REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zarządzać finansami małej firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak zarządzać finansami małej firmy? / Fot. Fotolia
Jak zarządzać finansami małej firmy? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Osoby prowadzące własną firmę powinny odpowiednio zarządzać jej płynnością finansową. Mają do dyspozycji różne narzędzia, które poprawią efekty zarządzania firmą. Najczęściej stosuje się monitoring płatności. Jakie są jeszcze sposoby na skuteczne zarządzanie finansami małej firmy?

Nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest umiejętne gospodarowanie gotówką. Dotyczy to każdego biznesu, ale szczególne znaczenie ma w małej firmie, która może stanąć na krawędzi bankructwa z powodu jednej niezapłaconej przez odbiorcę faktury. W dwóch poprzednich materiałach z cyklu poświęconego płynności („Problemy z płynnością mogą łatwo zniszczyć przedsiębiorcę” z dn.22.05 i „Firma może zbankrutować przez jeden niezapłacony rachunek” z dn. 29.05) na rzeczywistych przykładach wykazaliśmy, że mała firma stale styka się z niedoborem gotówki: bieżące wpływy nie są w stanie pokryć bieżących wydatków ze względu na ich różne rozłożenie w czasie. Nawet w warunkach idealnych, gdy wszyscy odbiorcy regulują na czas swoje zobowiązania, pojawia się konieczność gromadzenia zapasów gotówki, albo korzystania z finansowania zewnętrznego. Sytuacja pogarsza się radykalnie w chwili gdy odbiorcy przestają dotrzymywać terminów płatności – w takich okolicznościach przedsiębiorca może być zmuszony opóźnić regulowanie swoich zobowiązań (np. czynsz, zakup towarów, rata leasingowa wynagrodzenia pracowników). Jeśli odbiorcy nie są odpowiednio zdywersyfikowani, a opóźnienie dotyczy faktury wystawionej na rzecz kluczowego klienta, brak zapłaty np. przez 60 dni z niemałym prawdopodobieństwem doprowadzi firmę do bankructwa.

REKLAMA

Zapisz się na nasz newsletter

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Kredyt kupiecki

REKLAMA

Jak zapobiec takiej sytuacji? Sposobów na to jest wiele, zacznijmy jednak od takich, które wynikają z relacji przedsiębiorcy z jego kontrahentami. Dostawcy są dla niego niezwykle ważnym źródłem płynności w postaci tzw. kredytu kupieckiego. Chodzi tu przede wszystkim o odsunięcie płatności w czasie (często stosowane terminy płatności to np. 7, 14 lub 21 dni od dnia dostawy). Warto także pamiętać o tym, że dostawca może zgodzić się na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza gdy jest nowym klientem.

Odbiorcy dostarczają oczywiście firmie gotówkę w chwili, gdy dokonują zapłaty, ale takie źródło płynności może pojawić się już wcześniej w postaci zaliczki. Do umiejętnego gospodarowania gotówką nie jest więc już na wstępie niezbędne finansowanie zewnętrzne, choć w miarę rozwoju firmy zwykle staje się ono koniecznością.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szklana kula na platformie Idea Cloud

W dużych firmach zarządzaniem płynnością zajmują się specjaliści, a nawet całe ich zespoły, których zadaniem jest monitorowanie stanu gotówki, gospodarowanie jej nadwyżkami (lokowanie po atrakcyjnej stopie na krótkie terminy), zapewnienie finansowania zewnętrznego w okresach niedoboru gotówki, a także zarządzanie ryzykiem płynnościowym. Takie zespoły mają oczywiście do dyspozycji profesjonalne narzędzia informatyczne, które usprawniają ich pracę. Drobny przedsiębiorca, który chce kontrolować płynność w swojej firmie ma zwykle do dyspozycji jedynie własną głowę, excela i ewentualnie księgową. W takich warunkach skuteczne zarządzanie płynnością jest oczywiście bardzo trudne. Narzędziem, które powinno usprawnić ten żmudny proces jest tworzona właśnie przez Idea Bank platforma Idea Cloud.

Idea Cloud jest platformą do zarządzania firmą, na którą składają się m.in.: bankowość internetowa, centrum fakturowania i rozliczeń, centrum zarządzania płatnościami opóźnionymi, centrum księgowe czy wirtualny sejf. System został wzbogacony o niezwykle innowacyjne narzędzie pozwalające przewidywać przyszłą sytuację finansową firmy. Opiera się ono na wystawionych i zaksięgowanych fakturach, zarówno kosztowych, jak i przychodowych. Na podstawie określonych w nich dat płatności, Idea Cloud będzie prognozować cash flow firmy. Ale to nie wszystko. System będzie też uczył się nawyków płatniczych przedsiębiorcy i jego kontrahentów. Dzięki temu będzie w stanie określić przybliżony termin płatności za fakturę – czy nastąpi to w terminie, względnie jak duże będzie opóźnienie. W efekcie, przedsiębiorca uzyska zupełnie niedostępną dla niego do tej pory wiedzę odnośnie przewidywanych wpływów i wypływów ze swojego rachunku. System powiadomi go na przykład, że za dwa tygodnie w firmowej kasie pojawi się minus.

System zarządzania jakością – strategia firmy w systemie zarządzania jakością

Zestawienia wpływów i wypływów

Pierwszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorca, który chce wprowadzić w swojej firmie skuteczne narzędzia zarządzania gotówką, jest zestawienie wszystkich wpływów i wypływów w czasie i przeprowadzenie analizy ich dopasowania. O tym jak wielkie znaczenie ma to dla płynności firmy pisaliśmy szerzej w dwóch poprzednich odcinkach cyklu, które wskazywały, że im to dopasowanie jest większe, tym mniejsze są niedobory gotówki, z którymi musi się mierzyć firma. Pokazaliśmy też jak w prosty sposób można zrobić takie zestawienie w excelu. Ważne aby w takim zestawieniu przy każdej wprowadzanej fakturze uwzględnić jej umowny i przewidywany termin płatności.

Wydłuż terminy dostawcom i skróć odbiorcom

Po sporządzeniu takiej tabeli przedsiębiorca od razu uświadomi sobie, w których dniach miesiąca jego niedobory gotówki są największe, a także, którzy kontrahenci przyczyniają się do tego w największym stopniu. Kolejnym krokiem, jaki może podjąć jest dokładne przyjrzenie się ustalonym z kontrahentami terminom płatności i zastanowienie się, z którymi dostawcami mógłby negocjować wydłużenie terminów i którzy odbiorcy byliby skłonni płacić wcześniej. Przedsiębiorca, który jest na początku swojej drogi biznesowej powinien od razu zadbać o to, aby negocjować najkorzystniejsze warunki dla siebie. Z jednej strony powinno to być łatwiejsze niż zmiana wcześniej ustalonych zasad z dotychczasowymi partnerami. Jednak z drugiej strony do niesprawdzonego klienta, zwłaszcza właściciela nowej firmy, która nie zbudowała sobie jeszcze wiarygodności, inni przedsiębiorcy będą podchodzić z rezerwą. Negocjując warunki zapłaty przedsiębiorca może też posłużyć się zachętami do tego, aby jego odbiorcy płacili szybciej. Najpopularniejszymi są rabaty za płatność w gotówce (np. 5%) lub przy skróconym terminie (np. 2% rabatu za płatność 7 dni przed terminem).


Przypominaj o sobie najczęściej, jak się da

Kolejny pakiet możliwych działań odnosi się do odbiorców, którzy nie mają w zwyczaju dotrzymywać terminów płatności. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że takie postępowanie jest wpisane w ryzyko prowadzenia biznesu i dopóki terminy nie są znacząco przekroczone, nic z tym nie robi. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogę wynikać nie tylko z faktu, że odbiorca ma problemy z niedoborem gotówki (wtedy egzekwowanie terminowości jest trudniejsze), ale ze zwykłego niedbalstwa. Przykładem skutecznego „nacisku” na klienta może być 3-krotny telefon do niego: na 7 dni przed datą płatności, na dzień przed terminem i dzień po terminie. Z doświadczeń firm współpracujących z Inkubatorem Przedsiębiorczości Idea Banku wynika, że taki sposób przypomnienia o konieczności zapłaty jest niezwykle skuteczny, a dzięki temu, że przebiega w przyjaznej formie, nie naraża przedsiębiorcy na pogorszenie relacji z odbiorcą (czego wielu się obawia i dlatego zbyt późno podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności). Gdy należności są przeterminowane o więcej niż 30-60 dni konieczne jest rozpoczęcie działań windykacyjnych. Przedsiębiorca może uruchomić je na własną rękę, ale przy bardzo dużym opóźnieniu, niezbędna będzie prawdopodobnie pomoc specjalistów (z uwagi na obszerny zakres tego tematu, poświęcimy mu jeden z kolejnych odcinków cyklu o zarządzaniu płynnością).

Zakończ współpracę z tymi, którzy mało zamawiają i źle płacą

Jeszcze jednym niezwykle skutecznym działaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca borykający się z problemami płynnościowymi jest podział swoich odbiorców na cztery grupy:

  1. takich, którzy dużo zamawiają i terminowo płacą,
  2. takich, którzy dużo zamawiają, ale źle płacą,
  3. takich, którzy mało zamawiają i dobrze płacą,
  4. takich, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.

Dla każdej z tych grup przedsiębiorca powinien przyporządkować odrębną strategię działania. W pierwszym przypadku jest to po prostu utrzymanie relacji. W drugim dobre skutki powinna dać tzw. miękka windykacja, czyli uprzejme przypominanie o konieczności zapłaty. W trzeciej grupie korzyści powinny przynieść zachęty do zwiększenia zakresu współpracy, zwiększenia zamówień, np. poprzez programy rabatowe. Z czwartą grupą kontrahentów przedsiębiorca powinien zakończyć współpracę – koszt monitoringu, telefonów, jak również niemierzalnego żadną miarą stresu, przewyższa korzyści płynące z posiadania w portfolio takiego klienta (choć oczywiście mogą być od tego wyjątki, np. utrzymywania danego odbiorcy ze względów wizerunkowych).

Faktoring, leasing czy kredyt?

Autorzy: Katarzyna Siwek, Tax Care, Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA