Jak skutecznie zarządzać czasem pracy?

Czas to wyjątkowe zjawisko. Wszyscy jesteśmy od niego uzależnieni, ale też każdy z nas radzi z nim sobie inaczej. W czasach, w których wszystko staramy się mieć pod kontrolą, możemy znaleźć wiele pomysłów na to, w jaki sposób zarządzać czasem. Popularne są także szkolenia, których tytuły obiecują, jakoby po ich ukończeniu uczestnicy mieli posiąść umiejętność sterowania tym fizycznym zjawiskiem.

Czy jednak możemy zarządzać czymś, co samo w sobie jest od nas niezależne? Odpowiedź brzmi – nie. Zarządzać możemy nie czasem, a sobą w czasie - to znaczy możemy spróbować lepiej zagospodarować przedział czasu, jaki zaplanujemy na przykład na pracę.

Kilka prostych technik

Obecnie istnieje wiele technik i całych systemów, które pozwalają usprawnić nasze codzienne funkcjonowanie pod względem większej efektywności.

Jeden z najprostszych sposobów to Technika Pomodoro. Jest ona tak łatwa, że możesz zacząć z niej korzystać w każdej chwili. „Pomodoro” to włosku „pomidor”. Nazwa wzięła się od popularnego minutnika w kształcie pomidora, który odmierza 25-minutowe odcinki czasu.

Zgodnie z tą metodą, osoba chcąca efektywnie wykorzystać swój czas, powinna wszystkie zadania odmierzać w „pomidorach”. Określone zadanie może trwać np. pół pomidora (wtedy należy je powiązać z innym, tak aby łącznie praca trwała 25 minut), jeden pomidor lub kilka pomidorów. Ważna zasada polega na tym, aby za każdym razem gdy zadzwoni minutnik, zrobić sobie kilkuminutową przerwę.

Jak przeciwdziałać stratom czasu?

Dopóki pomidor pracuje, powinniśmy być całkowicie pochłonięci zadaniem, ale gdy minutnik zakończy odliczanie czasu, możemy odpocząć i troszkę poleniuchować. Zalecane jest, aby po każdym pomidorze przerwa trwała około 5 minut, ale co cztery sekwencje pracy minutnika warto zrobić sobie dłuższą, przynajmniej 20-minutową przerwę.

Dlaczego ta technika dobrze się sprawdza? Nikt nie jest w stanie być w pełni skupionym przez osiem godzin bez przerwy. Minutnik mobilizuje nas do pracy, ale dzięki zaplanowanym przerwom mamy też chwilę na regenerację sił, która jest niezbędna, abyśmy za chwilę mogli znowu dobrze się skupić. Oczywiście nie musisz korzystać z plastikowego pomidora – możesz skorzystać np. z wirtualnego minutnika w postaci odpowiedniej aplikacji.

Zupełnie inne podejście do efektywności wyraża japońska Metoda 5S. Paradoksalnie, nie koncentruje się ona na ustalaniu ram czasowych dla poszczególnych zadań, ale na tym, by zachować porządek na stanowisku pracy.

Pierwszym etapem stosowania tej metody jest Selekcja, czyli wyeliminowanie z otoczenia wszystkiego, co może przeszkadzać w pracy. Osoba wykonująca pracę biurową powinna usunąć z biurka wszystkie niepotrzebne przedmioty, ale do tego etapu możemy zaliczyć także np. wyłączenie Facebooka czy nawet programu pocztowego w czasie, kiedy mógłby nas rozpraszać.

Drugi etap to Systematyka – znalezienie wygodnego miejsca na każdy potrzebny przedmiot, tak aby łatwo było po niego sięgnąć, gdy będzie potrzebny. Następne jest Sprzątanie – na miejscu pracy powinien panować idealny porządek, bo bałagan rozprasza.

Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?

Dwa szczególnie ważne etapy to  Standaryzacja i Samodyscyplina. W zakres tego pierwszego wchodzi udokumentowanie i ustandaryzowanie wszystkich wykonywanych czynności, tak aby można było wykonywać je w sposób niemal automatyczny, bez tracenia czasu na zastanawianie się nad sposobem ich wykonania. Samodyscyplina odnosi się natomiast do pracy nad sobą, nad swoją wolą i starannością, tak aby dobrze i efektywnie wypełnić czas przeznaczony na wykonanie poszczególnych zadań.

Podsumowując – zgodnie z Metodą 5S czas zostanie przez nas lepiej wykorzystany, jeśli każdego dnia będziemy pilnować porządku i standardów nawet w najdrobniejszych sprawach.