REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zarządzać finansami małej firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak zarządzać finansami małej firmy? / Fot. Fotolia
Jak zarządzać finansami małej firmy? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Osoby prowadzące własną firmę powinny odpowiednio zarządzać jej płynnością finansową. Mają do dyspozycji różne narzędzia, które poprawią efekty zarządzania firmą. Najczęściej stosuje się monitoring płatności. Jakie są jeszcze sposoby na skuteczne zarządzanie finansami małej firmy?

Nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest umiejętne gospodarowanie gotówką. Dotyczy to każdego biznesu, ale szczególne znaczenie ma w małej firmie, która może stanąć na krawędzi bankructwa z powodu jednej niezapłaconej przez odbiorcę faktury. W dwóch poprzednich materiałach z cyklu poświęconego płynności („Problemy z płynnością mogą łatwo zniszczyć przedsiębiorcę” z dn.22.05 i „Firma może zbankrutować przez jeden niezapłacony rachunek” z dn. 29.05) na rzeczywistych przykładach wykazaliśmy, że mała firma stale styka się z niedoborem gotówki: bieżące wpływy nie są w stanie pokryć bieżących wydatków ze względu na ich różne rozłożenie w czasie. Nawet w warunkach idealnych, gdy wszyscy odbiorcy regulują na czas swoje zobowiązania, pojawia się konieczność gromadzenia zapasów gotówki, albo korzystania z finansowania zewnętrznego. Sytuacja pogarsza się radykalnie w chwili gdy odbiorcy przestają dotrzymywać terminów płatności – w takich okolicznościach przedsiębiorca może być zmuszony opóźnić regulowanie swoich zobowiązań (np. czynsz, zakup towarów, rata leasingowa wynagrodzenia pracowników). Jeśli odbiorcy nie są odpowiednio zdywersyfikowani, a opóźnienie dotyczy faktury wystawionej na rzecz kluczowego klienta, brak zapłaty np. przez 60 dni z niemałym prawdopodobieństwem doprowadzi firmę do bankructwa.

REKLAMA

REKLAMA

Zapisz się na nasz newsletter

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Kredyt kupiecki

Jak zapobiec takiej sytuacji? Sposobów na to jest wiele, zacznijmy jednak od takich, które wynikają z relacji przedsiębiorcy z jego kontrahentami. Dostawcy są dla niego niezwykle ważnym źródłem płynności w postaci tzw. kredytu kupieckiego. Chodzi tu przede wszystkim o odsunięcie płatności w czasie (często stosowane terminy płatności to np. 7, 14 lub 21 dni od dnia dostawy). Warto także pamiętać o tym, że dostawca może zgodzić się na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza gdy jest nowym klientem.

REKLAMA

Odbiorcy dostarczają oczywiście firmie gotówkę w chwili, gdy dokonują zapłaty, ale takie źródło płynności może pojawić się już wcześniej w postaci zaliczki. Do umiejętnego gospodarowania gotówką nie jest więc już na wstępie niezbędne finansowanie zewnętrzne, choć w miarę rozwoju firmy zwykle staje się ono koniecznością.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szklana kula na platformie Idea Cloud

W dużych firmach zarządzaniem płynnością zajmują się specjaliści, a nawet całe ich zespoły, których zadaniem jest monitorowanie stanu gotówki, gospodarowanie jej nadwyżkami (lokowanie po atrakcyjnej stopie na krótkie terminy), zapewnienie finansowania zewnętrznego w okresach niedoboru gotówki, a także zarządzanie ryzykiem płynnościowym. Takie zespoły mają oczywiście do dyspozycji profesjonalne narzędzia informatyczne, które usprawniają ich pracę. Drobny przedsiębiorca, który chce kontrolować płynność w swojej firmie ma zwykle do dyspozycji jedynie własną głowę, excela i ewentualnie księgową. W takich warunkach skuteczne zarządzanie płynnością jest oczywiście bardzo trudne. Narzędziem, które powinno usprawnić ten żmudny proces jest tworzona właśnie przez Idea Bank platforma Idea Cloud.

Idea Cloud jest platformą do zarządzania firmą, na którą składają się m.in.: bankowość internetowa, centrum fakturowania i rozliczeń, centrum zarządzania płatnościami opóźnionymi, centrum księgowe czy wirtualny sejf. System został wzbogacony o niezwykle innowacyjne narzędzie pozwalające przewidywać przyszłą sytuację finansową firmy. Opiera się ono na wystawionych i zaksięgowanych fakturach, zarówno kosztowych, jak i przychodowych. Na podstawie określonych w nich dat płatności, Idea Cloud będzie prognozować cash flow firmy. Ale to nie wszystko. System będzie też uczył się nawyków płatniczych przedsiębiorcy i jego kontrahentów. Dzięki temu będzie w stanie określić przybliżony termin płatności za fakturę – czy nastąpi to w terminie, względnie jak duże będzie opóźnienie. W efekcie, przedsiębiorca uzyska zupełnie niedostępną dla niego do tej pory wiedzę odnośnie przewidywanych wpływów i wypływów ze swojego rachunku. System powiadomi go na przykład, że za dwa tygodnie w firmowej kasie pojawi się minus.

