Kategorie

Dokumenty w firmie – jak nimi zarządzać?

Każda firma generuje dokumenty, a niekiedy jest ich tak wiele, że trudno nad nimi zapanować. Tymczasem sprawne zarządzanie dokumentacją przekłada się również na lepsze kierowanie firmą i ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Na szczęście istnieją rozwiązania, które pomagają zapanować nawet nad dużą ilością dokumentów.

Wydawało się, że w epoce cyfryzacji polskie firmy przestaną generować dokumenty w tradycyjnej papierowej formie, tymczasem z roku na rok wytwarzają ich coraz więcej. W 2015 roku zanotowano wzrost o 31% r/r. Zapanowanie nad tak dużą ilością dokumentacji zaczyna być problemem. Niestety, nie zawsze można ją wyeliminować. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa, jakie rodzaje danych i jak długo należy przechowywać, a także wymienia dokumenty, które mogą istnieć w formie elektronicznej. Nieznajomość tych prawnych kwestii naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność karnoskarbową, jak również przyczynia się do problemów w zarządzaniu firmą. Dlatego warto zwrócić większą uwagę na usprawnienie obiegu danych, właściwe ich przechowywanie, a także optymalizowanie kosztów wytwarzania dokumentacji.

Zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie

Reklama

Część dokumentów jest tworzona przez pracowników, reszta napływa z zewnątrz. Należy zatem opracować system sprawnego ich segregowania i rozdzielania do odpowiednich działów. Na biurku lub w zasięgu ręki najlepiej umieścić te papiery, którymi powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności. Nieco dalej można przechowywać mniej pilne pisma, a w wydzielonym miejscu te, które archiwizujemy.

Duże znaczenie w zarządzaniu dokumentami ma ich wygodne i właściwe przechowywanie. Z badań wynika, że aż 55% polskich firm realizuje większość procedur administracyjno-biurowych w formie papierowej, a to oznacza, że trzeba znaleźć odpowiednie miejsce na wydruki. Przez lata powszechnie składano je w teczkach i segregatorach, ale istnieją też lepsze rozwiązania. Organizowanie papierowego archiwum wymaga dużej dyscypliny i z pewnością nie jest wygodne. Dlatego tam, gdzie to tylko jest możliwe, coraz częściej używa się systemów komputerowych. Na rynku nie brakuje zarówno darmowych, jak i płatnych modułów, które służą do zarządzania dokumentacją i jej archiwizacji. Takie oprogramowanie jest oferowane w postaci samodzielnych aplikacji DMS lub wchodzi w skład systemów ERP i CRM. Dzięki programom DMS można nie tylko wygodnie przechowywać dane w wersji elektronicznej, ale również błyskawicznie je wyszukiwać.

Jak ograniczyć koszty wytwarzania dokumentów?

Efektywne drukowanie powinno być częścią zarządzania dokumentacją. Przede wszystkim konieczne jest wpływanie na zmianę przyzwyczajeń pracowników. Badania pokazują, że jeden dokument jest powielany nawet 19 razy bez żadnego uzasadnienia. Ograniczenie takich zachowań pozwoli na redukcję wydatków, a jednocześnie będzie działaniem proekologicznym. Warto również przekonać wszystkich w firmie do stosowania druku dwustronnego zamiast jednostronnego, a tam, gdzie nie jest to wymagane, do zrezygnowania z koloru.

Reklama

Optymalizacja w obszarze drukowania powinna także objąć park urządzeń drukujących. Należy sprawdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo drukarki są dostosowane do potrzeb zakładu i czy ich eksploatacja nie jest zbyt kosztowna. Nie można także zapomnieć o materiałach eksploatacyjnych.

– Wiele osób sądzi, że korzystanie z zamienników oznacza redukcję kosztów, ale badania pokazują, że to właśnie oryginalne materiały są bardziej wydajne i pozwalają wykonywać wydruki najwyższej jakości, których nie trzeba powtarzać, żeby uzyskać zadowalający efekt – podkreśla Grzegorz Konik z firmy HP. – Oryginalny wkład to również pewność, że nie spowoduje on uszkodzenia drukarki, co w rezultacie wygeneruje dodatkowe koszty. Dlatego osoby odpowiedzialne za park urządzeń drukujących powinny dokładnie sprawdzać, co kupują. W naszej firmie wprowadziliśmy nawet rozwiązania, które weryfikują oryginalność wkładów, rozpoznają używane lub podrobione i pozwalają wprowadzić zasady używania wyłącznie oryginalnych materiałów HP – dodaje Grzegorz Konik.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie nie tylko ułatwia czynności księgowo-administracyjne, ale również wspiera właściciela w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Chaos w tym obszarze oznacza tak naprawdę brak kontroli nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie, a to może negatywnie wpływać na funkcjonowanie zakładu na rynku.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    25 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy?

