| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Prawo > RODO w firmie > Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania?

Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania?

Przed wejściem w życie RODO pojęcie współadministrowania nie funkcjonowało. Wszelkie wspólne przedsięwzięcia i udostępnianie danych rozważano pod kątem powierzenia przetwarzania. Wiele organizacji wciąż nie jest pewnych, w jakich okolicznościach zawarcie danego rodzaju umowy będzie właściwe, a w jakich – błędne. W tym artykule wskazujemy kryteria, które warto znać i stosować.

Czym jest współadministrowanie, a czym – powierzenie przetwarzania?

Współadministrowanie oznacza, że co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 26 ust. 1 RODO). Klasycznym przykładem współadministrowania jest sytuacja, w której kilka podmiotów organizuje wspólne przedsięwzięcie lub współdzieli określony zasób, np. system informatyczny, zgodnie określając sposób jego zabezpieczenia oraz cele, w jakich będzie wykorzystywany.

Natomiast powierzenie przetwarzania odbywa się, gdy podmiot przetwarzający (osoba fizyczna, osoba prawna, organ publiczny lub jednostka) przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO). Prostym przykładem powierzenia przetwarzania jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, zajmującej się przechowywaniem danych (np. archiwum, usługi chmurowe) lub ich usuwaniem (firma utylizująca dokumenty i nośniki). Nie ma tutaj wspólnego ustalania celów ani sposobów – cele należą do administratora, a podmiot przetwarzający jedynie świadczy usługę, z której administrator może we własnych celach skorzystać.

W obu przypadkach występuje obowiązek zawarcia odpowiednich umów (art. 26 i 28 RODO). Identyfikacja współadministrowania wiąże się także z wymogiem wskazania współadministratorów w rejestrze czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 lit. a RODO), a także w klauzulach informacyjnych (art. 13 i 14 RODO), przy których użyciu najłatwiej jest spełnić obowiązek poinformowania o zasadniczej treści uzgodnień między współadministratorami (art. 26 ust. 2 RODO). Z kolei w razie powierzenia przetwarzania administrator powinien być w stanie wykazać, dlaczego uznał, że podmiot przetwarzający gwarantuje spełnienie wymogów RODO (art. 28 ust. 1 RODO).

Polecamy: Kodeks pracy 2019 - komentarz

Jakie są funkcje współadministrowania, a jakie – powierzenia przetwarzania?

Najlepszym sposobem na nabycie umiejętności odróżniania współadministrowania od powierzenia przetwarzania jest zrozumienie odmiennych funkcji, jakie pełnią te dwie konstrukcje prawne.

Powierzenie przetwarzania zabezpiecza interesy administratora, który dla osiągnięcia swoich celów decyduje się korzystać z usług zewnętrznych podmiotów. Wówczas administrator zwykle nie ma fizycznej kontroli nad danymi osobowymi – nie konfiguruje zasobów, nie zna pracowników, a często nawet nie zna dokładnego miejsca, gdzie dane osobowe są przechowywane – w odróżnieniu od sytuacji, gdy dane przetwarzają jego wewnętrzni pracownicy. Umowa powierzenia przetwarzania jest wtedy niezbędna, aby administrator mógł dochodzić ewentualnej odpowiedzialności za działania niezgodne z jego poleceniem od zewnętrznego podmiotu.

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

ODO 24

ODO 24 – to firma, która od 2012 roku oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Stawia na merytorykę, praktyczne rozwiązania oraz trwałe relacje z klientami budowane w oparciu o partnerstwo, uczciwość i zaufanie. Swoim klientom pomaga chronić dane, minimalizując ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem lub ich utratą.

Zdjęcia

Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania? /Fot. Shutterstock
Jak odróżnić współadmistrowanie od powierzenia przetwarzania? /Fot. Shutterstock

INFORLEX Biznes509.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Dr Irena Kamińska-Radomska

Trener etykiety biznesu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »