reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Prawo > RODO w firmie > RODO w BHP

RODO w BHP

Gdy analizujemy kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, bardzo często skupiamy się na właściwym przeprowadzaniu rekrutacji (zwłaszcza w kontekście stosunkowo niedawnych zmian w Kodeksie pracy) i na pułapkach, w które można wpaść w trakcie procesu zatrudnienia. Poświęcamy więc czas i uwagę odpowiedniej konstrukcji klauzul informacyjnych, uregulowaniu monitoringu pracowników czy dostosowaniu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wymagań ustawy. Możemy jednak przeoczyć z pozoru nieistotne, wąskie zagadnienia związane z zapewnieniem pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Aby ułatwić prace nad dostosowaniem przetwarzania danych w ramach BHP do wymogów RODO, przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych według nas problemów w tym zakresie (a przynajmniej najczęściej pojawiających się w audytowanych przez nas organizacjach) z punktu widzenia ochrony danych osobowych.

Organizowanie szkoleń BHP

Wyróżniamy dwa podstawowe modele organizacji szkoleń dla pracowników przy współpracy z zewnętrznymi firmami – zamknięte i otwarte. Szkolenia zamknięte prowadzi trener skierowany do organizacji przez podmiot specjalizujący się w szkoleniach BHP. Bierze w nich udział konkretna grupa osób wyznaczona przez pracodawcę. W takiej sytuacji to pracodawca, jako administrator danych zatrudnianych przez siebie osób, decyduje o celu (a celem jest przeszkolenie pracowników z zakresu BHP) oraz o sposobie przetwarzania ich danych osobowych (m.in. przez wybór firmy, która takie szkolenie ma przeprowadzić).

Po przeprowadzonym szkoleniu warto zadbać o wystawienie pracownikom zaświadczeń o odbyciu szkolenia. Z oczywistych powodów zewnętrzna firma ich nie dostarczy, jeśli nie będzie dysponować danymi osobowymi pracowników biorących udział w szkoleniu. Samą listę obecności można przekazać za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Przekazanie danych osobowych drogą mailową jest bezpieczne, pod warunkiem że plik w formacie .xls lub .xlsx będzie zabezpieczony hasłem, które zostanie wysłane pod numer telefonu komórkowego w wiadomości tekstowej SMS. Listę można sporządzić również w wersji papierowej i dostarczyć ją firmie szkoleniowej pocztą lub osobiście do jej siedziby (znacznie spowalnia to jednak proces wystawiania zaświadczeń). Na tym etapie powstaje właśnie stosunek powierzenia: pracodawca (czyli administrator danych) przekazuje (czyli powierza) firmie szkoleniowej (jako podmiotowi przetwarzającemu) dane swoich pracowników, aby ta przetwarzała je w imieniu i na rzecz pracodawcy, zgodnie z jego instrukcjami. Stosunek ten bezwzględnie powinien zostać uregulowany umową powierzenia, zawierającą elementy wskazane w art. 28 RODO.

Z kolei przez szkolenia otwarte rozumie się szkolenia organizowane w całości przez zewnętrzny podmiot. Takie szkolenia nie są kierowane do pracowników tylko jednej firmy – może zapisać się na nie tak naprawdę każdy. Wówczas dane są pozyskiwane najczęściej bezpośrednio od pracownika bądź przy niewielkim udziale pracodawcy (np. przy opłacaniu szkolenia pracodawca przekazuje firmie informacje o liczbie swoich pracowników i – siłą rzeczy – miejscu zatrudnienia, a wszelkie dane niezbędne do uzyskania zaświadczenia każdy pracownik przekazuje samodzielnie). To po stronie firmy szkoleniowej leżą wszelkie kwestie organizacyjne, w tym odnoszące się do tego, jakie dane osobowe uczestników przetwarzać, jak je przechowywać, komu udostępniać i po jakim czasie usuwać. W tym modelu firma szkoleniowa będzie odrębnym administratorem danych uczestników szkoleń.

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

ODO 24

ODO 24 – to firma, która od 2012 roku oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Stawia na merytorykę, praktyczne rozwiązania oraz trwałe relacje z klientami budowane w oparciu o partnerstwo, uczciwość i zaufanie. Swoim klientom pomaga chronić dane, minimalizując ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem lub ich utratą.

Zdjęcia

RODO w BHP/ Fot. Shutterstock
RODO w BHP/ Fot. Shutterstock

Tarcza antykryzysowa – pomoc dla pracodawców poszkodowanych w wyniku pandemii koronawirusa (PDF)29.00 zł
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

reklama
reklama

POLECANE

reklama

Koronawirus a przedsiębiorcy

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Pomysł na biznes

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Rakowski

Dyrektor ds. prawnych, Związek Polskiego Leasingu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama