REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować procesy przetwarzania danych osobowych do kontroli Prezesa UODO?

Jak przygotować procesy przetwarzania danych osobowych do kontroli Prezesa UODO? /fot. Shutterstock
Jak przygotować procesy przetwarzania danych osobowych do kontroli Prezesa UODO? /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W ferworze wszystkich działań związanych z przygotowaniem do kontroli nie można zapomnieć o tym, co jest głównym przedmiotem zainteresowania pracowników Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czyli o procesach przetwarzania danych osobowych realizowanych przez administratorów. Kluczowymi zagadnieniami spośród najważniejszych procesów, które zazwyczaj występują w organizacjach są: rekrutacja, zatrudnienie, marketing, ofertowanie i przetwarzanie danych kontrahentów.

Rekrutacja

Podstawowym obowiązkiem administratora jest zapewnienie, aby do przetwarzania dochodziło w oparciu o prawidłową podstawę prawną przetwarzania. Dane kandydatów do pracy przetwarzamy w oparciu o: obowiązek prawny ciążący na administratorze (wynikający z art. 221 Kodeksu pracy, a także z ustaw szczególnych – przykładowo art. 10 ust. 8a Karty nauczyciela nakłada obowiązek przedstawienia dyrektorowi szkoły informacji z KRK) i zgodę kandydata (dot. danych innych niż niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji, takich jak wizerunek kandydata czy referencje od byłych pracodawców). Należy pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna:

REKLAMA

1) wskazywać administratora danych i cel przetwarzania,

2) precyzować zakres danych, których dotyczy,

3) odnosić się do konkretnego celu (każdy cel przetwarzania danych = odrębna zgoda).

Ponadto fundamentalnym aspektem zgodnego z RODO przetwarzania jest prawidłowe spełnienie obowiązku informacyjnego (zarówno jeśli chodzi o treść, jak i moment spełnienia – tu kluczowe jest rozróżnienie na art. 13 i art. 14 RODO). Natomiast z punktu widzenia zakończenia przetwarzania, szczególną uwagę trzeba poświęcić okresowi przechowywania danych – według UODO w rekrutacji dane kandydatów powinny być usunięte niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji, a w przypadku rekrutacji przyszłych UODO jako przykładowy okres wskazuje 9 miesięcy (natomiast nie wyklucza uzasadnionego wydłużenia tego okresu).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Zatrudnienie

REKLAMA

W procesie zatrudnienia ustalenie podstawy prawnej przetwarzania z reguły nie jest kwestią problematyczną. W przypadku pracowników co do zasady przesłanką przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek wynikający z przepisu prawa. Z kolei dane osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne przetwarzane są przede wszystkim w związku z dążeniem do zawarcia umowy i późniejszą jej realizacją tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku gromadzenia danych osobowych pracowników istotną kwestią pozostaje, zgodnie z ostatnimi rekomendacjami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. przechowywania dokumentacji pracowniczej, konieczność pozyskiwania danych potrzebnych do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych z ZUS w odrębnym od kwestionariusza osobowego dokumencie, z uwagi na krótszy okres przechowywania od pozostałej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. przez okres 50 lat, natomiast zatrudnionych po 1 styczna 2019 r. przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dane osobowe inne niż znajdujące się w aktach osobowych np. zbierane celem zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia czy też pozyskane w związku z funkcjonującym u pracodawcy Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych będą przechowywane krócej, tj. przez okres 5 lat.

Dane osobowe współpracowników będą przechowywane przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z umową.

Marketing

REKLAMA

Przedsiębiorcy korzystają z różnych form marketingu celem promowania swoich usług i pozyskiwania klientów. Najpopularniejszymi formami są e-mail marketing (newsletter), telemarketing, eventy oraz konkursy. Najbardziej problematyczną kwestią w procesie marketingu jest zazwyczaj brak zgody osoby fizycznej na formę marketingu, czyli wysyłkę maili, smsów, czy też kontakt telefoniczny. W przypadku organizowania różnych eventów administratorzy zmagają się również z zagadnieniem przetwarzania i rozpowszechniania wizerunku uczestników wydarzenia. Są to zagadnienia, które zawsze muszą zostać poddane analizie przez administratora, gdyż bez pozyskania stosowanych zgód przedsiębiorca będzie narażony nie tylko na odpowiedzialność z zakresu RODO, ale także ustaw szczególnych tj. prawo telekomunikacyjne, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czy też ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Sporo wątpliwości pojawia się również w zakresie e-mail marketingu kierowanego przez administratora do osób fizycznych, których dane osobowe pozyskał on kupując bazę danych. Administratorzy często bowiem zapominają o konieczności zweryfikowania czy zbywca bazy posiada ważną podstawę prawną przetwarzania zgromadzonych w niej danych osób fizycznych.

Ofertowanie

W przypadku, w którym potencjalny klient sam wyrazi zainteresowanie naszym produktem i poprosi o dodatkowe informacje (np. uzupełniając nasz formularz ofertowy na stronie www), podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w stosunku do danych pracowników/przedstawicieli naszego potencjalnego klienta). Natomiast kontakt z klientem, który nie złożył samodzielnie zapytania ofertowego, należy zakwalifikować jako formę działań marketingowych. Zgodnie z motywem 47 Preambuły do RODO podstawą prawną przetwarzania danych osobowych powinien być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest kierowanie ofert/marketingu bezpośredniego do potencjalnych nabywców. Nie oznacza to jednak, że prawnie uzasadniony interes pojawia się automatycznie w każdej sytuacji - aby stwierdzić jego istnienie należy przeprowadzić tzw. „test równowagi”.

Okres przechowywania danych zebranych w procesie ofertowania zależy od tego, czy dojdzie do zawarcia umowy. Przy zawarciu umowy dane automatycznie „wpadną” do procesu sprzedaży, natomiast jeśli do zawarcia umowy nie dojdzie, dane powinny zostać albo usunięte niezwłocznie po ustaniu celu przetwarzania w postaci zakończenia procesu negocjacji, albo przetwarzane w dalszym ciągu do czasu wniesienia przez osobę fizyczną sprzeciwu wobec przetwarzania.

Kontrahenci i dostawcy

W niniejszym procesie najwięcej problemów przysparza administratorom wypełnienie obowiązków w związku z przetwarzaniem tzw. danych biznesowych, czyli imion, nazwisk, adresów e-mail, czy też numerów telefonów komórkowych pracowników, współpracowników oraz przedstawicieli kontrahentów. RODO nie wyłącza względem tych osób konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego, który może zostać zamieszczony np. w umowie z kontrahentem. Dodatkowym zabezpieczeniem dla administratora jest zamieszczenie klauzuli informacyjnej, bądź jej skróconej wersji, w stopce e-mail pracowników.

Istotną kwestią jest również rzetelna weryfikacja swoich kontrahentów, dostawców, którym administrator powierza do przetwarzania dane osobowe. Proces weryfikacji może zostać przeprowadzony np. za pomocą ankiety sprawdzającej. Powinna ona zawierać pytania dotyczące przyjętych i stosowanych przez procesora zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, przyjętej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych itp.

Autor: Agata Kłodzińska, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Aplikant adwokacki. Swoje zainteresowania koncentruje na obszarze szeroko pojętego prawa cywilnego i administracyjnego, w tym w szczególności na zagadnieniach związanych z ochroną danych osobowych. W ODO 24 zajmuje się przeprowadzaniem audytów, tworzeniem dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych oraz sporządzaniem opinii prawnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Barbara Matasek, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

REKLAMA

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

REKLAMA

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

REKLAMA