Gdzie i w jaki sposób szukać oszczędności w firmie?

Skarbonka bez dna

Co można osiągnąć dzięki oszczędzaniu? Cięcie zbędnych kosztów przede wszystkim zapobiega utracie płynności finansowej i pozwala firmie na bardziej komfortowe funkcjonowanie. Dzięki oszczędnościom firma nie stoi w miejscu, bo zgromadzone środki pozwalają na inwestycję w rozwój – zwiększenie zatrudnienia, zakup nowych technologii, umożliwiają też pozyskanie lepszych specjalistów. Nie zawsze jednak istnieje możliwość rozwoju w szybkim tempie. Czynnikiem hamującym inwestycje zazwyczaj jest niedobór środków.

Właściciele biznesów doskonale wiedzą, jak ogromne koszty generuje każda działalność. Pensje pracowników to tylko ułamek budżetu – dochodzą do nich koszty czynszu, opłaty za abonamenty, licencje i pozwolenia, koszty mebli, komputerów i innych urządzeń, a także materiałów biurowych i higienicznych. Trudno nie wspomnieć w tym miejscu o całej masie nieprzewidzianych wydatków, które nie znalazły się w biznesplanie. Początkowe założenia przyjęte przez przedsiębiorców są szybko weryfikowane przez rzeczywistość. Wtedy rozpoczyna się poszukiwanie sprytnych sposobów na oszczędności, które nie wpłyną na jakość usług i produktów.

Bezcenne zasoby

Na czym możemy zaoszczędzić? Mądre zarządzanie firmowymi finansami nie polega przecież na powstrzymywaniu się od koniecznych zakupów do biura i gromadzeniu pieniędzy na czarną godzinę. Gdzie szukać oszczędności?

- Przede wszystkim warto lepiej organizować czas wszystkich zaangażowanych osób – jest on bowiem zasobem, którego nie da się odzyskać. Każda godzina pracownika kosztuje, więc po co marnować roboczogodziny na rzeczy, które można zautomatyzować? Nie chodzi mi tu wyłącznie o źle wydane pieniądze, ale o rozdrabnianie się na sprawy mniej istotne, które spowalniają czas reakcji na zapytania spływające od klientów oraz o niewykorzystanie potencjału, który drzemie w kadrze – mówi Katarzyna Mamos z Mix-soft Sp.J., firmy zajmującej się wdrażaniem obiegu dokumentów i doradztwem w zakresie optymalizacji pracy w księgowości.

Obecnie sporo mówi się o aspiracjach zawodowych pokolenia Y – młodych pracowników, dla których w życiu zawodowym istotne jest poczucie sensu i wiary w to, że wykonywane zadania są ważne, potrzebne, przynoszące realne korzyści i pozytywne zmiany w firmie. Pracownicy, zmuszeni do wykonywania żmudnych, machinalnych zadań, szybciej znudzą się pracą i odejdą, generując dodatkowe koszty (czasowe i finansowe), jakie niesie ze sobą poszukiwanie, zatrudnienie i przeszkolenie nowej osoby.

Oszczędność dzięki technologiom

W ostatnim dwudziestoleciu pojawiło się mnóstwo rozwiązań wspierających sprawne kierowanie biznesem. Digitalizacja części naszych działań to dziś konieczność. Automatyzowanie procesów pozwala nam dotrzymać kroku konkurencji, przyspiesza realizację zadań niezbędnych do funkcjonowania firmy i umożliwia zaangażowanie pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa.  

Pieniądze zainwestowane w oprogramowanie zwracają się nie tylko w postaci oszczędności na pensjach osób, które musielibyśmy dodatkowo zatrudnić. Technologie pomagają też lepiej zarządzać planami, zadaniami oraz czasem pracy, a także eliminują wiele błędów ludzkich wynikających z nieuwagi i zaniedbań.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)

---

- Za przykład mogą tu posłużyć systemy finansowo-księgowe, dzięki którym znacząco zmniejsza się ryzyko wysłania do Urzędu Skarbowego nieprawidłowych danych finansowych firmy. Interesującą opcją są również aplikacje do elektronicznego obiegu dokumentów – gdy z nich korzystamy, znika problem gubienia ważnych dokumentów kadrowych czy finansowych. Elektroniczny obieg to również oszczędność czasu – szybsze, skuteczniejsze załatwianie spraw wewnątrz firmy – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART.

Elektryzująca faktura

Rachunki za prąd potrafią przyprawić o ból głowy. Można je jednak obniżać, wprowadzając w firmie zasadę wyłączania na noc wszystkich urządzeń. Drukarka, komputer czy skaner pozostawione w trybie czuwania (stand-by) nadal pobierają sporo energii elektrycznej.

Z pewnością każdemu zdarzyło się „odbić” od drzwi nieczynnego sklepu, który wyglądał na otwarty, bo nadal paliło się w nim światło. O ile w przypadku modnego butiku można wytłumaczyć działające oświetlenie chęcią nieustannego eksponowania towaru na wystawie, o tyle w biurach nie ma to żadnego sensu. Pilnujmy więc, by wyłączać światła na noc i na weekend, a zobaczymy różnicę na rachunku za prąd. Same żarówki też posłużą dłużej.

Klimat panujący w Polsce powoduje, że praktycznie przez sześć miesięcy w roku jesteśmy zmuszeni do korzystania w naszych domach i firmach z ogrzewania. Centralne, gazowe czy elektryczne – każdego typu ogrzewanie generuje ogromne koszty, zwłaszcza w pomieszczeniach o dużej powierzchni. Wahania temperatur późną jesienią i wczesną wiosną sprawiają, że łatwo wtedy o przesadny upał w biurze. W utrzymaniu właściwej temperatury pomieszczeń pomogą czujniki i regulatory, które dostosują moc ogrzewania do zmiennych warunków panujących na zewnątrz. Warto też przykręcać kaloryfery na noc, co znacząco obniży kwotę na fakturze.

Jak zarządzać finansami małej firmy

Małe zmiany na co dzień

Nawet niewielkie, pozornie niewiele znaczące czynności mogą się przełożyć na realne oszczędności dla firmy. Jak zacząć? Najlepiej od przyglądnięcia się, w jaki sposób funkcjonuje biuro, oraz uświadomienia pracownikom, że wszystkie ich działania mają znaczenie. Pomoże to we wprowadzeniu dobrych nawyków, które zaowocują zaoszczędzeniem konkretnych kwot.

Weźmy pod lupę rozmowy przez telefon – aparaty telefoniczne były kiedyś jedyną formą kontaktu z klientami i stały na każdym biurku. Dziś coraz więcej firm rezygnuje z drogich abonamentów. Zamiast korzystać z telefonu stacjonarnego, pracownicy mogą prowadzić rozmowy przez Skype, telefony VoIP czy komunikatory tekstowe. Telekonferencje czy wideokonferencje również z powodzeniem odbywają się dziś na łączach internetowych.

Nie sposób pominąć małych gestów, które łączą oszczędność z ekologią. Segregowanie śmieci zmusza do refleksji i pomaga obniżyć koszty wywozu odpadów, a dwustronne drukowanie to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale też bardzo „zielony” ukłon w stronę natury.

- Coraz więcej faktur otrzymujemy w plikach PDF – zamiast je drukować, można od razu wgrać je do systemu księgowego i puścić w elektroniczny obieg – podpowiada Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Zielona firma

Ekologia i biznes nie zawsze mają ze sobą po drodze. Firmy generują ogromne ilości śmieci, zużywają dużo prądu i powodują spore szkody środowiskowe. Przybywa jednak rozwiązań przyjaznych ochronie środowiska i niższemu zużyciu energii. Współcześni architekci projektują biurowce zgodnie z zasadami „zielonego budownictwa”, optymalizując je pod kątem energooszczędności i stosując rozwiązania sprzyjające mniejszemu zużyciu wody. Na poprawienie efektywności energetycznej można nawet otrzymać unijną dotację – wsparcie inwestycji w instalacje do produkcji prądu ze źródeł odnawialnych może sięgać nawet 85%.

Oszczędzanie, które powszechnie kojarzy nam się z zaciskaniem pasa, to stereotyp z długą brodą. Nowocześni managerowie rozumieją, że cięcie wydatków kosztem komfortu pracy czy jakości końcowego produktu nie jest konieczne. Aby pieniądze z firmowego konta nie uciekały tak szybko, wystarczy chwila refleksji i nakłonienie pracowników do zmiany postaw – najlepiej na własnym przykładzie.

Źródło: SaldeoSMART