REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

 Prometeia
Grupa doradczo-inwestycyjna
Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych
Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Wsparcie finansowe w postaci dotacji ze środków UE daje możliwość szybszego rozwinięcia działalności przez podmioty dopiero wchodzące na rynek. Oczywiście za korzyściami idą również obowiązki, a jednym z nich jest konieczność zadbania o prawidłowe rozliczenie projektu w takcie jego prowadzenia oraz po jego zakończeniu i wypłacie dofinansowania. Stąd też szczególnie duży nacisk należy położyć na odpowiednie przygotowywanie i gromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dotacją.

REKLAMA

Najważniejszym aktami prawnymi Unii Europejskiej, które nakładają obowiązek archiwizacji dokumentacji projektowej na beneficjentów dotacji unijnych jest są:

  • art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.).

oraz

Dalszy ciąg materiału pod wideo

  • Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.)

Polecamy serwis: Mała firma

Kwestię tę reguluje też m.in.:

  • art. 15 rozporządzenie Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.).

Oprócz powyższych aktów prawnych wymienić też trzeba przepisy polskie:

  • art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
  • art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.);
  • art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1114).

Przechowywanie dokumentów to obowiązek beneficjenta dotacji

Firmy realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji podlega całość dokumentacji projektowej, do której beneficjent musi zapewnić pełen dostęp na ogół przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP). Należy szczególnie zadbać o to, aby nie zostały one w tym okresie zagubione lub uszkodzone. Szczegółowe wytyczne dotyczące okresu archiwizowania zawarte są zawsze w umowie dotyczącej dofinansowania z danego projektu. Jeśli dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty przechowuje się przez 10 lat.

Projekt unijny wiąże się z tym, iż beneficjent tworzyć będzie różnorodne dokumenty, wśród których znajdą się m.in. dokumentacja ogólna (np. umowa o dofinansowanie lub cała korespondencja dotycząca projektu), dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku dokumentacji merytorycznej projektu obowiązek archiwizacji dotyczy zarysu projektu wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej i finansowej projektu oraz wniosku o dofinansowanie wraz budżetem i harmonogramem działań. Do tej grupy zaliczymy także decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji, jak też szereg innych dokumentów np. programy zajęć, szkoleń lub konferencji – wyjaśnia Piotr Wiśniewski wiceprezes zarządu firmy doradczo-inwestycyjnej Prometeia, zajmującej się pozyskiwaniem dotacji unijnych dla biznesu oraz zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków unijnych. – Jeżeli w umowie dokonano jakichkolwiek zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów te zmiany wprowadzających – dodaje Wiśniewski.

W przypadku dokumentacji osobowej pracowników mowa o wnioskach o zatrudnienie nowych pracowników, kwestionariuszach osobowych, CV, umowach o pracę, umowach o odpowiedzialności materialnej zawieranych z pracownikiem, zaświadczeniach o zatrudnieniu i płacy, dokumentach wypowiedzenia umów o pracę lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia oraz świadectwach pracy. Ekspert Prometeia wyjaśnia, że beneficjenci niekiedy zapominają, iż archiwizacji podlegają dokumenty kadrowe, nawet jeśli pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie nie otrzymywali wynagrodzeń ze środków finansowych pochodzących z dotacji unijnej.

Ostatnią grupą dokumentów dotacyjnych, które podlegają archiwizacji są dokumenty finansowo-księgowe projektu. Mowa tu przede wszystkim o wnioskach o zaliczki, rozliczeniach zaliczek, poleceniach przelewów, wyciągach bankowych, protokołach zdawczo-odbiorczych, dowodach i raportach kasowych, fakturach VAT, notach korygujących, rachunkach, listach płac i poleceniach wyjazdów służbowych.

Nie powinno się wprowadzać gradacji dokumentacji na ważną i ważniejszą, ale nie da się ukryć, że w właśnie w ostatniej kategorii będą mieścić się dokumenty, od których najbardziej zależeć będzie sprawna realizacja projektu. Od ich przedłożenia zależy bowiem wypłata kolejnych transz dofinansowania.

Dołącz do nas na Facebooku!

Dokument to nie tylko papier

Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w wersji oryginalnej lub w kopii, ale o poświadczonej zgodności z oryginałem. Wymóg taki nakłada na beneficjentów art. 90 ust. 3 wspomnianego wcześniej rozporządzenia Rady UE i PE nr 1303/2013.

W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej dopuszcza się, aby zapisane zostały na powszechnie uznanych nośnikach danych (np. dyski CD lub DVD, pamięć przenośna flash, mikrofilmy, fotokopie), ale beneficjent musi dopilnować, aby dostęp do nich był równie swobodny jak ma to miejsce w przypadku archiwum tradycyjnego i zadbać o możliwość ich wydrukowania, gdy zajdzie taka potrzeba (audyt).

Jeżeli firma prowadzi kilka projektów jednocześnie, należy zadbać, aby dokumenty dotyczące każdego z nich zostały odpowiednio oznakowane. Jest to forma zabezpieczenia przed wykorzystywaniem np. tej samej faktury VAT do uzyskania zwrotu w więcej niż jednym projekcie.

Teczki i segregatory, w których przechowywane są dokumenty dotacyjne, muszą zostać oznaczone, zgodnie z wytycznymi. Powinny być przechowywane w szafach lub regałach, które także będą we właściwy sposób oznakowane. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące różnych projektów były przechowane w odrębnych teczkach aktowych.

W oznakowaniu dokumentów powinny znaleźć się: logotyp Funduszy Europejskich z nazwą programu, z którego realizowany jest projekt (strona lewa), flagę Unii Europejskiej wraz z nazwą funduszu, który projekt dofinansowany (strona prawa) oraz logo instytucji lub firmy będącej beneficjentem dotacji (pośrodku). Oznaczenie to powinno mieć formę poziomą, ale dopuszczalna jest wersja pionowa (np. do umieszczenia na grzbietach segregatorów). W takim sam sposób powinny być również oznakowane wszelkie dokumenty związane z dofinansowanym projektem oraz strona internetowa beneficjenta. Na dokumentach powinny również znaleźć się: numer umowy i data jej zawarcia, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia, informacja o wkładzie z budżetu państwa (jeżeli takowy miał miejsce) i podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań.

- Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp do dokumentacji projektowej na okoliczność przeprowadzenia audytu przez upoważnione do tego instytucje. nakłada przepisy unijne nakładają na państwa członkowskie realizację zadań w zakresie kontroli prawidłowości środków pochodzących z funduszu UE – wyjaśnia Piotr Wiśniewski, wiceprezes zarządu firmy Prometeia.

Źródło: Prometeia

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Cyberzagrożenia w 2024: pięć prognoz na następny rok

    Czy sztuczna inteligencja to większe zagrożenie cyberatakami? Czego powinny obawiać się firmy w nadchodzącym roku? Oto pięć prognoz dotyczących zagrożeń w sektorze cyberbezpieczeństwa na rok 2024 z firmy Nestkope.

    Współpraca na styku biznesu i nauki to nieocenione korzyści także dla firm

    Współpraca praktyków biznesu z instytucjami naukowymi wielu z nas kojarzy się głównie z działalnością społeczną. Korzyści dla uczelni i ich studentów są bowiem dość oczywiste. Mowa m.in. o dostępie do najnowszej wiedzy praktycznej i możliwości warsztatowego pogłębiania umiejętności uczniów, co pośrednio buduje także prestiż szkoły wyższej. A co z takiej współpracy może wynieść biznes? Wbrew pozorom to nie tylko poczucie dobrze wypełnionej misji, ale też korzyści ekonomiczne i wizerunkowe.

    Kto zakłada firmę by spełnić swoje marzenia a kto przechodzi na swoje, by skorzystać z okazji

    Daleko za sobą mamy już etap szybkiego przyrostu firm wskutek wymuszania przez dotychczasowych pracodawców przejścia na samozatrudnienie. Teraz rynek młodych firm znormalniał i niewiele różni się od innych, w krajach o ustabilizowanej od dekad gospodarce.

    Przedsiębiorcy z listą oczekiwań do nowego rządu. Na co liczą najbardziej?

    Lista oczekiwań przedsiębiorców wobec nowego rządu jest całkiem długa, a otwierają ją: odblokowanie środków z KPO, przywrócenie dialogu społecznego i stabilności wprowadzania zmian w przepisach czy powrót do poprzedniego sposobu rozliczania składki zdrowotnej.

    REKLAMA

    1000 zł na całe świąteczne zakupy? Taka kwota wystarczy połowie Polaków

    Ponad połowa badanych Polaków planuje przeznaczyć na wszystkie świąteczne (chodzi oczywiście o Święta Bożego Narodzenia) zakupy do 1000 zł - wynika z badania opublikowanego 6 grudnia 2023 r. przez Mastercard. Dodano, że ok. 46 proc. odkłada na ten cel z dużym wyprzedzeniem.

    Prawdziwa szynka, wędlina, kiełbasa, wędzonka – z czego powinny być zrobione? Określi rozporządzenie

    Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi przygotował 5 grudnia 2023 r. projekt rozporządzenia, które ma na celu wprowadzenie zasad stosowania określeń "szynka" „wędlina”, „wędzonka”, „kiełbasa” przy znakowaniu produktów żywnościowych. Po wejściu w życie tych przepisów będzie jasne jakie produkty będą mogły być oznaczane na opakowaniach tymi określeniami. Projekt ten spotkał się ze sprzeciwem polskich producentów żywności roślinnej.

    Do 200 tys. euro i szansa rozwoju w USA. 10-12 polskich startupów zostanie wybranych w I kwartale 2024 roku

    Maverick Nation wyselekcjonuje technologiczne startupy z Polski i umożliwi im rozwój w Stanach Zjednoczonych. Na początku II kwartału 2024 roku swoich sił w USA spróbuje od 10 do 12 polskich startupów, które na ten cel otrzymają do 200 tys. euro i niespotykane dotąd wsparcie biznesowe. To pierwszy polski, całkowicie prywatny projekt tego typu, utworzony bez wsparcia publicznego ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju czy Europejskiego Funduszu Innowacji, co jest ewenementem w inicjatywach tego typu.

    Co dostaniemy zamiast podwyżki w 2024 roku? Firmy szukają oszczędności. Ale pracownicy mogą na tym zyskać!

    Widmo wysokich kosztów firmowych skłania pracodawców do szukania rozwiązań, które pozwolą optymalizować wydatki. Jednym z nich jest wdrożenie strategii pozapłacowej bazującej na benefitach żywieniowych, która zapewnia oszczędności zarówno firmie, jak i zatrudnionym. Aby przyciągnąć i zatrzymać talenty, firmy coraz częściej już na etapie rekrutacji informują o wartości finansowej benefitów, ponieważ kandydaci nie mają świadomości, z czego składa się całkowity pakiet wynagrodzeń. 

    REKLAMA

    Branża transportowa najdłużej czeka na pieniądze od kontrahentów

    Branża TSL jest najszybciej rozwijającym się sektorem gospodarki. Najważniejszą składową tego sukcesu jest transport, który w ciągu ostatnich 10 lat zwiększył zatrudnienie o blisko ćwierć miliona osób (najnowszy raport „Transport drogowy w Polsce 2023”). Skąd zatem biorą się finansowe wyzwania i problemy tej branży? Chociażby z długich terminów płatności. 

    Które branże mają najlepsze perspektywy na przyszły rok?

    Pozytywne dane z NBP pokazujące wzrost wskaźnika prognoz popytu dają optymizm firmom. Które branże mają najlepsze perspektywy? 

    REKLAMA