Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Obowiązki i terminy związane z przechowywaniem dokumentacji kadrowej

Ustanie stosunku pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dalszego przechowywania dokumentacji kadrowej, ponieważ jest ona niezbędna do ustalenia uprawnień pracowniczych, socjalnych lub emerytalnych byłego pracownika.

W art. 125 a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustala się, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W trakcie prowadzenia działalności dokumentacja przechowywana jest wg uznania pracodawcy, przeważnie w siedzibie firmy. Jak stanowi art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

2) od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą

W przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje środkami finansowymi na pokrycie przechowywania dokumentacji w firmie zewnętrznej może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli dojdzie do stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Proponowane zmiany

Na 53 posiedzeniu Sejmu RP podana została informacja, że z inicjatywy Ministra Gospodarki został powołany zespół roboczy, który zajmie się kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zespół składa się z przedstawiciel Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ministra pracy i polityki społecznej, ministra administracji i cyfryzacji, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Sprawiedliwości, głównego inspektora ochrony danych osobowych, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Zespół będzie dyskutował nad możliwością ograniczenia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej lub jej dygitalizacji oraz zmianą 50 letniego okresu jej przechowywania.

Posłowie Krzysztof Gadowski oraz Mirosława Nykiel zwrócili się do Ministra Gospodarki z interpelacją (nr 22763) dotyczącą etapu, na jakim znajdują się prace powołanego zespołu roboczego, a także o przewidywany czas do wprowadzenia konkretnych zmian.

W odpowiedzi na interpelację Mariusz Haładyj - Podsekretarz stanu w Ministerstwie Gospodarki - z upoważnienia ministra udzielił bardziej szczegółowych informacji i nakreślił cel prac nieformalnego zespołu roboczego.

Terminowe umowy o pracę maksymalnie na 24 miesiące

---

Odbyły się trzy spotkania. W trakcie pierwszego spotkania omówione zostały zagadnienia dotyczące:

• digitalizacji dokumentacji już wytworzonej, dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej, skrócenia terminów przechowywania dokumentacji, likwidacji obowiązku przechowywania niektórych dokumentów,
• ważności podpisu elektronicznego i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,
• zabezpieczenia interesu obywateli, którym należy zapewnić możliwość udowodnienia okresów składkowych,
• możliwości poświadczenia prawdziwości dokumentów zdigitalizowanych,
• możliwości podziału dokumentacji pracowniczej na dokumentację o krótkim terminie przechowania i o długim terminie przechowania.

Drugie spotkanie dotyczyło nowej definicji dokumentu w świetle projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, funkcjonowania systemu teleinformatycznego ZUS oraz odtwarzalności dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym po długim okresie przechowywania.

Czy pracodawca może wymagać prywatnego maila od pracownika?

Natomiast na trzecim spotkaniu poruszono kwestie możliwości rezygnacji z przechowywania części dokumentów pracowniczych oraz skrócenia okresu przechowywania, a także nałożenia na ZUS zadań związanych z ewentualnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

W kolejnym etapie zespół skupi się na ustaleniu rodzajów dokumentów podlegających długookresowemu przechowywaniu, wyboru opcji wytwarzania dokumentów - w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej - a także wskazaniu dokumentów, które będą mogły być poddane digitalizacji bez konieczności udziału notariusza. Wzięte zostaną również pod uwagę rozwiązania w zakresie dokumentacji pracowniczej stosowane przez inne państwa członkowskie. Kluczowe znaczenie dla działań dotyczących ułatwień w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej mają również prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości prace nad zmianą przepisów kodeksów cywilnego i postępowania cywilnego, w szczególności w zakresie nowej definicji dokumentu.

Złożoność materii nie pozwala na wyznaczenie przewidywanego terminu ukończenia prac, co podkreślone zostało na zakończenie odpowiedzi podsekretarza stanu.

Na jak długo można delegować pracownika?