Kategorie

Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać?

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
shutterstock
Przedsiębiorcy dysponują informacjami poufnymi, które chcą chronić. Kiedy warto zabezpieczyć je za pomocą umowy o zachowaniu poufności? Co taka umowa powinna zawierać?

Umowa o zachowaniu poufności

Dzisiaj zajmiemy się tematem umów o zachowaniu poufności. Jeszcze kilka kilkanaście lat temu był to temat raczej zarezerwowany dla korporacji i dużych przedsiębiorstw. W obecnej chwili coraz więcej mniejszych firm buduje się w oparciu o wiedzę, pomysły czy unikalne rozwiązania. Mamy świadomość, że wiedza jest dla nas bardzo cenna i że należy ją chronić. Bardzo często zdarza się, że w świetle RODO podpisujemy umowy powierzenia danych, które w swej treści zawierają zapisy o zachowaniu poufności. Ale może się zdarzyć, że nie mamy takiej umowy z podmiotem, z którym współpracujemy, a ma on dostęp do naszych „tajemnic”. Wtedy warto zabezpieczyć się właśnie umową o zachowaniu poufności. I nie chodzi tutaj o brak zaufania czy podejrzenie o chęć zaszkodzenia. Prowadząc biznes, bez względu na jego wielkość, pamiętajmy o jednej z podstawowych zasad, a mianowicie o tym, że umowy sporządza się na czas wojny a nie na czas pokoju.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Nie istnieje jakiś zamknięty katalog spraw czy informacji, które należy objąć umową o zachowaniu poufności. Każdy przedsiębiorca musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie co jest dla niego informacją poufną i co chce chronić. Ważne jest, aby taką umowę podpisać na początku współpracy zanim przekażemy drugiej stronie informacje poufne. Może to być nawet przed podpisaniem umowy o współpracy, gdyż na etapie rozmów wstępnych możemy już przekazywać pewne informacje.

Przykłady informacji poufnych

Podam wam kilka przykładów które zobrazują co na przykład powinniśmy chronić:

  • dzielimy się z kimś pomysłem na biznes – to może być np. potencjalny wspólnik
  • omawiamy biznes plan, czy źródła finansowania naszego pomysłu
  • ujawniamy bazę klientów, systemy informatyczne, metody produkcji, proces technologiczny

Podmioty zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej/bankowej

Pamiętajcie jednak o tym, że nie zawsze musimy podpisywać taką umowę. Nie podpisujemy jej z podmiotami, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej, np. biegli rewidenci, radcy prawni, adwokaci, banki (są zobowiązane do zachowania tajemnicy bankowej). Zanim jednak odetchniecie z ulgą sprawdźcie, czy dany podmiot na pewno podlega takiemu obowiązkowi (np. magister prawa, prawnik po studiach nie jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej).

Czyn nieuczciwej konkurencji i tajemnica przedsiębiorstwa

Reklama

Obowiązuje bowiem przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który mówi o tym, że: "Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa."

I mamy jeszcze ustęp drugi, który precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

A więc, nawet gdy nie zawrzemy umowy o poufności to wyjawienie informacji, które otrzymaliśmy od kontrahenta może się wiązać z przykrymi konsekwencjami – tylko że dochodzenie ich będzie o wiele trudniejsze. Pamiętajcie, że w umowie mamy wskazane co jest informacja poufną i jakie grożą kary za jej ujawnienie, a więc mając taką umowę, nie musimy niczego udowadniać.

O czym należy pamiętać i co warto wiedzieć?

Umowa o zachowanie poufności może być wpięta jako paragraf w umowie głównej, może być również odrębnym dokumentem. Pamiętajcie, że taka umowa nie musi mieć formy pisemnej, a więc może być zawarta przez mail lub nawet ustnie.

Co powinno się znaleźć w takiej umowie?

Reklama

Przede wszystkim - oznaczenie stron. Niby wszyscy o tym wiedzą, ale w praktyce często kwestia ta rodzi pewne trudności, zwłaszcza jeśli chodzi o spółki prawa handlowego. Pamiętajcie, że oprócz firmy, czyli nazwy spółki, jej formy prawnej, siedziby, adresu, nr KRS, NIP i REGON, powinniśmy podać także nazwę sądu rejestrowego, w którym są akta KRS spółki. Dodatkowo, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej podajemy wysokość kapitału zakładowego.

I rzecz najważniejsza - reprezentacja! W umowie wskazujemy, kto będzie reprezentował stronę umowy. W tym miejscu sprawdźcie, czy osoba, która ją podpisze, rzeczywiście ma do tego prawo. Z doświadczenia wam powiem, że sama podpisałam kiedyś umowę – co prawda nie umowę o poufności a o mediacje – z osobą, która końcem końców okazała się nie być upoważniona do reprezentowania strony. Nauczyło mnie to zawsze sprawdzać kogo wpisuję jako reprezentanta. Jeśli w przypadku spółki umowę podpisuje jeden z członków zarządu, sprawdźcie w KRS czy posiada prawo do samodzielnej reprezentacji. To samo dotyczy np. prokurentów. Jeżeli podpisuje pełnomocnik, niech załączy do umowy pełnomocnictwo, a przy jednoosobowej działalności gospodarczej umowę podpisuje zawsze właściciel firmy.

Jakie informacje najczęściej obejmuje umowa o poufności?

W praktyce te informacje będą obejmowały np. treść ofert, treść korespondencji handlowej, dane marketingowe, wykaz kontrahentów, ceny, informacje o przychodach, stratach zyskach, strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa jak również np. szczegóły dotyczące procesów produkcji, prób, schematów, algorytmów, programów albo konstrukcji (także nieopatentowanych wynalazków). Umowa o poufności może zatem objąć zarówno kwestie handlowe, organizacyjne jak i techniczne.


Informacje poufne nie muszą być przekazane w formie pisemnej. Tak naprawdę mogą być w jakiejkolwiek formie – na piśmie, sms-em, mailem, przesłane na serwer, w chmurę, ustnie. Może to być nawet przesłane gołębiem pocztowym. Dlatego często w umowach zawiera się klauzulę, wskazującą na to, że za informację poufną można uznać informacje niezależnie od sposobu jej przekazania i formy zapisu.

Strona (lub strony) zobowiązane do zachowania poufności powinny wziąć odpowiedzialność również za swoich pracowników oraz ewentualnych podwykonawców. W praktyce znaczy to, że te osoby powinny zostać zobowiązane przez strony do zachowania poufności i nieujawniania informacji nieuprawnionym osobom. Dotyczy to też stosowania określonych zabezpieczeń danych. Przydają się tutaj procedury wprowadzone w związku z RODO. Jeśli bowiem pracownicy muszą przestrzegać zasad związanych z ochroną danych osobowych, to można je rozciągnąć także na inne informacje przesyłane przez kontrahenta, z którym podpisana jest umowa o poufności.

Strona zobowiązuje się więc przed drugą (albo zobowiązują się wzajemnie), że będzie odpowiadać za swoich pracowników. W wypadku gdyby za wyciek danych odpowiadał pracownik jednej ze stron, druga nie musi bawić się w ściganie bezpośrednio jego – odpowiedzialność bowiem poniesie strona, która go zatrudniała. Łącznie z koniecznością zapłacenia kary umownej itp.

Na jaki okres zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?

Kolejna sprawa, o której warto wiedzieć to okres na jaki zawrzeć taką umowę? Przedsiębiorcy bardzo często wpadają na szelmowski plan zawarcia takiej umowy na czas nieokreślony czyli do końca świata i jeden dzień dłużej w przekonaniu, że będzie to chronić ich interesy. I tutaj moja przestroga – przy tak zawartej umowie można wpaść we własną pułapkę, ponieważ umowy zawarte na czas nieoznaczony można wypowiedzieć zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Wystarczy, że zrobi to jedna strona.

I uwaga! Takie oświadczenie o wypowiedzeniu może wypowiedzieć każda ze stron – także ta, która jest zobowiązana do zachowania poufności. A jak wypowie umowę, to już nie będzie zobowiązana do zachowania poufności.

Dlatego ja zawsze sugeruję, aby taką umowę zawrzeć na czas oznaczony, np. 5 lat lub np. przez okres świadczenia usług zgodnie z umową główną oraz 3 lata po jej zakończeniu. Są przedsiębiorcy, którzy wybierają wariant hard i wpisują, że umowa obowiązuje tak długo jak długo informacje mają wartość gospodarczą. Problem tylko jak udowodnić czy informacje mają jeszcze jakąś wartość gospodarczą czy już nie – według mnie to wariant dla wytrawnych graczy.

Jak widzicie możliwości jest wiele, więc korzystajcie z nich i nie zawierajcie umów o poufności na czas nieokreślony.

Co z informacjami po zakończeniu umowy?

Kolejna kwestia – co z informacjami po zakończeniu trwania umowy? Tutaj musimy sobie ustalić, czy strona umowy zwraca nam takie informacje, czy je niszczy. I taki zapis zawieramy w umowie.

Kary umowne

I na sam koniec kwestia kar umownych wpisanych w umowach o zachowaniu poufności.

Zacznę od tego że nie bójcie się też kar w przypadku umowy o poufnościsą one dość naturalnym elementem takich umów. Pamiętajcie, że taka umowa ma na celu sprawić, że strony będą „spały spokojnie”, a to rzeczywiście może wymagać kar, przynajmniej takich na wszelki wypadek. Oczywiście teoretycznie możliwe jest zawarcie umowy o poufności bez wpisywania w nich kar umownych. W praktyce wtedy interes stron jest jednak zabezpieczony niewiele lepiej niż w oparciu o przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Dlatego do umów o poufności wprowadza się kary umowne, które mają być prostym, szybkim i skutecznym środkiem dyscyplinowania drugiej strony i wpisujcie je ! Oczywiście nie muszą one opiewać na kolosalne kwoty. Pamiętajcie, że w razie sporu sąd i tak może miarkować wysokość kary, czyli ją obniżyć w stosunku do tego co wpisane zostało w umowie. Niezależnie jednak od miarkowania, kary umowne są rzeczywiście ważne w umowie o zachowaniu poufności.

Mam nadzieję że trochę wam naświetliłam jak ważne jest podpisywanie umów o zachowaniu poufności i jak mocno takie umowy chronią nasze interesy, oraz jak ważne jest, aby taka umowa była dobrze skonstruowana.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    1 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?