Jak skutecznie zarządzać czasem pracy?

Czas to wyjątkowe zjawisko. Wszyscy jesteśmy od niego uzależnieni, ale też każdy z nas radzi z nim sobie inaczej. W czasach, w których wszystko staramy się mieć pod kontrolą, możemy znaleźć wiele pomysłów na to, w jaki sposób zarządzać czasem. Popularne są także szkolenia, których tytuły obiecują, jakoby po ich ukończeniu uczestnicy mieli posiąść umiejętność sterowania tym fizycznym zjawiskiem.

Czy jednak możemy zarządzać czymś, co samo w sobie jest od nas niezależne? Odpowiedź brzmi – nie. Zarządzać możemy nie czasem, a sobą w czasie - to znaczy możemy spróbować lepiej zagospodarować przedział czasu, jaki zaplanujemy na przykład na pracę.

Kilka prostych technik

Obecnie istnieje wiele technik i całych systemów, które pozwalają usprawnić nasze codzienne funkcjonowanie pod względem większej efektywności.

Jeden z najprostszych sposobów to Technika Pomodoro. Jest ona tak łatwa, że możesz zacząć z niej korzystać w każdej chwili. „Pomodoro” to włosku „pomidor”. Nazwa wzięła się od popularnego minutnika w kształcie pomidora, który odmierza 25-minutowe odcinki czasu.

Zgodnie z tą metodą, osoba chcąca efektywnie wykorzystać swój czas, powinna wszystkie zadania odmierzać w „pomidorach”. Określone zadanie może trwać np. pół pomidora (wtedy należy je powiązać z innym, tak aby łącznie praca trwała 25 minut), jeden pomidor lub kilka pomidorów. Ważna zasada polega na tym, aby za każdym razem gdy zadzwoni minutnik, zrobić sobie kilkuminutową przerwę.

Jak przeciwdziałać stratom czasu?

Dopóki pomidor pracuje, powinniśmy być całkowicie pochłonięci zadaniem, ale gdy minutnik zakończy odliczanie czasu, możemy odpocząć i troszkę poleniuchować. Zalecane jest, aby po każdym pomidorze przerwa trwała około 5 minut, ale co cztery sekwencje pracy minutnika warto zrobić sobie dłuższą, przynajmniej 20-minutową przerwę.

Dlaczego ta technika dobrze się sprawdza? Nikt nie jest w stanie być w pełni skupionym przez osiem godzin bez przerwy. Minutnik mobilizuje nas do pracy, ale dzięki zaplanowanym przerwom mamy też chwilę na regenerację sił, która jest niezbędna, abyśmy za chwilę mogli znowu dobrze się skupić. Oczywiście nie musisz korzystać z plastikowego pomidora – możesz skorzystać np. z wirtualnego minutnika w postaci odpowiedniej aplikacji.

Zupełnie inne podejście do efektywności wyraża japońska Metoda 5S. Paradoksalnie, nie koncentruje się ona na ustalaniu ram czasowych dla poszczególnych zadań, ale na tym, by zachować porządek na stanowisku pracy.

Pierwszym etapem stosowania tej metody jest Selekcja, czyli wyeliminowanie z otoczenia wszystkiego, co może przeszkadzać w pracy. Osoba wykonująca pracę biurową powinna usunąć z biurka wszystkie niepotrzebne przedmioty, ale do tego etapu możemy zaliczyć także np. wyłączenie Facebooka czy nawet programu pocztowego w czasie, kiedy mógłby nas rozpraszać.

Drugi etap to Systematyka – znalezienie wygodnego miejsca na każdy potrzebny przedmiot, tak aby łatwo było po niego sięgnąć, gdy będzie potrzebny. Następne jest Sprzątanie – na miejscu pracy powinien panować idealny porządek, bo bałagan rozprasza.

Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?

Dwa szczególnie ważne etapy to  Standaryzacja i Samodyscyplina. W zakres tego pierwszego wchodzi udokumentowanie i ustandaryzowanie wszystkich wykonywanych czynności, tak aby można było wykonywać je w sposób niemal automatyczny, bez tracenia czasu na zastanawianie się nad sposobem ich wykonania. Samodyscyplina odnosi się natomiast do pracy nad sobą, nad swoją wolą i starannością, tak aby dobrze i efektywnie wypełnić czas przeznaczony na wykonanie poszczególnych zadań.

Podsumowując – zgodnie z Metodą 5S czas zostanie przez nas lepiej wykorzystany, jeśli każdego dnia będziemy pilnować porządku i standardów nawet w najdrobniejszych sprawach.

Ale nie tylko Japończycy próbują usystematyzować organizację czasu pracy. Do popularnych systemów należy także niemiecki ALPEN.

Zgodnie z nim, każdy dzień powinniśmy zacząć od wykonania listy zadań. W drugim etapie należy oszacować czas trwania każdego z nich. Bardzo ważne, aby na każdą czynność przeznaczyć odpowiednią ilość czasu, bez próby wyznaczania sobie nierealnie krótkich terminów.

Kolejna faza polega na tym, aby zadania te podzielić w taki sposób, aby wypełniły tylko 60% czasu pracy. Pozostałe 40% należy przeznaczyć na rzeczy niespodziewane (np. telefony od klientów lub maile, na które pilnie trzeba odpisać).

Na kolejnym etapie przydzielamy poszczególnym zadaniom priorytety, a więc wybieramy te, które mają dla nas szczególne znaczenie i w związku z tym powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności. Ostatnia faza polega na bieżącym kontrolowaniu postępów. Zaznaczaj zadania zrealizowane, a te, które z jakichś powodów wypadną z planu dnia, przenieś na dzień następny.

Organizacja dnia sprzyjająca efektywności

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wymienione wyżej metody połączyć ze sobą. Jeśli więc chcesz zadziałać kompleksowo, spróbuj zadbać o porządek na biurku, dokładnie zaplanuj dzień, wyznacz priorytety, a poszczególne zadania wykonuj w 25-minutowych odcinkach czasu.

Proste – prawda? Dlaczego więc przychodzi to nam z takim trudem? Dlaczego sama znajomość technik nie zawsze przekłada się na większą efektywność?

Natura czasu czy nasza natura?

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta, ponieważ odnosi się nie tylko do skuteczności samych technik, ale także do tego, jak my sami odbieramy czas, jakie mamy przekonania na jego temat oraz przyzwyczajenia.

Tradycyjne, newtonowskie podejście zakłada, że czas płynie w jednostajnym tempie – jest więc absolutny i niezmienny. Każdy z nas ma do wykorzystania 24 godziny w każdej dobie i tylko od nas samych zależy, co z tym czasem zrobimy.

Rozważania nad naturą czasu przybrały zupełnie inną postać po opracowaniu przez Einsteina Szczególnej Teorii Względności.  Okazało się, że upływ czasu zależny jest od prędkości układu odniesienia, w którym się go mierzy. Jeżeli znajdujemy się na powierzchni Ziemi i mija nas przyjaciel w statku kosmicznym poruszającym się z prędkością zbliżoną do prędkości światła, odnosimy wrażenie, że jego zegar chodzi wolniej od naszego (dylatacja czasu). W życiu codziennym różnice te są co prawda niemierzalne, ale odkrycia Einsteina wraz z doniesieniami dotyczącymi fizyki kwantowej dają nam prawo poważniej spojrzeć na temat subiektywności czasu.

Każdy z nas miał kiedyś poczucie, czekając w kolejce do dentysty lub oczekując na przyjazd spóźniającego się pociągu, że czas płynie wolniej niż zwykle. Z kolei w sytuacji doskonałej zabawy, miewamy wrażenie, że czas mija znacznie szybciej, tak jakby poszczególne minuty ulegały skróceniu do kilkunastu, a może nawet kilku sekund.

Dlaczego tak się dzieje? Ważne jest to, że odczucie czasu zależy nie tylko od czasu jako takiego, ale także od naszego układu odniesienia. Nie inaczej jest w sytuacji wykonywania pracy. Zdarza się, że dzięki pozytywnemu „flow” poszczególne zadania całkowicie nas pochłaniają i ani się obejrzymy, jak wszystko zostaje wykonane. Czas minął co prawda błyskawicznie, ale wszystko zostało zrobione jak należy.

Innym razem wszystko wydaje nam się przeszkadzać, spowalniać nas, czas wydaje się przeciekać przez palce, podczas gdy wykonanie zadań posuwa się naprzód w ślimaczym tempie. To potwierdza przypuszczenia, że dla ludzkiej psychiki czas jest względny i zależy od postrzegania określonej sytuacji.

Jakie przekonania, taki czas

Czas może być równie dobrze czymś bezwzględnym, niezależnym od naszej woli, ale może być także czymś nad czym panujemy, z czym sobie świetnie radzimy. Jaki więc jest naprawdę? W rzeczywistości jest taki, jak myślisz!

Twoja wiara i przekonania bardzo poważnie wpływają na twoje zachowanie. Zatem to, czy czas marnotrawisz czy też wartościowo nim gospodarujesz – to zawsze twój wybór. A on zależny jest od twoich poglądów, przekonań i wiary, nie tylko na temat samego czasu. Mocno wiąże się z poglądami na temat relacji, nadrzędnych wartości życiowych, własnej drogi życiowej, celów, umiejętności itd.

Jeśli wierzysz, że zawsze się spóźniasz lub nigdy nie potrafisz zrobić czegoś na czas, to suma twoich działań będzie zazwyczaj dawała takie wyniki. I nie ma tu znaczenia, że nabyłeś tę wiarę w dzieciństwie słysząc często od rodziców czy nauczycieli opinie typu „Wojtuś zawsze się spóźnia”, czy „Ania zawsze coś zawali”. Część twojej osobowości odpowiedzialna za twoje wybory uwierzyła, że opinie innych na twój temat są prawdą.

Porządek, który poprawia życiową efektywność

Twoje życie zawsze pokazuje dominujący charakter twoich myśli. Jeśli przeszkadza ci marnowanie czasu, bo nie potrafisz przerwać nudnych pogawędek, pokierować niekonstruktywnym zebraniem, wylogować się z portalu społecznościowego, czy robić rzeczy ważnych przed nieważnymi, to dzieje się tak dlatego, że wierzysz, że nie potrafisz. I nic tu nie pomogą proste czy skomplikowane systemy zarządzania i organizowania, liczy się to, co myślisz, że możesz i to, w czym wypracowałeś sobie nawyki.

Jeśli wiesz kim jesteś i jakie masz ograniczenia, możesz z nimi pracować modyfikując lub wykorzystując je w dynamicznej rzeczywistości. Jeśli poznasz własne przekonania dotyczące choćby swojej efektywności, możesz elastycznie podchodzić do narzędzi, metod i systemów.

Najpierw jednak powinieneś zająć się własnymi przekonaniami i zbadać, w jaki sposób ograniczają cię w efektywnym wykorzystywaniu czasu (możesz to zrobić na przykład podczas odpowiedniego szkolenia związanego z gospodarowaniem czasem). Dopóki tego nie zrobisz, istnieje ryzyko, że techniki pozostaną jedynie teoretycznymi metodami, bez dużego wpływu na Twoje codzienne funkcjonowanie. 

Ilona Rajchel – trener Effect Group

Podyskutuj o tym na naszym FORUM