Kategorie

Ocena gotowości firmy do zmian

Ocena gotowości firmy do zmian
Ocena gotowości firmy do zmian
Fotolia
Standardowo wprowadzanie zmian zaczyna się od stwierdzenia, że jest źle i w dodatku bardzo późno, więc najwyższy czas coś z tym zrobić. W organizacjach zorientowanych na strategię i efektywność działań zaczyna się etap strategicznego planowania zmian. Często wiążą się one ze zmianą technologii, systemu zarządzania, systemu motywacyjnego lub całego modelu biznesowego czy kultury organizacyjnej.

W firmach, gdzie brakuje strategii, zmiana jest bardziej wynikiem impulsowych decyzji lub mody, które w biznesie również mają pewną sezonowość. Jakiś czas temu mieliśmy modę na coaching, więc większość firm bezrefleksyjnie zatrudniała zewnętrznych coachów, aby w końcu zrobili coś z pracownikami, bo mało efektywni, mało zorganizowani itd.

Reklama

Nie twierdzę, że coaching jest czymś złym. Sama pracuję jako mentor i uważam, że to jedna z bardziej efektywnych form pracy 1:1. Lecz jest to tylko narzędzie, które służy do konkretnych celów i przynosi rezultaty nie we wszystkich przestrzeniach. Młotka używamy do wbijania gwoździ, nie da się nim wkręcić śruby, a mam wrażenie, że coaching stał się takim biznesowym młotkiem, którym próbuje się rozwiązać większość problemów.

Jeżeli, tak jak pisałam, łączenie planów zmian ze strategią jest rzadkim przypadkiem, to jeszcze mniej popularne jest sprawdzanie gotowości firmy do zmian. Wynika to z błędnego przekonania, że zmiana jest rodzajem decyzji i działaniem operacyjnym, które musi zostać wykonane. W takim schemacie „góra” planuje, a dół „wykonuje”.

A przecież zmiana jest jak długa podróż, której stałym elementem są wyzwania, trud i dodatkowe wypadki. Czy zdarza nam się wyjechać w długą wakacyjną podróż samochodem bez wcześniejszego sprawdzenia kół, poziomu oleju czy paliwa?

Raczej nie, uważamy, że to oczywiste, bo w końcu chodzi o nasze bezpieczeństwo. Jednak w rzeczywistości biznesowej pozwalamy sobie na brak sprawdzenia stanu firmy, a później brawurę w drodze do celu.

Zanim jeszcze zaczniesz rozmyślać nad tym, w jaki sposób plany zmiany wprowadzić w życie, warto sprawdzić, w jakim stopniu organizacja jest gotowa do ich wprowadzenia. Jest to ważna część całego procesu, choć często niedoceniana i pomijana, co niestety kończy się błędnym określeniem możliwości adaptacyjnych organizacji, niedoszacowaniem kosztów czasowych i materialnych.

Co warto zrobić na etapie oceniania gotowości firmy do zmian?

1. Oceń atmosferę w firmie. Zbierz informacje z różnych źródeł i na wielu poziomach działania błędach atrybucji, bo to właśnie one w dużej mierze odpowiedzialne są za naszą ocenę sytuacji.

Reklama

2. Oceń aktualną sytuację i określ możliwe bariery dla zmiany. Mam w pełni świadomość, że będąc w samym środku organizacji, trudno jest z dystansem ocenić jej funkcjonowanie. W takiej sytuacji często polecam porównanie zachowań w naszej firmie z konkurencją lub znajomymi firmami o podobnej strukturze. Wtedy łatwo można ocenić specyfikę naszej firmy i sprawdzić, na ile przeszkadza ona w planach procesu zmiany.

3. Porozmawiaj z tymi, których zmiana będzie dotyczyła w największym stopniu. Taka rozmowa to doskonały moment, aby zrobić zasiew pod przyszłą zmianę i zaangażować pierwszych sojuszników. Jednak nie ograniczaj się do mówienia, ale przede wszystkim słuchaj o ich zmaganiach, trudnościach i rozwiązaniach, jakie mogą zasugerować. To oni funkcjonują w samym środku systemu operacyjnego, więc bardzo możliwe, że mają rozwiązania wielu problemów.

4. Przemyśl i przygotuj argumenty/sposoby na niechęć i opór wobec zmian. Warto zastanowić się, dlaczego ludzie opierają się zmianom. Określ źródła oporu i znajdź dla każdego z nich propozycję rozwiązań (zob.: J.P. Kotter, D.S. Cohen, Sedno zmian. Autentyczne historie transformacji, które odmieniły oblicza firm na całym świecie, Onepress, Gliwice 2008, strony 268-269).

Sprawdzenie poziomu gotowości do zmiany nie tylko pozwala na właściwą ocenę sytuacji i oszacowanie kosztów, ale również jest świetnym fundamentem do budowania relacji w firmie. Otwartość osób zdecydowanie pomaga na kolejnych etapach.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Pamiętaj, że rzeczywistość oraz sposób oceniania i postrzegania, a także związane z tym emocje to często dwie różne kwestie. Warto poznać szczególnie te drugie, aby skutecznie gasić niezdrowe reakcje i rozwiązywać problemy. Z tych właśnie powodów twoje działanie powinno odpowiadać rzeczywistym barierom, a komunikacja – emocjom uczestników całego procesu.

Dzięki aktywnej ocenie gotowości jesteśmy w stanie oszacować możliwości działania z zasobami, które już posiadamy. Rozbieżność pomiędzy stanem rzeczywistym a oczekiwanym będzie konieczna do zagospodarowania.

Mamy również urealniony obraz koniecznych działań i bazę do adekwatnej komunikacji. Weryfikacja wewnętrznych zagrożeń to pole działania, które łatwiejsze jest do kontroli i zarządzania niż biznesowe makrootoczenie.

Zbieranie opinii daje często upust emocjom, które w przeciwnym razie skumulowane stają się punktem zapalnym dla wewnętrznych konfliktów.

Rzetelnie przygotowana ocena poziomu gotowości na zmianę daje nam realną ocenę źródeł ewentualnego oporu, problemów oraz szans. W drugim kroku będziemy przekonywali o pilności podjęcia zmian. Jest to jedno z trudniejszych wyzwań w całym procesie. Wymaga dużo czasu oraz zaangażowania.

Jeżeli jesteśmy już sami przekonani, że zmiany są konieczne, i dodatkowo posiadamy niezbędne analizy, raporty i wszelkie dane, które je uzasadniają, to błędnie możemy zakładać, że jest to wystarczająco jasny sygnał dla otoczenia do ruszenia z miejsca. Nic bardziej mylnego.

Aby uruchomić zmianę, niezbędne jest zaangażowanie na poziomie emocji, a nie tylko intelektu. Pracownicy muszą najpierw zobaczyć, dlaczego zmiana jest konieczna, co będzie oznaczać dla nich samych, a dopiero wtedy będą skłonni uwierzyć w konieczność jej wprowadzenia. Brak atmosfery sprzyjającej zmianie wystawia projekt na duże ryzyko niepowodzenia. Często prowadzi to do wydłużenia całego procesu i większych kosztów.

Ten aspekt doskonale widać w przypadkach, gdy do zmiany oddelegowany jest zespół projektowy, który ma za zadanie zaplanowanie, wdrożenie i realizację zmiany. Wtedy to jego członkowie są głównymi aktorami w teatrze zmiany, a reszta firmy wyłącznie się przygląda.

Jeżeli mamy kilka zespołów na różnych poziomach organizacji lub w przypadku małej firmy zespół składający się z osób z każdego działu – takie zarządzanie zmianą pomaga kształtować zaangażowanie i entuzjazm większości pracowników. Od tego już tylko krok do opracowania wspólnej wizji, która będzie angażowała wszystkich.

Przede wszystkim miej świadomość, że zmiana to dodatkowe działania i utrudnienia w codziennej pracy osób, które często już mają poczucie zbytniego obciążenia obowiązkami. Piszę tutaj o poczuciu, bo w praktyce różnie to wygląda, a stwierdzenie typu: „zarobiony jestem i nic już więcej na siebie nie wezmę” to element biurowego wizerunku, a nie stwierdzenie stanu faktycznego.

Aby stworzyć sprzyjające zmianie środowisko, ludzie muszą najpierw poczuć, a nie zrozumieć potrzebę wprowadzenia zmian. To właśnie emocje będą siłą napędową zaangażowania, które jest niezbędne, aby podążać za wizją zmienionej rzeczywistości.

Z pierwszej części książki wiemy, że człowiek podświadomie dąży do minimalizacji działań i w swojej naturze przypomina leniwca wiszącego na drzewie. Z drzewa mogą go ruszyć dwie kwestie: po pierwsze, zagrożenie dotychczasowej sytuacji, na przykład ogień, który zaczyna trawić drzewo, po drugie, światło z oddali i wizja lepszego, wygodniejszego i obficiej owocującego drzewa.

Na tym etapie zmiany, trzymając się tego porównania, mamy za zadanie przede wszystkim ją uzasadnić i odwołać się do emocji pracowników, aby poczuli, że to jest właśnie odpowiedni czas na zmianę dotychczasowego stylu. Gdy konieczność i pilność działań powoduje, że ludzie są skłonni do poszukiwania nowych szans, przedstawiamy wizję nowego miejsca, gdzie będzie im lepiej i dostatniej.


Jakie kroki warto wtedy podjąć?

Przede wszystkim warto przygotować rzetelny obraz obecnej sytuacji i zestawić go z celami i wizją organizacji. Opcjonalnie można użyć też przykładów konkurencji. Ważne, aby używać wymiernych i mierzalnych wskaźników, a nie opierać się wyłącznie na własnej opinii. Cennym wglądem mogą być również opinie klientów, którzy wyrażają swoje niezadowolenie lub oczekiwania wobec firmy. Całość przedstawiona w makrootoczeniu i z ujęciem bieżących trendów rynkowych pozwoli na określenie sił zewnętrznych działających na organizację.

Warto również wskazać na koszt braku zmiany, czyli stworzyć scenariusz, w którym do zmiany nie dojdzie, by pokazać, jaki to będzie miało wpływ na funkcjonowanie i wyniki firmy.

Przestrzegam jednak przed przedstawianiem negatywnych wizji, które pozornie mogą działać mobilizująco. Ludzie nie lubią podejmować ryzyka, gdyż kojarzy się ono z niebezpieczeństwem. Dlatego fokus powinien być skierowany na szanse, jakie obecna sytuacja stwarza.

Skuteczne przekonanie co do konieczności podjęcia pilnych kroków powoduje również, że osoby sceptycznie nastawione do zmiany stają się neutralne (obserwując z daleka i czekając na pierwsze sukcesy), a z czasem stają się jej sojusznikami.

Dlatego używamy w tym celu argumentów logicznych i emocjonalnych. Pierwsze z nich tworzymy przy użyciu danych finansowych, informacji o trendach rynkowych czy też konkurencji. Drugie – przedstawiając wizję zmienionej organizacji i dając szansę słuchaczom zasmakować w nowej sytuacji.

W większości firm dobrze funkcjonuje zarządzanie przez cele oraz ustanawianie priorytetów dla działań. Nie powinna więc nikogo dziwić konieczność nadania pilności i wysokiego priorytetu dla zmiany.

Dlatego ważne jest, aby zmiana nie była postrzegana w organizacji jako niechciany projekt czy przykre wydarzenie, lecz element ustawicznego rozwoju.

W takim klimacie zmiana jest czymś, co przybliża nas do celu, a nie kolejnym mało przyjemnym obowiązkiem.

Zmiana może być świetną przestrzenią do odwlekania i odkładania na wieczne jutro. Gdy niewygoda związana z brakiem zmiany nie jest wystarczająco dokuczliwa, trudniej jest podjąć konkretne kroki. Dlatego kluczowe jest, aby osoby inicjujące zmianę szczególną wagę przykładały do ustawicznego nadawania pilności procesowi. To jest krok, który praktycznie nieustannie powinien być powtarzany.
psychologia

Powyższy tekst stanowi fragment książki „Psychologia zmiany w życiu i biznesie” autorstwa Angeliki Chimkowskiej.

Copyright © 2016 by Angelika Chimkowska

Wydawnictwo MT Biznes, Warszawa 2016

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    4 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Sprzedaż działki a VAT i PIT – sprzedaż prywatna czy działalność gospodarcza?

    Sprzedaż działki a VAT i PIT. Sprzedaż kilku działek, które należą do majątku prywatnego może zostać uznana przez organy skarbowe za działalność gospodarczą. W takim przypadku sprzedający będzie zobowiązany do zapłaty podatku VAT oraz podatku dochodowego, nawet wtedy, gdy od nabycia nieruchomości upłynęło więcej niż 5 lat.

    Polski Ład: Kredyty hipoteczne bez wkładu własnego do 2030 roku

    Kredyty hipoteczne objęte gwarancją do 100 tys. zł. zastępującą wkład własny wg propozycji z Polskiego Ładu będą udzielane do końca 2030 r. - podano w wykazie prac legislacyjnych rządu. Minimalny okres spłaty takiego kredytu to15 lat, a maksymalny limit ceny finansowanej nieruchomości w przeliczeniu na 1 m. kw. będzie uzależniony od szeregu czynników.

    Pre-pack – korzyść dla dłużnika, ale czy dla wierzycieli?

    Pre-pack, czyli przygotowana likwidacja polega na ogłoszeniu upadłości dłużnika z równoległym wskazaniem przez sąd nabywcy, ceny i innych warunków sprzedaży majątku dłużnika.

    Jakość rozliczeń MŚP [BADANIE]

    Z cyklicznego badania wśród MŚP realizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor wynika, iż jakość rozliczeń B2B utrzymała się na podobnym poziomie jak w drugim kwartale.

    Ile m2 mają nasze mieszkania?

    Ile m2 mają nasze mieszkania? Trochę ponad 29 metrów kwadratowych – taka powierzchnia przypada w Polsce na statystycznego obywatela. W Europie standard jest wyższy, czasami nawet ponad dwa razy wyższy – sugerują dane Eurostatu.

    Polski Ład. Zmiany zasad opodatkowania nieruchomości

    Opodatkowanie wynajmu nieruchomości. Zmiany zasad opodatkowania nieruchomości zawarte w programie Polski Ład doprowadzą do wzrostu czynszu za wynajmowane mieszkania. Uderzą również w przedsiębiorców, którzy rejestrują swoje biura czy gabinety w lokalach mieszkalnych.

    Coraz mniej gruntów do zagospodarowania

    Zasoby gruntów państwowych. Tylko ok. 165 tys. hektarów państwowej ziemi nie zostało dotychczas zagospodarowane. Część tych gruntów może być jeszcze sprzedana lub wydzierżawiona na cele rolne, ale większość z nich cechuje niska przydatność rolnicza oraz znaczne rozdrobnienie - informuje Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (KOWR).

    Check engine: czy można jeździć?

    Check engine: czy można jeździć? Czasami tak, a czasami nie. To wszystko zależy od tego czy pojawieniu się kontrolki towarzyszą dodatkowe objawy.

    Polski Ład. Zmiany w uldze mieszkaniowej

    Ulga mieszkaniowa. Polski Ład zakłada modyfikację przepisów w zakresie ulgi mieszkaniowej. Zmiany dotyczą wydatków na spłatę kredytu (pożyczki) oraz odsetek od tego kredytu (pożyczki) zaciągniętego na zbywaną nieruchomość. Co ulegnie zmianie?

    Kontrolka silnika: co oznacza?

    Kontrolka silnika: co oznacza? Jej zaświecenie się w czasie jazdy bez wątpienia stanowi ważny sygnał. Ale czy zawsze dalszą podróż należy przerwać?

    Wibracje w samochodzie: skąd się biorą?

    Wibracje w samochodzie, czyli dziś opowiemy o tym, skąd się biorą drgania w kabinie w czasie jazdy. A najczęstszym ich powodem są... opony!

    Ile kosztuje metr kwadratowy mieszkania w Warszawie?

    Ceny mieszkań w Warszawie. Na koniec połowy 2021 roku po raz pierwszy w historii cena metra kwadratowego mieszkania pozostającego w ofercie w Warszawie przekroczyła 12 tys. zł i była o 7,8 proc. wyższa niż w końcówce 2020 roku.

    Ostatnie 4 dni na wycofanie się z oferty przedłużenia umowy najmu lokalu w centrum handlowym

    Najemcom lokali w centrach handlowych pozostały ostatnie 4 dni na wycofanie się z oferty przedłużenia umów najmu – termin mija 6 sierpnia 2021 roku.

    Bezpieczeństwo danych w chmurze - certyfikaty bezpieczeństwa

    Pro dostawca usług w chmurze powinien posiadać niezbędne certyfikaty, które są potwierdzeniem, że nasze dane będą całkowicie bezpieczne. Na praktyki bezpieczeństwa składają się również inne czynności, prowadzone przez dostawcę, na przykład kontrole ryzyka czy audyty wewnętrzne oraz zewnętrzne. W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danych w chmurze? Którzy z usługodawców działających na polskim rynku są godni zaufania? I czy w ogóle chmura może być bezpieczna?

    Przyczyny wypadków na autostradzie. Co mówią statystyki?

    Przyczyny wypadków na autostradzie? Dziś przyjrzymy się statystykom z polskich dróg. Na jakie nieprawidłowe zachowania kierowców wskazują?

    Zaległości branży fitness rosną [BADANIE]

    Wraz ze zniesieniem części ograniczeń, przyrost długów branży sportowej przyhamował. Nie dotyczy to klubów fitness i siłowni, które mają niemal 23 mln zł zaległości.

    Tańsza energia elektryczna. Umowy z cenami dynamicznymi

    Energia elektryczna - ceny. Możliwość uzyskania niższych cen za energię, jako efekt dostosowywania swojego zużycia energii w odpowiedzi na sygnały rynkowe, to najważniejszy dla odbiorców skutek zmian proponowanych przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska w projekcie nowelizacji ustawy – Prawo energetyczne oraz ustawy o odnawialnych źródłach energii, wprowadzającym umowy z tzw. cenami dynamicznymi.

    Nowy Peugeot 308 SW w Polsce. Znamy cennik francuskiego kombi!

    Nowy Peugeot 308 SW oficjalnie pojawił się w Polsce. Znamy cennik auta. Za francuskie kombi trzeba zapłacić co najmniej 91 800 zł.

    Volkswagen Passat GTE: test niemieckiej hybrydy plug-in

    Volkswagen Passat GTE ma przestronną kabinę i duży bagażnik. Czy rodzinne nadwozie uzupełnione hybrydą plug-in sprawdza się w praktyce?

    Content marketing w biznesie – jak to robić dobrze

    Content marketing w biznesie. Gdy na marketingowym horyzoncie pojawia się hasło “content”, naturalnym skojarzeniem jest produkcja, dystrybucja i zarządzanie treścią, która z jednej strony dawałaby wymierną wartość dla odbiorcy, a z drugiej – kreowała pożądany wizerunek danej marki. Tyle i aż tyle? W praktyce działania contentowe to o wiele bardziej złożone przedsięwzięcia, a potencjalni twórcy pożądanych materiałów powinni dwa razy się zastanowić przed postawieniem pierwszego przecinka lub kropki.

    Kredyt na samochód. Jaki wybrać i czym się różnią?

    Kredyt na samochód, czyli kredyt gotówkowy, kredyt samochodowy i leasing konsumencki. Która forma jest najlepsza?

    Wydatki na mieszkanie w budżecie domowym

    Wydatki na mieszkanie. Wydatki na utrzymanie i wyposażenie mieszkania lub domu w Polsce stanowią prawie 25% wydawanych przez nas pieniędzy – wynika z danych Eurostatu. To jeden z najgorszych wyników w Europie. Co ciekawe, jeszcze gorzej jest w Niemczech.

    Rolniczy handel detaliczny - co się zmieni

    Rolniczy handel detaliczny. 30 lipca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia prowadzenia przez rolników rolniczego handlu detalicznego, przedłożony przez ministra rolnictwa i rozwoju wsi. Wejście w życie nowych rozwiązań uzależnione jest od przebiegu procesu notyfikacji projektu ustawy w Komisji Europejskiej i w państwach członkowskich UE.

    Bezpieczne wakacje 2021: o czym pamiętać?

    Bezpieczne wakacje 2021 to pojęcie, o którym w tym roku Policja powtarza do znudzenia. Te zasady naprawdę warto jednak przyswoić. Jak brzmią?

    e-Bilety Morskie Oko. Rezerwacja lub nie zaparkujesz!

    e-Bilety Morskie Oko - to jedyny sposób, aby w najbliższych dniach zostawić auto w Palenicy Białczańskiej. Muszą o tym wiedzieć odwiedzający TPN.