Rozmowa telefoniczna zamiast e-maila

Używanie poczty elektronicznej stało się tak powszechne, że ograniczyło osobiste kontakty między ludźmi. Drogą mailową wysyłamy swoje dokumenty, kiedy szukamy pracy i załatwiamy sprawy służbowe.

Kiedy wysyłamy maile, podajemy jednak informację niepełną, pozbawioną istotnych elementów, co może być negatywnie odebrane przez adresata. Z drugiej strony sami otrzymujemy komunikat zwrotny, który często jest wyrwany z kontekstu. Taka sytuacja może prowadzić do wielu nieporozumień. Aby tego uniknąć powinniśmy wiedzieć, w jakich sytuacjach lepiej jest zrezygnować z kontaktu mailowego i sięgnąć po telefon lub umówić się na spotkanie.

Polecamy: Grzeczność w mailach

Jeśli musimy przekazać niemiłą informację, najlepiej spotkać się osobiście. Komunikat mailowy może wydawać się chłodny, natomiast podczas bezpośredniej rozmowy możemy okazać odbiorcy swoje współczucie i spróbować go pocieszyć. Nasza mimika, gesty i ton głosu pomogą nam zminimalizować negatywny wydźwięk informacji.

Kolejną sytuacją jest przekazywanie poufnych komunikatów, które nie powinny być rozpowszechnione. Kiedy przekazujemy takie informacje w mailu, istnieje ryzyko, że trafią w niepowołane ręce. Wystarczy, że adresat zostawi włączony komputer i nie wyloguje się z poczty elektronicznej.

Kontakt osobisty lub telefoniczny jest wskazany również wtedy, gdy chcemy być dobrze zrozumiani. Odbiorca może niewłaściwie zinterpretować informację tekstową. Podczas bezpośredniego kontaktu nasz rozmówca w każdej chwili może się upewnić, czy dobrze rozumie daną kwestię.

Unikajmy wysyłania maili również wtedy, gdy chcemy jak najszybciej uzyskać odpowiedź, na przykład, kiedy chcemy odwołać spotkanie, które ma się odbyć za dwie godziny. Wprawdzie informacja elektroniczna dociera do odbiorcy natychmiast, ale nie jest przecież powiedziane, że on akurat siedzi przy komputerze i sprawdza pocztę. W takim przypadku bezpośrednia rozmowa pozwoli nam od razu uzyskać informację zwrotną.

Polecamy: Przesyłanie dalej

Większość z nas każdego dnia wysyła przynajmniej kilka maili. Za każdym razem, kiedy chcemy przekazać kolejną informację drogą elektroniczną, zastanówmy się, czy jest to najlepszy sposób komunikacji w tym przypadku. Powinniśmy przemyśleć, czy sprawa jest pilna, kto jest odbiorcą, czy zależy nam na szybkiej odpowiedzi i, przede wszystkim, czy bezpośredni kontakt nie przyniósłby lepszych rezultatów. W końcu zależy nam przecież na jak najlepszym porozumieniu.