Dokumenty w firmie – jak nimi zarządzać?

Wydawało się, że w epoce cyfryzacji polskie firmy przestaną generować dokumenty w tradycyjnej papierowej formie, tymczasem z roku na rok wytwarzają ich coraz więcej. W 2015 roku zanotowano wzrost o 31% r/r. Zapanowanie nad tak dużą ilością dokumentacji zaczyna być problemem. Niestety, nie zawsze można ją wyeliminować. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa, jakie rodzaje danych i jak długo należy przechowywać, a także wymienia dokumenty, które mogą istnieć w formie elektronicznej. Nieznajomość tych prawnych kwestii naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność karnoskarbową, jak również przyczynia się do problemów w zarządzaniu firmą. Dlatego warto zwrócić większą uwagę na usprawnienie obiegu danych, właściwe ich przechowywanie, a także optymalizowanie kosztów wytwarzania dokumentacji.

Zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie

Część dokumentów jest tworzona przez pracowników, reszta napływa z zewnątrz. Należy zatem opracować system sprawnego ich segregowania i rozdzielania do odpowiednich działów. Na biurku lub w zasięgu ręki najlepiej umieścić te papiery, którymi powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności. Nieco dalej można przechowywać mniej pilne pisma, a w wydzielonym miejscu te, które archiwizujemy.

Duże znaczenie w zarządzaniu dokumentami ma ich wygodne i właściwe przechowywanie. Z badań wynika, że aż 55% polskich firm realizuje większość procedur administracyjno-biurowych w formie papierowej, a to oznacza, że trzeba znaleźć odpowiednie miejsce na wydruki. Przez lata powszechnie składano je w teczkach i segregatorach, ale istnieją też lepsze rozwiązania. Organizowanie papierowego archiwum wymaga dużej dyscypliny i z pewnością nie jest wygodne. Dlatego tam, gdzie to tylko jest możliwe, coraz częściej używa się systemów komputerowych. Na rynku nie brakuje zarówno darmowych, jak i płatnych modułów, które służą do zarządzania dokumentacją i jej archiwizacji. Takie oprogramowanie jest oferowane w postaci samodzielnych aplikacji DMS lub wchodzi w skład systemów ERP i CRM. Dzięki programom DMS można nie tylko wygodnie przechowywać dane w wersji elektronicznej, ale również błyskawicznie je wyszukiwać.

Jak ograniczyć koszty wytwarzania dokumentów?

Efektywne drukowanie powinno być częścią zarządzania dokumentacją. Przede wszystkim konieczne jest wpływanie na zmianę przyzwyczajeń pracowników. Badania pokazują, że jeden dokument jest powielany nawet 19 razy bez żadnego uzasadnienia. Ograniczenie takich zachowań pozwoli na redukcję wydatków, a jednocześnie będzie działaniem proekologicznym. Warto również przekonać wszystkich w firmie do stosowania druku dwustronnego zamiast jednostronnego, a tam, gdzie nie jest to wymagane, do zrezygnowania z koloru.

Optymalizacja w obszarze drukowania powinna także objąć park urządzeń drukujących. Należy sprawdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo drukarki są dostosowane do potrzeb zakładu i czy ich eksploatacja nie jest zbyt kosztowna. Nie można także zapomnieć o materiałach eksploatacyjnych.

– Wiele osób sądzi, że korzystanie z zamienników oznacza redukcję kosztów, ale badania pokazują, że to właśnie oryginalne materiały są bardziej wydajne i pozwalają wykonywać wydruki najwyższej jakości, których nie trzeba powtarzać, żeby uzyskać zadowalający efekt – podkreśla Grzegorz Konik z firmy HP. – Oryginalny wkład to również pewność, że nie spowoduje on uszkodzenia drukarki, co w rezultacie wygeneruje dodatkowe koszty. Dlatego osoby odpowiedzialne za park urządzeń drukujących powinny dokładnie sprawdzać, co kupują. W naszej firmie wprowadziliśmy nawet rozwiązania, które weryfikują oryginalność wkładów, rozpoznają używane lub podrobione i pozwalają wprowadzić zasady używania wyłącznie oryginalnych materiałów HP – dodaje Grzegorz Konik.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie nie tylko ułatwia czynności księgowo-administracyjne, ale również wspiera właściciela w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Chaos w tym obszarze oznacza tak naprawdę brak kontroli nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie, a to może negatywnie wpływać na funkcjonowanie zakładu na rynku.