Korzyści biznesowe z przeniesienia danych do chmury

Ostatnie badania Eurostatu wykazały, że zaledwie 8% polskich przedsiębiorstw zdecydowało się na przeniesienie swoich danych do chmur. Jak sprawić, żeby nasze (i nie tylko nasze) firmy w większym stopniu zaufały chmurom?

Jasno i wyraźnie nakreślić te cechy cloud computingu, które jednocześnie są ich największymi zaletami z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Im częściej będzie się to robić, tym większa szansa, że coraz większe grono biznesmenów stopniowo będzie znajdywać w chmurach „coś dla siebie”, stając się następnie ich stałymi użytkownikami.

O jakich cechach – zaletach mówimy?

Jest ich zbyt dużo, aby zwięźle odpowiedzieć na to pytanie. Szeroki zakres pozytywnych właściwości chmur z jednej strony uniemożliwia krótką ich charakterystykę, a z drugiej sprawia, że każdy znajdzie w nich coś, co będzie mu odpowiadać.

Niemniej, każdy przedsiębiorca zgodzi się ze stwierdzeniem, że czas i pieniądze to to kluczowe dla działania firmy czynniki. Co chmury mogą zaoferować w tych dziedzinach?

Mogą zaoferować bardzo wiele, szczególnie w kwestii oszczędności. Decydując się na przeniesienie danych do chmury, unikamy kosztownej konieczności tworzenia własnych centrów danych (serwerowni), serwisowania ich oraz zatrudniania grona specjalistów odpowiedzialnych za ich prawidłowe działanie. Wykupujemy po prostu usługę u operatora chmury i... tyle. Możemy z nią pracować. Co więcej, w trosce o swoich klientów, operatorzy chmur oferują niekiedy bardzo korzystne warunki finansowe; np. Google Drive daje użytkownikom swoich chmur dwa miesiące gratis, jeżeli zdecydują się oni na rozliczenia opłat w skali roku.

Druga sprawa to czas. Działając w chmurze nie będziemy go tracić na częste aktualizacje używanego oprogramowania. Jako że chmury mają stałe połączenie z siecią, programy niezbędne do prawidłowego ich funkcjonowania aktualizują się automatycznie bez zaangażowania ze strony użytkownika chmury. „Przyjemności” w rodzaju komunikatów „...system… aktualizuje się, nie wyłączaj komputera ani nie wyłączaj źródła zasilania...” dzięki chmurom stają się melodią przeszłości. Nie będzie tez potrzeby samodzielnego wyszukiwania w internecie najnowszych wersji używanych programów, ani ręcznego ich instalowania. Chmury zrobią wszystko za nas.

Każda firma przechowuje na swoich dyskach, nieważne czy wirtualnych czy klasycznych duże ilości danych, częstokroć poufnych, drżąc jednocześnie przed ich utratą z tej czy innej przyczyny. Co chmury oferują w tym zakresie?

Po pierwsze, skuteczny system odzyskiwania danych. Chmury, gwarantują sprawne odzyskiwanie informacji, poprzez chociażby automatyczne tworzenie kopii zapasowych zapisanych w nich wiadomości. Tak więc utrata jednej kopii, jaka może nastąpić np. w skutek cyberataku, nie oznacza definitywnej utraty zawartych w niej danych, ponieważ zawsze pozostaje w użyciu co najmniej jedna kopia zapasowa. Chmury likwidują też konieczność odzyskiwania danych zapisanych na klasycznych dyskach, które uległy uszkodzeniu – odzyskiwania, które często jest tak kosztowne, że przewyższa wartość samych danych.

Druga sprawa związana z bezpieczeństwem to zabezpieczenia antywirusowe; dzięki stałemu połączeniu z siecią, tego rodzaju oprogramowanie aktualizuje się automatycznie, umożliwiając szybsze wykrycie i usunięcie podejrzanych programów, niż w przypadku antywirusowych aplikacji desktopowych, uruchamianych w zaplanowanych przedziałach czasowych, lub na komendę użytkownika.

Po trzecie wreszcie, kontynuując sprawy bezpieczeństwa, korzystanie z tradycyjnych nośników danych (pendrive'y, laptopy, twarde dyski, dyski zewnętrzne) stale związane jest z ryzykiem ich kradzieży, uszkodzenia, ewentualnie nawet zniszczenia, a w konsekwencji z utratą zgromadzonych na nich danych. Przeniesienie danych do chmury zapobiega takiemu scenariuszowi, ponieważ nawet w przypadku straty klasycznego sprzętu, raz umieszczone w chmurze dane będą tam cały czas, a żeby uzyskać do nich dostęp, wystarczy tylko użyć innego narzędzia łączącego się z siecią  – chociażby iPhone'a.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Sprawne działanie firmy niewątpliwie zależy od skutecznej współpracy jej załogi. Co chmury mają do powiedzenia w tej dziedzinie?

Otóż to, że  dzięki dostępowi do chmury pracownicy firmy, mogą sprawnie komunikować się między sobą w każdym czasie i z każdego miejsca na ziemi (pod warunkiem, że ma dostęp do internetu). Niezależnie zatem od tego gdzie aktualnie się znajdują, mogą kontaktować się ze sobą w czasie rzeczywistym, bardzo szybko przesyłać różnego typu dane (informacje, dokumenty, zdjęcia, oferty, faktury itp.) a następnie podejmować na ich podstawie odpowiednie decyzje. Zaoszczędzony w ten sposób czas daje im przewagę nad konkurencją, nie korzystającą z chmur.

Mówiąc „firma”, często wyobrażamy sobie pomieszczenie pełne ludzi pochylonych nad swoimi komputerami, ewentualnie stosami dokumentów. Czy chmury mogą zachwiać takim wyobrażeniem?

Z pewnością tak. Technologia cloud computing umożliwia łączność z chmurą z każdego miejsca na świecie mającego dostęp do internetu, przy użyciu dowolnego sprzętu mogącego łączyć się z siecią. Dzięki chmurom nie ma więc przymusu przebywania stale w jednym miejscu przy jednym komputerze.

W praktyce oznacza to z jednej strony bardziej elastyczny czas pracy, a z drugiej możliwość jego zaoszczędzenia; pracownik nie jest „uwiązany” do swojego stałego stanowiska pracy ( a także do często długotrwałej konieczności dotarcia do niego) i znajdujących się w nim komputerów – może sobie pracować w domu albo w podróży (np. pociągiem czy autobusem), albo w domku na działce. Pełna dowolność.

---

Dokumenty, dokumenty, dokumenty... każde przedsiębiorstwo ma ich całe sterty. Rodzi to dwa problemy: jak je magazynować, i jak sprawić, żeby pracownicy łatwo mogli się z nimi zapoznać?

To faktycznie może stanowić kłopot. Dokumenty w formie papierowej wymagają sporej przestrzeni dla ich magazynowania, a kiedy przychodzi potrzeba znalezienia jednego konkretnego wśród setek, a nawet tysięcy innych, to bez wstawiennictwa św. Antoniego (patrona rzeczy zagubionych), jest to niemal niemożliwe. Inna rzecz, to jak zadbać o to, aby zapoznanie się z ich treścią nie stało się zbyt czasochłonne? Jak udostępnić je wszystkim pracownikom? Z pomocą przychodzą wtedy właśnie chmury.

W przypadku, w którym nie korzysta się z chmury, jest się niejako „skazanym” albo na myszkowanie po archiwach, albo na tradycyjne e – maile, dzięki którym przesyła się konkretne dokumenty zainteresowanym osobom. Jednak ten drugi przypadek łączy się z pewnym ryzykiem. Dokumenty mogą mieć różne formaty, a więc nie każdy odbiorca będzie mógł je otworzyć bez konieczności instalacji właściwych programów, mogą mieć podobne tytuły, co może skutkować licznymi pomyłkami, e – mail może zostać źle zaadresowany, może na skutek błędu skrzynki mailowej dotrzeć z opóźnieniem, można po prostu zapomnieć go wysłać, może też dojść do sytuacji, w której zbyt duża ilość listów zablokuje skrzynkę. Natomiast w przypadku korzystania z chmury, żaden z powyższych scenariuszy nie sprawdzi się. Zamieszczony w niej plik będzie ciągle dostępny dla wszystkich użytkowników w jego pierwotnej formie, bez względu na to, przy użyciu jakiego sprzętu i w jakim czasie łączą się z chmurą. Wykluczona zatem będzie konieczność przeszukiwania półek i segregatorów, czy też przesyłania plików do zainteresowanych adresatów. Wystarczy połączenie z chmurą.

Czy chmury, poza powyższymi właściwościami mogą zaoferować coś jeszcze?

Tak, i to co najmniej trzy rzeczy.

Pierwsza to elastyczność. Umożliwia ona proste i szybkie dostosowanie możliwości chmury do bieżących wymagań użytkownika; takie parametry jak prędkość przesyłu danych oraz dostępna objętość pamięci chmury, mogą być bez problemu zmieniane tak, aby jak najskuteczniej realizować założone przez usługobiorcę zadania. Co więcej, elastyczność dotyczy też kosztów; klient płaci tylko za to, z czego w chmurze rzeczywiście korzystał.

Druga to konkurencyjność; możliwości chmur niwelują różnice pomiędzy małymi mi średnimi firmami, a wielkimi korporacjami w dziedzinie dotarcia do klienta, komunikacji z nim oraz reklamy własnych produktów lub usług. Biznesowy sukces zależy więc dzięki chmurom nie tylko od zasobów ludzkich i finansowych konkretnego przedsiębiorstwa, ale od inwencji i pomysłowości jego pracowników.

Trzecia rzecz niewątpliwie ucieszy ekologów, ponieważ chmury pozytywnie wpływają na ochronę środowiska; precyzując, chodzi o oszczędność energii elektrycznej – zamiast budować i zasilać w każdej firmie wewnętrzne centra danych zużywające potężne ilości prądu, bardziej opłacalne jest korzystanie z jednej wspólnej serwerowni będącej własnością konkretnego dostawcy usług cloud computing, a w rezultacie ograniczanie własnego zużycia energii, jedynie na potrzeby niewielkiego, oszczędnego sprzętu w rodzaju laptopów czy tabletów.