REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać?

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać? Bezpieczeństwo danych poufnych. / fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy dysponują informacjami poufnymi, które chcą chronić. Kiedy warto zabezpieczyć je za pomocą umowy o zachowaniu poufności? Co taka umowa powinna zawierać?

Umowa o zachowaniu poufności

Dzisiaj zajmiemy się tematem umów o zachowaniu poufności. Jeszcze kilka kilkanaście lat temu był to temat raczej zarezerwowany dla korporacji i dużych przedsiębiorstw. W obecnej chwili coraz więcej mniejszych firm buduje się w oparciu o wiedzę, pomysły czy unikalne rozwiązania. Mamy świadomość, że wiedza jest dla nas bardzo cenna i że należy ją chronić. Bardzo często zdarza się, że w świetle RODO podpisujemy umowy powierzenia danych, które w swej treści zawierają zapisy o zachowaniu poufności. Ale może się zdarzyć, że nie mamy takiej umowy z podmiotem, z którym współpracujemy, a ma on dostęp do naszych „tajemnic”. Wtedy warto zabezpieczyć się właśnie umową o zachowaniu poufności. I nie chodzi tutaj o brak zaufania czy podejrzenie o chęć zaszkodzenia. Prowadząc biznes, bez względu na jego wielkość, pamiętajmy o jednej z podstawowych zasad, a mianowicie o tym, że umowy sporządza się na czas wojny a nie na czas pokoju.

REKLAMA

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Nie istnieje jakiś zamknięty katalog spraw czy informacji, które należy objąć umową o zachowaniu poufności. Każdy przedsiębiorca musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie co jest dla niego informacją poufną i co chce chronić. Ważne jest, aby taką umowę podpisać na początku współpracy zanim przekażemy drugiej stronie informacje poufne. Może to być nawet przed podpisaniem umowy o współpracy, gdyż na etapie rozmów wstępnych możemy już przekazywać pewne informacje.

Przykłady informacji poufnych

Podam wam kilka przykładów które zobrazują co na przykład powinniśmy chronić:

  • dzielimy się z kimś pomysłem na biznes – to może być np. potencjalny wspólnik
  • omawiamy biznes plan, czy źródła finansowania naszego pomysłu
  • ujawniamy bazę klientów, systemy informatyczne, metody produkcji, proces technologiczny

Podmioty zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej/bankowej

Pamiętajcie jednak o tym, że nie zawsze musimy podpisywać taką umowę. Nie podpisujemy jej z podmiotami, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej, np. biegli rewidenci, radcy prawni, adwokaci, banki (są zobowiązane do zachowania tajemnicy bankowej). Zanim jednak odetchniecie z ulgą sprawdźcie, czy dany podmiot na pewno podlega takiemu obowiązkowi (np. magister prawa, prawnik po studiach nie jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czyn nieuczciwej konkurencji i tajemnica przedsiębiorstwa

REKLAMA

Obowiązuje bowiem przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który mówi o tym, że: "Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa."

I mamy jeszcze ustęp drugi, który precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

A więc, nawet gdy nie zawrzemy umowy o poufności to wyjawienie informacji, które otrzymaliśmy od kontrahenta może się wiązać z przykrymi konsekwencjami – tylko że dochodzenie ich będzie o wiele trudniejsze. Pamiętajcie, że w umowie mamy wskazane co jest informacja poufną i jakie grożą kary za jej ujawnienie, a więc mając taką umowę, nie musimy niczego udowadniać.

O czym należy pamiętać i co warto wiedzieć?

Umowa o zachowanie poufności może być wpięta jako paragraf w umowie głównej, może być również odrębnym dokumentem. Pamiętajcie, że taka umowa nie musi mieć formy pisemnej, a więc może być zawarta przez mail lub nawet ustnie.

Co powinno się znaleźć w takiej umowie?

REKLAMA

Przede wszystkim - oznaczenie stron. Niby wszyscy o tym wiedzą, ale w praktyce często kwestia ta rodzi pewne trudności, zwłaszcza jeśli chodzi o spółki prawa handlowego. Pamiętajcie, że oprócz firmy, czyli nazwy spółki, jej formy prawnej, siedziby, adresu, nr KRS, NIP i REGON, powinniśmy podać także nazwę sądu rejestrowego, w którym są akta KRS spółki. Dodatkowo, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej podajemy wysokość kapitału zakładowego.

I rzecz najważniejsza - reprezentacja! W umowie wskazujemy, kto będzie reprezentował stronę umowy. W tym miejscu sprawdźcie, czy osoba, która ją podpisze, rzeczywiście ma do tego prawo. Z doświadczenia wam powiem, że sama podpisałam kiedyś umowę – co prawda nie umowę o poufności a o mediacje – z osobą, która końcem końców okazała się nie być upoważniona do reprezentowania strony. Nauczyło mnie to zawsze sprawdzać kogo wpisuję jako reprezentanta. Jeśli w przypadku spółki umowę podpisuje jeden z członków zarządu, sprawdźcie w KRS czy posiada prawo do samodzielnej reprezentacji. To samo dotyczy np. prokurentów. Jeżeli podpisuje pełnomocnik, niech załączy do umowy pełnomocnictwo, a przy jednoosobowej działalności gospodarczej umowę podpisuje zawsze właściciel firmy.

Jakie informacje najczęściej obejmuje umowa o poufności?

W praktyce te informacje będą obejmowały np. treść ofert, treść korespondencji handlowej, dane marketingowe, wykaz kontrahentów, ceny, informacje o przychodach, stratach zyskach, strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa jak również np. szczegóły dotyczące procesów produkcji, prób, schematów, algorytmów, programów albo konstrukcji (także nieopatentowanych wynalazków). Umowa o poufności może zatem objąć zarówno kwestie handlowe, organizacyjne jak i techniczne.


Informacje poufne nie muszą być przekazane w formie pisemnej. Tak naprawdę mogą być w jakiejkolwiek formie – na piśmie, sms-em, mailem, przesłane na serwer, w chmurę, ustnie. Może to być nawet przesłane gołębiem pocztowym. Dlatego często w umowach zawiera się klauzulę, wskazującą na to, że za informację poufną można uznać informacje niezależnie od sposobu jej przekazania i formy zapisu.

Strona (lub strony) zobowiązane do zachowania poufności powinny wziąć odpowiedzialność również za swoich pracowników oraz ewentualnych podwykonawców. W praktyce znaczy to, że te osoby powinny zostać zobowiązane przez strony do zachowania poufności i nieujawniania informacji nieuprawnionym osobom. Dotyczy to też stosowania określonych zabezpieczeń danych. Przydają się tutaj procedury wprowadzone w związku z RODO. Jeśli bowiem pracownicy muszą przestrzegać zasad związanych z ochroną danych osobowych, to można je rozciągnąć także na inne informacje przesyłane przez kontrahenta, z którym podpisana jest umowa o poufności.

Strona zobowiązuje się więc przed drugą (albo zobowiązują się wzajemnie), że będzie odpowiadać za swoich pracowników. W wypadku gdyby za wyciek danych odpowiadał pracownik jednej ze stron, druga nie musi bawić się w ściganie bezpośrednio jego – odpowiedzialność bowiem poniesie strona, która go zatrudniała. Łącznie z koniecznością zapłacenia kary umownej itp.

Na jaki okres zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?

Kolejna sprawa, o której warto wiedzieć to okres na jaki zawrzeć taką umowę? Przedsiębiorcy bardzo często wpadają na szelmowski plan zawarcia takiej umowy na czas nieokreślony czyli do końca świata i jeden dzień dłużej w przekonaniu, że będzie to chronić ich interesy. I tutaj moja przestroga – przy tak zawartej umowie można wpaść we własną pułapkę, ponieważ umowy zawarte na czas nieoznaczony można wypowiedzieć zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Wystarczy, że zrobi to jedna strona.

I uwaga! Takie oświadczenie o wypowiedzeniu może wypowiedzieć każda ze stron – także ta, która jest zobowiązana do zachowania poufności. A jak wypowie umowę, to już nie będzie zobowiązana do zachowania poufności.

Dlatego ja zawsze sugeruję, aby taką umowę zawrzeć na czas oznaczony, np. 5 lat lub np. przez okres świadczenia usług zgodnie z umową główną oraz 3 lata po jej zakończeniu. Są przedsiębiorcy, którzy wybierają wariant hard i wpisują, że umowa obowiązuje tak długo jak długo informacje mają wartość gospodarczą. Problem tylko jak udowodnić czy informacje mają jeszcze jakąś wartość gospodarczą czy już nie – według mnie to wariant dla wytrawnych graczy.

Jak widzicie możliwości jest wiele, więc korzystajcie z nich i nie zawierajcie umów o poufności na czas nieokreślony.

Co z informacjami po zakończeniu umowy?

Kolejna kwestia – co z informacjami po zakończeniu trwania umowy? Tutaj musimy sobie ustalić, czy strona umowy zwraca nam takie informacje, czy je niszczy. I taki zapis zawieramy w umowie.

Kary umowne

I na sam koniec kwestia kar umownych wpisanych w umowach o zachowaniu poufności.

Zacznę od tego że nie bójcie się też kar w przypadku umowy o poufnościsą one dość naturalnym elementem takich umów. Pamiętajcie, że taka umowa ma na celu sprawić, że strony będą „spały spokojnie”, a to rzeczywiście może wymagać kar, przynajmniej takich na wszelki wypadek. Oczywiście teoretycznie możliwe jest zawarcie umowy o poufności bez wpisywania w nich kar umownych. W praktyce wtedy interes stron jest jednak zabezpieczony niewiele lepiej niż w oparciu o przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Dlatego do umów o poufności wprowadza się kary umowne, które mają być prostym, szybkim i skutecznym środkiem dyscyplinowania drugiej strony i wpisujcie je ! Oczywiście nie muszą one opiewać na kolosalne kwoty. Pamiętajcie, że w razie sporu sąd i tak może miarkować wysokość kary, czyli ją obniżyć w stosunku do tego co wpisane zostało w umowie. Niezależnie jednak od miarkowania, kary umowne są rzeczywiście ważne w umowie o zachowaniu poufności.

Mam nadzieję że trochę wam naświetliłam jak ważne jest podpisywanie umów o zachowaniu poufności i jak mocno takie umowy chronią nasze interesy, oraz jak ważne jest, aby taka umowa była dobrze skonstruowana.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Handel w dwie niedziele w każdym miesiącu - jest wniosek o odrzucenia projektu nowelizacji

Polska Izba Handlu wnioskuje o odrzucenie w całości poselskiego projektu przywracającego handel w 2 niedziele w miesiącu - wynika z opinii PIH złożonego w trakcie procesu legislacyjnego.

Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

REKLAMA

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

REKLAMA

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych dostaną tantiemy za udostępnianie ich dzieł w Internecie. Czy coś się zmieni dla osób korzystających z internetu?

Rada Ministrów 14 maja 2024 r. przyjęła projekt nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na mocy tych przepisów twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych oraz wykonawcy utworów muzycznych (i słowno-muzycznych) będą mieli prawo do tantiem z tytułu eksploatacji ich dzieł w internecie.

REKLAMA