Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać?

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
shutterstock
Przedsiębiorcy dysponują informacjami poufnymi, które chcą chronić. Kiedy warto zabezpieczyć je za pomocą umowy o zachowaniu poufności? Co taka umowa powinna zawierać?

Umowa o zachowaniu poufności

Dzisiaj zajmiemy się tematem umów o zachowaniu poufności. Jeszcze kilka kilkanaście lat temu był to temat raczej zarezerwowany dla korporacji i dużych przedsiębiorstw. W obecnej chwili coraz więcej mniejszych firm buduje się w oparciu o wiedzę, pomysły czy unikalne rozwiązania. Mamy świadomość, że wiedza jest dla nas bardzo cenna i że należy ją chronić. Bardzo często zdarza się, że w świetle RODO podpisujemy umowy powierzenia danych, które w swej treści zawierają zapisy o zachowaniu poufności. Ale może się zdarzyć, że nie mamy takiej umowy z podmiotem, z którym współpracujemy, a ma on dostęp do naszych „tajemnic”. Wtedy warto zabezpieczyć się właśnie umową o zachowaniu poufności. I nie chodzi tutaj o brak zaufania czy podejrzenie o chęć zaszkodzenia. Prowadząc biznes, bez względu na jego wielkość, pamiętajmy o jednej z podstawowych zasad, a mianowicie o tym, że umowy sporządza się na czas wojny a nie na czas pokoju.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Nie istnieje jakiś zamknięty katalog spraw czy informacji, które należy objąć umową o zachowaniu poufności. Każdy przedsiębiorca musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie co jest dla niego informacją poufną i co chce chronić. Ważne jest, aby taką umowę podpisać na początku współpracy zanim przekażemy drugiej stronie informacje poufne. Może to być nawet przed podpisaniem umowy o współpracy, gdyż na etapie rozmów wstępnych możemy już przekazywać pewne informacje.

Przykłady informacji poufnych

Podam wam kilka przykładów które zobrazują co na przykład powinniśmy chronić:

  • dzielimy się z kimś pomysłem na biznes – to może być np. potencjalny wspólnik
  • omawiamy biznes plan, czy źródła finansowania naszego pomysłu
  • ujawniamy bazę klientów, systemy informatyczne, metody produkcji, proces technologiczny

Podmioty zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej/bankowej

Pamiętajcie jednak o tym, że nie zawsze musimy podpisywać taką umowę. Nie podpisujemy jej z podmiotami, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej, np. biegli rewidenci, radcy prawni, adwokaci, banki (są zobowiązane do zachowania tajemnicy bankowej). Zanim jednak odetchniecie z ulgą sprawdźcie, czy dany podmiot na pewno podlega takiemu obowiązkowi (np. magister prawa, prawnik po studiach nie jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej).

Czyn nieuczciwej konkurencji i tajemnica przedsiębiorstwa

Obowiązuje bowiem przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który mówi o tym, że: "Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa."

I mamy jeszcze ustęp drugi, który precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

A więc, nawet gdy nie zawrzemy umowy o poufności to wyjawienie informacji, które otrzymaliśmy od kontrahenta może się wiązać z przykrymi konsekwencjami – tylko że dochodzenie ich będzie o wiele trudniejsze. Pamiętajcie, że w umowie mamy wskazane co jest informacja poufną i jakie grożą kary za jej ujawnienie, a więc mając taką umowę, nie musimy niczego udowadniać.

O czym należy pamiętać i co warto wiedzieć?

Umowa o zachowanie poufności może być wpięta jako paragraf w umowie głównej, może być również odrębnym dokumentem. Pamiętajcie, że taka umowa nie musi mieć formy pisemnej, a więc może być zawarta przez mail lub nawet ustnie.

Co powinno się znaleźć w takiej umowie?

Przede wszystkim - oznaczenie stron. Niby wszyscy o tym wiedzą, ale w praktyce często kwestia ta rodzi pewne trudności, zwłaszcza jeśli chodzi o spółki prawa handlowego. Pamiętajcie, że oprócz firmy, czyli nazwy spółki, jej formy prawnej, siedziby, adresu, nr KRS, NIP i REGON, powinniśmy podać także nazwę sądu rejestrowego, w którym są akta KRS spółki. Dodatkowo, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej podajemy wysokość kapitału zakładowego.

I rzecz najważniejsza - reprezentacja! W umowie wskazujemy, kto będzie reprezentował stronę umowy. W tym miejscu sprawdźcie, czy osoba, która ją podpisze, rzeczywiście ma do tego prawo. Z doświadczenia wam powiem, że sama podpisałam kiedyś umowę – co prawda nie umowę o poufności a o mediacje – z osobą, która końcem końców okazała się nie być upoważniona do reprezentowania strony. Nauczyło mnie to zawsze sprawdzać kogo wpisuję jako reprezentanta. Jeśli w przypadku spółki umowę podpisuje jeden z członków zarządu, sprawdźcie w KRS czy posiada prawo do samodzielnej reprezentacji. To samo dotyczy np. prokurentów. Jeżeli podpisuje pełnomocnik, niech załączy do umowy pełnomocnictwo, a przy jednoosobowej działalności gospodarczej umowę podpisuje zawsze właściciel firmy.

Jakie informacje najczęściej obejmuje umowa o poufności?

W praktyce te informacje będą obejmowały np. treść ofert, treść korespondencji handlowej, dane marketingowe, wykaz kontrahentów, ceny, informacje o przychodach, stratach zyskach, strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa jak również np. szczegóły dotyczące procesów produkcji, prób, schematów, algorytmów, programów albo konstrukcji (także nieopatentowanych wynalazków). Umowa o poufności może zatem objąć zarówno kwestie handlowe, organizacyjne jak i techniczne.


Informacje poufne nie muszą być przekazane w formie pisemnej. Tak naprawdę mogą być w jakiejkolwiek formie – na piśmie, sms-em, mailem, przesłane na serwer, w chmurę, ustnie. Może to być nawet przesłane gołębiem pocztowym. Dlatego często w umowach zawiera się klauzulę, wskazującą na to, że za informację poufną można uznać informacje niezależnie od sposobu jej przekazania i formy zapisu.

Strona (lub strony) zobowiązane do zachowania poufności powinny wziąć odpowiedzialność również za swoich pracowników oraz ewentualnych podwykonawców. W praktyce znaczy to, że te osoby powinny zostać zobowiązane przez strony do zachowania poufności i nieujawniania informacji nieuprawnionym osobom. Dotyczy to też stosowania określonych zabezpieczeń danych. Przydają się tutaj procedury wprowadzone w związku z RODO. Jeśli bowiem pracownicy muszą przestrzegać zasad związanych z ochroną danych osobowych, to można je rozciągnąć także na inne informacje przesyłane przez kontrahenta, z którym podpisana jest umowa o poufności.

Strona zobowiązuje się więc przed drugą (albo zobowiązują się wzajemnie), że będzie odpowiadać za swoich pracowników. W wypadku gdyby za wyciek danych odpowiadał pracownik jednej ze stron, druga nie musi bawić się w ściganie bezpośrednio jego – odpowiedzialność bowiem poniesie strona, która go zatrudniała. Łącznie z koniecznością zapłacenia kary umownej itp.

Na jaki okres zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?

Kolejna sprawa, o której warto wiedzieć to okres na jaki zawrzeć taką umowę? Przedsiębiorcy bardzo często wpadają na szelmowski plan zawarcia takiej umowy na czas nieokreślony czyli do końca świata i jeden dzień dłużej w przekonaniu, że będzie to chronić ich interesy. I tutaj moja przestroga – przy tak zawartej umowie można wpaść we własną pułapkę, ponieważ umowy zawarte na czas nieoznaczony można wypowiedzieć zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Wystarczy, że zrobi to jedna strona.

I uwaga! Takie oświadczenie o wypowiedzeniu może wypowiedzieć każda ze stron – także ta, która jest zobowiązana do zachowania poufności. A jak wypowie umowę, to już nie będzie zobowiązana do zachowania poufności.

Dlatego ja zawsze sugeruję, aby taką umowę zawrzeć na czas oznaczony, np. 5 lat lub np. przez okres świadczenia usług zgodnie z umową główną oraz 3 lata po jej zakończeniu. Są przedsiębiorcy, którzy wybierają wariant hard i wpisują, że umowa obowiązuje tak długo jak długo informacje mają wartość gospodarczą. Problem tylko jak udowodnić czy informacje mają jeszcze jakąś wartość gospodarczą czy już nie – według mnie to wariant dla wytrawnych graczy.

Jak widzicie możliwości jest wiele, więc korzystajcie z nich i nie zawierajcie umów o poufności na czas nieokreślony.

Co z informacjami po zakończeniu umowy?

Kolejna kwestia – co z informacjami po zakończeniu trwania umowy? Tutaj musimy sobie ustalić, czy strona umowy zwraca nam takie informacje, czy je niszczy. I taki zapis zawieramy w umowie.

Kary umowne

I na sam koniec kwestia kar umownych wpisanych w umowach o zachowaniu poufności.

Zacznę od tego że nie bójcie się też kar w przypadku umowy o poufnościsą one dość naturalnym elementem takich umów. Pamiętajcie, że taka umowa ma na celu sprawić, że strony będą „spały spokojnie”, a to rzeczywiście może wymagać kar, przynajmniej takich na wszelki wypadek. Oczywiście teoretycznie możliwe jest zawarcie umowy o poufności bez wpisywania w nich kar umownych. W praktyce wtedy interes stron jest jednak zabezpieczony niewiele lepiej niż w oparciu o przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Dlatego do umów o poufności wprowadza się kary umowne, które mają być prostym, szybkim i skutecznym środkiem dyscyplinowania drugiej strony i wpisujcie je ! Oczywiście nie muszą one opiewać na kolosalne kwoty. Pamiętajcie, że w razie sporu sąd i tak może miarkować wysokość kary, czyli ją obniżyć w stosunku do tego co wpisane zostało w umowie. Niezależnie jednak od miarkowania, kary umowne są rzeczywiście ważne w umowie o zachowaniu poufności.

Mam nadzieję że trochę wam naświetliłam jak ważne jest podpisywanie umów o zachowaniu poufności i jak mocno takie umowy chronią nasze interesy, oraz jak ważne jest, aby taka umowa była dobrze skonstruowana.