System zarządzania jakością – strategia firmy w systemie zarządzania jakością

Zestawienia wpływów i wypływów

Pierwszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorca, który chce wprowadzić w swojej firmie skuteczne narzędzia zarządzania gotówką, jest zestawienie wszystkich wpływów i wypływów w czasie i przeprowadzenie analizy ich dopasowania. O tym jak wielkie znaczenie ma to dla płynności firmy pisaliśmy szerzej w dwóch poprzednich odcinkach cyklu, które wskazywały, że im to dopasowanie jest większe, tym mniejsze są niedobory gotówki, z którymi musi się mierzyć firma. Pokazaliśmy też jak w prosty sposób można zrobić takie zestawienie w excelu. Ważne aby w takim zestawieniu przy każdej wprowadzanej fakturze uwzględnić jej umowny i przewidywany termin płatności.

Wydłuż terminy dostawcom i skróć odbiorcom

Po sporządzeniu takiej tabeli przedsiębiorca od razu uświadomi sobie, w których dniach miesiąca jego niedobory gotówki są największe, a także, którzy kontrahenci przyczyniają się do tego w największym stopniu. Kolejnym krokiem, jaki może podjąć jest dokładne przyjrzenie się ustalonym z kontrahentami terminom płatności i zastanowienie się, z którymi dostawcami mógłby negocjować wydłużenie terminów i którzy odbiorcy byliby skłonni płacić wcześniej. Przedsiębiorca, który jest na początku swojej drogi biznesowej powinien od razu zadbać o to, aby negocjować najkorzystniejsze warunki dla siebie. Z jednej strony powinno to być łatwiejsze niż zmiana wcześniej ustalonych zasad z dotychczasowymi partnerami. Jednak z drugiej strony do niesprawdzonego klienta, zwłaszcza właściciela nowej firmy, która nie zbudowała sobie jeszcze wiarygodności, inni przedsiębiorcy będą podchodzić z rezerwą. Negocjując warunki zapłaty przedsiębiorca może też posłużyć się zachętami do tego, aby jego odbiorcy płacili szybciej. Najpopularniejszymi są rabaty za płatność w gotówce (np. 5%) lub przy skróconym terminie (np. 2% rabatu za płatność 7 dni przed terminem).


Przypominaj o sobie najczęściej, jak się da

Kolejny pakiet możliwych działań odnosi się do odbiorców, którzy nie mają w zwyczaju dotrzymywać terminów płatności. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że takie postępowanie jest wpisane w ryzyko prowadzenia biznesu i dopóki terminy nie są znacząco przekroczone, nic z tym nie robi. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogę wynikać nie tylko z faktu, że odbiorca ma problemy z niedoborem gotówki (wtedy egzekwowanie terminowości jest trudniejsze), ale ze zwykłego niedbalstwa. Przykładem skutecznego „nacisku” na klienta może być 3-krotny telefon do niego: na 7 dni przed datą płatności, na dzień przed terminem i dzień po terminie. Z doświadczeń firm współpracujących z Inkubatorem Przedsiębiorczości Idea Banku wynika, że taki sposób przypomnienia o konieczności zapłaty jest niezwykle skuteczny, a dzięki temu, że przebiega w przyjaznej formie, nie naraża przedsiębiorcy na pogorszenie relacji z odbiorcą (czego wielu się obawia i dlatego zbyt późno podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności). Gdy należności są przeterminowane o więcej niż 30-60 dni konieczne jest rozpoczęcie działań windykacyjnych. Przedsiębiorca może uruchomić je na własną rękę, ale przy bardzo dużym opóźnieniu, niezbędna będzie prawdopodobnie pomoc specjalistów (z uwagi na obszerny zakres tego tematu, poświęcimy mu jeden z kolejnych odcinków cyklu o zarządzaniu płynnością).

Zakończ współpracę z tymi, którzy mało zamawiają i źle płacą

Jeszcze jednym niezwykle skutecznym działaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca borykający się z problemami płynnościowymi jest podział swoich odbiorców na cztery grupy:

  1. takich, którzy dużo zamawiają i terminowo płacą,
  2. takich, którzy dużo zamawiają, ale źle płacą,
  3. takich, którzy mało zamawiają i dobrze płacą,
  4. takich, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.

Dla każdej z tych grup przedsiębiorca powinien przyporządkować odrębną strategię działania. W pierwszym przypadku jest to po prostu utrzymanie relacji. W drugim dobre skutki powinna dać tzw. miękka windykacja, czyli uprzejme przypominanie o konieczności zapłaty. W trzeciej grupie korzyści powinny przynieść zachęty do zwiększenia zakresu współpracy, zwiększenia zamówień, np. poprzez programy rabatowe. Z czwartą grupą kontrahentów przedsiębiorca powinien zakończyć współpracę – koszt monitoringu, telefonów, jak również niemierzalnego żadną miarą stresu, przewyższa korzyści płynące z posiadania w portfolio takiego klienta (choć oczywiście mogą być od tego wyjątki, np. utrzymywania danego odbiorcy ze względów wizerunkowych).

Faktoring, leasing czy kredyt?

Autorzy: Katarzyna Siwek, Tax Care, Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA