Tematy - Sekretariat, Komunikacja z klientem - INFOR.PL

Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.

Możemy podzielić cechy potrzebne do wykonywania pracy sekretarki na dwie grupy: pierwsza to kwalifikacje zawodowe a druga kwalifikacje osobiste.

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Jednym z podstawowych narzędzi pracy asystenta biura jest telefon. Szacuje się, że pierwsze 20 sekund rozmowy decydują o tym, czy rozmówca odbierze dany kontakt pozytywnie. Eksperci radzą, że jeżeli w tym krótkim czasie nie przypadniesz do gustu rozmówcy, przepadłeś.

Często musząc zabrać głos podczas spotkań, narad, czy prezentacji odczuwamy tremę. Co zrobić aby wypaść przekonująco, na osobę kompetentną? Trema paraliżuje, masz ściśnięte gardło, drżą ręce i serce.

Rozmowa telefoniczna różni się od rozmowy bezpośredniej przede wszystkim brakiem kontaktu wizualnego, osoba rozmawiająca nie widzi reakcji mimicznych, zwłaszcza oczu i ust swojego rozmówcy. W związku z tym coraz większą wagę przywiązuje się do tego aby pracownik był uprzejmy w rozmowie przez telefon. Ma to istotne znaczenie przy tworzeniu wizerunku firmy.

Usystematyzowanie działań, wskazanie odpowiednich kierunków rozwoju i organizowanie kanałów sprzedaży to zaledwie kilka działań, z powodu których firmy decydują się na współpracę z doradcami biznesowymi.

Mail jest wizytówką przedsiębiorstwa i dlatego każdą wychodzącą wiadomość należy starannie przygotować.

Poczta elektroniczna oprócz celów informacyjnych jest niezwykle skutecznym narzędziem marketingowym i efektywnym narzędziem zdobywania klienta.

Angielski, jako język uniwersalny coraz częściej zaczyna pojawiać się w naszym życiu prywatnym. Za pomocą krótkich wiadomości kontaktujemy się ze znajomymi, wysyłamy podziękowania za miłe towarzystwo na przyjęciu, przesyłamy pozdrowienia, przekazujemy komuś obiecane informacje.

Dobrze skonstruowany e-mail powinien przykuć uwagę odbiorcy i zapewnić mu szybkie zapoznanie się z istotnymi informacjami. Warto więc przypomnieć o zasadzie odwróconej piramidy i dlaczego tak ważne jest jej przestrzeganie.

Dostęp do internetu pozwala obecnie na szybki kontakt z osobami znajdującymi się w każdym zakątku świata. Mimo że wysłanie wiadomości tekstowej nie stanowi już w zasadzie żadnego problemu, często jednak zapominamy o podstawowych zasadach, których należy przestrzegać przygotowując informację dla odbiorcy zagranicznego.

Po przyjęciu oferty biznesowej jest kolej na złożenie zamówienia. Na tym etapie korespondencja z kontrahentem jest uproszczona. Nierzadko korzysta się z gotowych formularzy zamówień dołączanych do wysyłanej oferty.

Przygotowując maila warto pamiętać, że pracownicy firmy czy urzędu, do którego jest on adresowany w danym momencie otrzymują dziesiątki maili. Logiczne jest, że odbiorca jako pierwszą przeczyta tę wiadomość, która najbardziej przyciągnie jego uwagę.

Jednym z największych problemów, który pojawia się podczas redagowania maila jest sformułowanie pierwszego zdania. Jak zatem zacząć treść oficjalnego e-maila?

Otwarcie akredytywy następuje w momencie otrzymania zawiadomienia o gotowości towaru do wysyłki. Możliwe jest to po wystąpieniu dostawcy towaru z wnioskiem do banku.

Tłumaczenie umów wymagających dokładnej analizy językowej jest kłopotliwe. W takich przypadkach pojawia się konieczność skorzystania z profesjonalnej pomocy językowej.

Oferta świadczonych usług jest podobna do oferty towarowej. Jej głównymi częściami są wstęp, część zasadnicza, zakończenie i podpis.

Ogólne zapytanie ofertowe jest to propozycja dla dostawców, którzy są zapraszani do wzięcia udziału w procesie składania ofert, mającego na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi.

Niezależnie od sposobu, w jaki korzysta się z poczty elektronicznej, nie powinno się wysyłać e-maila, jeśli bardziej adekwatna forma przekazu informacji okaże się rozmowa przez telefon lub osobiste spotkanie.

Wydawać by się mogło, że najważniejsza w e-mailu jest treść wiadomości. W rzeczywistości przed przystąpieniem do jej napisania konieczne jest jeszcze podjecie pewnych czynności przygotowawczych. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy na pewno poczta elektroniczna będzie najlepsza formą przekazu danej informacji.

Myśląc o promowaniu marki i zwiększeniu obrotów firmy przedsiębiorca powinien pamiętać także o organizacji spotkań integracyjnych czy eventów. Takie okazje wymagają m.in. zredagowania odpowiednich zaproszeń.

Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że korespondencja wewnątrz firmy najczęściej odbywa się za pomocą poczty elektronicznej. Jednak w pewnych sytuacjach wysyłamy też sms-y.

Korzystając z sieci możemy dotrzeć do nieograniczonej liczby potencjalnych partnerów firmy. Jest to jednak dopiero pierwszy krok w budowaniu sieci odbiorców. Aby zwiększyć grono swoich klientów warto jest poświęcić uwagę na dokładne przygotowanie oferty biznesowej.

W przypadku gdy klient Twojej firmy woli komunikować się za pomocą sieci do utrzymania ciągłego kontaktu nie wystarczą same e-maile. Warto jest zatem korzystać z takich narzędzi jak Skype czy Gadu-Gadu.

Za pomocą poczty elektronicznej szybko i wygodnie możemy przekazywać informacje. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze jest to najlepszy sposób komunikowania się z kontrahentem. Istnieją bowiem sytuacje, kiedy lepiej jest zadzwonić i zaprosić partnera biznesowego na spotkanie.

Wysyłanie maili często jest głównym narzędziem pracy pracownika biurowego. Zaledwie kilka podstawowych zasad pomogą uniknąć najczęściej popełnianych błędów w korespondencji elektronicznej.

Współpraca z odpowiednimi partnerami to jedno ze źródeł sukcesu działalności gospodarczej. Jak złożyć zapytanie ofertowe, gdzie szukać informacji o kontrahentach biznesowych?

Kształtowanie wizerunku firmy to proces, który nie zawsze kończy się sukcesem. Z reguły stosowane są różnego rodzaju działania promocyjne, które mają sprawić, że to właśnie my a nie konkurencja zostaniemy zauważeni i umocnimy swoją pozycję na rynku. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, że jednym ze skuteczniejszych sposobów kreowania wizerunku jest umiejętne prowadzenie korespondencji handlowej.

Chcesz szybko zorientować się na jakich dostawców lub kontrahentów możesz liczyć? Sformułuj zapytanie ofertowe - dokument, w którym zaprosisz potencjalnych dostawców lub kontrahentów do składania ofert na dostarczenie towarów lub usług.

Równie ważny jak właściwe zaadresowanie pisma, jest podpis składany pod zwrotem kończącym list przy zachowaniu czterech odstępów. Jeżeli korespondencja nie jest zbyt obszerna wskazane jest podpisywanie listów odręcznie.

Najistotniejszą częścią składową każdego pisma jest jego treść. Element ten zwykle rozplanowujemy w układzie blokowym lub w układzie z akapitem.

W każdej korespondencji stosujemy zwroty grzecznościowe. Te rozpoczynające list, zazwyczaj umieszczone są pod adresem z podwójnym odstępem, jeżeli nie umieściliśmy wcześniej znaków powoławczych. W przeciwnym razie zwrot grzecznościowy znajdzie się pod znakami z tym samym odstępem.

Przystępując do napisania jakiegokolwiek pisma należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego właściwe zaadresowanie. Warto zapamiętać kilka elementów, które pomogą nam zrobić to właściwie.

Podejmujesz działania z zakresu edukacji, polityki społecznej, a własne środki nie pozwalają Ci na realizację projektów? Warto poszukać sponsora, który pokryje część lub całość wydatków. Po otrzymaniu wsparcia nie zapomnij napisać listu z podziękowaniami dla darczyńcy. To jak je napiszesz, może zaważyć na tym, czy otrzymasz kolejne wsparcie w przyszłości.

„Mamy kłopoty z terminową spłatą zobowiązań, bo nasi klienci mają kłopoty z zapłatą należności wobec nas”. Jak często tak mówimy albo myślimy? Jeśli tak jest, to co robimy by mieć mniej okazji by tak było?

Pracując w bezpośrednim kontakcie z klientem, nie unikniesz obcowania z trudnymi osobowościami. Jak radzić sobie z klientami, którzy urodzili się tylko po to, aby narzekać? Jak nie dać się zarazić ich marudnym usposobieniem i nie dać się wciągnąć w zajadły spór? Damy Ci cenne wskazówki jak okiełznać trudnego klienta.

Firma przygotowała ofertę, którą zaproponowała szerokiemu kręgu odbiorców. Jednak dynamika sprzedaży towaru czy usług nie jest tak dynamiczna jak zakładano. Wiedza sprzedawców na temat argumentacji w negocjacjach handlowych może przyczynić się do zwiększenia liczby udanych transakcji.

Praca polegająca na spotkaniach z klientem (np. doradztwo finansowe) wyzwala szereg pytań o prawidłowe zachowanie. Jak się witać z klientami starszymi od siebie? Jak zachować się w kawiarni i w domu klienta?

Sekretariat, Komunikacja z klientem

Uprzejmość w pismach

Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Obowiązki sekretarki

Profesjonalny sekretariat

Rozmowa telefoniczna w biurze

Wystąpienia publiczne

Rozmowy telefoniczne

Wsparcie ze strony firm consultingowych

Styl elektronicznego listu handlowego

Efektywna komunikacja mailowa

Nieformalna korespondencja po angielsku

Przekazywanie informacji za pomocą e-maila

Korespondencja z odbiorcą zagranicznym

Złożenie zamówienia

Trafny temat wiadomości przyciągnie uwagę odbiorcy

Od czego zacząć wiadomość elektroniczną?

Zawiadomienie o otwarciu akredytywy handlowej

Sposoby tłumaczenia korepondencji obcojęzycznej

Oferta świadczonych usług

Ogólne zapytanie ofertowe

E-mail czy rozmowa

Gdy postanowimy napisać maila

Zaproszenia biznesowe

Kiedy można posłużyć się sms-em?

Jak zdobyć zaufanie klienta wysyłając ofertę e-mailem?

Komunikację e-mailową wspomoże Skype

Rozmowa telefoniczna zamiast e-maila

Jak uniknąć błędów w korespondencji elektronicznej?

Zapytania ofertowe w korespondencji biznesowej

Zasady skutecznej korespondencji

Treść zapytania ofertowego

Podpis w korespondencji handlowej

Układ treści dokumentu

Zwroty grzecznościowe w korespondencji

Właściwe zaadresowanie korespondencji

Podziękowania dla sponsora

Odzyskiwanie przeterminowanych należności firmy

Jak radzić sobie z trudnym klientem?

Argumentacje w negocjacjach handlowych

Spotkanie z klientem