Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać i dlaczego warto ją podpisać?

Umowa o zachowaniu poufności

Dzisiaj zajmiemy się tematem umów o zachowaniu poufności. Jeszcze kilka kilkanaście lat temu był to temat raczej zarezerwowany dla korporacji i dużych przedsiębiorstw. W obecnej chwili coraz więcej mniejszych firm buduje się w oparciu o wiedzę, pomysły czy unikalne rozwiązania. Mamy świadomość, że wiedza jest dla nas bardzo cenna i że należy ją chronić. Bardzo często zdarza się, że w świetle RODO podpisujemy umowy powierzenia danych, które w swej treści zawierają zapisy o zachowaniu poufności. Ale może się zdarzyć, że nie mamy takiej umowy z podmiotem, z którym współpracujemy, a ma on dostęp do naszych „tajemnic”. Wtedy warto zabezpieczyć się właśnie umową o zachowaniu poufności. I nie chodzi tutaj o brak zaufania czy podejrzenie o chęć zaszkodzenia. Prowadząc biznes, bez względu na jego wielkość, pamiętajmy o jednej z podstawowych zasad, a mianowicie o tym, że umowy sporządza się na czas wojny a nie na czas pokoju.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Nie istnieje jakiś zamknięty katalog spraw czy informacji, które należy objąć umową o zachowaniu poufności. Każdy przedsiębiorca musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie co jest dla niego informacją poufną i co chce chronić. Ważne jest, aby taką umowę podpisać na początku współpracy zanim przekażemy drugiej stronie informacje poufne. Może to być nawet przed podpisaniem umowy o współpracy, gdyż na etapie rozmów wstępnych możemy już przekazywać pewne informacje.

Przykłady informacji poufnych

Podam wam kilka przykładów które zobrazują co na przykład powinniśmy chronić:

• dzielimy się z kimś pomysłem na biznes – to może być np. potencjalny wspólnik
• omawiamy biznes plan, czy źródła finansowania naszego pomysłu
• ujawniamy bazę klientów, systemy informatyczne, metody produkcji, proces technologiczny

Podmioty zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej/bankowej

Pamiętajcie jednak o tym, że nie zawsze musimy podpisywać taką umowę. Nie podpisujemy jej z podmiotami, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej, np. biegli rewidenci, radcy prawni, adwokaci, banki (są zobowiązane do zachowania tajemnicy bankowej). Zanim jednak odetchniecie z ulgą sprawdźcie, czy dany podmiot na pewno podlega takiemu obowiązkowi (np. magister prawa, prawnik po studiach nie jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej).

Czyn nieuczciwej konkurencji i tajemnica przedsiębiorstwa

Obowiązuje bowiem przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który mówi o tym, że: "Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa."

I mamy jeszcze ustęp drugi, który precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

A więc, nawet gdy nie zawrzemy umowy o poufności to wyjawienie informacji, które otrzymaliśmy od kontrahenta może się wiązać z przykrymi konsekwencjami – tylko że dochodzenie ich będzie o wiele trudniejsze. Pamiętajcie, że w umowie mamy wskazane co jest informacja poufną i jakie grożą kary za jej ujawnienie, a więc mając taką umowę, nie musimy niczego udowadniać.

O czym należy pamiętać i co warto wiedzieć?

Umowa o zachowanie poufności może być wpięta jako paragraf w umowie głównej, może być również odrębnym dokumentem. Pamiętajcie, że taka umowa nie musi mieć formy pisemnej, a więc może być zawarta przez mail lub nawet ustnie.

Co powinno się znaleźć w takiej umowie?

Przede wszystkim - oznaczenie stron. Niby wszyscy o tym wiedzą, ale w praktyce często kwestia ta rodzi pewne trudności, zwłaszcza jeśli chodzi o spółki prawa handlowego. Pamiętajcie, że oprócz firmy, czyli nazwy spółki, jej formy prawnej, siedziby, adresu, nr KRS, NIP i REGON, powinniśmy podać także nazwę sądu rejestrowego, w którym są akta KRS spółki. Dodatkowo, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej podajemy wysokość kapitału zakładowego.

I rzecz najważniejsza - reprezentacja! W umowie wskazujemy, kto będzie reprezentował stronę umowy. W tym miejscu sprawdźcie, czy osoba, która ją podpisze, rzeczywiście ma do tego prawo. Z doświadczenia wam powiem, że sama podpisałam kiedyś umowę – co prawda nie umowę o poufności a o mediacje – z osobą, która końcem końców okazała się nie być upoważniona do reprezentowania strony. Nauczyło mnie to zawsze sprawdzać kogo wpisuję jako reprezentanta. Jeśli w przypadku spółki umowę podpisuje jeden z członków zarządu, sprawdźcie w KRS czy posiada prawo do samodzielnej reprezentacji. To samo dotyczy np. prokurentów. Jeżeli podpisuje pełnomocnik, niech załączy do umowy pełnomocnictwo, a przy jednoosobowej działalności gospodarczej umowę podpisuje zawsze właściciel firmy.

Jakie informacje najczęściej obejmuje umowa o poufności?

W praktyce te informacje będą obejmowały np. treść ofert, treść korespondencji handlowej, dane marketingowe, wykaz kontrahentów, ceny, informacje o przychodach, stratach zyskach, strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa jak również np. szczegóły dotyczące procesów produkcji, prób, schematów, algorytmów, programów albo konstrukcji (także nieopatentowanych wynalazków). Umowa o poufności może zatem objąć zarówno kwestie handlowe, organizacyjne jak i techniczne.