REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnianie pracowników - obowiązki firmy

obowiązki pracodawcy
obowiązki pracodawcy
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zatrudnianie pracowników wiąże się z nowymi obowiązkami dla małej firmy. Kiedy przedsiębiorstwo staje się pracodawcą obowiązuje je szereg przepisów, których musi przestrzegać oraz terminów, o których musi pamiętać. Co należy zrobić, kiedy firma staje się pracodawcą? Jakie ma obowiązki? Co z ZUS i podatkami?

1. Umowa o pracę

REKLAMA

2. Badanie lekarskie i BHP

3. Wynagrodzenia i czas pracy

4. ZUS i US

5. Dokumentacja pracownicza

Dalszy ciąg materiału pod wideo

6. Rozwiązanie umowy o pracę

7. Kontrola PIP


– Każdy przedsiębiorca powinien znać obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników oraz pamiętać o terminach ich wypełniania. To właśnie na nim spoczywa odpowiedzialność za ich niedopełnienie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk, ekspert ds. szkoleń w Akademii PARP.

W nowym szkoleniu Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego” jeden z modułów poświęcono zagadnieniom związanym z zatrudnianiem pracowników. Ta część szkolenia zwraca uwagę na obowiązki formalne wobec urzędu skarbowego, ZUS czy Państwowej Inspekcji Pracy, a także wobec samego pracownika. Co powinna zrobić mała firma, która planuje zatrudnić nowych pracowników?

Zobacz: Jak założyć własną firmę?

Być pracodawcą…

REKLAMA

Jeżeli firma zamierza zatrudniać pracowników, powinna zgłosić spółkę do ZUS jako płatnika składek. Należy tego dokonać w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba dokonywać ponownego zgłoszenia, ponieważ przedsiębiorca zgłaszał się już jako płatnik składek ZUS w momencie rejestrowania firmy.

Do obowiązków pracodawcy związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych należy zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej, skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie, przeprowadzenie szkolenia BHP i instruktażu stanowiskowego, zapoznanie z warunkami zatrudnienia, założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.

Obowiązki pracodawcy w trakcie upałów

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP podczas zimy

Umowa o pracę

REKLAMA

Przed zatrudnieniem nowego pracownika na umowę o pracę, pracodawca wymaga od niego kwestionariusza z danymi osobowymi, świadectw pracy poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum, orzeczenia lekarskiego, orzeczenia o niekaralności. Umowę o pracę zawiera się na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Na zgłoszenie nowozatrudnionego pracownika do ZUS pracodawca ma 7 dni. W ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o czasie pracy, wypłacie wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia, regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy, warunkach zatrudnienia. Przedsiębiorca, który zatrudnia 20 i więcej pracowników na umowę o pracę ma obowiązek określenia i wdrożenia regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy. Jeśli firma nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, musi także poinformować pracownika o tajemnicy zawodowej, porze nocnej, przerwach w pracy i sposobie potwierdzania obecności.

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenia potwierdzające przekazanie pracownikowi informacji związanych z prowadzeniem akt osobowych, rozliczaniem pracownika i wypłatą wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych pracownikowi.

Kolejna umowa o pracę na okres próbny

Umowa o pracę na czas określony

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Co z badaniami lekarskimi i BHP?

Pracodawca ma obowiązek skierować swoich pracowników na wstępne badanie lekarskie przed dopuszczeniem ich do pracy. Następnie powinien kierować pracowników na okresowe badania lekarskie, jeżeli upłynął termin ważności orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do dalszej pracy. Obowiązkowe są także kontrolne badania lekarskie w przypadku niezdolności do pracy pracownika, wynikającej z choroby trwającej dłużej niż 30 dni, po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.

W przypadku firm działających na rynku spożywczym przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinno się wykonać badania prowadzone przez Inspekcję Sanitarną. Dokumentem potwierdzającym odbycie badań profilaktycznych przez pracownika jest orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy lub orzeczenie wydane przez PIS.

Pracodawca musi również skierować swoich pracowników na szkolenia BHP, zanim podejmą pracę na danym stanowisku. W jego ramach pracownicy odbywają instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Potwierdzeniem odbycia szkolenia wstępnego jest karta szkolenia. Pracownicy powinni przejść szkolenia okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a osoby kierujące pracownikami w ciągu 6 miesięcy.

Na jakie badania pracodawca ma obowiązek kierować pracownika

E – zwolnienia lekarskie od 2015 r.


Wynagrodzenia i czas pracy

Wysokość wynagrodzenia za pracę jest ustalana przez pracodawcę i pracownika. Wynagrodzenie powinno być wypłacane w formie pieniężnej co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia bieżącej ewidencji czasu pracy osobno dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę przez cały okres zatrudnienia. Firma powinna udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, nie później niż do końca września roku następnego. Za czas spędzony na urlopie wypoczynkowym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie w 2015 roku

Potrącenia z wynagrodzeń za pracę

Wymiar czasu pracy w 2015 r.

Czy za pracę w nadgodzinach przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny?

ZUS i US

Przez cały okres zatrudnienia pracodawca ma obowiązek odprowadzać za pracowników zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS oraz składać deklaracje do ZUS.

Pracodawcy muszą obliczać, opłacać i rozliczać składki na ZUS za swoich pracowników. Do rozliczania składek służy deklaracja ZUS DRA i raporty imienne. Dokumenty rozliczeniowe i składki obliczone za dany miesiąc należy przekazać do ZUS do 15. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca ma również obowiązek obliczania, pobrania i wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy za każdego pracownika. Musi je wpłacić zbiorczo do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym je pobrał. Za niewypełnienie obowiązków w tym zakresie ponosi odpowiedzialność osobistą i karno-skarbową.

Firma powinna też przesyłać do urzędu skarbowego roczną deklarację PIT-4R o zaliczkach pobranych z wynagrodzeń pracowników lub PIT-8AR o pobranym ryczałcie, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Natomiast do końca lutego danego roku przedsiębiorca przekazuje pracownikom i urzędowi skarbowemu deklaracje PIT-11. Jeśli pracownik spełnia warunki, aby pracodawca sporządził za niego deklarację roczną i rozliczył za niego podatek, a pracownik do 10 stycznia złoży do pracodawcy odpowiedni wniosek (PIT-12), to pracodawca sporządza za tego pracownika roczną deklarację PIT-40.

Jakie są uprawnienia inspektorów kontroli ZUS?

Składki ZUS pracodawcy i pracownika 2014

Warunki przyznania ulgi w spłacie należności do ZUS

Dokumentacja pracownicza

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części. W części A są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a w C ustania zatrudnienia.

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika osobną ewidencję czasu pracy, obecności w pracy, listę płac, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy i akta osobowe powinny być prowadzone i  przechowywane w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu lub zniszczeniu. Pracodawca powinien również zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać od 5 do 50 lat w zależności od zawartych w niej danych.

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą


Rozwiązanie umów o pracę

Rozwiązując z pracownikiem umowę o pracę, pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu różnych formalności. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę musi zostać właściwie doręczone. Musi też zawierać informację o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu i wskazanie właściwego sądu.

Zwalnianemu pracownikowi należy wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy. Jeśli jest to niemożliwe, należy przekazać je pracownikowi w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownik musi otrzymać należne mu wynagrodzenie, premię, odprawę itp. Należy się z nim także rozliczyć z powierzonego mienia.

Gdy wynagrodzenie pracownika zajęte jest przez komornika, stosowną informację należy umieścić w świadectwie pracy. O zajęciu pensji należy też poinformować, o ile to możliwe, nowego pracodawcę.

Pracodawca powinien złożyć do ZUS zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Do końca lutego kolejnego roku należy przekazać byłemu pracownikowi PIT-11.

Jeśli stosunek pracy wygasa w związku ze śmiercią pracownika, pracodawca musi podjąć czynności jak w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Dokumenty oraz świadczenia należy przekazać osobom uprawnionym.

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia

Czy można wręczyć pracownikowi wypowiedzenie drogą pocztową?

Uwaga! Kontrola PIP

Celem kontroli PIP jest sprawdzenie przestrzegania przez pracodawcę prawa pracy. Kontroli podlegają wszyscy pracodawcy, jak również przedsiębiorcy, którzy nie są pracodawcami. Wystarczy, że osoby fizyczne, w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą, wykonują pracę dla tych podmiotów.

Czynności kontrolujące mogą być przeprowadzane w siedzibie firmy oraz w podległych jej jednostkach lub miejscach przechowywania dokumentów. Należy pamiętać, że kontrola może być przeprowadzona bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy.

Po zakończeniu kontroli, inspektor Państwowej Inspekcji Pracy sporządza protokół kontrolny i wydaje decyzję w formie ustnej lub pisemnej, w zależności od skali ewentualnych niedopatrzeń ze strony przedsiębiorcy.

Jak widać, gdy przedsiębiorca zostaje pracodawcą musi liczyć się ze znacznymi obciążeniami formalnymi. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników to jednak tylko jeden z obszarów formalizmu, jaki pociąga za sobą prowadzenie firmy. Więcej informacji na temat obowiązków i terminów, które obowiązują polskich przedsiębiorców można znaleźć w szkoleniu e-learning Akademii PARP „Kalendarz dobrego księgowego”.

Oprócz wiedzy z zakresu zatrudniania pracowników, uczestnicy znajdą w szkoleniu wiadomości na temat obowiązków zgłoszeniowo–rejestracyjnych związanych z założeniem firmy, zawieszeniem działalności gospodarczej oraz likwidacją firmy. Szkolenie w przejrzysty sposób przedstawia wiedzę z zakresu podatków dochodowych, podatku VAT czy obowiązków przedsiębiorcy wobec ZUS i US. Zawarto także informacje na temat innych obowiązków, takich jak podatki i opłaty lokalne, sprawozdania i opłaty środowiskowe, obowiązki sprawozdawcze wobec GUS oraz kontrole podatkowe.

Kontrole ZUS i PIP w zakładzie pracy

Inspektor PIP w zakładzie pracy - prawa i obowiązki pracodawcy

– W szkoleniu starannie dobraliśmy informacje o istotnych obowiązkach i przedstawiliśmy je w uporządkowany, przejrzysty sposób. O wielu z nich przedsiębiorcy pamiętają, ale mają problemy z dopilnowaniem terminu lub podjęciem właściwej decyzji. Są i takie, o których w ogóle się zapomina. Dlatego powstało to szkolenie – mówi Aneta Grzyb-Hejduk z Akademii PARP.

„Kalendarz dobrego księgowego” to już 44 szkolenie e-learning Akademii PARP. Pod adresem www.akademiaparp.gov.pl znajdują się jeszcze 43 szkolenia e-learning i 12 szkoleń m-learning. Przedsiębiorcy i pracownicy oraz osoby planujące rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej mogą podjąć bezpłatną naukę. Projekt jest realizowany na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż mieszkań wykorzystywanych w działalności gospodarczej - kiedy nie zapłacimy podatku?

Wykorzystanie mieszkania w ramach działalności gospodarczej stało się powszechną praktyką wśród przedsiębiorców. Wątpliwości pojawiają się jednak, gdy przychodzi czas na sprzedaż takiej nieruchomości. Czy można uniknąć podatku dochodowego? Skarbówka rozwiewa te wątpliwości w swoich interpretacjach.

PARP: Trwa nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchomiła kolejny nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności prowadzonej w sektorach takich jak hotelarstwo, gastronomia (HoReCa), turystyka lub kultura. Działanie jest realizowane w ramach programu finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).

Dlaczego premiera kontraktów na Ethereum jest ważną chwilą dla kryptowalut

Debiut funduszy ETF na największą z kryptowalut, czyli bitcoin, okazał się absolutnym sukcesem. Premiera tego instrumentu inwestycyjnego opartego o kryptowalutę pozwoliła na dostęp do zakupów BTC inwestorom instytucjonalnym, a to podbiło cenę do kryptowaluty do rekordowych poziomów. Choć regulacyjna saga i batalia banków inwestycyjnych oraz emitentów funduszy trwała kilka lat, zakończyła się sukcesem. W marcu bitcoin osiągnął rekordową cenę ponad $73 000 i choć od tamtej pory jego kurs uległ korekcie, to nadal utrzymuje się powyżej $63 000, a więc znacznie wyżej niż w ubiegłych latach. 

Zadbaj o siebie i swoje przywództwo, czyli wyzwania współczesnego menedżera

Dzisiejszy świat zarządzania wymaga od menedżerów nieustannej ewolucji. Hasło „menedżer od nowa” może oznaczać zarówno rozpoczęcie czegoś od początku, jak i wprowadzenie zmian poprawiających istniejący stan rzeczy. W obliczu dzisiejszych wyzwań, pełnych zawirowań i rozlicznych ścieżek, nowoczesne zarządzanie staje się sztuką balansowania między tradycją a innowacją.

REKLAMA

Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

REKLAMA