REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania? /Fot. Shutterstock
Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania? /Fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przed wejściem w życie RODO pojęcie współadministrowania nie funkcjonowało. Wszelkie wspólne przedsięwzięcia i udostępnianie danych rozważano pod kątem powierzenia przetwarzania. Wiele organizacji wciąż nie jest pewnych, w jakich okolicznościach zawarcie danego rodzaju umowy będzie właściwe, a w jakich – błędne. W tym artykule wskazujemy kryteria, które warto znać i stosować.

Czym jest współadministrowanie, a czym – powierzenie przetwarzania?

REKLAMA

Współadministrowanie oznacza, że co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 26 ust. 1 RODO). Klasycznym przykładem współadministrowania jest sytuacja, w której kilka podmiotów organizuje wspólne przedsięwzięcie lub współdzieli określony zasób, np. system informatyczny, zgodnie określając sposób jego zabezpieczenia oraz cele, w jakich będzie wykorzystywany.

REKLAMA

Natomiast powierzenie przetwarzania odbywa się, gdy podmiot przetwarzający (osoba fizyczna, osoba prawna, organ publiczny lub jednostka) przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO). Prostym przykładem powierzenia przetwarzania jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, zajmującej się przechowywaniem danych (np. archiwum, usługi chmurowe) lub ich usuwaniem (firma utylizująca dokumenty i nośniki). Nie ma tutaj wspólnego ustalania celów ani sposobów – cele należą do administratora, a podmiot przetwarzający jedynie świadczy usługę, z której administrator może we własnych celach skorzystać.

W obu przypadkach występuje obowiązek zawarcia odpowiednich umów (art. 26 i 28 RODO). Identyfikacja współadministrowania wiąże się także z wymogiem wskazania współadministratorów w rejestrze czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 lit. a RODO), a także w klauzulach informacyjnych (art. 13 i 14 RODO), przy których użyciu najłatwiej jest spełnić obowiązek poinformowania o zasadniczej treści uzgodnień między współadministratorami (art. 26 ust. 2 RODO). Z kolei w razie powierzenia przetwarzania administrator powinien być w stanie wykazać, dlaczego uznał, że podmiot przetwarzający gwarantuje spełnienie wymogów RODO (art. 28 ust. 1 RODO).

Polecamy: Kodeks pracy 2019 - komentarz

Jakie są funkcje współadministrowania, a jakie – powierzenia przetwarzania?

Najlepszym sposobem na nabycie umiejętności odróżniania współadministrowania od powierzenia przetwarzania jest zrozumienie odmiennych funkcji, jakie pełnią te dwie konstrukcje prawne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Powierzenie przetwarzania zabezpiecza interesy administratora, który dla osiągnięcia swoich celów decyduje się korzystać z usług zewnętrznych podmiotów. Wówczas administrator zwykle nie ma fizycznej kontroli nad danymi osobowymi – nie konfiguruje zasobów, nie zna pracowników, a często nawet nie zna dokładnego miejsca, gdzie dane osobowe są przechowywane – w odróżnieniu od sytuacji, gdy dane przetwarzają jego wewnętrzni pracownicy. Umowa powierzenia przetwarzania jest wtedy niezbędna, aby administrator mógł dochodzić ewentualnej odpowiedzialności za działania niezgodne z jego poleceniem od zewnętrznego podmiotu.

Organizacja założona pięćdziesiąt lat temu nie ma miejsca na przechowywanie akt osobowych byłych pracowników. W związku z tym zleca to firmie archiwizującej. Dzięki umowie powierzenia przetwarzania pracodawca zachowuje kontrolę nad danymi i w razie potrzeby może dochodzić od firmy archiwizującej odpowiedzialności umownej.

Współadministrowanie zabezpiecza interesy każdego z administratorów, ponieważ umowa o podziale odpowiedzialności współadministratorów jasno wskazuje, za jaki zakres odpowiada każdy z nich. Przykładowo współadministratorzy mogą ustalić, że odpowiedzialność za realizację wymogów RODO spoczywa na tym współadministratorze:

  1. w zakresie ustalania celu, zakresu i odbiorców przetwarzanych danych – w którego imieniu jest zawierana lub obsługiwana dana umowa,
  2. w zakresie zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa – do którego należą zasoby przetwarzające dane osobowe,
  3. w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą – który jest w stanie takie żądanie zrealizować,
  4. w zakresie zbierania zgód na przetwarzanie danych oraz spełniania obowiązku informacyjnego – który jako pierwszy pozyskuje dane osobowe.

Mimo różnych definicji i funkcji powierzenia przetwarzania i współadministrowania, granica między tymi pojęciami może się zamazywać – zwłaszcza w grupie kapitałowej, gdzie występuje wiele przepływów danych, wspólnych usług czy systemów. Ustalenie, czy mamy do czynienia z powierzeniem przetwarzania, czy ze współadministrowaniem, zależy od spełnienia kryteriów, które wyjaśniamy poniżej.

Kryterium 1: faktyczna kontrola nad ustalaniem celów i sposobów przetwarzania

Zarówno powierzenie przetwarzania, jak i współadministrowanie występują wtedy, gdy spełnione są warunki ich definicji. Możliwa jest sytuacja, w której zawarto nieprawidłową umowę – tzn. mimo zawarcia umowy powierzenia przetwarzania w praktyce występuje współadministrowanie lub na odwrót.

Jeżeli dwóch lub więcej administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania, to są oni współadministratorami niezależnie od tego, czy została zawarta odpowiednia umowa. Podobnie gdy jeden podmiot przetwarza dane w imieniu drugiego, to jest on podmiotem przetwarzającym niezależnie od tego, czy została zawarta odpowiednia umowa. Przy czym brak takich umów stanowi niezgodność z RODO.

Z powyższego wynika – i taki jest też pogląd dominujący – że istnienie powierzenia przetwarzania lub współadministrowania stwierdza się na podstawie odpowiedzi na pytanie, kto faktycznie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych (kto ma faktyczną kontrolę i może wydawać polecenia).

Grupa Robocza art. 29 ds. ochrony danych (zastąpiona przez Europejską Radę Ochrony Danych) zawarła w swojej opinii 1/2010 w sprawie pojęć „administrator danych” i „przetwarzający” (00264/10/PL WP169) następujące przykłady współadministrowania i powierzenia przetwarzania.

Przykład współadministrowania: Przedsiębiorstwo rekrutacyjne świadczy na rzecz pracodawcy usługę globalnego dopasowania, szukając kandydatów w całej swojej bazie danych – nie tylko wśród CV skierowanych do pracodawcy.

Przykład powierzenia przetwarzania: Przedsiębiorstwo rekrutacyjne zamieszcza ogłoszenie o pracę i prowadzi rekrutację w imieniu pracodawcy – tylko na podstawie odpowiedzi na to konkretne ogłoszenie.

Jak wynika z powyższych przykładów, nawet jeśli przedsiębiorstwo rekrutacyjne prowadzi rekrutację dla pracodawcy (tzn. w celach pracodawcy), to w razie wykorzystania przy rekrutacji szerokiej bazy przedsiębiorstwa rekrutacyjnego mamy do czynienia ze współadministrowaniem. Wynika to z faktu, że faktycznie o celach i środkach przetwarzania decyduje również przedsiębiorstwo rekrutacyjne (w zakresie własnej bazy kandydatów).

Kryterium 2: wspólne przedsięwzięcie

Gdy występują wątpliwości, kto faktycznie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, warto zadać pomocnicze pytanie: czyje cele będą realizowane? Jeśli cele będą wspólne albo przynajmniej będą występować obok siebie, ale w ramach jednego przedsięwzięcia, to najprawdopodobniej mamy do czynienia ze współadministrowaniem. Ilustrują to poniższe przykłady.

Przykład współadministrowania: „Za pośrednictwem platformy internetowej Twoja organizacja oferuje usługi opieki nad dziećmi. Jednocześnie Twoja organizacja ma umowę z inną spółką, która pozwala Ci oferować dodatkowe usługi. Usługi te umożliwiają rodzicom nie tylko wybór opiekunki, ale także wypożyczenie gier lub DVD, które opiekunka ze sobą zabierze. Obie spółki biorą udział w technicznej konfiguracji strony internetowej. W tym przykładzie obie spółki zdecydowały się użyć platformy w dwóch celach (usługi opieki oraz wypożyczanie gier lub DVD), i często będą dzielić się nazwiskami klientów. Spółki są współadministratorami, ponieważ nie tylko uzgodniły połączoną ofertę, ale też projektują i wykorzystują wspólną platformę internetową”.

Przykład powierzenia przetwarzania: „Browar zatrudnia wielu pracowników. Podpisuje kontrakt z firmą płacową, aby wypłacać wynagrodzenie. Browar wskazuje firmie płacowej, kiedy wynagrodzenie powinno być wypłacane, kiedy pracownik odchodzi, kiedy otrzymuje podwyżkę, a także dostarcza wszystkie inne szczegóły do odcinka wynagrodzenia oraz wypłaty. Firma płacowa dostarcza system informatyczny i przechowuje dane pracowników. Browar jest administratorem danych, zaś firma płacowa – podmiotem przetwarzającym”. W tym przypadku, firma płacowa realizuje cele pracodawcy, ponieważ na tym polega jej usługa.

Źródło przykładów: strona internetowa Komisji Europejskiej.

Kryterium 3: współdzielenie zasobów

Największą pewność przy identyfikacji współadministrowania osiągamy, gdy przynajmniej dwa podmioty wspólnie decydują zarówno o celach, jak i o sposobach przetwarzania danych. Jak czytamy w opinii 1/2010 Grupy Roboczej art. 29: „W kontekście wspólnej kontroli udział stron we wspólnym określaniu celów i sposobów może jednak przyjąć różne formy i nie musi być równo rozłożony. W przypadku wielu podmiotów mogą one być bardzo ściśle ze sobą powiązane (mając, na przykład, wspólne wszystkie cele i sposoby przetwarzania) lub pozostawać w luźniejszych stosunkach (na przykład, mając tylko wspólne cele lub wspólne sposoby przetwarzania bądź ich część)”. Zgodnie z przedstawionym rozumowaniem można rozróżnić następujące sytuacje.

Przykład współadministrowania: Dwa podmioty prowadzą wspólną bazę danych, o której zabezpieczeniu wspólnie decydują, ale którą każdy z nich wykorzystuje we własnych celach.

Przykład powierzenia przetwarzania: Spółka A decyduje się wykorzystać do obsługi swoich klientów system informatyczny, udostępniany przez inną spółkę z tej samej grupy kapitałowej – spółkę B. Dane osobowe są zapisywane na serwerach spółki B, przy czym spółka B nie ingeruje w ich treść ani nie wykorzystuje ich we własnych celach. W tej sytuacji spółka B jest podmiotem przetwarzającym.

Podsumowanie

Zrozumienie definicji oraz funkcji powierzenia przetwarzania i współadministrowania jest kluczowe dla ustalenia, z którą konstrukcją prawną mamy do czynienia. W razie wątpliwości powinniśmy zbadać, kto ma faktyczną kontrolę nad danymi, w czyich celach dane są przetwarzane oraz czy nie występuje przetwarzanie danych na wspólnych zasobach. Jeśli w którymś z przypadków decyzyjne okazują się przynajmniej dwa podmioty, to najprawdopodobniej mamy do czynienia ze współadministrowaniem.

Precyzyjne odróżnienie współadministrowania od powierzenia przetwarzania ułatwiłyby dodatkowe wytyczne oraz orzecznictwo sądów i organów nadzorczych. Niemniej dla organu nadzorczego badającego zgodność z RODO najistotniejsze będzie ustalenie, kto jest formalnie odpowiedzialny za dane operacje przetwarzania, a także czy dane były przetwarzane i udostępniane na ważnej podstawie prawnej. Brak jakiejkolwiek analizy i umowy będzie o wiele większą niezgodnością niż nieprawidłowa interpretacja przepisów i zawarcie niewłaściwego rodzaju umowy.

Autor: Dr Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy wspólnik mniejszościowy zawsze jest na straconej pozycji?

Wspólnik posiadający mniejszościowy pakiet udziałów w spółce z o.o. nie musi już na starcie znajdować się na przegranej pozycji w potencjalnym sporze ze wspólnikiem większościowym. Kluczowe jest, aby taki udziałowiec znał swoje prawa w spółce oraz aktywnie i umiejętnie z nich korzystał, co w ostatecznym rozrachunku może przyczynić się do skutecznej obrony interesu wspólnika mniejszościowego i zachowania przez niego wpływu na spółkę.

