Sekretariat

Możemy podzielić cechy potrzebne do wykonywania pracy sekretarki na dwie grupy: pierwsza to kwalifikacje zawodowe a druga kwalifikacje osobiste.

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Jednym z podstawowych narzędzi pracy asystenta biura jest telefon. Szacuje się, że pierwsze 20 sekund rozmowy decydują o tym, czy rozmówca odbierze dany kontakt pozytywnie. Eksperci radzą, że jeżeli w tym krótkim czasie nie przypadniesz do gustu rozmówcy, przepadłeś.

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

Często musząc zabrać głos podczas spotkań, narad, czy prezentacji odczuwamy tremę. Co zrobić aby wypaść przekonująco, na osobę kompetentną? Trema paraliżuje, masz ściśnięte gardło, drżą ręce i serce.

Od kilkunastu lat coraz częściej w naszych firmach gościmy zagraniczne delegacje, ich wizyty mają charakter roboczy lub oficjalny, czasami prywatny. Wizyty robocze charakteryzują się ściśle określonym celem i trwają zazwyczaj krótko.

PRO100 to polski program służący do projektowania mebli i elementów wyposażenia wnętrz. Wyposażony w najnowsze narzędzia ułatwiające prace ( w tym widok 3D). Producent zapewnia, że aplikacja jest wszechstronna i w pełni profesjonalna. Charakteryzuje się przy tym przyjaznym interfejsem, i zapewnia wygodną obsługę.

Pracujemy coraz więcej a to powoduje narastanie zmęczenia, które w rezultacie prowadzi do narastania w firmie konfliktów. Stres jest nieodłącznym elementem pracy, a więc i występowanie konfliktów czasem może być jedyna drogą do poprawienia sytuacji w firmie.

Foxit PDF Reader Pro to niewielka aplikacja, która stanowi alternatywę dla najpopularniejszego czytnika PDF -Adobe Readera. Program bez zbędnych operacji pozwala odczytywać pliki w formacie PDF, jest prosty w obsłudze i potrzebuje znikomej ilości pamięci do działania.

Tachospeed to specjalistyczny program służący do analizy czasu pracy kierowców na podstawie danych z tachografów. Aplikacja znacząco przyspiesza pracę sprawdzania tarcz, która jest tym widoczniejsza im większą flotą dysponujemy.

Osoba zajmująca się organizacją przyjęć, narad czy też konferencji w biurze powinna znać zasady savoir-vivre i wykazywać się profesjonalizmem. Przed przystąpieniem do organizacji przyjęcia zastanów się z jakiej okazji jest ono organizowane i jaki jest jego cel.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Rozmowa telefoniczna różni się od rozmowy bezpośredniej przede wszystkim brakiem kontaktu wizualnego, osoba rozmawiająca nie widzi reakcji mimicznych, zwłaszcza oczu i ust swojego rozmówcy. W związku z tym coraz większą wagę przywiązuje się do tego aby pracownik był uprzejmy w rozmowie przez telefon. Ma to istotne znaczenie przy tworzeniu wizerunku firmy.

W dzisiejszych czasach nastąpiło pewne rozluźnienie obyczajów dotyczące stroju do pracy. Ubiór starannie dopasowany do pory, miejsca i okoliczności nie tylko zapewnia dobre samopoczucie a świadczy także o zamiłowaniu do porządku i jest oznaką szacunku do innych i siebie samego. Pamiętać należy aby wszystkie części ubioru były bezwzględnie czyste i wyprasowane.

Nie od dziś wiadomo, że zasady dobrego wychowania świadczą o kulturze człowieka. Obowiązują one zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Draco organizer jak sama nazwa wskazuje jest programem do kompleksowego zarządzania czasem, informacjami i zdarzeniami. Idealnie nadaję się on dla wszystkich zapominalskich, jak i ludzi interesu, którzy mają na głowie wiele spotkań, dat czy miejsc.

PDF 995 słusznie kojarzy nam się z popularnym formatem plików rozpowszechnianym od lat przez firmę Adobe. Dzięki tej niewielkiej aplikacji możemy stworzyć plik PDF z dowolnego pliku tekstowego, nawet zawierającego polskie znaki.

Niezwykle rozbudowany program do projektowania i wydruku różnego rodzaju etykiet, wizytówek, kart itp. stworzony i rozpowszechniany bezpłatnie przez firmę Avery Zweckform - jednego z największych światowych producentów etykiet, papierów i folii.

JMReader to bardzo wygodna aplikacja, pozwalająca nam czytać dokumenty jak książkę. Obsługuje najpopularniejsze formaty jak TXT, HTML, ZIP czy RAR. Wygoda połączona z prostotą obsługi sprawia, że czytnik jest niezwykle praktyczny.

Excel Viewer to narzędzie stworzone przez Microsoft jako uzupełnienie ale i zastępstwo programu MS Excel. Służy ono do otwierania, przeglądania i drukowania dokumentów utworzonych w Excelu. Program sprawdza się wszędzie tam gdzie musimy coś podejrzeć lub wydrukować a nie mamy zainstalowanego pakietu Office. Dzięki temu że jest darmowy stał się funkcjonalnym dodatkiem, z którego korzysta wiele firm.