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Narzędzia do warsztatu na... Oscara. Oscara designu!
    Narzędzia do warsztatu samochodowego nie muszą być nudne czy brzydkie. Ten zestaw otrzymał właśnie nagrodę Red Dot za wzornictwo.
    Elektrownie atomowe korzystne dla polskiej gospodarki według ekspertów
    Polski program jądrowy będzie miał korzystny wpływ na gospodarkę, do 2043 r. może podnieść polskie PKB o ponad 1 proc. - ocenił Polski Instytut Ekonomiczny. Według PIE w 2043 r. atom może zaspokajać prawie 40 proc. polskiego popytu na energię elektryczną.
    Czy mieszkaniówka hamuje z produkcją – opinie ekspertów
    Czy nowe uwarunkowania rynkowe zmuszają deweloperów do zmiany planów? Czy kolejne projekty będą realizować zgodnie z wcześniejszymi założeniami? Czy firmy poszukują atrakcyjniejszych sposobów na finansowanie inwestycji niż kredyty? O ile wzrósł koszt budowy mieszkań w ciągu ostatniego roku?
    Opony z butelki. Butelki wyłowionej z Bałtyku. Pomysł Continentala
    Opony z butelki? Continental już takie produkuje. Teraz będzie jednak używać butelek wyłowionych z Bałtyku. Musisz jednak pomóc. Wystarczy aplikacja.
    Jaki scenariusz polskiej gospodarki w obliczu wojny na Ukrainie? Znamy zdanie Polaków
    Około 57% Polaków przewiduje wzrost cen paliw, a niemal 51% uważa, że sankcje nałożone na Rosję przełożą się na energetykę w Polsce. Jaki scenariusz dla polskiej gospodarki w obliczu wojny na Ukrainie widzą Polacy?
    Blackout i ładowanie samochodu elektrycznego. Realny problem?
    Blackout i ładowanie samochodu elektrycznego, czyli dziś porozmawiamy o realnych obawach potencjalnych nabywców aut zasilanych prądem.
    Wspólne przejazdy samochodem. Carpooling w modzie w Polsce
    Wspólne przejazdy samochodem? Od lat już trwa nowa moda na podróżowanie w Polsce. A modą tą jest właśnie carpooling.
    Mercedes EQS SUV. Cena w Polsce od 590 800 zł
    Mercedes EQS SUV i cena? To zdecydowanie drażliwy temat. Cennik elektrycznego SUV-a na polskim rynku steruje bowiem od prawie 600 tys. zł.
    Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna – nowe inwestycje
    Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna udzieliła wsparcia kolejnym przedsiębiorcom. Od początku roku Zarząd PSSE wydał 35 decyzji o wsparciu o łącznej wartości ponad 1,14 mld zł, z równoczesną deklaracją utworzenia 168 nowych miejsc pracy.
    Nieruchomości luksusowe wciąż w cenie
    Nieruchomości luksusowe to segment nieruchomości, który ma się dobrze w trudnych czasach. Piętna nie odznaczyła na nim ani pandemia, ani bieżące zawirowania gospodarcze, które tak bardzo dotknęły nieruchomości z tzw. segmentu popularnego. W momentach kryzysowych rynek luksusowy zyskuje, ponieważ, zamożni nabywcy szukają nieprzeciętnych aktywów, które dają perspektywę na wzrost wartości w czasie.
    Jak urządzić 50-metrowe mieszkanie? Pomysły na aranżacje
    Popularne mieszkania o średniej wielkości można łatwo zaaranżować na wiele ciekawych sposobów. Jak dobrze urządzić swoje 50-metrowe mieszkanie?
    Trudna sytuacja nadodrzańskich przedsiębiorców
    Północna Izba Gospodarcza informuje o dramatycznej sytuacji przedsiębiorców prowadzących biznes nad Odrą. Ilość klientów wypożyczalni sprzętu sportowego czy agroturystyki z dnia na dzień spadła niemal do zera.
    Negatywne nastroje konsumenckie - 60% oszczędza na bieżących zakupach
    Według badania pt. „Bieżące nastroje konsumenckie. Na czym Polacy oszczędzają?”, 6 na 10 rodaków obniża wydatki na codzienne zakupy. W III kw. ub.r. postępowało tak prawie 41% respondentów. Ankietowani szukają oszczędności przede wszystkim ze względu na wciąż rosnące ceny. W co czwartym przypadku szacunkowe obniżenie miesięcznych wydatków wynosi 10-15%. Z deklaracji rodaków wynika również, że najbardziej oszczędzają na art. odzieżowych, słodyczach i przekąskach oraz napojach alkoholowych.
    Zielony Ład w Europie. Pożegnanie z ulubionymi kosmetykami?
    – Zielony Ład dotknie branżę kosmetyczną w szerokim aspekcie, mówimy tu o zmianach od molekuły aż po opakowanie – mówi Blanka Chmurzyńska-Brown z Polskiego Związku Przemysłu Kosmetycznego. Przejawem tej zmiany jest planowana przez Komisję Europejską rewizja rozporządzenia kosmetycznego, która spowoduje radykalne zaostrzenie zasad oceniania substancji stosowanych w kosmetykach. W efekcie – jak prognozuje branża – z rynku będzie musiało zniknąć ok. 49 proc. stosowanych obecnie filtrów UV i 70 proc. substancji konserwujących, które są w kosmetykach niezbędne. – Jeśli te regulacje wejdą w życie takim kształcie, stracimy naszą konkurencyjność. Naszą rolę przejmie Azja i Korea, bo jestem pewna, że oni za tego typu regulacją nie pójdą – ocenia ekspertka.
    Problemy firm widoczne na długo przed niewypłacalnością
    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż 1/3 bankrutów i 1/4 restrukturyzowanych przedsiębiorstw nie płaciła swoim kontrahentom już na 2 lata przed ogłoszeniem niewypłacalności.
    Ceny mieszkań w Polsce osiągnęły maksimum w połowie 2022 roku? Niewykluczone
    Czekaliście ze sprzedażą mieszkania, aż ceny osiągną apogeum? No więc, chyba pora udać się do pośrednika obrotu nieruchomościami. Ceny sprzedaży mieszkań, w niektórych miastach zaczęły spadać, a ponadto serwisy nieruchomościowe puchną od ofert z rynku wtórnego.
    Nowoczesna komunikacja PR elementem inwestycji biznesu
    Cyfryzacja, zmiana pokoleniowa i coraz bardziej wymagający rynek. Nawet w niedalekiej przyszłości prowadzenie biznesu będzie całkowicie innym wyzwaniem, aniżeli kilka lat temu. Dynamiczna transformacja społeczno-gospodarcza wymaga od przedsiębiorców jeszcze szerszego spojrzenia zarówno na swoich klientów, jak i inwestorów, kontrahentów, czy sam zespół.
    Elektrownie atomowe. Czy powstaną w Polsce?
    Pięć ośrodków będzie uczestniczyć w procesie licencjonowania i kontroli elektrowni jądrowej. Prezes Państwowej Agencji Atomistyki zdecydował o przyznaniu autoryzacji dla ośrodków naukowo-badawczych.
    Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce
    Mimo zawirowań geopolitycznych i gospodarczych ostatnich miesięcy, polski rynek nieruchomości komercyjnych zakończył pierwsze półrocze niezłym wynikiem. Należy jednak pamiętać, że echa tych zawirowań nie widać jeszcze w wynikach drugiego kwartału 2022 roku.
    Spółdzielnie mieszkaniowe podwyższają czynsze. Winne ceny energii
    Czy po wakacjach kredytowych pojawi się postulat wakacji czynszowych? Opłaty rosną a zarządcy tłumaczą, że nie oni są winni. Znaczną część czynszu stanowi energia – ogrzanie wody i mieszkań oraz prąd w częściach wspólnych. Dodatkowo inflacja wpływa na ceny usług niezwiązanych bezpośrednio z energią. Niestety nic nie wskazuje, żeby najnowsze podwyżki miały być ostatnimi.
    Dopłaty do innych niż węgiel źródeł ciepła - projekt
    W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano projekt ustawy regulujący m.in. jednorazowe dodatki dla ogrzewających swoje domy paliwem innym niż węgiel.
    Zaostrzanie nadzoru rejestrowania sprzedaży
    Resort finansów pracuje nad zmianami prawa, które zabezpieczą źródła wpływów podatkowych państwa. Proponowane zmiany dotyczą głównie fiskalizacji sprzedaży przy użyciu kas w urządzeniach do automatycznego świadczenia usług i sprzedaży towarów. Do nowych przepisów będą musiały dostosować się kolejne grupy przedsiębiorców.
    Niskie ceny przyciągają Czechów na zakupy do Polski
    Czesi wciąż chętnie przyjeżdżają do Polski na zakupy. Szczególnie atrakcyjne są ceny benzyny oraz artykułów spożywczych. Każda wizyta to oszczędność
    Co może od 2023 r. zastąpić opakowania plastikowe? [KOMENTARZ]
    Przepisy systematycznie będą ograniczać produkcję plastikowych opakowań. Czy jest alternatywa dla tworzyw sztucznych?
    Kryzys w związku z wojną w Ukrainie - wsparcie dla przedsiębiorców
    Pomoc będzie mogła być udzielana w formie pożyczek, zarówno mikro, małym, średnim, jak i dużym przedsiębiorcom. Do kiedy będzie można otrzymać wsparcie?