REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnianie pracowników - obowiązki firmy

Subskrybuj nas na Youtube
obowiązki pracodawcy
obowiązki pracodawcy
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zatrudnianie pracowników wiąże się z nowymi obowiązkami dla małej firmy. Kiedy przedsiębiorstwo staje się pracodawcą obowiązuje je szereg przepisów, których musi przestrzegać oraz terminów, o których musi pamiętać. Co należy zrobić, kiedy firma staje się pracodawcą? Jakie ma obowiązki? Co z ZUS i podatkami?

1. Umowa o pracę

REKLAMA

2. Badanie lekarskie i BHP

3. Wynagrodzenia i czas pracy

4. ZUS i US

5. Dokumentacja pracownicza

Dalszy ciąg materiału pod wideo

6. Rozwiązanie umowy o pracę

7. Kontrola PIP


– Każdy przedsiębiorca powinien znać obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników oraz pamiętać o terminach ich wypełniania. To właśnie na nim spoczywa odpowiedzialność za ich niedopełnienie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk, ekspert ds. szkoleń w Akademii PARP.

W nowym szkoleniu Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego” jeden z modułów poświęcono zagadnieniom związanym z zatrudnianiem pracowników. Ta część szkolenia zwraca uwagę na obowiązki formalne wobec urzędu skarbowego, ZUS czy Państwowej Inspekcji Pracy, a także wobec samego pracownika. Co powinna zrobić mała firma, która planuje zatrudnić nowych pracowników?

Zobacz: Jak założyć własną firmę?

Być pracodawcą…

REKLAMA

Jeżeli firma zamierza zatrudniać pracowników, powinna zgłosić spółkę do ZUS jako płatnika składek. Należy tego dokonać w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba dokonywać ponownego zgłoszenia, ponieważ przedsiębiorca zgłaszał się już jako płatnik składek ZUS w momencie rejestrowania firmy.

Do obowiązków pracodawcy związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych należy zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej, skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie, przeprowadzenie szkolenia BHP i instruktażu stanowiskowego, zapoznanie z warunkami zatrudnienia, założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.

Obowiązki pracodawcy w trakcie upałów

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP podczas zimy

Umowa o pracę

REKLAMA

Przed zatrudnieniem nowego pracownika na umowę o pracę, pracodawca wymaga od niego kwestionariusza z danymi osobowymi, świadectw pracy poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum, orzeczenia lekarskiego, orzeczenia o niekaralności. Umowę o pracę zawiera się na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Na zgłoszenie nowozatrudnionego pracownika do ZUS pracodawca ma 7 dni. W ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o czasie pracy, wypłacie wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia, regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy, warunkach zatrudnienia. Przedsiębiorca, który zatrudnia 20 i więcej pracowników na umowę o pracę ma obowiązek określenia i wdrożenia regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy. Jeśli firma nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, musi także poinformować pracownika o tajemnicy zawodowej, porze nocnej, przerwach w pracy i sposobie potwierdzania obecności.

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenia potwierdzające przekazanie pracownikowi informacji związanych z prowadzeniem akt osobowych, rozliczaniem pracownika i wypłatą wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych pracownikowi.

Kolejna umowa o pracę na okres próbny

Umowa o pracę na czas określony

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Co z badaniami lekarskimi i BHP?

Pracodawca ma obowiązek skierować swoich pracowników na wstępne badanie lekarskie przed dopuszczeniem ich do pracy. Następnie powinien kierować pracowników na okresowe badania lekarskie, jeżeli upłynął termin ważności orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do dalszej pracy. Obowiązkowe są także kontrolne badania lekarskie w przypadku niezdolności do pracy pracownika, wynikającej z choroby trwającej dłużej niż 30 dni, po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.

W przypadku firm działających na rynku spożywczym przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinno się wykonać badania prowadzone przez Inspekcję Sanitarną. Dokumentem potwierdzającym odbycie badań profilaktycznych przez pracownika jest orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy lub orzeczenie wydane przez PIS.

Pracodawca musi również skierować swoich pracowników na szkolenia BHP, zanim podejmą pracę na danym stanowisku. W jego ramach pracownicy odbywają instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Potwierdzeniem odbycia szkolenia wstępnego jest karta szkolenia. Pracownicy powinni przejść szkolenia okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a osoby kierujące pracownikami w ciągu 6 miesięcy.

Na jakie badania pracodawca ma obowiązek kierować pracownika

E – zwolnienia lekarskie od 2015 r.


Wynagrodzenia i czas pracy

Wysokość wynagrodzenia za pracę jest ustalana przez pracodawcę i pracownika. Wynagrodzenie powinno być wypłacane w formie pieniężnej co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia bieżącej ewidencji czasu pracy osobno dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę przez cały okres zatrudnienia. Firma powinna udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, nie później niż do końca września roku następnego. Za czas spędzony na urlopie wypoczynkowym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie w 2015 roku

Potrącenia z wynagrodzeń za pracę

Wymiar czasu pracy w 2015 r.

Czy za pracę w nadgodzinach przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny?

ZUS i US

Przez cały okres zatrudnienia pracodawca ma obowiązek odprowadzać za pracowników zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS oraz składać deklaracje do ZUS.

Pracodawcy muszą obliczać, opłacać i rozliczać składki na ZUS za swoich pracowników. Do rozliczania składek służy deklaracja ZUS DRA i raporty imienne. Dokumenty rozliczeniowe i składki obliczone za dany miesiąc należy przekazać do ZUS do 15. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca ma również obowiązek obliczania, pobrania i wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy za każdego pracownika. Musi je wpłacić zbiorczo do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym je pobrał. Za niewypełnienie obowiązków w tym zakresie ponosi odpowiedzialność osobistą i karno-skarbową.

Firma powinna też przesyłać do urzędu skarbowego roczną deklarację PIT-4R o zaliczkach pobranych z wynagrodzeń pracowników lub PIT-8AR o pobranym ryczałcie, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Natomiast do końca lutego danego roku przedsiębiorca przekazuje pracownikom i urzędowi skarbowemu deklaracje PIT-11. Jeśli pracownik spełnia warunki, aby pracodawca sporządził za niego deklarację roczną i rozliczył za niego podatek, a pracownik do 10 stycznia złoży do pracodawcy odpowiedni wniosek (PIT-12), to pracodawca sporządza za tego pracownika roczną deklarację PIT-40.

Jakie są uprawnienia inspektorów kontroli ZUS?

Składki ZUS pracodawcy i pracownika 2014

Warunki przyznania ulgi w spłacie należności do ZUS

Dokumentacja pracownicza

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części. W części A są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a w C ustania zatrudnienia.

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika osobną ewidencję czasu pracy, obecności w pracy, listę płac, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy i akta osobowe powinny być prowadzone i  przechowywane w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu lub zniszczeniu. Pracodawca powinien również zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać od 5 do 50 lat w zależności od zawartych w niej danych.

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą


Rozwiązanie umów o pracę

Rozwiązując z pracownikiem umowę o pracę, pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu różnych formalności. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę musi zostać właściwie doręczone. Musi też zawierać informację o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu i wskazanie właściwego sądu.

Zwalnianemu pracownikowi należy wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy. Jeśli jest to niemożliwe, należy przekazać je pracownikowi w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownik musi otrzymać należne mu wynagrodzenie, premię, odprawę itp. Należy się z nim także rozliczyć z powierzonego mienia.

Gdy wynagrodzenie pracownika zajęte jest przez komornika, stosowną informację należy umieścić w świadectwie pracy. O zajęciu pensji należy też poinformować, o ile to możliwe, nowego pracodawcę.

Pracodawca powinien złożyć do ZUS zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Do końca lutego kolejnego roku należy przekazać byłemu pracownikowi PIT-11.

Jeśli stosunek pracy wygasa w związku ze śmiercią pracownika, pracodawca musi podjąć czynności jak w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Dokumenty oraz świadczenia należy przekazać osobom uprawnionym.

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia

Czy można wręczyć pracownikowi wypowiedzenie drogą pocztową?

Uwaga! Kontrola PIP

Celem kontroli PIP jest sprawdzenie przestrzegania przez pracodawcę prawa pracy. Kontroli podlegają wszyscy pracodawcy, jak również przedsiębiorcy, którzy nie są pracodawcami. Wystarczy, że osoby fizyczne, w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą, wykonują pracę dla tych podmiotów.

Czynności kontrolujące mogą być przeprowadzane w siedzibie firmy oraz w podległych jej jednostkach lub miejscach przechowywania dokumentów. Należy pamiętać, że kontrola może być przeprowadzona bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy.

Po zakończeniu kontroli, inspektor Państwowej Inspekcji Pracy sporządza protokół kontrolny i wydaje decyzję w formie ustnej lub pisemnej, w zależności od skali ewentualnych niedopatrzeń ze strony przedsiębiorcy.

Jak widać, gdy przedsiębiorca zostaje pracodawcą musi liczyć się ze znacznymi obciążeniami formalnymi. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników to jednak tylko jeden z obszarów formalizmu, jaki pociąga za sobą prowadzenie firmy. Więcej informacji na temat obowiązków i terminów, które obowiązują polskich przedsiębiorców można znaleźć w szkoleniu e-learning Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego”.

Oprócz wiedzy z zakresu zatrudniania pracowników, uczestnicy znajdą w szkoleniu wiadomości na temat obowiązków zgłoszeniowo–rejestracyjnych związanych z założeniem firmy, zawieszeniem działalności gospodarczej oraz likwidacją firmy. Szkolenie w przejrzysty sposób przedstawia wiedzę z zakresu podatków dochodowych, podatku VAT czy obowiązków przedsiębiorcy wobec ZUS i US. Zawarto także informacje na temat innych obowiązków, takich jak podatki i opłaty lokalne, sprawozdania i opłaty środowiskowe, obowiązki sprawozdawcze wobec GUS oraz kontrole podatkowe.

Kontrole ZUS i PIP w zakładzie pracy

Inspektor PIP w zakładzie pracy - prawa i obowiązki pracodawcy

– W szkoleniu starannie dobraliśmy informacje o istotnych obowiązkach i przedstawiliśmy je w uporządkowany, przejrzysty sposób. O wielu z nich przedsiębiorcy pamiętają, ale mają problemy z dopilnowaniem terminu lub podjęciem właściwej decyzji. Są i takie, o których w ogóle się zapomina. Dlatego powstało to szkolenie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk z Akademii PARP.

„Kalendarz dobrego księgowego” to już 44 szkolenie e-learning Akademii PARP. Pod adresem www.akademiaparp.gov.pl znajdują się jeszcze 43 szkolenia e-learning i 12 szkoleń m-learning. Przedsiębiorcy i pracownicy oraz osoby planujące rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej mogą podjąć bezpłatną naukę. Projekt jest realizowany na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

REKLAMA

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

REKLAMA

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

REKLAMA