Dotacje unijne – jak wygląda proces pozyskania dotacji (cz.1)

Proces pozyskania dofinansowania ze środków Unii Europejskiej można podzielić na kilka etapów. Przede wszystkim należy jednak mieć na uwadze, że pozyskanie dotacji nie powinno być celem samym w sobie. Środki unijne mogą wesprzeć prowadzoną działalność, obniżając jej ryzyko oraz zwiększając efektywność ekonomiczną danego przedsięwzięcia. Dotacje stanowią jedno z wielu możliwych źródeł finansowania do realizacji planów przedsiębiorstwa czy organizacji. Kto zdecyduje się o nie aplikować, musi pamiętać, że będzie rozliczany z wydatków i postępu prac. Określenie celu oraz potrzeb przedsiębiorstwa pozwala wybrać właściwy konkurs i przygotować plan działania, który zostanie zawarty we wniosku o przyznanie dofinansowania.

Polecamy produkt: Dotacje dla pracodawców – jak uzyskać i rozliczyć - PGP (PDF)

Określenie celu

Definiując cel projektu wnioskodawca wskazuje, czy unijne pieniądze posłużą np. założeniu przedsiębiorstwa, zakupowi nowych maszyn lub technologii, rozszerzeniu oferty produktowej lub usługowej, realizacji prac badawczo-rozwojowych i wdrożeniu ich wyników w postaci instalacji demonstracyjnej, czy też podniesieniu kwalifikacji zawodowych kadry pracowniczej. Oznacza to, że z dofinansowania może skorzystać zarówno firma dopiero rozpoczynająca działalność lub podmiot o ustabilizowanej pozycji na rynku, a spektrum celów, których realizacji wsparcie unijne ma posłużyć jest bardzo szerokie.

Oprócz ustalenia charakteru projektu oraz rodzaju i wysokości planowanych do poniesienia kosztów, konieczne jest także szczegółowe wskazanie, jaki wynik ma przynieść organizacji pozyskanie dotacji. Przyszły beneficjent musi określić, czy dzięki otrzymanym środkom uda mu się np. zwiększyć sprzedaż, podnieść efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy też poprawić pozycję na rynku względem konkurentów działających w tej samej branży. Powyższe należy zestawić z obowiązkowymi do osiągnięcia w wybranym konkursie tzw. wskaźnikami produktu i rezultatu.

Biznesplan

Przedsiębiorca powinien również sporządzić biznesplan oraz analizę finansową opracowywanego projektu. Dokumenty te pozwolą mu odpowiedzieć na pytanie o rentowność całego przedsięwzięcia, a tym samym również o zasadność ubiegania się o jego dofinansowanie. Biznesplan ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o przygotowywanie wniosku, gdyż elementy w nim zawarte znajdują się w formularzu dotacyjnym – ułatwia to jego poprawne wypełnienie. W przypadku części konkursów biznesplan może też być jednym z wymaganych załączników.

Harmonogram naborów

Zapoznanie się przedsiębiorcy z harmonogramem naborów stanowi kolejny krok na drodze do uzyskania wsparcia projektu ze środków unijnych. Wybór właściwego konkursu zależeć powinien od tego, czy projekt wpisuje się w jego założenia. Może się też okazać, że konieczna będzie jego częściowa modyfikacja, aby możliwe było „dopasowanie” go do aktualnych warunków konkursowych.

Zapoznanie się z regulaminem

Najważniejszym działaniem wnioskodawcy przed wypełnieniem wniosku o dofinansowanie jest zapoznanie się z regulaminem konkursu, w ramach którego ubiegać się będzie o wsparcie unijne. W regulaminie zawarte są wszystkie informacje dotyczące instytucji organizującej konkurs, terminów i sposobu składania wniosków oraz okresu trwania ewaluacji i etapów oceny złożonych formularzy. Wnioskodawca znajdzie też w regulaminie informacje dotyczące podstaw prawnych przeprowadzenia konkursu, przesłanek wyłączających z udziału określone kategorie podmiotów oraz zasady odwoływania się od decyzji komisji oceniającej.

Obok regulaminu równie istotne jest zapoznanie się z tzw. Przewodnikiem po kryteriach wyboru finansowanych operacji, który stanowi załącznik do tego dokumentu. Pozwala to wnioskodawcy sprawdzić, jakie elementy będą poddawane ocenie, a tym samym dowiedzieć się, na jakie aspekty szczególnie zwrócić uwagę przy przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie.

Oczywiście wypełnianie wniosku należy poprzedzić pogłębioną lekturą wszystkich dokumentów stanowiących załączniki do regulaminu oraz instrukcji wypełniania formularza wniosku. Zapobiegnie to popełnieniu błędów mogących skutkować odrzuceniem aplikacji.

Polecamy serwis: Jak założyć firmę

Wypełnienie wniosku

Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku należy też przeanalizować listę wymaganych dokumentów (może się różnić w zależności od wybranego konkursu), które należy zgromadzić i przygotować jako załączniki. Wśród dokumentacji wymaganej od wnioskodawcy można wyróżnić np. informacje o podmiocie i prowadzonej przezeń działalności, informacje dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych z innymi przedsiębiorstwami, sprawozdania finansowe, wspomniany wcześniej biznesplan, strategię rozwojową organizacji, ale również informacje o celach projektu, zakres ich innowacyjności, wykaz generowanych przez projekt kosztów, harmonogram jego realizacji oraz wskaźniki produktu i rezultatu.

Przygotowując wniosek należy dołożyć niezbędnej staranności, aby zawarte w nim informacje były zgodne z instrukcją wypełniania oraz spójne z danymi umieszczonymi w załącznikach, a także znajdowały odzwierciedlenie w rzeczywistości. Innymi słowy, wniosek musi zostać sporządzony w sposób jak najbardziej rzetelny.

Wniosek najczęściej składany jest online za pośrednictwem Generatora Wniosków, który udostępniany jest na stronie internetowej organizatora konkursu. Wypełnienie formularza i wysyłka kanałem internetowym może wymagać potwierdzenia w postaci przekazania wydrukowanego wniosku (wraz z załącznikami) Instytucji Pośredniczącej (IP), będącej jego organizatorem. Wnioskodawca może to zrobić listownie lub osobiście. W przypadku przygotowywania załączników trzeba dopilnować, aby były kompletne i odpowiednio opisane (np. „potwierdzone za zgodność z oryginałem” w przypadku kopii) oraz opieczętowane zgodnie z reprezentacją firmy. W załącznikach do regulaminu należy sprawdzić jaki format i waga plików są dopuszczalne w przypadku wysyłki plików online.

Po wysyłce i potwierdzeniu wniosku nie będzie już możliwości dokonywania w nim zmian i uzupełnień, stąd też tak kluczowe znaczenie ma dokładność przy jego wypełnianiu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy we wniosku zostanie stwierdzony błąd formalny lub oczywista omyłka.

Wówczas organizator konkursu informuje wnioskodawcę o jego wystąpieniu i wskazuje okres, w którym możliwe jest uzupełnienie braku lub usunięcie omyłki (zazwyczaj jest to 7 dni). Warto pamiętać, że w takim przypadku możliwe jest tylko jednokrotnie poprawienie wniosku wyłącznie w miejscu i zakresie wskazanym przez IP. Jakakolwiek inna ingerencja, jak też brak poprawek, powoduje, że wniosek zostaje odrzucony.

Procedura oceny wniosku

Czas, który może zająć ocena złożonych wniosków wskazany jest w regulaminie. Może to być np. 60 lub 90 dni. Ocena wniosku odbywa się zwykle w dwóch etapach. Pierwszy stanowi ocenę formalną, a wnioski, które przejdą przez ten etap pozytywnie, kierowane są do oceny merytorycznej. Na etapie oceny formalnej wniosek może zostać skierowany do poprawy, o czym była mowa wcześniej. W przypadku oceny merytorycznej wniosek jest analizowany przez ekspertów pod kątem spełniania założonych kryteriów oceny. Każde kryterium ocenianie jest w skali punktowej ustalonej w regulaminie. Możliwe, że w przypadku niektórych konkursów elementem oceny merytorycznej będzie prezentacja założeń projektu prowadzona osobiście przez wnioskodawcę.

Zobacz serwis: Kredyty

Po zakończeniu procedury oceny wskazywane są projekty, które zostały rekomendowane do dofinansowania, czyli zdobyły określoną liczbę punktów oraz przynajmniej minimum punktowe wymagane w przypadku tych kryteriów, które organizator uznał za kryteria wymagane do spełnienia. Trzeba zwrócić uwagę, że spełnienie wszystkich kryteriów formalnych i merytorycznych nie oznacza od razu, że projekt uzyska wsparcie finansowe. Zależy to również od tego, czy w puli środków przeznaczonych na dotacje pozostała suma wystarczająca, aby możliwe było jego dofinansowanie.

Od negatywnej oceny projektu można się odwołać zgodnie z procedurą ustaloną w Ustawie wdrożeniowej, tj. Ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.

Aby wniosek został rekomendowany do dofinansowania w ramach odwołania, musi zdobyć tyle punktów, ile uzyskał projekt ostatni na liście rankingowej wniosków skierowanych do wsparcia, z zastrzeżeniem, że w puli środków znajduje się wystarczają kwota.

Rola firmy doradczej

Procedurę pozyskania dofinansowania zamyka zawarcie umowy, przy czym warto mieć na uwadze, że stanowi to jedynie połowę sukcesu. Teraz bowiem nad beneficjentem ciążyć będzie obowiązek prowadzenia projektu tak, aby wypełnić ustalone wskaźniki, zrealizować jego cele, a na koniec rozliczyć pozyskaną dotację.

Stąd też przedsiębiorcy rozważający wnioskowanie o dofinansowanie z funduszy europejskich powinni wziąć pod uwagę skorzystanie z usług instytucji doradczej, doświadczonej w pozyskiwaniu środków UE. Niejednokrotnie bowiem rozliczenie projektu bywa bardziej skomplikowane niż proces aplikowania. Uzależnione jest także od sposobu przygotowania wniosku o dofinansowanie, o czym trzeba pamiętać już na etapie sporządzania wniosku i z wyprzedzeniem brać pod uwagę jego rozliczenie oraz mogące pojawić się problemy.

Wyspecjalizowana i doświadczona firma przygotuje całość dokumentacji i sporządzi wniosek. Ponadto będzie odpowiadać za bieżące zarządzanie projektem oraz jego rozliczenie, które stanowi podstawę do uzyskania refundacji pozyskanych środków (zazwyczaj tylko część kwoty dotacji wypłacana jest w formie zaliczkowej). Współpraca taka w efekcie znacząco odciąży beneficjenta od kwestii biurokratyczno-formalnych związanych z projektem.

W przypadku, gdy realizacja projektu napotyka na trudności, firma doradcza opracowuje i wdraża programy naprawcze. Co istotne, o profesjonalnej instytucji doradczej możemy mówić wtedy, gdy zajmuje się właśnie obsługą projektów od A (przygotowanie wniosku) do Z (rozliczenie dotacji), nie zaś w sytuacji, gdy jej obowiązki wobec klienta kończą się na podpisaniu umowy o dofinansowanie.

Jak widać, procedura prowadząca do uzyskania wsparcia projektu z funduszy unijnych jest złożona, rozciągnięta w czasie i wymaga zapoznania się z dokumentacją oraz przygotowaniem wniosku opartego o rzetelne dane dotyczące samego projektu oraz podmiotu odpowiedzialnego za jego realizację.

W drugiej części artykułu przybliżone zostaną wybrane źródła finansowania w ramach funduszy Unii Europejskiej.

Dołącz do nas na Facebooku!