Ochrona danych w fazie projektowania oraz ta domyślna (data protection by design, data protection by deflaut – DPbDD) stanowią mechanizmy pozwalające administratorowi odpowiednio wcześnie „zaszyć” zasady bezpieczeństwa informacji oraz sposoby realizacji praw i wolności osób, których dane dotyczą, w projektowane czynności przetwarzania, w tym w ramach ustalania specyfikacji produktu lub usługi, ich testowania, utrzymania, rozwoju lub usuwania.
Polecamy: Nowa matryca stawek VAT
Wytyczne 4/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych stanowią cenne narzędzie, pozwalające odejść od dotychczasowego rozumienia DPbDD jako klauzul generalnych na rzecz traktowania tych mechanizmów jako praktycznego instrumentu wspierającego administratora w ustanawianiu technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych, które pozwolą mu skutecznie realizować:
- zasady przetwarzania danych osobowych (art. 5 RODO),
- prawa osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO),
- wolności osób, których dane dotyczą (Karta praw podstawowych Unii Europejskiej).
Wskazany cel administrator powinien osiągnąć dzięki stosowaniu podejścia opartego na ryzyku (wspólne dla art. 24, 25, 32 i 35 RODO) dla zdefiniowanych zasobów (osoby fizyczne, poprzez ochronę ich danych osobowych) i zagrożeń (prawa i wolności osób, których dane dotyczą) z uwzględnieniem istniejących warunków przetwarzania (charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania).
Jasny przekaz informacji
Od początku komunikacji z osobami, których dane dotyczą, administrator musi jasno i zrozumiale wskazywać, w jaki sposób będzie gromadzić, wykorzystywać i udostępniać ich informacje. Przejrzystość polega na umożliwieniu osobom, których dane dotyczą, zrozumienia – a w razie konieczności skorzystania – z praw przysługujących im na mocy art. 15–22 RODO. Implementacja omawianej zasady w ramach mechanizmów DPbDD powinna obejmować następujące elementy:
- jasność komunikacji – informacje powinny być sformułowane jasnym i prostym językiem, zwięźle i zrozumiale,
- semantyka – komunikacja powinna mieć jasne znaczenie dla danej grupy odbiorców,
- dostępność – informacje powinny być łatwo dostępne dla osoby, której dane dotyczą,
- kontekstowość – informacje powinny być przekazywane w odpowiednim czasie i w odpowiedniej formie,
- istotność – przekazywane powinny być informacje mające znaczenie i zastosowanie do konkretnej osoby, której dotyczą dane,
- uniwersalne projektowanie – informacje powinny być dostępne dla wszystkich, obejmować użycie języków nadających się do odczytu maszynowego w celu ułatwienia i zautomatyzowania czytelności i przejrzystości,
- zrozumiałość – osoby, których dane dotyczą, powinny rozumieć, czego mogą oczekiwać w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych, w szczególności, gdy tymi osobami są dzieci lub inne grupy szczególnie narażone,
- wielokanałowość – informacje powinny być dostarczane w różnych kanałach i mediach (innych niż tekst), aby zwiększyć prawdopodobieństwo ich skutecznego dotarcia do osoby, której dane dotyczą.