| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Prawo > RODO w firmie > Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć?

Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć?

IOD – Inspektor ochrony danych, to stanowisko powstałe w wyniku obowiązującego od 25 maja rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Kim jest? Jakie pełni funkcje? W jakich sytuacjach powołanie go jest dla danej organizacji obowiązkiem, a kiedy – mimo braku uwarunkowania tego obowiązkiem prawnym – okaże się opłacalnym działaniem, także wizerunkowym? Poniższy artykuł ma na celu odpowiedź na wszelkie nurtujące przedsiębiorców kwestie związane z piastowaniem stanowiska IOD.

Od 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO)[1]. Nałożyło ono na niektórych administratorów danych obowiązek powołania inspektora ochrony danych (IOD). Celem poniższego artykułu jest przedstawienie osoby IOD, jego pozycji, zadań w organizacji oraz sytuacji, w których powołanie go będzie obowiązkowe dla danej organizacji. Ponadto zaprezentowane zostaną zalety oraz wady przejęcia funkcji IOD-a (outsourcing IOD) przez różne podmioty. Podsumowanie wskaże natomiast okoliczności, w których dla danej organizacji korzystne będzie posiadanie IOD-a, nawet kiedy nie będzie to uwarunkowane obowiązkiem prawnym.

Kim jest inspektor ochrony danych?

Stoi on na straży zgodnego z prawem przetwarzania informacji w organizacji. Gwarancją prawidłowego wykonywania zadań przez IOD-a pozostaje jego niezależność, oznaczająca autonomię działania w zakresie spraw dotyczących ochrony informacji, które realizować ma w sposób wolny od instrukcji i nacisków. Taki status zapewnić ma suwerenne, oparte na wiedzy i doświadczeniu formułowanie ocen, uwag i zaleceń w ramach realizowanych zadań i pełnionych obowiązków[2].

Administrator oraz podmiot przetwarzający zobligowani są do zapewnienia IOD zasobów niezbędnych przy wykonywanych przez niego zadaniach, a także utrzymania oraz rozwijania fachowej wiedzy, kwalifikacji i umiejętności. Oznacza, że IOD powinien posiadać środki organizacyjne, techniczne, technologiczne i finansowe, pozwalające na realizację jego funkcji[3]. Zadania IOD określone zostały w art. 39 ust. 1 RODO. Wśród nich wymienić można m.in. obowiązek informowania administratora, podmiotu przetwarzającego oraz ich pracowników, przetwarzających dane osobowe, o spoczywających na nich obowiązkach na gruncie RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzania im w tym zakresie, monitorowanie przestrzegania RODO oraz innych aktów prawnych z zakresu ochrony danych osobowych.[4]

Zobacz: RODO dla firm

IOD pełni niejako rolę łącznika pomiędzy organizacją a organem nadzorczym, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zobowiązany jest także do pełnienia funkcji punktu kontaktowego dla tego organu w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. IOD jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą[5].

Kiedy trzeba wyznaczyć inspektora ochrony danych w organizacji?

Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO administrator i podmiot przetwarzający mają obowiązek wyznaczenia IOD-a w sytuacji:

  1. Przetwarzania danych osobowych przez organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości. Należy podkreślić, że zgodnie z wytycznymi[6] Grupy Roboczej Art. 29 obowiązek powołania IOD-a nie dotyczy prywatnych jednostek realizujących zadania w interesie publicznym (np. przedsiębiorstwa energetyczne świadczące usługi dystrybucyjne) lub sprawujących władzę publiczną. W tym przypadku zaleca się jednak powołanie IOD-a w ramach dobrych praktyk[7];
  2. Dotyczącej podmiotów, których główna działalność polega na operacjach przetwarzania danych osobowych na dużą skalę;
  3. Obligatoryjnego powołania IOD-a dotyczącego podmiotów, których główna działalność opiera się na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych informacji oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

W przypadku oceny, czy przetwarzanie prowadzone jest na dużą skalę rozważyć należy dwa aspekty: geograficzny i ilościowy. W związku z tym można wskazać, że z przetwarzaniem na dużą skalę nie mamy do czynienia w przypadku operacji realizowanych na szczeblu lokalnym oraz na niskim wolumenie danych, który oceniać należy jako konkretną liczbę lub procent populacji w danym regionie. W pozostałych sytuacjach administrator oraz podmiot przetwarzający mogą samodzielnie zdecydować, czy w ramach swojej organizacji chcą powołać IOD-a.

Zobacz: Prawo dla firm

Różne oblicza IOD-a

IOD wyznaczany jest na podstawie kwalifikacji zawodowych, w skład których wchodzą: fachowa wiedza na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz operacji przetwarzania danych i systemów informatycznych, a także umiejętność wypełnienia przedstawionych wcześniej zdań IOD-a. Wymagany poziom wiedzy fachowej nie został określony, należy oceniać go indywidualnie w każdej sprawie. Zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO IOD może być członkiem personelu administratora lub podmiotu przetwarzającego, albo wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług. Dozwolone jest zatem, aby funkcja IOD-a powierzona została pracownikowi danego podmiotu lub została outsourcingowaną.

Stanowisko IOD-a najczęściej powierzane jest jednak pracownikowi danej organizacji. W tym przypadku zatrudniony jest on jako pracownik lub współpracownik w danym podmiocie i realizuje swoje zadania w jego siedzibie.

Zalety:

  • dobra znajomość organizacji, jej pracowników i faktycznego zakresu ich obowiązków, realizacja powierzonych zadań w czasie pracy, stała dostępność w organizacji.

Wady:

  • trudność znalezienia osoby, posiadającej wszechstronną wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych (obszar formalnoprawny) oraz operacji przetwarzania danych i systemów informatycznych (obszar IT);
  • ryzyko wpływu przełożonych na sposób realizowanie przez nią zadania, możliwość naruszenia jej niezależności.

Drugą możliwością jest powierzenie funkcji IOD-a, na podstawie umowy o świadczenie usług, zewnętrznemu prawnikowi, który – prowadząc jednoosobową działalność - może obsługiwać jako IOD klika mniejszych podmiotów.

Zalety:

  • szeroka wiedza z zakresu ochrony danych osobowych, łatwość postępowania w przypadku naruszeń.

Wady:

  • trudność w znalezieniu osoby z kompleksową wiedzą z zakresu obszaru formalnoprawnego oraz IT,
  • możliwy problem z bezzwłoczną realizacją powierzonych zadań, wynikający z równoległej obsługi kilku klientów.

Kolejną możliwością jest powierzenie funkcji IOD-a kancelarii prawnej. W tym modelu zadania realizowane będą przez zespół kilku prawników.

Zalety:

  • możliwie szybka reakcja w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych,
  • bezzwłoczne wykonywanie obowiązków uwarunkowane realizacją obowiązków IOD-a przez kilka osób

Wady:

  • trudność w znalezieniu kancelarii ściśle wyspecjalizowanej w zagadnieniach związanych z ochroną danych osobowych,
  • generacja dużych kosztów.

Funkcję IOD-a powierzyć można także wyspecjalizowanej firmie świadczącej kompleksowe usługi w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Zalety:

  • realizacja zadań w obszarze formalnoprawnym oraz IT na wysokim poziomie;
  • szybka realizacja powierzonych zadań;
  • niezwłoczna reakcja w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych;

Wady:

  • czas potrzebny na zapoznanie się ze strukturą firmy oraz zachodzących w niej procesów;
  • stanowisko zdalne, nie w siedzibie organizacji.

Czy opłaca się powoływać IOD-a?

Posiadanie IOD-a może mieć pozytywny wydźwięk wizerunkowy. Firma, która powoła takie stanowisko postrzegana będzie jako, ta przywiązująca wagę do ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Skupienie zadań z zakresu ochrony danych osobowych w osobie IOD-a zapewni również spójność działań podejmowanych przez organizację we wskazanym zakresie. Posiadanie IOD-a powinno być korzystne dla organizacji, które nie przetwarzają danych osobowych w bardzo ograniczonym zakresie. Ponadto wskazuje się, że w przypadku outsourcingu funkcji IOD-a, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z usług podmiotów mających wieloletnie doświadczenie.

Autor: Paweł Domagała - specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Doktorant przy Wydziale Prawa i Administracji UKSW w Warszawie. Obszar jego zainteresowania stanowi problematyka bezpieczeństwa energetycznego, ochrony danych osobowych oraz prawa nowych technologii. Prelegent na kilkudziesięciu konferencjach, a także autor kilkunastu publikacji naukowych.

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

ODO 24

ODO 24 – to firma, która od 2012 roku oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Stawia na merytorykę, praktyczne rozwiązania oraz trwałe relacje z klientami budowane w oparciu o partnerstwo, uczciwość i zaufanie. Swoim klientom pomaga chronić dane, minimalizując ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem lub ich utratą.

Autor:

Zdjęcia

Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć? /fot. Shutterstock
Inspektor Ochrony Danych (IOD) – co warto o nim wiedzieć? /fot. Shutterstock

INFORLEX Biznes509.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Artykuł Partnerski

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Małgorzata Słomka

Doradca podatkowy nr wpisu 09900, prawnik, zatrudniona w Instytucie Studiów Podatkowych na stanowisku konsultanta podatkowego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »