REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty w firmie – jak nimi zarządzać?

REKLAMA

Każda firma generuje dokumenty, a niekiedy jest ich tak wiele, że trudno nad nimi zapanować. Tymczasem sprawne zarządzanie dokumentacją przekłada się również na lepsze kierowanie firmą i ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Na szczęście istnieją rozwiązania, które pomagają zapanować nawet nad dużą ilością dokumentów.

Wydawało się, że w epoce cyfryzacji polskie firmy przestaną generować dokumenty w tradycyjnej papierowej formie, tymczasem z roku na rok wytwarzają ich coraz więcej. W 2015 roku zanotowano wzrost o 31% r/r. Zapanowanie nad tak dużą ilością dokumentacji zaczyna być problemem. Niestety, nie zawsze można ją wyeliminować. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa, jakie rodzaje danych i jak długo należy przechowywać, a także wymienia dokumenty, które mogą istnieć w formie elektronicznej. Nieznajomość tych prawnych kwestii naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność karnoskarbową, jak również przyczynia się do problemów w zarządzaniu firmą. Dlatego warto zwrócić większą uwagę na usprawnienie obiegu danych, właściwe ich przechowywanie, a także optymalizowanie kosztów wytwarzania dokumentacji.

REKLAMA

Zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie

REKLAMA

Część dokumentów jest tworzona przez pracowników, reszta napływa z zewnątrz. Należy zatem opracować system sprawnego ich segregowania i rozdzielania do odpowiednich działów. Na biurku lub w zasięgu ręki najlepiej umieścić te papiery, którymi powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności. Nieco dalej można przechowywać mniej pilne pisma, a w wydzielonym miejscu te, które archiwizujemy.

Duże znaczenie w zarządzaniu dokumentami ma ich wygodne i właściwe przechowywanie. Z badań wynika, że aż 55% polskich firm realizuje większość procedur administracyjno-biurowych w formie papierowej, a to oznacza, że trzeba znaleźć odpowiednie miejsce na wydruki. Przez lata powszechnie składano je w teczkach i segregatorach, ale istnieją też lepsze rozwiązania. Organizowanie papierowego archiwum wymaga dużej dyscypliny i z pewnością nie jest wygodne. Dlatego tam, gdzie to tylko jest możliwe, coraz częściej używa się systemów komputerowych. Na rynku nie brakuje zarówno darmowych, jak i płatnych modułów, które służą do zarządzania dokumentacją i jej archiwizacji. Takie oprogramowanie jest oferowane w postaci samodzielnych aplikacji DMS lub wchodzi w skład systemów ERP i CRM. Dzięki programom DMS można nie tylko wygodnie przechowywać dane w wersji elektronicznej, ale również błyskawicznie je wyszukiwać.

Jak ograniczyć koszty wytwarzania dokumentów?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Efektywne drukowanie powinno być częścią zarządzania dokumentacją. Przede wszystkim konieczne jest wpływanie na zmianę przyzwyczajeń pracowników. Badania pokazują, że jeden dokument jest powielany nawet 19 razy bez żadnego uzasadnienia. Ograniczenie takich zachowań pozwoli na redukcję wydatków, a jednocześnie będzie działaniem proekologicznym. Warto również przekonać wszystkich w firmie do stosowania druku dwustronnego zamiast jednostronnego, a tam, gdzie nie jest to wymagane, do zrezygnowania z koloru.

REKLAMA

Optymalizacja w obszarze drukowania powinna także objąć park urządzeń drukujących. Należy sprawdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo drukarki są dostosowane do potrzeb zakładu i czy ich eksploatacja nie jest zbyt kosztowna. Nie można także zapomnieć o materiałach eksploatacyjnych.

– Wiele osób sądzi, że korzystanie z zamienników oznacza redukcję kosztów, ale badania pokazują, że to właśnie oryginalne materiały są bardziej wydajne i pozwalają wykonywać wydruki najwyższej jakości, których nie trzeba powtarzać, żeby uzyskać zadowalający efekt – podkreśla Grzegorz Konik z firmy HP. – Oryginalny wkład to również pewność, że nie spowoduje on uszkodzenia drukarki, co w rezultacie wygeneruje dodatkowe koszty. Dlatego osoby odpowiedzialne za park urządzeń drukujących powinny dokładnie sprawdzać, co kupują. W naszej firmie wprowadziliśmy nawet rozwiązania, które weryfikują oryginalność wkładów, rozpoznają używane lub podrobione i pozwalają wprowadzić zasady używania wyłącznie oryginalnych materiałów HP – dodaje Grzegorz Konik.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie nie tylko ułatwia czynności księgowo-administracyjne, ale również wspiera właściciela w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Chaos w tym obszarze oznacza tak naprawdę brak kontroli nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie, a to może negatywnie wpływać na funkcjonowanie zakładu na rynku.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KPO: Od 6 maja 2024 r. można składać wnioski na dotacje dla branży HoReCa - hotelarskiej, gastronomicznej, cateringowej, turystycznej i hotelarskiej

    Nabór wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ogłoszono w kwietniu 2024 r. Wnioski będzie można składać od 6 maja 2024 r. do 5 czerwca 2024 r.

    Ile pracuje mikro- i mały przedsiębiorca? 40-60 godzin tygodniowo, bez zwolnień lekarskich i urlopów

    Przeciętny mikroprzedsiębiorca poświęca dużo więcej czasu na pracę niż przeciętny pracownik etatowy. Wielu przedsiębiorców nie korzysta ze zwolnień lekarskich i nie było na żadnym urlopie. Chociaż mikroprzedsiębiorcy zwykle zarabiają na poziomie średniej krajowej albo trochę więcej, to są zdecydowanie bardziej oszczędni niż większość Polaków.

    Duży wzrost cyberataków na świecie!

    Aż 28 proc. O tyle procent wzrosła liczba ataków cyberprzestępców. Hakerzy stawiają także na naukę i badania oraz sektor administracyjno-wojskowy. W Europie liczba ataków ransomware wzrosła o 64 proc. Jest się czego obawiać. 

    Nie zrobisz zakupów w swoim ulubionym sklepie osiedlowym, bo powrót VAT na żywność doprowadzi go do bankructwa

    Po ponad dwóch latach przerwy powrócił 5-procentowy VAT na żywność. Sieci dyskontów, które toczą wojnę o klientów, kuszą obietnicą, że cen nie podniosą, bo podatek wezmą na siebie. Korzystna dla klientów zapowiedź może okazać się zabójcza dla i tak słabnących i znikających z rynku małych sklepów.

    REKLAMA

    Windykacja należności krok po kroku

    Windykacja należności krok po kroku czyli jak odzyskać swoje pieniądze? Pierwszym krokiem jest windykacja przedsądowa. Co zrobić, aby windykacja była skuteczna już na tym etapie?

    Praca tymczasowa: Liczy się wynagrodzenie, lokalizacja miejsca pracy, czas trwania rekrutacji i szansa na stałą pracę

    Praca tymczasowa to nie tylko opcja dla studentów – najwięcej pracowników stanowią osoby w przedziale wiekowym 25-44 lata. Pracownicy tymczasowi przy wyborze oferty pracy najczęściej zwracają uwagę na wysokość wynagrodzenia, lokalizację miejsca pracy oraz szansę na stałe zatrudnienie, a także szybkość procesu rekrutacji.

    Uwaga! Zbyt częste zmienianie hasła ułatwia cyberataki

    Czy trzeba zmieniać hasło co miesiąc? Okazuje się, że zbyt częsta zmiana hasła ułatwia cyberataki. Wskazania do zmiany hasła przez pracowników po czasie od 30 do 90 dni powinny się zmienić. Kiedy zmiana hasła jest konieczna?

    Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców

    Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

    REKLAMA

    Jak hakerzy wyciągają nasze dane? Uważaj na aktualizacje!

    Hakerzy nie próżnują i wciąż szukają nowych sposobów na wyciągnięcie danych. Wykorzystują pliki wirtualnego dysku twardego (VHD) do dostarczania wirusa - trojana zdalnego dostępu (RAT) Remcos. W Polsce szczególnie groźne są fałszywe aktualizacje. 

    Firmy przemysłowe stawiają na AI

    Większość firm (83 proc.) z sektora przemysłowego planuje zainwestować w sztuczną inteligencję w 2024 r. Tak wynika z najnowszego raportu "State of Smart Manufacturing". 

    REKLAMA