Życie biegnie coraz szybciej, coraz więcej spraw mamy na głowie a doba trwa nadal 24 godziny. Jeśli jesteśmy zabiegani, mamy mnóstwo codziennych zadań lub spotkań z pewnością potrzebny nam organizer. Chandler dzięki połączeniu przejrzystego interfejsu z zaawansowanymi możliwościami jest idealnym wyborem dla każdego kto szuka darmowego organizera.

Prowadząc nawet bardzo małą firmę zalewani jesteśmy mnóstwem listów i ofert. Gdy ilość korespondencji przekroczy już poziom możliwy do opanowania przez notowanie na kartce papieru pora sięgnąć po nowoczesne narzędzia - Asystent Książka Korespondencji z pewnością pomoże uporządkować naszą pocztę.

Mimo, iż większość z nas korzysta z Windowsa, nie wszyscy posiadamy na PC pakiet Office. Bez niego nie otrzymamy rozbudowanego klienta pocztowego Microsoft Outlook, który pełni także funkcje terminarza. Każdy kto potrzebuje jednak zaplanować swój dzień, czy to w pracy czy na urlopie może skorzystać z darmowego narzędzia jakim jest Rainledar Lite.

Prowadząc mała firmę na co dzień musimy zmierzyć się ze stertą papierkowej roboty. Czasami jest tego tak dużo, że ciężko znaleźć nam konkretny druczek czy wzór dokumentu. Z pomocą przychodzi nam program Druczek 2009 umożliwiający drukowanie dokumentów - przelewów, ZUS-owych czy podatkowych.

Ten program to zupełnie nowy członek rodziny Office wchodzący w skład tego pakietu 2007. Jest to oprogramowanie sieciowe w całości przeznaczone dla współpracujących ze sobą członków zespołu rozproszonych geograficznie.Dzięki Office Groove 2007 mogą bez problemów jednocześnie pracować nad jednym projektem.

TurboDemo jest prostym programem przeznaczonym do tworzenia interaktywnych demonstracji, symulacji i samouczków.

Odmiana popularnego pakietu biurowego OpenOffice, rozwijana przez polską firmę OpenZone.W edycji 2009 udoskonalono wiele narzędzi i dodano nowe opcje.

W trudnych czasach kryzysu wiele firm zadaje sobie pytanie: inwestować, czy nie inwestować? Specjaliści jednogłośnie twierdzą, że najwięcej zyskają Ci, którzy właśnie teraz podejmą odważne i trafne decyzje biznesowe. Większość firm próbuje przetrwać kryzys i przygotowuje się na przyjście „lepszych czasów”, szukając oszczędności.

Jeden z najlepszych programów umożliwiających generowanie dokumentów w formacie PDF.

FinePrint to rozbudowany program obsługi drukarki umożliwiający wydruk 2, 4 lub 8 stron na jednej kartce papieru.

Prosty w obsłudze program bazodanowy polskiego producenta. Umożliwia tworzenie baz, z nieograniczaną ilością rekordów.

W skład tego polskiego pakietu biurowego wchodzą dwa podstawowe programy opatrzone ciekawy imionami: Edyta - edytor tekstów oraz Arkadiusz - arkusz kalkulacyjny.

Nadeszły ciężkie czasy dla wydawnictw prasowych. Sprzedaż gazet spada, ludzie jako źródło informacji wybierają internet. Gdzieś pomiędzy ekonomią a ekologią uplasowały się elektroniczne wydania dzienników i czasopism. A oto ich przeglądarka.

Zdarza się że jesteśmy proszeni o pomoc, dla przykładu związaną z komputerami. Musimy zrobić szkolenie z obsługi poczty elektronicznej dla pracowników. A co jeśli mamy ich 30 lub więcej ? Na pomoc przychodzi nam CamStudio 2.0

Pliki w formacie PDF są powszechnym sposobem udostępniania dokumentów w Internecie. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możesz tworzyć takie dokumenty z poziomu dowolnego programu za pomocą funkcji drukowania.

Polecamy Ci zbiór przydatnego oprogramowania podzielonego na kategorie, które będzie pomocne podczas pracy biurowej.

Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Obowiązki sekretarki

Profesjonalny sekretariat

Rozmowa telefoniczna w biurze

Składanie życzeń w firmie

Wystąpienia publiczne

Przyjmowanie zagranicznych delegacji

PRO100 - projektowanie mebli

Praca a stres

Foxit PDF Reader Pro - czytnik PDF

Tachospeed - czas pracy kierowcy

Organizacja przyjęć w biurze

Organizacja zebrań, konferencji i narad

Rozmowy telefoniczne

Praca a ubiór

Kultura pracy

Draco organizer - funkcjonalny asystent

PDF995 - konwersja plików PDF

DesignPro - zaprojektuj wizytówkę

JMReader - wygodny czytnik

Excel Viewer - podgląd tabelek

Chandler - wspaniały organizer

Asystent Książka Korespondencji

Rainlendar Lite - rozbudowany kalendarz

Druczek - wydrukuj przelew

Office Groove 2007 - pracuj zdalnie

TurboDemo - bądź interaktywny

PlusOffice - dobry pakiet biurowy

Automatyzacja przetwarzania dokumentów receptą na kryzys

pdfFactory 3.49 - generator PDF

FinePrint 6.09 - drukuj profesjonalnie

GS-Base - baza danych

miniOffice 1.5 - mały polski office

Zinio Leader - czasopisma online

CamStudio 2.0 - instrukcje video

doPDF - tworzenie pliku PDF z dowolnego programu

Programy do biura