Wykorzystanie wizerunku a ochrona danych osobowych

Jak pogodzić wykorzystanie wizerunku na gruncie prawa autorskiego z zasadami ochrony danych osobowych?

Kryteria poprawnego wykorzystania utrwalonego wizerunku statuują co do zasady przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, determinując w szczególności przesłanki legalnego jego rozpowszechniania. Niezależnie jednak od regulacji prawnoautorskich nie można pominąć faktu, iż wizerunek stanowi również daną osobową. To z kolei implikuje konieczność równoległego spełnienia wymogów RODO w tym zakresie.

Jak rozumieć rozpowszechnienie?

Rozpowszechnienie to, najkrócej mówiąc, publiczne udostępnienie czegoś nieokreślonemu kręgowi odbiorców, w dowolny sposób. Przekładając powyższe na praktykę, za najczęstsze formy rozpowszechnienia wizerunku należy uznać wykorzystanie fotografii bądź filmów w celach komercyjnych: w materiałach promocyjnych, reklamowych, a obecnie również coraz częściej w mediach społecznościowych. Pracodawcy do realizacji powyższego, zamiast profesjonalnych modeli czy aktorów, chętnie sięgają również po swoich pracowników. Jednak, czy przywołane sytuacje będą różniły się w świetle przepisów, a co ważniejsze w praktyce?

Reguła i wyjątki

W pierwszej kolejności należy podkreślić zasadniczą regułę, stosownie do której rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Niemniej istotne są wyłączające ją wyjątki. Mianowicie zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli: osoba otrzymała za pozowanie umówioną zapłatę, obiektem jest osoba powszechnie znana (jeżeli wizerunek utrwalono w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych) albo obiektem jest osoba stanowiąca jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

Treść zgody na rozpowszechnienie wizerunku

Przybliżając wprost przesłanki wyłączeń, przywołane przepisy nie podają jednak wytycznych odnośnie do formy czy treści zgody na rozpowszechnienie wizerunku, wobec czego warto skupić się właśnie na tej kwestii. Obligatoryjne elementy tego oświadczenia ukształtowały się dopiero na przestrzeni lat w praktyce i judykaturze. W rezultacie osoba udzielająca zgodę powinna być świadoma przede wszystkim co do sposobu prezentacji jej wizerunku, miejsca oraz czasu publikacji, zestawienia z innymi wizerunkami czy reklamowego celu.

Treść zgody nie może poprzestawać zatem na ogólnym, blankietowym stwierdzeniu akceptacji rozpowszechnienia wizerunku. Powinna precyzować przytoczone kwestie, spełniając ponadto nieodłączne warunki dobrowolności i swobody jej wyrażenia.

Wizerunek jako dana osobowa

Zważywszy, że za dane osobowe powszechnie uznaje się informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej, trudno mieć wątpliwości, że do kategorii tej zalicza się także wizerunek. Chcąc zatem przetwarzać tego typu dane – niezależnie od obszaru prawnoautorskiego – administrator musi posiadać do tego odpowiednią podstawę mającą odzwierciedlenie w RODO.

Podstawy przetwarzania wizerunku

Wizerunek może być przetwarzany na każdej z podstaw prawnych wskazanych w art. 6, a jej wybór zależy w znacznej mierze od okoliczności, w jakich udzielona została zgoda prawnoautorska. Na marginesie należy wspomnieć, że przetwarzanie danych w postaci wizerunku nie zawsze będzie wiązało się z jego rozpowszechnieniem (np. monitoring wizyjny, zdjęcia pracowników w intranecie albo wewnętrznej firmowej gazetce).

Przykładowe sposoby wykorzystania wizerunku w powiązaniu z podstawą jego przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. a: dobrowolne zamieszczenie swojego zdjęcia w CV – Kodeks pracy nie przewiduje konieczności jego podania, jednak kandydat do pracy może je według swojego uznania zamieścić;
• art. 6 ust. 1 lit. b: modelka występująca w sesji zdjęciowej za wynagrodzeniem – wizerunek niezbędny do wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c: zdjęcia albo nagrania przekazane właściwym organom jako dowody – obowiązek prawny udostępnienia danych;
• art. 6 ust. 1 lit. e: wykonywanie i wydawanie dowodów osobistych – realizacja zadania w interesie publicznym;
• art. 6 ust. 1 lit. f: monitoring wizyjny, zamieszczenie zdjęć z imprezy firmowej na wewnętrznym dysku – prawnie uzasadniony interes administratora rozumiany odpowiednio jako zapewnienie bezpieczeństwa oraz zapewnienie odpowiedniej atmosfery w miejscu pracy.

Dobrowolność zgody

Dla wielu administratorów najczęstszym wyborem przesłanki legalizującej przetwarzanie wizerunku jest mimo wszystko zgoda, która faktycznie może być dobrym rozwiązaniem w wielu przypadkach. Nie sposób jednak nie wspomnieć, że jest to podstawa dość ryzykowna. Administrator musi bowiem zagwarantować pełną dobrowolność jej udzielenia oraz brak jakichkolwiek negatywnych konsekwencji w przypadku odmowy bądź jej wycofania przez osobę, której dane dotyczą. Co do zasady jakakolwiek presja lub niewłaściwy wpływ na podmiot danych osobowych uniemożliwiający osobie, której dane dotyczą, swobodne złożenie oświadczenia woli spowoduje nieważność zgody.

Za przykład można podać sytuację, gdy dostawca aplikacji mobilnej do prowadzenia osobistego terminarza żąda od użytkowników aktywowania aparatu, aby mogli oni skorzystać z produktu. Funkcjonalność aplikacji jednoznacznie wskazuje, że wykonywanie zdjęć przy użyciu urządzenia użytkownika nie jest konieczne do świadczenia omawianej usługi koncentrującej się na wysyłaniu odpowiednich przypomnień. Z uwagi na to, że wyrażenie przedmiotowej zgody warunkuje skorzystanie z aplikacji, nie można uznać jej za dobrowolną i spełniającą wymogi RODO.

Abstrahując od powyższego, jeżeli za przetwarzaniem wizerunku będzie szło jego rozpowszechnianie, nie ma wówczas przeszkód, aby połączyć treść obu oświadczeń, pamiętając jednak o zawarciu w niej elementów z obu przedmiotowych obszarów i zachowaniu odpowiednich warunków jej wyrażenia.

Obowiązek informacyjny koniecznością

Materią, której nie można bagatelizować w sytuacji wykorzystania wizerunku, obok podstawy przetwarzania, jest nadto kwestia spoczywającego na administratorze danych osobowych obowiązku informacyjnego. Powinien on zostać spełniony względem osoby, której dane dotyczą, niezależnie od tego, która podstawa z art. 6 RODO znajdzie w określonym stanie faktycznym zastosowanie, choć może ona determinować sposób jego realizacji. Przykładowo w przypadku zawarcia umowy w przedmiocie sesji zdjęciowej sytuacją optymalną jest przedłożenie klauzuli informacyjnej wraz z treścią umowy. Podobnie w przypadku pracowników, względem których obowiązek informacyjny i tak powinien być już spełniony przy zatrudnieniu. Inaczej sprawa będzie się miała w odniesieniu do uczestników, np. w przypadku eventu promocyjnego, z którego szczegółową relację chcielibyśmy zamieścić na fanpage’u naszej marki. W takiej sytuacji treść klauzuli może zostać objęta regulaminem wydarzenia, który powinien być dostępny i widoczny dla wszystkich osób, analogicznie do informacji dotyczących przetwarzania wizerunku utrwalonego za pośrednictwem monitoringu wizyjnego zamontowanego np. na terenie biurowca.

Podsumowanie

Odnosząc się do postawionego na początku artykułu pytania, czy przetwarzanie i rozpowszechnianie zdjęć modela będzie różnić się od wykorzystania wizerunku pracowników, należałoby odpowiedzieć na nie twierdząco, aczkolwiek na pewno nie zerojedynkowo. Konieczne jest bowiem każdorazowe i indywidualne zbadanie oraz ustalenie podstaw przesądzających o uprawnieniu do wykorzystania wizerunku. W pierwszej kolejności tej dotyczącej rozpowszechnienia, co wiąże się z rozstrzygnięciem o możliwości powołania się na któreś z wyłączeń przewidzianych przez prawo autorskie bądź – w przeciwnym razie – o konieczności pozyskania w tym zakresie odpowiedniej zgody osoby fizycznej. Prawidłowa ocena powyższego nie pozostaje bez znaczenia, gdyż od tego kryterium w dużym stopniu będzie zależała podstawa przetwarzania wizerunku jako danej osobowej, a nawet sposób spełnienia obowiązku informacyjnego, co bez wątpienia ułatwi zadanie administratorowi tych danych.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA