REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrolowanie podmiotu przetwarzającego jako uprawnienie administratora danych osobowych - RODO 2018

Subskrybuj nas na Youtube
Kontrolowanie podmiotu przetwarzającego jako uprawnienie administratora danych osobowych - RODO 2018 /Fot. Fotolia
Kontrolowanie podmiotu przetwarzającego jako uprawnienie administratora danych osobowych - RODO 2018 /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Uregulowanie relacji pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym dane (popularnym procesorem) współcześnie stało się jedną z podstawowych czynności, które sam administrator musi uwzględnić w systemie ochrony danych w swojej organizacji. Liczne audyty pokazują, że w dzisiejszych czasach, w znacznej mniejszości pozostają podmioty, które z całą odpowiedzialnością mogą stwierdzić, że nie korzystają z usług podmiotów przetwarzających dane na ich zlecenie. W dużej części przypadków administratorzy ci nie są świadomi, że w relacji z kontrahentami dochodzi do powierzenia danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.

Autorzy przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), dostrzegli ten trend, co poskutkowała znacznie bardziej rygorystycznym podejściem do kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych, nakładając na podmioty po obu stronach tej relacji liczne obowiązki, ale również prawa. W niniejszym artykule, skupimy się w szczególności na uprawnieniu administratora do inspekcji podmiotu przetwarzającego.

REKLAMA

REKLAMA

Na wstępie tytułem przypomnienia wskażmy kim tak naprawdę jest podmiot przetwarzający (procesor). Zgodnie z definicją zawarta w art. 4 pkt 8 RODO, podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Z przywołanej definicji wynika, że podmiot przetwarzający działa jedynie na zlecenie administratora, który faktycznie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Potwierdza to również art. 29 RODO, wskazujący, iż procesor przetwarza je jedynie wyłącznie na polecenie administratora, z wyjątkiem sytuacji gdy obowiązek przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa. Za klasyczne przykłady podmiotów przetwarzających należy uznać: biuro księgowe, zewnętrzny call center, firmy archiwizujące dokumenty, partnerzy świadczący usługi techniczne (np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych), agencje marketingowe, podmioty zewnętrzne odpowiedzialne za prowadzenie spraw kadrowo płacowych.

Całość relacji łączącej administratora z podmiotem przetwarzającym winna być unormowana w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych, której to treść została szczegółowo uregulowana w obowiązujących przepisach unijnego rozporządzenia. Kluczowy w tym zakresie jest art. 28 RODO wskazujący jakie dokładnie kwestie winny stanowić przedmiot uzgodnień pomiędzy stronami takiej umowy. Do katalogu wymienionego w przywołanym wchodzi również obowiązek podmiotu przetwarzającego polegający na umożliwieniu administratorowi przeprowadzenia audytu w jego organizacji.

Polecamy: Pakiet żółtych książek - Podatki 2018

REKLAMA

Należy pamiętać, że art. 28 RODO, przewiduje obowiązki również po stronie samego administratora, który to zobowiązany jest do korzystania z jedynie z tego typu podmiotów, które gwarantują wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających, że przetwarzani spełnia wymogi RODO oraz chroni prawa osób, których dane są przetwarzane. W tym zakresie bez wątpienia pomocne może być uprawnienie administratora do audytu podmiotu przetwarzającego dane w jego imieniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy RODO przewidują po stronie podmiotu przetwarzającego alternatywne działanie pozwalającą na wykazanie stosowania środków gwarantujących bezpieczeństwo danych oraz przestrzegania przepisów unijnego rozporządzenia. Mowa tutaj o branżowych kodeksach postępowania oraz certyfikacji, o których traktują odpowiednio art. 40 oraz 42 RODO. Z całą stanowczością należy stwierdzić, że nawet w przypadku posiadania przez procesora jednego z powyższych dokumentów, nie można wykluczyć aby sprawdzenia (audyty) ze strony administratora nie były potrzebne np. w sytuacji zaistnienia zdarzenia naruszającego ochronę danych osobowych podlegającego obowiązkowemu zgłoszeniu do organu nadzorczego.

Jak wynika z powyższego, samo prawo do audytowania podmiotu przetwarzającego nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Zastanawiać może jednak zakres przeprowadzanego audytu. Jak już wskazano, podmiot przetwarzający udostępnia administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisu art. 28 ust. 2, 3 oraz 4 RODO. Sprawdzenie może zatem dotyczyć następujących informacji:

  • Czy podmiot przetwarzający korzysta z podwykonawców przetwarzających dane powierzone przez administratora na zasadach określonych pomiędzy stronami oraz zgodne z art. 28 ust. 2 i 4? (w szczególności, czy umowy podpisywane z podwykonawcami w sposób odpowiedni regulują kwestie związane z przetwarzaniem danych administratora)
  • Czy podmiot przetwarzający wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które umożliwiają procesorowi wsparcie administratora w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie realizacji ich praw wynikających z RODO?
  • Czy osoby biorące udział przy przetwarzaniu zostały zobowiązane do zachowania tajemnicy?
  • Czy podmiot przetwarzający wdrożył mechanizmy/procedury, umożliwiające bezzwłoczne zgłoszenie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych?
  • Czy dane nie są przekazywane przez podmiot przetwarzający do państw trzecich?

Zobacz: RODO w firmie

Mając na względzie obowiązek administratora wynikający z art. 28 ust. 1 RODO, nie bez znaczenia winny również pozostawać następujące informacje:

  • Czy podmiot przetwarzający stosuje fizyczne zabezpieczenia pomieszczeń/obszarów przetwarzania danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych?
  • Czy podmiot przetwarzający nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
  • Czy podmiot przetwarzający prowadzi dokumentacje ochrony danych osobowych?
  • Czy podmiot przetwarzający prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania?
  • Czy podmiot przetwarzający powołał inspektora ochrony danych?

Należy wskazać, że w ramach kształtowania się praktyki w stosowaniu przepisów RODO, popularne staje się regulowanie w ramach umowy powierzenia uprawnienia po stronie administratora do przeprowadzenia audytu również u podprocesorów. Tendencja do uregulowania tego zagadnienia w ramach umowy wynika prawdopodobnie z treści art. 28 ust. 4 RODO. Zgodnie z nim podmiot przetwarzający może podpowierzyć dane osobowe jedynie na podstawie umowy zawartej ze swoim podwykonawca, której treść zapewniać będzie stosowanie przez podwykonawcę środków gwarantujących przetwarzanie zgodnie z wymogami RODO. W interesie administratora pozostaje zatem zapewnienie sobie możliwości przeprowadzenia audytu u podprocesora, w celu utrzymania pełnej kontroli nad przetwarzanymi przez niego danymi osobowymi.

Kolejnym coraz popularniejszym działaniem w zakresie konstruowania umów powierzenia przetwarzania danych pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym, jest wprowadzanie postanowień, mających na celu nic innego jak „zniechęcenie” administratora do skorzystania z jego uprawnień w zakresie audytowania podmiotu przetwarzającego. Przykładem takiego działania jest żądanie stosownej kwoty tytułem opłaty za sam fakt przeprowadzenia sprawdzenia. Podkreślić trzeba, że nie chodzi w tym miejscu o pokrycie kosztów poniesionych przez procesora w zw. z przeprowadzanym audytem (np. udział pracowników procesora w czynnościach audytowych), co można uznać za rozwiązanie dopuszczalne i uzasadnione. Mowa jest w tym miejscu o postanowieniach przewidujących z góry określoną kwotę kilkudziesięciu tysięcy złotych, za sam fakt przeprowadzenia audytu, narzucanych przez organizacje mające silną pozycję na rynku.

Na zakończenie należy również zwrócić uwagę, że istotnym elementem uprawnienia do audytowania podmiotu przetwarzającego jest to, że nie musi być ono wykonane bezpośrednio przez samego administratora lub jego pracownika. W przypadku, w którym administrator nie czuje się na siłach w aspekcie sprawdzenia podmiotu przetwarzającego lub nie dysponuje wystarczającymi zasobami kadrowymi oraz czasowymi do podjęcia takich działań, racjonalnym działaniem jest skorzystanie z wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Z art. 28 ust. 3 lit. h RODO wprost bowiem wynika, że podmiot przetwarzający ma umożliwić audyt administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora. Brak jest zatem przeciwwskazań aby w tym zakresie, administrator mógł skorzystać z podmiotów zewnętrznych specjalizujących się w prowadzeniu działań audytowych.

Autor: Adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Raport Strong Women in IT: zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Ruszył nabór do raportu Strong Women in IT 2025. Jest to raport mający na celu przybliżenie osiągnięć kobiet w branży technologicznej oraz w działach IT-Tech innych branż. Zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Gdy ogień nie jest przypadkiem. Pożary w punktach handlowo-usługowych

Od stycznia do początku maja 2025 roku straż pożarna odnotowała 306 pożarów w obiektach handlowo-usługowych, z czego aż 18 to celowe podpalenia. Potwierdzony przypadek sabotażu, który doprowadził do pożaru hali Marywilska 44, pokazuje, że bezpieczeństwo pożarowe staje się kluczowym wyzwaniem dla tej branży.

Przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzia do analizy rynku. Współpraca GUS i Rzecznika MŚP

Nowe intuicyjne narzędzia analityczne, takie jak Dashboard Regon oraz Dashboard Koniunktura Gospodarcza, pozwolą firmom na skuteczne monitorowanie rynku i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

Firma w Anglii w 2025 roku – czy to się nadal opłaca?

Rok 2025 to czas ogromnych wyzwań dla przedsiębiorców z Polski. Zmiany legislacyjne, niepewne otoczenie podatkowe, rosnąca liczba kontroli oraz nieprzewidywalność polityczna sprawiają, że coraz więcej firm poszukuje bezpiecznych alternatyw dla prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków pozostaje Wielka Brytania. Mimo Brexitu, inflacji i globalnych zmian gospodarczych, firma w Anglii to nadal bardzo atrakcyjna opcja dla polskich przedsiębiorców.

REKLAMA

Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

REKLAMA

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

REKLAMA