Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnianie pracowników - obowiązki firmy

obowiązki pracodawcy
obowiązki pracodawcy
Fotolia
Zatrudnianie pracowników wiąże się z nowymi obowiązkami dla małej firmy. Kiedy przedsiębiorstwo staje się pracodawcą obowiązuje je szereg przepisów, których musi przestrzegać oraz terminów, o których musi pamiętać. Co należy zrobić, kiedy firma staje się pracodawcą? Jakie ma obowiązki? Co z ZUS i podatkami?

1. Umowa o pracę

2. Badanie lekarskie i BHP

3. Wynagrodzenia i czas pracy

4. ZUS i US

5. Dokumentacja pracownicza

6. Rozwiązanie umowy o pracę

7. Kontrola PIP


– Każdy przedsiębiorca powinien znać obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników oraz pamiętać o terminach ich wypełniania. To właśnie na nim spoczywa odpowiedzialność za ich niedopełnienie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk, ekspert ds. szkoleń w Akademii PARP.

W nowym szkoleniu Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego” jeden z modułów poświęcono zagadnieniom związanym z zatrudnianiem pracowników. Ta część szkolenia zwraca uwagę na obowiązki formalne wobec urzędu skarbowego, ZUS czy Państwowej Inspekcji Pracy, a także wobec samego pracownika. Co powinna zrobić mała firma, która planuje zatrudnić nowych pracowników?

Zobacz: Jak założyć własną firmę?

Być pracodawcą…

Jeżeli firma zamierza zatrudniać pracowników, powinna zgłosić spółkę do ZUS jako płatnika składek. Należy tego dokonać w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba dokonywać ponownego zgłoszenia, ponieważ przedsiębiorca zgłaszał się już jako płatnik składek ZUS w momencie rejestrowania firmy.

Do obowiązków pracodawcy związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych należy zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej, skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie, przeprowadzenie szkolenia BHP i instruktażu stanowiskowego, zapoznanie z warunkami zatrudnienia, założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.

Obowiązki pracodawcy w trakcie upałów

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP podczas zimy

Umowa o pracę

Przed zatrudnieniem nowego pracownika na umowę o pracę, pracodawca wymaga od niego kwestionariusza z danymi osobowymi, świadectw pracy poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum, orzeczenia lekarskiego, orzeczenia o niekaralności. Umowę o pracę zawiera się na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Na zgłoszenie nowozatrudnionego pracownika do ZUS pracodawca ma 7 dni. W ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o czasie pracy, wypłacie wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia, regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy, warunkach zatrudnienia. Przedsiębiorca, który zatrudnia 20 i więcej pracowników na umowę o pracę ma obowiązek określenia i wdrożenia regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy. Jeśli firma nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, musi także poinformować pracownika o tajemnicy zawodowej, porze nocnej, przerwach w pracy i sposobie potwierdzania obecności.

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenia potwierdzające przekazanie pracownikowi informacji związanych z prowadzeniem akt osobowych, rozliczaniem pracownika i wypłatą wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych pracownikowi.

Kolejna umowa o pracę na okres próbny

Umowa o pracę na czas określony

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Co z badaniami lekarskimi i BHP?

Pracodawca ma obowiązek skierować swoich pracowników na wstępne badanie lekarskie przed dopuszczeniem ich do pracy. Następnie powinien kierować pracowników na okresowe badania lekarskie, jeżeli upłynął termin ważności orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do dalszej pracy. Obowiązkowe są także kontrolne badania lekarskie w przypadku niezdolności do pracy pracownika, wynikającej z choroby trwającej dłużej niż 30 dni, po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.

W przypadku firm działających na rynku spożywczym przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinno się wykonać badania prowadzone przez Inspekcję Sanitarną. Dokumentem potwierdzającym odbycie badań profilaktycznych przez pracownika jest orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy lub orzeczenie wydane przez PIS.

Pracodawca musi również skierować swoich pracowników na szkolenia BHP, zanim podejmą pracę na danym stanowisku. W jego ramach pracownicy odbywają instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Potwierdzeniem odbycia szkolenia wstępnego jest karta szkolenia. Pracownicy powinni przejść szkolenia okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a osoby kierujące pracownikami w ciągu 6 miesięcy.

Na jakie badania pracodawca ma obowiązek kierować pracownika

E – zwolnienia lekarskie od 2015 r.


Wynagrodzenia i czas pracy

Wysokość wynagrodzenia za pracę jest ustalana przez pracodawcę i pracownika. Wynagrodzenie powinno być wypłacane w formie pieniężnej co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia bieżącej ewidencji czasu pracy osobno dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę przez cały okres zatrudnienia. Firma powinna udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, nie później niż do końca września roku następnego. Za czas spędzony na urlopie wypoczynkowym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie w 2015 roku

Potrącenia z wynagrodzeń za pracę

Wymiar czasu pracy w 2015 r.

Czy za pracę w nadgodzinach przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny?

ZUS i US

Przez cały okres zatrudnienia pracodawca ma obowiązek odprowadzać za pracowników zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS oraz składać deklaracje do ZUS.

Pracodawcy muszą obliczać, opłacać i rozliczać składki na ZUS za swoich pracowników. Do rozliczania składek służy deklaracja ZUS DRA i raporty imienne. Dokumenty rozliczeniowe i składki obliczone za dany miesiąc należy przekazać do ZUS do 15. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca ma również obowiązek obliczania, pobrania i wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy za każdego pracownika. Musi je wpłacić zbiorczo do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym je pobrał. Za niewypełnienie obowiązków w tym zakresie ponosi odpowiedzialność osobistą i karno-skarbową.

Firma powinna też przesyłać do urzędu skarbowego roczną deklarację PIT-4R o zaliczkach pobranych z wynagrodzeń pracowników lub PIT-8AR o pobranym ryczałcie, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Natomiast do końca lutego danego roku przedsiębiorca przekazuje pracownikom i urzędowi skarbowemu deklaracje PIT-11. Jeśli pracownik spełnia warunki, aby pracodawca sporządził za niego deklarację roczną i rozliczył za niego podatek, a pracownik do 10 stycznia złoży do pracodawcy odpowiedni wniosek (PIT-12), to pracodawca sporządza za tego pracownika roczną deklarację PIT-40.

Jakie są uprawnienia inspektorów kontroli ZUS?

Składki ZUS pracodawcy i pracownika 2014

Warunki przyznania ulgi w spłacie należności do ZUS

Dokumentacja pracownicza

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części. W części A są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a w C ustania zatrudnienia.

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika osobną ewidencję czasu pracy, obecności w pracy, listę płac, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy i akta osobowe powinny być prowadzone i  przechowywane w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu lub zniszczeniu. Pracodawca powinien również zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać od 5 do 50 lat w zależności od zawartych w niej danych.

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą


Rozwiązanie umów o pracę

Rozwiązując z pracownikiem umowę o pracę, pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu różnych formalności. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę musi zostać właściwie doręczone. Musi też zawierać informację o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu i wskazanie właściwego sądu.

Zwalnianemu pracownikowi należy wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy. Jeśli jest to niemożliwe, należy przekazać je pracownikowi w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownik musi otrzymać należne mu wynagrodzenie, premię, odprawę itp. Należy się z nim także rozliczyć z powierzonego mienia.

Gdy wynagrodzenie pracownika zajęte jest przez komornika, stosowną informację należy umieścić w świadectwie pracy. O zajęciu pensji należy też poinformować, o ile to możliwe, nowego pracodawcę.

Pracodawca powinien złożyć do ZUS zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Do końca lutego kolejnego roku należy przekazać byłemu pracownikowi PIT-11.

Jeśli stosunek pracy wygasa w związku ze śmiercią pracownika, pracodawca musi podjąć czynności jak w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Dokumenty oraz świadczenia należy przekazać osobom uprawnionym.

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia

Czy można wręczyć pracownikowi wypowiedzenie drogą pocztową?

Uwaga! Kontrola PIP

Celem kontroli PIP jest sprawdzenie przestrzegania przez pracodawcę prawa pracy. Kontroli podlegają wszyscy pracodawcy, jak również przedsiębiorcy, którzy nie są pracodawcami. Wystarczy, że osoby fizyczne, w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą, wykonują pracę dla tych podmiotów.

Czynności kontrolujące mogą być przeprowadzane w siedzibie firmy oraz w podległych jej jednostkach lub miejscach przechowywania dokumentów. Należy pamiętać, że kontrola może być przeprowadzona bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy.

Po zakończeniu kontroli, inspektor Państwowej Inspekcji Pracy sporządza protokół kontrolny i wydaje decyzję w formie ustnej lub pisemnej, w zależności od skali ewentualnych niedopatrzeń ze strony przedsiębiorcy.

Jak widać, gdy przedsiębiorca zostaje pracodawcą musi liczyć się ze znacznymi obciążeniami formalnymi. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników to jednak tylko jeden z obszarów formalizmu, jaki pociąga za sobą prowadzenie firmy. Więcej informacji na temat obowiązków i terminów, które obowiązują polskich przedsiębiorców można znaleźć w szkoleniu e-learning Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego”.

Oprócz wiedzy z zakresu zatrudniania pracowników, uczestnicy znajdą w szkoleniu wiadomości na temat obowiązków zgłoszeniowo–rejestracyjnych związanych z założeniem firmy, zawieszeniem działalności gospodarczej oraz likwidacją firmy. Szkolenie w przejrzysty sposób przedstawia wiedzę z zakresu podatków dochodowych, podatku VAT czy obowiązków przedsiębiorcy wobec ZUS i US. Zawarto także informacje na temat innych obowiązków, takich jak podatki i opłaty lokalne, sprawozdania i opłaty środowiskowe, obowiązki sprawozdawcze wobec GUS oraz kontrole podatkowe.

Kontrole ZUS i PIP w zakładzie pracy

Inspektor PIP w zakładzie pracy - prawa i obowiązki pracodawcy

– W szkoleniu starannie dobraliśmy informacje o istotnych obowiązkach i przedstawiliśmy je w uporządkowany, przejrzysty sposób. O wielu z nich przedsiębiorcy pamiętają, ale mają problemy z dopilnowaniem terminu lub podjęciem właściwej decyzji. Są i takie, o których w ogóle się zapomina. Dlatego powstało to szkolenie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk z Akademii PARP.

„Kalendarz dobrego księgowego” to już 44 szkolenie e-learning Akademii PARP. Pod adresem www.akademiaparp.gov.pl znajdują się jeszcze 43 szkolenia e-learning i 12 szkoleń m-learning. Przedsiębiorcy i pracownicy oraz osoby planujące rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej mogą podjąć bezpłatną naukę. Projekt jest realizowany na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Polski Ład. Ściąga dla przedsiębiorców, księgowych, kadrowych (PDF)
Polski Ład. Ściąga dla przedsiębiorców, księgowych, kadrowych (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Credit Agricole: dane o produkcji przemysłowej są sygnałem silnego spowolnienia wzrostu PKB
    Dane o produkcji przemysłowej są pierwszym sygnałem oczekiwanego przez nas silnego spowolnienia wzrostu PKB w Polsce w II kw. - do 3,1 proc. r/r z 8,5 proc. w I kw. – stwierdzili ekonomiści banku Credit Agricole w piątkowym komentarzu do danych GUS.
    Światowy Dzień Pszczół
    Światowy Dzień Pszczół, ustanowiony przez ONZ z inicjatywy Słowenii, obchodzony jest 20 maja. Celem jest podkreślenie znaczenia pszczół dla pozyskiwania żywności i zwrócenie uwagi na zagrożenia dla tych owadów.
    Natura 2000 - ma już prawie 1 tys. obszarów
    Natura 2000 to już 20 proc. powierzchni Polski. Wkrótce pojawią się nowe, a niektóre z istniejących zostaną powiększone.
    Losowanie Eurojackpot: wyniki. Które numery wylosują?
    W grze Eurojackpot bierze udział osiemnaście państw z Europy, również Polska. Nagroda pierwszego stopnia jest przewidziana dla graczy, którzy trafnie wytypują 5 spośród 50 liczb i jednocześnie 2 z 12 liczb.
    Nieruchomości zabytkowe cieszą się zainteresowaniem inwestorów
    Zakup nieruchomości zabytkowej to nie lada wyzwanie dla inwestorów. Wszelkie działania przy obiekcie muszą odbywać się pod ścisłą kontrolą Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, a ich restauracja może się okazać finansową studnią bez dna. Inwestujący w tego typu obiekty mogą jednak skorzystać z pewnych przywilejów, a atrakcyjność zabytkowych budynków zawsze rodzi zainteresowanie i popyt. Co na temat inwestowania w zabytki twierdzą eksperci?
    Apple w biznesie: szeroki wachlarz korzyści dla firm
    Efektywność, produktywność, satysfakcja, wzrost zaangażowania pracowników i bezpieczeństwo danych. Lista korzyści z użytkowania smartfonów oraz komputerów Apple jest długa, bo poza wysoką wydajnością cechuje je intuicyjność oraz łatwość obsługi. Dodatkowo kupujący je użytkownicy biznesowi mogą skorzystać z atrakcyjnej oferty iSpot.
    Reklama na budynku wspólnoty mieszkaniowej - jakie są przepisy?
    Umieszczenie reklamy na części wspólnej nieruchomości, nawet przez właściciela lokalu znajdującego się w budynku, nie jest sprawą dowolną.
    Państwa unijne i PE porozumiały się ws. nowych przepisów o magazynowaniu gazu w UE
    Państwa unijne i Parlament Europejski porozumiały się w sprawie nowych przepisów dotyczących magazynowania gazu w Unii Europejskiej. Nowe regulacje to odpowiedź UE na agresję Rosji wobec Ukrainy i wynikające z tego zagrożenie, że w Europie może zabraknąć błękitnego paliwa
    Nowelizacja ustawy deweloperskiej od 1 lipca 2022
    Nowelizacja ustawy deweloperskiej wejdzie w życie w przewidywanym terminie, czyli 1 lipca 2022 roku. Rząd nie zajmie się projektem ustawy mającej przesunąć termin wejście życie nowej ustawy deweloperskiej, wprowadzającej m. in. Fundusz Gwarancyjny.
    Kredyt mieszkaniowy bez wkładu własnego – dla kogo, limity cen mieszkań
    Wyższe limity kwalifikujące do wsparcia i szerszy dostęp do pieniędzy wypłacanych przy narodzinach kolejnych dzieci – takie zmiany w programie kredytów bez wkładu własnego zapowiedział rząd i to jeszcze zanim program wszedł w życie.
    Mandat za jazdę po lesie, czyli jak dostać 500 zł grzywny
    Mandat za jazdę po lesie? Tak, jest możliwy. A do tego jego kwota okazuje się niemała! Kierowca dostanie co najmniej 500 zł.
    Wywóz auta na Ukrainę. Rośnie eksport pojazdów z Polski
    Wywóz auta na Ukrainę, czyli Ukraińcy będący w Polsce chętnie eksportują kupione u nas pojazdy. Ile pojazdów z Ukrainy przyjeżdża nad Wisłę?
    Forum Rynku Nieruchomości 2022
    Forum Rynku Nieruchomości 2022 w Sopocie odbędzie się pod pod tytułem "Jeszcze na fali czy już dryfujemy? Branża nieruchomości wobec nieustających wyzwań".
    Jakie problemy Polacy spotykają we wspólnotach mieszkaniowych? Wyniki są dość zaskakujące
    Problemy we wspólnotach mieszkaniowych zdarzają się niemalże w każdej z nich. Borykają się z nimi zarówno zarządcy jak i sami właścicieli lokali. Jakie trudno napotykają?
    Badanie czystości powietrza? Wykonuje je... van kuriera!
    Badanie czystości powietrza może być realizowane nie tylko przez instytucje. I udowadnia to DPD. Firma wyposażyła swoje auta w specjalne czujniki.
    Jak obniżyć ratę kredytu hipotecznego?
    Raty kredytów hipotecznych są już wysokie i mogą być jeszcze wyższe. W jaki sposób je obniżyć? Co szykuje rząd w zakresie wsparcia kredytobiorców?
    Budownictwo w technologii CLT. Drewniana rewolucja dotarła do Polski
    Drewniane szkoły, szpitale, wieżowce, hale widowiskowe, lotniska, a nawet stacja benzynowa czy 9-piętrowe bloki mieszkalne — to wszystko powstaje dzięki nowoczesnej technologii obróbki drewna CLT. Okazuje się, że prócz aspektów ekologicznych materiał ten jest odporny pożarowo jak stal, bardzo elastyczny, zdrowy dla użytkowników, energooszczędny, lekki konstrukcyjnie i elegancki, co pozwala na szerokie zastosowanie. A potrzebne do jego wyprodukowania drewno pozyskuje się z certyfikowanych zalesień, które nie niszczą wartościowego drzewostanu.
    Jak zmniejszyć wydatki na paliwo?
    Jak zmniejszyć wydatki na paliwo? To pytanie, które w dobie rosnących cen benzyny, oleju napędowego i LPG szczególnie często zadają kierowcy.
    Wynajem mieszkań na fali wzrostowej
    Rynek wynajmu w największych polskich miastach gwałtownie się skurczył. Mieszkania mają teraz ogromne wzięcie, że inwestorzy zastanawiają się już nad wykupywaniem lokali w pakietach.
    Budownictwo drewniane - droga dla ujemnego śladu węglowego
    Budownictwo drewniane może pomów branży budowlanej sprostać współczesnym wyzwaniom ekologicznym i interesom społecznym. W jaki sposób?
    KE proponuje ok. 300 mld euro na zmniejszenie zależności energetycznej od Rosji
    Komisja Europejska chce, by UE zmobilizowała ok. 300 mld euro, w tym około 72 mld euro w dotacjach i 225 mld euro w pożyczkach, na zmniejszenie swojej zależności energetycznej od Rosji. Szefowa KE Ursula von der Leyen przedstawiła w środę zarys tego planu
    Müller: apelujemy do KE o wprowadzenie dodatkowego cła na rosyjską ropę i gaz
    Od lat ostrzegaliśmy przed uzależnieniem od rosyjskiego gazu i ropy; apelujemy do Komisji Europejskiej o wprowadzenie dodatkowego cła na rosyjską ropę i gaz - powiedział w środę rzecznik rządu Piotr Müller
    Jak przekonać zarząd do wprowadzenia Robotic Process Automation
    Gdy jako eksperci rozmawiamy o możliwościach Robotic Process Automation (zrobotyzowanej automatyzacji procesów, RPA) i planach ich wdrożenia, z dyrektorem do spraw rozwoju, albo z szefem działu informatycznego, bardzo często pojawiają się pytania o argumenty, mające przekonać zarząd. Zdarza się, że CIO pyta o uzasadnienie, które przemówiłoby do CEO, czy też ten ostatni o wskaźniki, mające przekonać CFO. Oto odpowiedź.
    EuroJackpot - jak grać?
    Szanse na wygraną EuroJackpot są niewielkie i wynoszą 1:188.379.141, mimo to wiele osób próbuje swoich sił. W EuroJackpot można bowiem wygrać nawet 90 milionów euro!
    EuroJackpot: Największa loteria w Europie
    EuroJackpot to największa loteria w Europie. Losowania EuroJackpot odbywają się w Helsinkach w Finlandii. Co jeszcze warto o niej wiedzieć?