Kategorie

Udostępnienie dokumentacji zawierającej dane osobowe a praca zdalna

Udostępnienie dokumentacji zawierającej dane osobowe a praca zdalna /fot. Shutterstock
Udostępnienie dokumentacji zawierającej dane osobowe a praca zdalna /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock
Czy pracodawca może zezwolić pracownikom na korzystanie w pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe? Przedstawiamy opinię UODO.

W obowiązującym obecnie w Polsce stanie epidemii od pracodawców wymaga się zorganizowania pracy w taki sposób, aby ograniczyć osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, w szczególności - gdy jest to możliwe -  poprzez polecenie im wykonywania pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ustawy z 20 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[1].

Wobec pojawiających się w związku z tym pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, UODO przedstawia podstawowe zasady, którymi należy się w takiej sytuacji kierować.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Podatki i prawo gospodarcze. Pakiet 5 ebooków

Pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzania danych, w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Odnosi się to zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.

Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrzne polityki oraz inne procedury przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę. Na pracownikach spoczywa również ogólny obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy w zakresie ochrony danych osobowych.

Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

O ile Kodeks pracy wprost reguluje niektóre kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w ramach wykonywania telepracy, to żadne przepisy szczególne nie określają odrębnych wymogów ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej. Dlatego pracodawca, kierując
do niej pracownika, musi zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami RODO dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne tak, aby pracownicy mieli wystarczającą  świadomość i narzędzia  umożliwiające im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

Pracodawca, decydując się na umożliwienie pracownikom korzystania podczas pracy zdalnej z dokumentacji papierowej, musi podjąć działania mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych.

Pracodawca musi ocenić niezbędność wykorzystywania dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej, biorąc pod uwagę charakter danych, cele dla których są przetwarzane oraz dostępne środki.

Należy przede wszystkim ocenić, czy do wykonania swojej pracy niezbędny jest dostęp do danych osobowych, czy też jest możliwe skorzystanie z dokumentów zanonimizowanych.

Praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:

  • wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
  • ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
  • może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie żadnego z ww. rozwiązań, warto zastanowić się nad pracą na kopiach niezbędnych dokumentów. Minimalizuje to ryzyko naruszenia integralności danych oraz utraty ich dostępności. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi chronić dane zawarte w takich dokumentach, tak samo jak w dokumentacji oryginalnej.

Pracodawca, decydując o możliwości wykorzystywania przez pracowników dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej musi:

  • zapewnić ewidencjonowanie wydanych pracownikom dokumentów zawierających dane osobowe;
  • zapewnić, że udostępnione dokumenty będą przechowywane przez pracownika przez okres niezbędny do wykonania określonego zadania podczas pracy zdalnej  (ograniczenie przechowywania);
  • ograniczyć liczbę dokumentów wynoszonych z siedziby administratora do tego, co niezbędne w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych przez pracownika w ramach pracy zdalnej;
  • zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych podczas wynoszenia dokumentacji (np. wynoszenie dokumentów w zabezpieczonej aktówce, przenoszenie dokumentów np. w taki sposób, aby były niewidocznie dla osób trzecich);
  • zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych w miejscu   wykonywania pracy zdalnej (np. przechowywanie dokumentów w zamykanych na klucz szufladach  biurka lub szafach, przestrzeganie zasady czystego biurka, zabezpieczenie dokumentów przed wglądem nieuprawnionych osób trzecich, m.in. członków rodziny);
  • zapewnić, że pracownik będzie wykorzystywał pozyskane dane osobowe wyłącznie w tym celu, w jakim byłyby wykorzystywane w siedzibie zakładu pracy;
  • określić procedurę związaną z niszczeniem dokumentów (zakaz wyrzucania dokumentów do kosza w domu. Jeżeli pracownik nie posiada w domu niszczarki, powinien dokumenty przechowania w bezpieczny sposób, a po zakończeniu pracy zdalnej zniszczyć je w biurze);
  • zapewnić, że pracownik będzie zgłaszał pracodawcy każdy incydent bezpieczeństwa zgodnie z procedura postępowania w sprawie naruszeń ochrony danych, tak aby administrator mógł się wywiązać z obowiązku nałożonego na mocy art. 33 ust. 1 RODO.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    28 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Samochody koncepcyjne: najsłynniejsze projekty na świecie

    Samochody koncepcyjne często stanowią pokaz siły. Dlatego rzadko trafiają do produkcji. I takim pokazem siły były modele zabrane na tej liście.

    Emisja gazów cieplarnianych. Za prawie 9% emisji odpowiada rolnictwo.

    Emisja gazów cieplarnianych odpowiada za zmianę klimatu. Spośród gazów cieplarnianych emisja dwutlenku węgla (CO2) jest największa.

    Turnusy pocovidowe. Ozdrowieńcy szukają sposobów na poprawę zdrowia.

    Turnusy pocovidowe to szansa dla hoteli, które posiadają odpowiednie technologie i zaplecze medyczne i mogą z powodzeniem włączyć się w proces rekonwalescencji pocovidowej. Zwłaszcza że służba zdrowia w Polsce coraz wyraźniej zmierza w kierunku decentralizacji, a rozwój telemedycyny i zdalnej opieki w czasie pandemii już w pełni to umożliwia. Na Warmii i Mazurach – gdzie powstał w tym roku klaster „Zdrowe Życie”, ukierunkowany na rozwijanie turystyki medycznej – w ramach pilotażu ruszą niedługo pierwsze turnusy pocovidowe dla ozdrowieńców, którzy borykają się m.in. z problemami kardiologicznymi.

    Jak jeździć hybrydą? Oczywiście oszczędnie jeździć hybrydą

    Jak jeździć hybrydą? Dziś przygotowaliśmy pięć najważniejszych wskazówek dotyczących eco-drivingu w aucie o napędzie spalinowo-elektrycznym.

    NASCAR to amerykańskie F1? Trochę tak i trochę nie

    NASCAR - to hasło może niewiele mówić Europejczykom. Czy to tylko nudna jazda w kółko mocnym coupe? No właśnie nie.

    Nissan Townstar: lekki dostawczak i eko-napędy

    Nissan Townstar – według zapowiedzi firmy – ma zmienić zasady gry. To nowy, lekki dostawczak, który zaoferuje m.in. silniki benzynowe i elektryczne.

    Zaprzestanie spłaty kredytu frankowego

    Frankowicze, którzy spłacili już bankowi całą główną należność, mogą po konsultacji z prawnikiem rozważyć zaprzestanie dalszego płacenia rat - uważa Arkadiusz Szcześniak ze Stowarzyszenia Stop Bankowemu Bezprawiu.

    Oznakowanie CE

    Oznakowanie CE to wymóg, który wiele wyrobów musi posiadać, zanim trafi do sprzedaży. Oznakowanie CE wskazuje, że dany wyrób został zbadany przez producenta i uznany za spełniający wymogi UE dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

    Rynek najmu (wrzesień/październik 2021 r.) - ceny, oferty, trendy

    Na rynku najmu ożywienie. Ofert mieszkań i pokoi na wynajem ubyło, a stawki pną się w górę i to już od kilku miesięcy. Jest to efekt odbudowy gospodarki, powrotu studentów na uczelnie oraz rosnących kosztów utrzymania mieszkań.

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości w Polsce przez osobę mieszkającą za granicą

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości. Jakich formalności trzeba dopełnić, gdy osoba mieszkająca za granicą odziedziczyła nieruchomość położoną w Polsce i chce ją sprzedać? Jakie dokumenty będą potrzebne do sprzedaży tej nieruchomości? Wyjaśnia Agata Stradomska, menedżer agencji nieruchomości.

    Zasady etykietowania żywności

    Sprzedawcy żywności i napojów, muszą podawać niezbędne informacje o produktach w swojej ofercie, aby konsument końcowy mógł podjąć świadomą decyzję o ich zakupie.

    Obowiązki w zakresie postępowania z odpadami WEEE

    Produkcja, dystrybucja lub sprzedaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego, takiego jak komputery, lodówki, telefony komórkowe, na mocy unijnych i krajowych przepisów oznacza obowiązek producenta, aby sprzęt ten był właściwe utylizowany i przetwarzany.

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami z budżetu państwa

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami. Poczta Polska rozpoczęła sprzedaż ubezpieczeń upraw rolnych objętych dopłatami z budżetu państwa. Ubezpieczenia rolne "Bezpieczne Uprawy' i "Bezpieczne Zwierzęta" oferowane przez Pocztowe Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych są sprzedawane w placówkach Poczty Polskiej. Producenci rolni mogą liczyć na dopłaty do 65 proc. składki ubezpieczeniowej z budżetu państwa.

    Kredyty hipoteczne z opcją "klucz za dług"

    Kredyty hipoteczne - "klucz za dług". Żaden bank nie wprowadził do swojej oferty kredytu hipotecznego z opcją "klucz za dług" – wynika z informacji Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych to mniej elektroodpadów i frustracji konsumentów. Po latach współpracy Komisji Europejskiej z branżą producentów urządzeń elektronicznych liczba ładowarek do telefonów komórkowych zmniejszyła się już z 30 do 3 w ostatniej dekadzie. Celem nowych przepisów jest ustanowienie wspólnego rozwiązania technicznego w zakresie ładowania wszystkich urządzeń.

    Wsparcie dla Kół Gospodyń Wiejskich. Kilka dni na złożenie wniosku.

    Koła gospodyń wiejskich mogą ubiegać się w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa o przyznanie pomocy finansowej na realizację swoich zadań statutowych. Termin na złożenie wniosku mija 30 września.

    Jak zwiększyć wartość firmy

    Firma i marka istnieją dla klientów. To fakt. Inwestorzy stanowią także równie ważną grupę interesariuszy. I jednych, i drugich (a przede wszystkim ich kapitał) przyciągają marki silne, spójne w swej komunikacji i poważane na rynku. Jak zatem zwiększyć wartość firmy i marki, jeśli wciąż jesteśmy na etapie aspiracji do zostania liderem? Odpowiadamy.

    Idealny sprzedawca – 3 kroki do sukcesu

    Idealny sprzedawca jest pożądanym obiektem przez firmy sprzedażowe. Jego największą wartością są umiejętności oraz marka, którą buduje każdego dnia. W obecnych, trudnych czasach, kiedy sprzedaż głównie jest w sieci idealny sprzedawca musi stać się dobrym doradcą. Nie ważny jest produkt, który sprzedajesz. Ważne jest to, że to Ty jesteś sprzedawcą. Co buduje markę idealnego sprzedawcy? Jakie cechy powinien posiadać dobry handlowiec? Czy cena ma znaczenie w handlu?

    Nie budujemy rynku mieszkaniowego, dlatego mieszkania szybko drożeją

    Rynek mieszkaniowy. W sierpniu budowano prawie 252 tys. mieszkań, to najwyższy wynik w historii. Jednak nadal bardzo nam daleko do rozwiązania problemów mieszkaniowych bo nie korzystamy z rozwiązań, które sprawdziły się w wielu krajach.

    Bańka cenowa na rynku nieruchomości. Ceny mieszkań nie spadną dopóki stopy procentowe nie wzrosną

    Ceny mieszkań. Według szacunków, w ciągu ostatnich 2 lat ceny mieszkań wzrosły w wybranych miastach o ok. 1/3 lub więcej. W stolicy od stycznia do lipca tego roku metr kwadratowy podrożał nawet o 1 tys. złotych. Eksperci prognozują, że część metropolii osiągnie do końca br. wynik ponad 20% większy w relacji rocznej. Mimo znacznych wzrostów, nabywców zachęcają tanie kredyty. Ale jeśli te ostatnie podrożeją, to może nastąpić ograniczenie wzrostu cen na rynku nieruchomości, a nawet chwilowy ich spadek.

    Renta dożywotnia - od czego zależy jej wysokość

    Renta dożywotnia. O hipotece odwróconej możemy mówić w dwóch ujęciach: sprzedażowym i kredytowym. Model sprzedażowy to inaczej renta dożywotnia oferowana w Polsce przede wszystkim przez fundusze hipoteczne. W tym wypadku, w zamian za przekazanie prawa własności do nieruchomości, senior otrzymuje świadczenia pieniężne aż do swojej śmierci i może dożywotnio zamieszkiwać swoje lokum. Model kredytowy hipoteki odwróconej niestety nie istnieje w Polsce w praktyce. To usługa, którą mogłyby oferować banki na mocy ustawy o odwróconym kredycie hipotecznym, ale dotychczas żaden nie zdecydował się na takie rozwiązanie. Od czego zależy wysokość świadczeń w przypadku renty dożywotniej?

    Mój Prąd 3.0 - kończy się budżet, trzeba się spieszyć ze składaniem wniosku

    Mój Prąd 3.0. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej informuje, że kończy się budżet tegorocznej, trzeciej już edycji programu „Mój Prąd”, który wynosi 534 mln zł. Ta kwota alokacji wystarczy na dofinansowanie maksymalnie 178 tys. mikroinstalacji fotowoltaicznych, a zostało już złożonych ponad 162 tys. wniosków. Osoby chcące skorzystać z dotacji powinny spieszyć się ze złożeniem dokumentów. Już pod koniec września br. nabór może zostać zamknięty z powodu braku środków.

    Gaz SF6 tysiące razy bardziej szkodliwy niż CO2 wciąż stosowany w przemyśle

    Gaz fluorowy (sześciofluorek siarki, SF6) znajduje się na szczycie listy najbardziej szkodliwych gazów o globalnym potencjale cieplarnianym, z wynikiem 23,5 tys. razy wyższym niż CO2. Siedem lat temu Unia Europejska zakazała jego stosowania w produkcji m.in. butów sportowych czy opon samochodowych. Wciąż jednak jest wykorzystywany na dużą skalę w przemyśle. W efekcie jego stężenie w atmosferze w ciągu ostatnich dwudziestu lat wzrosło ponad dwukrotnie (w tym samym czasie ilość CO2 wzrosła o 11%). Komisja Europejska dokonuje obecnie przeglądu rozporządzenia – decyzję o całkowitym zakazie stosowania SF6 odroczyła do września br. Eksperci Eaton ostrzegają, że UE nie osiągnie neutralności klimatycznej bez rozwiązania tego problemu.

    Prototypy samochodów PRL: rewolucyjne i nieodżałowane

    Prototypy samochodów PRL, czyli historia opowiadająca o tym, jak kreatywni byli inżynierowie w czasach Polsku Ludowej. Oto 5 ciekawych konstrukcji.

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW. W tym roku, podobnie jak w poprzednich latach, rolnicy mogą liczyć na wcześniejsze otrzymanie środków w ramach zaliczek na poczet corocznych dopłat bezpośrednich oraz działań obszarowych PROW - informuje Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.