Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?

O wielozadaniowości słyszał zapewne każdy. Ta niemalże mityczna cecha sprawia, że jesteśmy w stanie wykonywać na raz więcej, niż tylko jedną czynność.

Często wydaje się nam, że tego typu funkcjonowania wymaga od nas otoczenie. Musimy przecież przerwać aktualne zadanie, gdyż szef właśnie wymaga czegoś ważniejszego, koleżanka z pracy przyszła z dokumentami do podpisania, w międzyczasie zadzwonił klient, a żona w wiadomości tekstowej pyta, gdzie pójdziemy na kolację.

1/3 czasu zmarnowana na wielozadaniowość

Warto zastanowić się jednak, czy aby na pewno musimy robić to wszystko na raz? I czy w ten sposób nasza efektywność rzeczywiście rośnie?

- Odpowiedzi na te pytania nie pozostawiają złudzeń. Szacuje się bowiem, że codziennie marnujemy nawet aż 30% swojego czasu na przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami – wyjaśnia Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.

Strata ta jest o tyle bolesna, że w większości wypadków kolejne zadanie, którego się podjęliśmy wcale nie było aż tak istotne. Tak naprawdę nic nie stało na przeszkodzie, byśmy najpierw dokończyli swoje działanie, a dopiero potem zajęli się kolejnymi.

Organizacja dnia sprzyjająca efektywności

Prace fizyczne wykonujmy równocześnie

Wielozadaniowość nie jest z natury ani zła ani dobra. Wszystko tak naprawdę zależy od okoliczności, w jakich przyjdzie nam się z nią zmagać.

Nie trzeba być perfekcyjną panią domu, by wiedzieć, że następujące po sobie zrobienie prania, ugotowanie obiadu i uprasowanie koszul zajmie dużo więcej czasu, niż jednoczesne uruchomienie pralki, wstawienie zupy i prasowanie pomiędzy dodawaniem do niej kolejnych składników.

- W tym przypadku możemy mówić o tzw. dobrej wielozadaniowości. Czynności, które wykonujemy symultanicznie i „po kawałku” ostatecznie zabiorą nam mniej czasu, niż gdybyśmy kończyli pierwszą i dopiero wtedy zaczynali kolejne – dodaje Frątczak.

Nie bez znaczenia pozostaje tu także mniejsze znużenie danym działaniem. Dużo łatwiej jest poprasować ogromną stertę ciuchów, jeśli podzielimy ją na kilka mniejszych, przerywanych innymi zdaniami grup.

Czy zabierasz pracę do domu?

Lepiej oddzwonić, niż zgubić koncentrację

Nieco inaczej sytuacja wygląda w warunkach pracy biurowej. Tu liczy się przede wszystkim pełna koncentracja. Teoretycznie, telefon od klienta, który odbieramy np. podczas przygotowywania ważnego raportu, zajmuje nam 3 minuty.

- W praktyce jednak potrzebujemy później nawet 20 minut, by wrócić do poziomu 100% swojego zaangażowania. Czyli ta krótka rozmowa kosztowała nas nie 3, a nawet 23 minuty. Tak duże marnotrawstwo szybko okazać się może widoczne – mówi właściciel CEO Solutions.

Warto też zastanowić się, jak wygląda nasza efektywność, gdy tego typu „rozpraszacze” pojawiają się w regularnych odstępach czasu. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest praca dużo poniżej naszych możliwości i nierzadko konieczność zabierania obowiązków służbowych do domu.

Współczesne koncepcje zarządzania czasem w przedsiębiorstwie

Złota godzina ciszy i spokoju

Pierwszym krokiem w każdym procesie leczenia jest prawidłowa diagnoza. Nie inaczej jest ze złą wielozadaniowością. Także tu zacząć powinniśmy od zastanowienia się, co tak naprawdę wybija nas na co dzień z rytmu i jaki w rzeczywistości mamy na to wpływ. Przeszkadzający koledzy w pracy, radio grające na parapecie, dźwięk dzwoniącego telefonu czy wyskakujące na ekranie powiadomienie o nowej wiadomości e-mail?

Większość z tych elementów da się łatwo wyeliminować. Na początek warto wprowadzić zasadę „złotej godziny”, podczas której skupiamy się wyłącznie na wykonywanym zadaniu. Sygnały dźwiękowe pozostają wtedy wyłączone, powiadomienia dezaktywowane, a współpracownicy poproszeni o nieprzeszkadzanie.

Pamiętajmy przy tym, że najważniejsze czynności należy wykonywać z samego rana. Wtedy bowiem nasz umysł jest wciąż świeży i wypoczęty, a dodatkowo mamy możliwość racjonalnego projektowania swojego czasu na cały dzień.

Jak właściwie wykorzystywać posiadany czas?

Dziel i osiągaj swoje cele

Kolejną rzeczą, którą z pewnością powinniśmy sobie przyswoić, jest umiejętność dzielenia dużych, absorbujących zadań na mniejsze, realne do osiągnięcia etapy.

- Dobrym przykładem jest tutaj strategia naszego mistrza olimpijskiego, Roberta Korzeniowskiego. Jak często przyznawał, nigdy nie był on w stanie mentalnie przygotować się na pokonanie 50 kilometrów. Co innego, jeśli uświadomił sobie, że tak naprawdę ma do czynienia z dystansem 5 razy 10 km – podpowiada ekspert zarządzania czasem.

Jeśli zaś chodzi o krótsze prace, dobrym nawykiem jest zaczynanie kolejnego dopiero w momencie ukończenia poprzedniego. Efektywne wykonywanie kilku czynności będzie możliwe dopiero z prawidłowo ułożonym harmonogramem – inaczej narażamy się nie tylko na straty czasu (i nierzadko pieniędzy), ale także na stres czy frustrację.

Podsumowując, stwierdzenie, że tytułowa wielozadaniowość zawsze jest dobra to bez wątpienia mit. Jak wszystko, ma ona swoje dobre i złe strony i tylko od nas zależy, czy będziemy potrafili je mądrze wykorzystać. A że z pewnością warto, nikt z nas nie ma już chyba żadnych wątpliwości.

Jak efektywnie zarządzać czasem?