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy? Jak najbardziej. Niestety tylko w przypadku, w którym kandydat... nie zda egzaminu.

    Bezrobocie. Dane lepsze od oczekiwanych

    Główny Urząd Statystyczny zaprezentował dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu maja 2021. Liczba zarejestrowanych bezrobotnych wyniosła 1026,7 tys. osób i była o 27,1 tys. osób niższa niż w końcu kwietnia oraz o 15,0 tys. osób wyższa niż przed rokiem.

    Magdalena Foremska (PAH): 7 zł to pomoc 1 osobie w obozie w Iraku przez miesiąc [PODCAST]

    Mimo, że konflikt zbrojny w Iraku zakończył się w 2017 roku, to nadal prawie 1,5 miliona osób przebywa w obozach. Dlaczego nie mogą wrócić do domu? Zapraszamy do wysłuchania podcastu

    77% firm chce wdrożyć na stałe hybrydowy model pracy [BADANIE]

    Wprowadzenie na stałe hybrydowego modelu pracy planuje 77 proc. firm, najczęściej przy utrzymaniu pracy zdalnej przez 2 lub 3 dni w tygodniu – wynika z badań ankietowych wśród prawie 200 najemców powierzchni biurowych w największych miastach w Polsce. Jakie są pozostałe wnioski z badania?

    Roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej - przedsiębiorcy apelują do Gowina

    Przedsiębiorcy piszą do Jarosława Gowina z apelem o roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej. Chcemy uniknąć zwolnień - apelują.

    Restrukturyzacja to najtańsza opcja dla zadłużonego rolnika

    Jak powinni postępować zadłużeni rolnicy? Eksperci podpowiadają możliwe scenariusze działania. Jednym z nich jest restrukturyzacja. Ile kosztuje takie postępowanie?

    Fotowoltaika - nadchodzą zmiany

    Fotowoltaika. Według prognoz Instytutu Energii Odnawialnej, moc zainstalowana w fotowoltaiki w Polsce podwoi się w ciągu najbliższych dwóch lat. W 2025 roku może osiągnąć nawet 15 GW. Rynek OZE swój dynamiczny wzrost zawdzięczał dotąd przede wszystkim prosumentom, którzy korzystali z programu „Mój Prąd”. Jednak proporcje zaczynają się zmieniać – miejsce mikroinstalacji zajmują farmy, a energia słoneczna „goni” wiatrową.

    Kurs reedukacyjny: co to jest?

    Kurs reedukacyjny: co to jest i w jakich przypadkach jest konieczny? Dziś opowiemy o szkoleniach organizowanych przez WORD-y.

    6 trendów nowej rzeczywistości - co się zmieniło w firmach? [RAPORT]

    Z badania przeprowadzonego przez GfK wynika, że firmy stały się bardziej online, ale początkowy entuzjazm związany z pracą zdalną nieco opadł. Sprawdź 6 trendów nowej rzeczywistości widocznych w Raporcie #RegionyNEXERY2021.

    Polski Ład - czy będą zmiany podatkowe dla przedsiębiorców?

    Rzecznik MŚP postuluje do Premiera o korzystne zmiany dla przedsiębiorców w rządowym planie „Polskiego Ładu”. O jakie zmiany wystąpił Adam Abramowicz?

    Jest stanowisko Rzecznika Finansowego na zapytanie SN w sprawie tzw. kredytów frankowych

    Rzecznik Finansowy uznał, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, że bieg przedawnienia roszczenia banku o zwrot kwot wypłaconych z tytułu kredytu frankowego, rozpoczyna się od chwili, w której umowa kredytu stała się trwale bezskuteczna.

    Ile kosztuje licencja taxi?

    Ile kosztuje licencja taxi? Kierowca musi spełnić parę wymogów formalnych. Na jaki wydatek musi się przygotować? Kilkaset złotych.

    Czy wejście na giełdę będzie łatwiejsze? MF chce zmian

    Resort finansów chce zmian w “Polskim Ładzie” i proponuje pakiet nowych ulg. Będą ulgi wspierające wejście polskich firm na giełdę, będą też ulgi na inwestowanie przez fundusze vc i zwolnienie podatkowe dla alternatywnych spółek inwestycyjnych. Czy to ułatwi wejście na giełdę?

