REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zabezpieczać dokumentację pracowniczą

Konstanty Wróblewski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób powinny być prawidłowo przechowywane dokumenty personalne. Z uwagi na to, że nie mamy zbyt dużo wolnego miejsca, czy możemy mieć wspólne pomieszczenie z innym działem (np. handlowym). Ewentualnie, czy zamykane szafki z teczkami personalnymi mogą również stać na otwartej powierzchni biurowej?

Kwestię szczegółowych zasad przechowywania dokumentacji osobowej pracodawców określa rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU z 2005 r. nr 32, poz. 284) wydane na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

REKLAMA

Generalnie, dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. Przepisy ww. rozporządzenia określają szczegółowe warunki, jakie powinny spełniać pomieszczenia, w których znajduje się dokumentacja pracownicza.

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji w szczególności:

• nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku,

• powinno być:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,

- zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

REKLAMA

Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W rozporządzeniu wskazano również warunki wilgotności i oświetlenia pomieszczenia, w których powinna znajdować się dokumentacji.

Odpowiadając na pytania, biorąc pod uwagę wskazane powyżej przepisy, należy stwierdzić, moim zdaniem, że nie ma przeszkód, aby akta osobowe znajdowały się w jednym pomieszczeniu wraz z innymi dokumentami firmy (np. razem z dokumentami działu finansowego) - jeśli pomieszczenie to spełnia wymogi określone w rozporządzeniu. Jednak wówczas akta osobowe powinny być należycie zabezpieczone, tzn. powinny być w zamkniętych na klucz szafach, do których mają dostęp tylko osoby specjalnie do tego upoważnione (np. z działu personalnego). Ma to istotne znaczenie, ponieważ w aktach osobowych znajduje się wiele ważnych informacji i dostęp do nich powinny mieć tylko z góry określone osoby (nie mogą mieć do nich dostępu osoby z działu finansowego). Natomiast akta mogą być przechowywane w zamkniętych szafach na otwartej powierzchni biurowej. Jednak w takim przypadku należy pamiętać w szczególności, że:

• pomieszczenia (otwarta powierzchnia biurowa), w których będą przechowywane dokumenty, powinny spełniać wymogi określone w rozporządzeniu,

• szafy, w których będą przechowywane akta osobowe, będą należycie zabezpieczone przed kradzieżą, niszczeniem dokumentów czy też możliwością wglądu przez osoby do tego nieupoważnione,

• dostęp do tych szaf i dokumentów w nich umieszczonych powinny mieć osoby posiadające do tego specjalne upoważnienie.

Odpowiedział Konstanty Wróblewski

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA