Tematy - Korespondencja

Umowy, wezwania do zapłaty, karty płatnicze, powiadomienia, korespondencja biznesowa – na co powinny więc zwrócić uwagę firmy powierzając swoją korespondencję doręczycielowi?

ZUS wysyła listy do ponad 3 mln płatników składek. Korespondencja zawiera informację o stanie konta w ZUS. Sprawdź, co zrobić w razie niedopłaty.

11 maja weszły w życie przepisy nowelizacji ustawy o informatyzacji. Dzięki wprowadzonym zmianom obywatele będą mieli ułatwiony dostęp i komunikację z urzędami. Wszystko odbywać się będzie za pomocą elektronicznej komunikacji.

Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.

„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.

W każdym biurze od czasu do czasu pojawiają się konflikty. Nikt jednak nie lubi pracować, czy przebywać w pomieszczeniu, gdzie panuje niemiła i niezręczna atmosfera. Dlatego powiedzenie słowa „przepraszam” jest konieczne.

Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż przeprowadzenie rozmowy telefonicznej z interesantem. Nie zawsze jednak obie strony zadowolone są z takiej formy komunikacji. Jak temu zaradzić?

Każdy protokół powinien być klarowny, przejrzysty i w miarę krótki, a nadto zawierać jak najbardziej szczegółowe streszczenie przebiegu obrad. Zasadniczo możemy wyróżnić cztery rodzaje ostatecznej wersji protokołu.

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Każdemu z nas zapewne zdarzyło się brać udział w zebraniu, po wyjściu z którego czuliśmy się przybici, sfrustrowani. Powodem niezadowolenia nie zawsze był poziom merytoryczny, czy temat spotkania. Często winę za to ponosiły zaniedbania od strony technicznej.

Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.

Pismo wysyłane poza granice kraju, oprócz miejscowości powinno mieć napisaną nazwę kraju.

Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.

Obieg korespondencji w przedsiębiorstwie to droga pisma od momentu wpływu do danej komórki organizacyjnej do momentu wysłania odpowiedzi.

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Wiadomości elektroniczne, podobnie jak te pisane ręcznie, podlegają tym samym regułom ortografii. Nie należy o tym zapominać, jeżeli chcemy być poważnie potraktowani przez odbiorcę wiadomości.

Każde zamówienie przyjęte do realizacji należy potwierdzić. O wysłaniu potwierdzenia trzeba pamiętać szczególnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z nowym klientem, który chce aby realizacja została dokonana w późniejszym terminie.

Tłumaczenie umów wymagających dokładnej analizy językowej jest kłopotliwe. W takich przypadkach pojawia się konieczność skorzystania z profesjonalnej pomocy językowej.

Korespondencja sporządzana w języku obcym wymaga szczególnych kompetencji. Znajomość języka obcego może okazać się do tego niewystarczająca.

Pisanie e-maila jest podobne do tworzenia tradycyjnego listu, który ma za zadanie przykuć uwagę odbiorcy i ułatwić mu zrozumienie przekazywanych treści. Aby komunikat spełnił ten cel należy pamiętać o zasadzie tworzenia prostych zdań.

Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.

Korzystając z sieci możemy dotrzeć do nieograniczonej liczby potencjalnych partnerów firmy. Jest to jednak dopiero pierwszy krok w budowaniu sieci odbiorców. Aby zwiększyć grono swoich klientów warto jest poświęcić uwagę na dokładne przygotowanie oferty biznesowej.

Dobrze przemyślany wstęp wiadomości zwiększy prawdopodobieństwo, że wysłany mail zainteresuje odbiorcę i zostanie on przeczytany do końca. Dlatego warto jest poświęcić szczególną uwagę pierwszym zdaniom, które mają za zadanie przyciągnąć uwagę adresata.

Aby treść wiadomości była czytelna należy pamiętać o jednej prostej zasadzie - nikt nie lubi czytać długich maili. Istnieją zatem proste sposoby, które pomogą nam tak zredagować nawet bardzo długą wiadomość, żeby przy jej czytaniu odbiorca się nie zmęczył.

Kształtowanie wizerunku firmy to proces, który nie zawsze kończy się sukcesem. Z reguły stosowane są różnego rodzaju działania promocyjne, które mają sprawić, że to właśnie my a nie konkurencja zostaniemy zauważeni i umocnimy swoją pozycję na rynku. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, że jednym ze skuteczniejszych sposobów kreowania wizerunku jest umiejętne prowadzenie korespondencji handlowej.

Równie ważny jak właściwe zaadresowanie pisma, jest podpis składany pod zwrotem kończącym list przy zachowaniu czterech odstępów. Jeżeli korespondencja nie jest zbyt obszerna wskazane jest podpisywanie listów odręcznie.

W każdej korespondencji stosujemy zwroty grzecznościowe. Te rozpoczynające list, zazwyczaj umieszczone są pod adresem z podwójnym odstępem, jeżeli nie umieściliśmy wcześniej znaków powoławczych. W przeciwnym razie zwrot grzecznościowy znajdzie się pod znakami z tym samym odstępem.

Korespondencja

Jak zapewnić bezpieczeństwo korespondencji wrażliwej?

Listy z ZUS o stanie konta - niedopłata

Elektroniczna korespondencja z urzędami już możliwa

Jak zainteresować adresata pisma?

Jak należy przygotować dokumenty od strony technicznej?

Jak przepraszać w imieniu szefa?

Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?

Ostateczna wersja protokołu – rodzaje

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Techniczne przygotowanie zebrania

Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ukryta ramka w dokumencie Word

Zarządzanie dokumentacją

Porządkowanie poczty elektronicznej

Jak zaadresować list do odbiorców zagranicznych?

Przygotowanie pism zaadresowanych

Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Fazy obiegu pism

Obieg pisma w firmie

Obowiązki sekretarki

Składanie życzeń w firmie

Organizacja zebrań, konferencji i narad

Ortografia w mailach

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji

Sposoby tłumaczenia korepondencji obcojęzycznej

Sporządzanie pism anglojęzycznych

Listy i notatki służbowe wysyłane mailem

Zasady redagowania pism

Jak zdobyć zaufanie klienta wysyłając ofertę e-mailem?

Wstęp jako główna część e-maila

Zasady redagowania maili

Zasady skutecznej korespondencji

Podpis w korespondencji handlowej

Zwroty grzecznościowe w korespondencji