 54% rdr. 

    W 2026 r. prawie 100 proc. gospodarstw domowych podłączonych do internetu

    Plan na 2026 r. zakłada, że w każdym województwie będziemy mieli prawie 100 proc. gospodarstw domowych podłączonych do internetu - zapowiedział minister cyfryzacji Janusz Cieszyński. Dodał, że w lipcu ruszy konkurs, który wyłoni firmy mające zrealizować szerokopasmowe inwestycje.

    Min. Telus: ponad 50 proc. nadwyżki zboża zostało już skupione od polskich rolników

    Ponad 50 proc. nadwyżki zboża zostało już od rolników skupione. Nie ma zatoru, jeśli chodzi o eksport z Polski - powiedział w piątek w Studiu PAP minister rolnictwa i rozwoju wsi Robert Telus.

    Kampania digitalowa dla mikrofirmy – co zrobić, by była opłacalna?

    Podjęcie się wdrożenia działań digitalowych jest dopiero pierwszym krokiem w drodze po sukces. Kolejnym z nich jest przygotowanie odpowiednich materiałów, bieżąca analiza i wyciąganie wniosków na podstawie zgromadzonych danych. Na co więc powinniśmy zwrócić uwagę?

    Internet wszystkiego. Czym jest ta innowacyjna technologia?

    Rozwój mikroprocesorów odmienił nasze życie na wiele sposobów. Ogromna liczba współczesnych produktów korzysta dziś z tych urządzeń po to, by łączyć się z Internetem. Od inteligentnych lodówek, które informują o tym, kiedy należy kupić mleko, po samochody, które automatycznie aktualizują swoje oprogramowanie.

    Od 5 czerwca ostatni nabór wniosków dla firm, które ucierpiały na brexicie

    Ostatni nabór wniosków w programie Re_Open UK rozpocznie się 5 czerwca tego roku. O wsparcie mogą się starać przedsiębiorcy, którzy ponieśli straty w wyniku brexitu - poinformował minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    Gdynia - port uniwersalny zdolny przeładowywać wszystkie grupy ładunków

    Port Gdynia jako port uniwersalny musi zgodnie ze strategią przeładowywać wszystkie grupy ładunków. Tak jak w ostatnim czasie stawiliśmy czoła ładunkom masowym, tak w dalszym ciągu będziemy się w tym kierunku rozwijali - powiedział  w Sopocie prezes Morskiego Portu Gdynia Jacek Sadaj.

    PIE: spowolnienie w przemyśle przyczynia się do obniżania oczekiwań inflacyjnych

    Spowolnienie w przemyśle przyczynia się do obniżania oczekiwań inflacyjnych – napisali w czwartek analitycy PIE w komentarzu do PMI.

    Pół roku ochrony przed wysokimi cenami

    Polacy od jesieni korzystają z Tarczy Solidarnościowej, dzięki której ceny netto energii elektrycznej dla gospodarstw domowych nie wzrosły. Wszystkim gospodarstwom domowym w Polsce przysługuje limit 2 000 kWh zużycia, do którego koszt energii w ponad połowie dotuje rząd i spółki energetyczne. Są również wyższe limity - nawet do 3 000 kWh - jednak aby móc z nich skorzystać, konieczne jest złożenie specjalnego wniosku. Termin upływa z końcem czerwca.