REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty w firmie – jak nimi zarządzać?

REKLAMA

Każda firma generuje dokumenty, a niekiedy jest ich tak wiele, że trudno nad nimi zapanować. Tymczasem sprawne zarządzanie dokumentacją przekłada się również na lepsze kierowanie firmą i ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Na szczęście istnieją rozwiązania, które pomagają zapanować nawet nad dużą ilością dokumentów.

Wydawało się, że w epoce cyfryzacji polskie firmy przestaną generować dokumenty w tradycyjnej papierowej formie, tymczasem z roku na rok wytwarzają ich coraz więcej. W 2015 roku zanotowano wzrost o 31% r/r. Zapanowanie nad tak dużą ilością dokumentacji zaczyna być problemem. Niestety, nie zawsze można ją wyeliminować. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa, jakie rodzaje danych i jak długo należy przechowywać, a także wymienia dokumenty, które mogą istnieć w formie elektronicznej. Nieznajomość tych prawnych kwestii naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność karnoskarbową, jak również przyczynia się do problemów w zarządzaniu firmą. Dlatego warto zwrócić większą uwagę na usprawnienie obiegu danych, właściwe ich przechowywanie, a także optymalizowanie kosztów wytwarzania dokumentacji.

REKLAMA

Zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie

REKLAMA

Część dokumentów jest tworzona przez pracowników, reszta napływa z zewnątrz. Należy zatem opracować system sprawnego ich segregowania i rozdzielania do odpowiednich działów. Na biurku lub w zasięgu ręki najlepiej umieścić te papiery, którymi powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności. Nieco dalej można przechowywać mniej pilne pisma, a w wydzielonym miejscu te, które archiwizujemy.

Duże znaczenie w zarządzaniu dokumentami ma ich wygodne i właściwe przechowywanie. Z badań wynika, że aż 55% polskich firm realizuje większość procedur administracyjno-biurowych w formie papierowej, a to oznacza, że trzeba znaleźć odpowiednie miejsce na wydruki. Przez lata powszechnie składano je w teczkach i segregatorach, ale istnieją też lepsze rozwiązania. Organizowanie papierowego archiwum wymaga dużej dyscypliny i z pewnością nie jest wygodne. Dlatego tam, gdzie to tylko jest możliwe, coraz częściej używa się systemów komputerowych. Na rynku nie brakuje zarówno darmowych, jak i płatnych modułów, które służą do zarządzania dokumentacją i jej archiwizacji. Takie oprogramowanie jest oferowane w postaci samodzielnych aplikacji DMS lub wchodzi w skład systemów ERP i CRM. Dzięki programom DMS można nie tylko wygodnie przechowywać dane w wersji elektronicznej, ale również błyskawicznie je wyszukiwać.

Jak ograniczyć koszty wytwarzania dokumentów?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Efektywne drukowanie powinno być częścią zarządzania dokumentacją. Przede wszystkim konieczne jest wpływanie na zmianę przyzwyczajeń pracowników. Badania pokazują, że jeden dokument jest powielany nawet 19 razy bez żadnego uzasadnienia. Ograniczenie takich zachowań pozwoli na redukcję wydatków, a jednocześnie będzie działaniem proekologicznym. Warto również przekonać wszystkich w firmie do stosowania druku dwustronnego zamiast jednostronnego, a tam, gdzie nie jest to wymagane, do zrezygnowania z koloru.

REKLAMA

Optymalizacja w obszarze drukowania powinna także objąć park urządzeń drukujących. Należy sprawdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo drukarki są dostosowane do potrzeb zakładu i czy ich eksploatacja nie jest zbyt kosztowna. Nie można także zapomnieć o materiałach eksploatacyjnych.

– Wiele osób sądzi, że korzystanie z zamienników oznacza redukcję kosztów, ale badania pokazują, że to właśnie oryginalne materiały są bardziej wydajne i pozwalają wykonywać wydruki najwyższej jakości, których nie trzeba powtarzać, żeby uzyskać zadowalający efekt – podkreśla Grzegorz Konik z firmy HP. – Oryginalny wkład to również pewność, że nie spowoduje on uszkodzenia drukarki, co w rezultacie wygeneruje dodatkowe koszty. Dlatego osoby odpowiedzialne za park urządzeń drukujących powinny dokładnie sprawdzać, co kupują. W naszej firmie wprowadziliśmy nawet rozwiązania, które weryfikują oryginalność wkładów, rozpoznają używane lub podrobione i pozwalają wprowadzić zasady używania wyłącznie oryginalnych materiałów HP – dodaje Grzegorz Konik.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie nie tylko ułatwia czynności księgowo-administracyjne, ale również wspiera właściciela w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Chaos w tym obszarze oznacza tak naprawdę brak kontroli nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie, a to może negatywnie wpływać na funkcjonowanie zakładu na rynku.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA