Automatyzacja przetwarzania dokumentów receptą na kryzys

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, ile czasu przeciętni pracownicy tracą na żmudne prace biurowe – przyjmowanie dokumentów, przetwarzanie, wysyłanie… Są to czynności, które aktualnie możemy z powodzeniem zastąpić w pełni bezobsługowymi systemami działającymi kilkakrotnie szybciej od człowieka. Przykładowo, jeśli dostaniemy dokument papierowy, który wymaga pewnych zmian, korekt, a następnie musi zostać przesłany dalej, jedynym sposobem wydaje się być przepisanie go na nowo. Dla prostego, jednostronicowego dokumentu zapewne nie będzie to żaden kłopot. Problem pojawi się w momencie, gdy takich dokumentów będzie kilkadziesiąt, a każdy będzie zawierał 3-10 stron.

Badania wykazują, że przepisywanie (wraz z formatowaniem) pojedynczej strony formatu A4 zajmuje przeciętnemu pracownikowi biurowemu do 30 minut. Oznacza to, że przetworzenie 4-5 stronicowego dokumentu pochłania co najmniej 2 godziny. To bardzo dużo, biorąc pod uwagę ilość takich dokumentów, z którymi musimy sobie radzić.

Przeglądając jednak oferty producentów specjalistycznych systemów biurowych, znajdujemy m.in. oprogramowanie ABBYY FineReader. Jest to prosta w obsłudze, posiadająca intuicyjny interfejs aplikacja, która po zainstalowaniu na naszych komputerach daje nam możliwość przetwarzania dokumentów papierowych na najbardziej popularne formaty (doc, xls, rtf, txt i inne) ze średnią prędkością 1 strona / 1 min. Pamiętajmy jednak, że w ciągu tej jednej minuty, następuje zarówno skanowanie dokumentu, jego automatyczne rozpoznawanie, jak i procedura potwierdzenia przez użytkownika niepewnie odczytanych znaków.

Oczywiście dla bardziej wymagających dostępne są specjalne wersje serwerowe, których funkcjonalność często jest wykorzystywana w dużych systemach DMS, ECM, ERP. Możliwe jest też oczywiście selektywne odczytywanie dokumentów o ściśle określonej strukturze, tj. ankiety, formularze, różnego rodzaju wnioski itp. W tym przypadku wymagane jest zastosowanie systemów ABBYY z grupy Data Capture (ABBYY FormReader, ABBYY FlexiCapture).

Przy ich pomocy, korzystając ze stałych struktur dokumentów możemy automatycznie po rozpoznaniu dokumentu przesłać odczytane informacje bezpośrednio do np. bazy danych. Uzyskiwana jest przy okazji bardzo duża szybkość odczytu i dokładność przetworzenia dokumentów.

W ostatnich latach na naszym rynku zauważalne było bardzo szybko wzrastające zainteresowanie systemami automatycznego odczytu danych. Oczywiście ich zakup często wiąże się ze sporymi wydatkami, niemniej jednak w dłużej perspektywie decyzje takie okazują się być zbawienne dla portfeli naszych firm.

AutoID Polska S.A.