    Sektor ubezpieczeniowy podwaja wydatki na cyberbezpieczeństwo

    Przyśpieszona transformacja cyfrowa sektora zmieniła priorytety branży w zakresie inwestycji technologicznych. Najważniejsze z nich to cyberbezpieczeństwo i migracja do chmury.

    Czy strategia multicloud w firmie ma wady?

    Tylko 32% firm korzysta z jednej platformy chmurowej. Decydując się na wdrożenie chmur od różnych dostawców firmy jednak często nie zdają sobie sprawy z wyzwań jakie taki proces przed nimi stawia.

    Jak zostać kierowcą Ubera? To w pewnym sensie proste...

    Jak zostać kierowcą Ubera? Choć wymogi nie są zaporowe, jest kilka punktów, które musi wypełnić kandydat. Zaraz opowiemy o procesie autoryzacji.

    Jak obniżyć rachunki za energię - zmiana sprzedawcy w 24 h i porównywarka cen

    Jak obniżyć rachunki za energię. Ministerstwo Klimatu i Środowiska informuje, że dobiegają końca konsultacje publiczne i uzgodnienia międzyresortowe projektu nowelizacji ustawy – Prawo energetyczne oraz ustawy o odnawialnych źródłach energii, który proponuje szereg rozwiązań na rzecz dalszego wzmocnienia pozycji odbiorcy energii elektrycznej. Zawarte w nim regulacje dotyczą m.in. możliwości: zmiany sprzedawcy w ciągu 24h, nabywania energii elektrycznej po cenach dynamicznych, korzystania z usług agregatorów czy dostępu do darmowej porównywarki cen, która będzie prowadzona przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

    Qashqai zostaje w Wielkiej Brytanii. Sunderland zaczyna produkcję

    Qashqai zostaje w Wielkiej Brytanii. Pomimo brexitu Nissan nie zdecydował się na przeniesienie produkcji z Wysp Brytyjskich.

    Mieszkanie wynajmuje 4 proc. gospodarstw domowych

    Sektor mieszkań na wynajem w Polsce jest mały i zdominowany przez indywidualnych właścicieli; prywatnie swoje mieszkanie wynajmuje 4 proc. gospodarstw domowych, a wśród nich niecałe 1 proc. korzysta z najmu instytucjonalnego - wynika z raportu firmy CBRE.

    Wartość sprzedaży kredytów hipotecznych

    Kredyty hipoteczne. Wartość sprzedaży kredytów hipotecznych przez liderów rynku pośrednictwa finansowego przekroczyła 9 mld zł - informuje Związek Firm Pośrednictwa Finansowego.

    Chipy płatnicze - czy to nieuniknione?

    Technologie cyfrowe, chociaż powszechne w naszym codziennym życiu, wciąż wzbudzają wiele pytań i kontrowersji, zwłaszcza w kontekście tego, jak daleko jesteśmy skłonni przesuwać granicę ich akceptacji. Czy takim novum będą właśnie chipy płatnicze?

    Kryzys na rynku najmu mieszkań

    Rynek najmu. Jeszcze do niedawna inwestycje w lokale na wynajem były uznawane za żyłę złota. Rentowność nie spadała poniżej 4%, wartość nieruchomości ciągle wzrastała. Wydawało się, że ten segment jest bezpieczny i przyszłościowy. Wraz z wprowadzonymi obostrzeniami z powodu pandemii COVID-19, popyt wycofał się z rynku, co spowodowało katastrofalne skutki dla indywidualnych inwestorów.

    Przed jakimi wyzwaniami stoi sektor data center?

    Centra danych w pandemicznej rzeczywistości stały się kluczowe dla funkcjonowania globalnej gospodarki. Można powiedzieć, że zapotrzebowanie na dane i zabezpieczenie ciągłości działania obiektów data center jeszcze nigdy w historii nie było tak wielkie. Możemy wskazać Polskę jako jeden ze „wschodzących” rynków, gdzie sektor w ostatnim czasie rozwija się bardzo dynamicznie.

    Zgoda na nadanie numeru VIN. Kiedy jest wydawana?

    Zgoda na nadanie numeru VIN jest wydawana przez wydział komunikacji w określonych przypadkach. Jakich? O tym opowiemy za chwilę.

    Prezydent podpisał ustawę o e-doręczeniach

    Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych (e-Doręczeniach). Główna zmiana to przesunięcie terminu wdrożenia e-Doręczeń. Jaki jest cel tej ustawy?