Polski Akt o Dostępności – jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Od 28 czerwca 2025 r. produkty i usługi wprowadzane na rynek będą musiały spełniać określone wymogi i być dostosowane również do osób z niepełnosprawnościami. To oznacza wiele zmian również dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Polski Akt o Dostępności – jak się przygotować?

Już pod koniec czerwca wchodzi w życie Polski Akt o Dostępności. Nowe przepisy oznaczają dla przedsiębiorców nie tylko obowiązki, ale i nowe możliwości. Kogo dotyczą te zmiany? Co czeka konsumentów, a co przedsiębiorców? Skąd można wziąć pieniądze na ich wprowadzenie?

Zaprojektuj z nami swoją pierwszą innowację – poznaj bezpłatną usługę Innovation Coach i weź udział w wydarzeniu w Łodzi

W dobie dynamicznych zmian technologicznych i rosnącej konkurencji, przedsiębiorcy coraz częściej poszukują sposobów na wdrażanie innowacji w swoich firmach. Nie każdy jednak wie, od czego zacząć, jak zdobyć fundusze na rozwój, czy jak skutecznie przejść przez proces planowania i realizacji innowacyjnego projektu.

REKLAMA

Odroczenie terminu płatności składek ZUS. Kto i na jakich zasadach może skorzystać z odroczenia terminu płatności składek?

Odroczenie terminu płatności składek ZUS. Kto i na jakich zasadach może skorzystać z odroczenia terminu płatności składek? W ubiegłym roku z odroczenia terminu płatności składek najczęściej korzystali mali płatnicy.

Przewodnik po spółce w Delaware – wszystko, co musisz wiedzieć zanim założysz firmę w USA

Założenie spółki w Stanach Zjednoczonych, a w szczególności w stanie Delaware, to marzenie wielu przedsiębiorców – zarówno z Polski, jak i z całego świata. Delaware od dekad uważany jest za światowe centrum dla biznesu dzięki swojej wyjątkowej legislacji, przyjaznemu klimatowi dla przedsiębiorców oraz elastycznym strukturze prawnej. Ale czy spółka w Delaware to dobry wybór dla każdego? I co warto wiedzieć zanim złożysz wniosek o rejestrację?

Europejski Akt Dostępności zacznie obowiązywać od 28 czerwca 2025 roku. Za niespełnienie wymagań dyrektywy wysokie kary

Zbliża się termin, od którego wszystkie firmy świadczące określone usługi lub sprzedające wybrane produkty będą musiały zapewnić ich dostępność dla osób z niepełnosprawnościami. Od 28 czerwca 2025 r. niespełnienie wymagań może wiązać się z wysokimi grzywnami oraz utratą reputacji.

JDG a spółka z o.o. Którą formę działalności wybrać? [Porównanie]

Podejmując decyzję o własnym biznesie, każdy przedsiębiorca staje przed wyborem formy działalności. Większość z nas waha się pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG) a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Każda z tych form ma swoje plusy i minusy. W artykule spróbuję przybliżyć czym się różnią.

REKLAMA

Pożyczka dla firm: Szansa na rozwój czy ryzyko?

Prowadzisz firmę? Na pewno doświadczasz różnych wyzwań związanych z zarządzaniem własnym biznesem. Zmieniające się trendy, rosnąca konkurencja, potrzeba implementowania nowych technologii – to tylko niektóre z powodów, dla których musisz stale szukać sposobów na rozwój i reklamę. Pytanie nierzadko brzmi, skąd wziąć na to pieniądze?

Prognozy: zamiast powrotu Koniunktury, europejskie firmy może dotknąć fala bankructw na niespotykaną dotąd skalę

Po kilku latach wysokiej inflacji i restrykcyjnej polityki pieniężnej banków centralnych, europejskie przedsiębiorstwa z nadzieją patrzyły na rok 2025, oczekując wreszcie wzrostu gospodarczego. W obecnej sytuacji geopolitycznej trudno jednak zachować optymizm.

REKLAMA