Kategorie

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Prometeia
Grupa doradczo-inwestycyjna
Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych
Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych
Fotolia
Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Wsparcie finansowe w postaci dotacji ze środków UE daje możliwość szybszego rozwinięcia działalności przez podmioty dopiero wchodzące na rynek. Oczywiście za korzyściami idą również obowiązki, a jednym z nich jest konieczność zadbania o prawidłowe rozliczenie projektu w takcie jego prowadzenia oraz po jego zakończeniu i wypłacie dofinansowania. Stąd też szczególnie duży nacisk należy położyć na odpowiednie przygotowywanie i gromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dotacją.

Najważniejszym aktami prawnymi Unii Europejskiej, które nakładają obowiązek archiwizacji dokumentacji projektowej na beneficjentów dotacji unijnych jest są:

  • art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.).

oraz

  • Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.)

Polecamy serwis: Mała firma

Kwestię tę reguluje też m.in.:

  • art. 15 rozporządzenie Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.).

Oprócz powyższych aktów prawnych wymienić też trzeba przepisy polskie:

  • art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
  • art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.);
  • art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1114).

Przechowywanie dokumentów to obowiązek beneficjenta dotacji

Firmy realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji podlega całość dokumentacji projektowej, do której beneficjent musi zapewnić pełen dostęp na ogół przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP). Należy szczególnie zadbać o to, aby nie zostały one w tym okresie zagubione lub uszkodzone. Szczegółowe wytyczne dotyczące okresu archiwizowania zawarte są zawsze w umowie dotyczącej dofinansowania z danego projektu. Jeśli dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty przechowuje się przez 10 lat.

Projekt unijny wiąże się z tym, iż beneficjent tworzyć będzie różnorodne dokumenty, wśród których znajdą się m.in. dokumentacja ogólna (np. umowa o dofinansowanie lub cała korespondencja dotycząca projektu), dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku dokumentacji merytorycznej projektu obowiązek archiwizacji dotyczy zarysu projektu wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej i finansowej projektu oraz wniosku o dofinansowanie wraz budżetem i harmonogramem działań. Do tej grupy zaliczymy także decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji, jak też szereg innych dokumentów np. programy zajęć, szkoleń lub konferencji – wyjaśnia Piotr Wiśniewski wiceprezes zarządu firmy doradczo-inwestycyjnej Prometeia, zajmującej się pozyskiwaniem dotacji unijnych dla biznesu oraz zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków unijnych. – Jeżeli w umowie dokonano jakichkolwiek zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów te zmiany wprowadzających – dodaje Wiśniewski.

W przypadku dokumentacji osobowej pracowników mowa o wnioskach o zatrudnienie nowych pracowników, kwestionariuszach osobowych, CV, umowach o pracę, umowach o odpowiedzialności materialnej zawieranych z pracownikiem, zaświadczeniach o zatrudnieniu i płacy, dokumentach wypowiedzenia umów o pracę lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia oraz świadectwach pracy. Ekspert Prometeia wyjaśnia, że beneficjenci niekiedy zapominają, iż archiwizacji podlegają dokumenty kadrowe, nawet jeśli pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie nie otrzymywali wynagrodzeń ze środków finansowych pochodzących z dotacji unijnej.

Ostatnią grupą dokumentów dotacyjnych, które podlegają archiwizacji są dokumenty finansowo-księgowe projektu. Mowa tu przede wszystkim o wnioskach o zaliczki, rozliczeniach zaliczek, poleceniach przelewów, wyciągach bankowych, protokołach zdawczo-odbiorczych, dowodach i raportach kasowych, fakturach VAT, notach korygujących, rachunkach, listach płac i poleceniach wyjazdów służbowych.

Nie powinno się wprowadzać gradacji dokumentacji na ważną i ważniejszą, ale nie da się ukryć, że w właśnie w ostatniej kategorii będą mieścić się dokumenty, od których najbardziej zależeć będzie sprawna realizacja projektu. Od ich przedłożenia zależy bowiem wypłata kolejnych transz dofinansowania.

Dołącz do nas na Facebooku!

Dokument to nie tylko papier

Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w wersji oryginalnej lub w kopii, ale o poświadczonej zgodności z oryginałem. Wymóg taki nakłada na beneficjentów art. 90 ust. 3 wspomnianego wcześniej rozporządzenia Rady UE i PE nr 1303/2013.

W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej dopuszcza się, aby zapisane zostały na powszechnie uznanych nośnikach danych (np. dyski CD lub DVD, pamięć przenośna flash, mikrofilmy, fotokopie), ale beneficjent musi dopilnować, aby dostęp do nich był równie swobodny jak ma to miejsce w przypadku archiwum tradycyjnego i zadbać o możliwość ich wydrukowania, gdy zajdzie taka potrzeba (audyt).

Jeżeli firma prowadzi kilka projektów jednocześnie, należy zadbać, aby dokumenty dotyczące każdego z nich zostały odpowiednio oznakowane. Jest to forma zabezpieczenia przed wykorzystywaniem np. tej samej faktury VAT do uzyskania zwrotu w więcej niż jednym projekcie.

Teczki i segregatory, w których przechowywane są dokumenty dotacyjne, muszą zostać oznaczone, zgodnie z wytycznymi. Powinny być przechowywane w szafach lub regałach, które także będą we właściwy sposób oznakowane. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące różnych projektów były przechowane w odrębnych teczkach aktowych.

W oznakowaniu dokumentów powinny znaleźć się: logotyp Funduszy Europejskich z nazwą programu, z którego realizowany jest projekt (strona lewa), flagę Unii Europejskiej wraz z nazwą funduszu, który projekt dofinansowany (strona prawa) oraz logo instytucji lub firmy będącej beneficjentem dotacji (pośrodku). Oznaczenie to powinno mieć formę poziomą, ale dopuszczalna jest wersja pionowa (np. do umieszczenia na grzbietach segregatorów). W takim sam sposób powinny być również oznakowane wszelkie dokumenty związane z dofinansowanym projektem oraz strona internetowa beneficjenta. Na dokumentach powinny również znaleźć się: numer umowy i data jej zawarcia, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia, informacja o wkładzie z budżetu państwa (jeżeli takowy miał miejsce) i podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań.

- Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp do dokumentacji projektowej na okoliczność przeprowadzenia audytu przez upoważnione do tego instytucje. nakłada przepisy unijne nakładają na państwa członkowskie realizację zadań w zakresie kontroli prawidłowości środków pochodzących z funduszu UE – wyjaśnia Piotr Wiśniewski, wiceprezes zarządu firmy Prometeia.

Źródło: Prometeia

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    30 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?