REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?

Grzegorz Frątczak
Doświadczony coach i trener biznesu, menedżer z dyplomem MBA. Ekspert w CEO Solutions. Akredytowany trener w Ernst &Young Academy of Business.
wielozadaniowość
wielozadaniowość
www.sxc.hu

REKLAMA

REKLAMA

Jak wykazują liczne badania, większość z nas żyje w przekonaniu, że nie da się pracować skupiając się wyłącznie na jednym zadaniu na raz. Wydaje nam się, że kluczem do sukcesu jest dziś wielozadaniowość, pozwalająca oszczędzić dużo czasu. W praktyce jednak przeskakiwanie z czynności na czynność obniża naszą efektywność i koncentrację. Zamiast tego lepiej pomyśleć więc o prawidłowej organizacji czasu pracy.

O wielozadaniowości słyszał zapewne każdy. Ta niemalże mityczna cecha sprawia, że jesteśmy w stanie wykonywać na raz więcej, niż tylko jedną czynność.

REKLAMA

Często wydaje się nam, że tego typu funkcjonowania wymaga od nas otoczenie. Musimy przecież przerwać aktualne zadanie, gdyż szef właśnie wymaga czegoś ważniejszego, koleżanka z pracy przyszła z dokumentami do podpisania, w międzyczasie zadzwonił klient, a żona w wiadomości tekstowej pyta, gdzie pójdziemy na kolację.

1/3 czasu zmarnowana na wielozadaniowość

Warto zastanowić się jednak, czy aby na pewno musimy robić to wszystko na raz? I czy w ten sposób nasza efektywność rzeczywiście rośnie?

REKLAMA

- Odpowiedzi na te pytania nie pozostawiają złudzeń. Szacuje się bowiem, że codziennie marnujemy nawet aż 30% swojego czasu na przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami – wyjaśnia Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.

Strata ta jest o tyle bolesna, że w większości wypadków kolejne zadanie, którego się podjęliśmy wcale nie było aż tak istotne. Tak naprawdę nic nie stało na przeszkodzie, byśmy najpierw dokończyli swoje działanie, a dopiero potem zajęli się kolejnymi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Organizacja dnia sprzyjająca efektywności

Prace fizyczne wykonujmy równocześnie

Wielozadaniowość nie jest z natury ani zła ani dobra. Wszystko tak naprawdę zależy od okoliczności, w jakich przyjdzie nam się z nią zmagać.

Nie trzeba być perfekcyjną panią domu, by wiedzieć, że następujące po sobie zrobienie prania, ugotowanie obiadu i uprasowanie koszul zajmie dużo więcej czasu, niż jednoczesne uruchomienie pralki, wstawienie zupy i prasowanie pomiędzy dodawaniem do niej kolejnych składników.

- W tym przypadku możemy mówić o tzw. dobrej wielozadaniowości. Czynności, które wykonujemy symultanicznie i „po kawałku” ostatecznie zabiorą nam mniej czasu, niż gdybyśmy kończyli pierwszą i dopiero wtedy zaczynali kolejne – dodaje Frątczak.

Nie bez znaczenia pozostaje tu także mniejsze znużenie danym działaniem. Dużo łatwiej jest poprasować ogromną stertę ciuchów, jeśli podzielimy ją na kilka mniejszych, przerywanych innymi zdaniami grup.

Czy zabierasz pracę do domu?

Lepiej oddzwonić, niż zgubić koncentrację

Nieco inaczej sytuacja wygląda w warunkach pracy biurowej. Tu liczy się przede wszystkim pełna koncentracja. Teoretycznie, telefon od klienta, który odbieramy np. podczas przygotowywania ważnego raportu, zajmuje nam 3 minuty.

REKLAMA

- W praktyce jednak potrzebujemy później nawet 20 minut, by wrócić do poziomu 100% swojego zaangażowania. Czyli ta krótka rozmowa kosztowała nas nie 3, a nawet 23 minuty. Tak duże marnotrawstwo szybko okazać się może widoczne – mówi właściciel CEO Solutions.

Warto też zastanowić się, jak wygląda nasza efektywność, gdy tego typu „rozpraszacze” pojawiają się w regularnych odstępach czasu. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest praca dużo poniżej naszych możliwości i nierzadko konieczność zabierania obowiązków służbowych do domu.

Współczesne koncepcje zarządzania czasem w przedsiębiorstwie


Złota godzina ciszy i spokoju

Pierwszym krokiem w każdym procesie leczenia jest prawidłowa diagnoza. Nie inaczej jest ze złą wielozadaniowością. Także tu zacząć powinniśmy od zastanowienia się, co tak naprawdę wybija nas na co dzień z rytmu i jaki w rzeczywistości mamy na to wpływ. Przeszkadzający koledzy w pracy, radio grające na parapecie, dźwięk dzwoniącego telefonu czy wyskakujące na ekranie powiadomienie o nowej wiadomości e-mail?

Większość z tych elementów da się łatwo wyeliminować. Na początek warto wprowadzić zasadę „złotej godziny”, podczas której skupiamy się wyłącznie na wykonywanym zadaniu. Sygnały dźwiękowe pozostają wtedy wyłączone, powiadomienia dezaktywowane, a współpracownicy poproszeni o nieprzeszkadzanie.

Pamiętajmy przy tym, że najważniejsze czynności należy wykonywać z samego rana. Wtedy bowiem nasz umysł jest wciąż świeży i wypoczęty, a dodatkowo mamy możliwość racjonalnego projektowania swojego czasu na cały dzień.

Jak właściwie wykorzystywać posiadany czas?

Dziel i osiągaj swoje cele

Kolejną rzeczą, którą z pewnością powinniśmy sobie przyswoić, jest umiejętność dzielenia dużych, absorbujących zadań na mniejsze, realne do osiągnięcia etapy.

- Dobrym przykładem jest tutaj strategia naszego mistrza olimpijskiego, Roberta Korzeniowskiego. Jak często przyznawał, nigdy nie był on w stanie mentalnie przygotować się na pokonanie 50 kilometrów. Co innego, jeśli uświadomił sobie, że tak naprawdę ma do czynienia z dystansem 5 razy 10 km – podpowiada ekspert zarządzania czasem.

Jeśli zaś chodzi o krótsze prace, dobrym nawykiem jest zaczynanie kolejnego dopiero w momencie ukończenia poprzedniego. Efektywne wykonywanie kilku czynności będzie możliwe dopiero z prawidłowo ułożonym harmonogramem – inaczej narażamy się nie tylko na straty czasu (i nierzadko pieniędzy), ale także na stres czy frustrację.

Podsumowując, stwierdzenie, że tytułowa wielozadaniowość zawsze jest dobra to bez wątpienia mit. Jak wszystko, ma ona swoje dobre i złe strony i tylko od nas zależy, czy będziemy potrafili je mądrze wykorzystać. A że z pewnością warto, nikt z nas nie ma już chyba żadnych wątpliwości.

Jak efektywnie zarządzać czasem?

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kompetencje kobiet w branży IT. Większy udział kobiet jest istotny z powodu deficytu wykwalifikowanych kadr

    W październiku 2024 r. zaczną obowiązywać unijne przepisy mające na celu zbudowanie większej odporności biznesu na cyberataki. W związku z tym należy podjąć działania podnoszące kompetencje z dziedziny cyberbezpieczeństwa. Tymczasem inicjatywy podnoszące kompetencje cyfrowe kobiet podejmowane są w zaledwie 20,4% miejsc pracy.

    Komisja Europejska proponuje zmniejszenie i uproszczenie obciążeń rolników. Czy to wystarczy by przerwać protesty?

    Komisja Europejska przesłała w czwartek prezydencji belgijskiej w Radzie UE dokument, zawierający listę działań mających na celu "zmniejszenie obciążeń administracyjnych, spoczywających na barkach rolników". Propozycje zostaną omówione z państwami członkowskimi 26 lutego na posiedzeniu Rady ds. Rolnictwa.

    Używasz smartfona? Twoje wrażliwe dane są jak na dłoni. Technologia pozbawia nas prywatności

    Użytkownicy różnych urządzeń, aplikacji czy systemów często nie są świadomi, przez kogo i do jakich celów są gromadzone i wykorzystywane dane na ich temat. Rozwój technologii rzadko idzie w parze ze świadomością użytkowników i regulacjami prawnymi. To stanowi zagrożenie dla ochrony danych osobowych.

    Wzrasta ryzyko prowadzenia biznesu. "Liczba wzmianek o geopolityce i ryzyku politycznym w dokumentach spółek wzrosła o 600%"

    Ryzyko prowadzenia biznesu w 2024 roku zwiększa rosnąca polaryzacja na światowej scenie politycznej. Istotna dla przedsiębiorców będzie minimalizacja potencjalnych niebezpieczeństw, m.in. poprzez zwiększenie odporności łańcuchów dostaw, odpowiednią politykę dostępu do zasobów i zaadresowanie kwestii ESG – wynika z raportu EY-Parthenon 2024 Geostrategic Outlook.

    REKLAMA

    Handel internetowy idzie w górę, stanowi 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej

    Sprzedaż internetowa w ujęciu rocznym w styczniu wzrosła ogółem o 11%, co stanowił 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej. Największy udział e-sprzedaży w całości sprzedaży detalicznej miały takie kategorie jak tekstylia, odzież, obuwie, prasa i książki. Tak wynika z danych przekazanych przez GUS.

    Nie zalegasz ze składkami ZUS? Weź udział w konkursie prewencji wypadkowej. Można dostać 300.000,00 zł dofinansowania. Rozpoczyna się nabór.

    ZUS realizuje program prewencji wypadkowej, w ramach którego można uzyskać dofinansowanie na poprawę warunków pracy poprzez zakup maszyn i urządzeń. Można liczyć nawet na 300.000,00 zł dofinansowania.

    Szkody rolnicze - stawki pomocy i wnioski w 2024 roku. 1000 zł, 500 zł lub 250 zł na 1 ha pomocy dla rolników poszkodowanych suszą, przymrozkami, powodzią i innymi zjawiskami pogodowymi

    Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi poinformowało w komunikacie, że od 29 lutego 2024 r. do 15 marca 2024 r. producenci rolni, w których gospodarstwach rolnych szkody w uprawach rolnych spowodowane wystąpieniem w 2023 r. suszy, gradu, deszczu nawalnego, ujemnych skutków przezimowania, przymrozków wiosennych, powodzi, huraganu, pioruna, obsunięcia się ziemi lub lawiny w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach upraw rolnych i zwierząt gospodarskich wyniosły powyżej 30 % średniej rocznej produkcji roślinnej w gospodarstwie rolnym, mogą składać wnioski o udzielenie pomocy w  formie dotacji do powierzchni upraw rolnych, na których ww. niekorzystne zjawiska spowodowały utratę co najmniej 30% plonu. 

    Bezpieczeństwo w Internecie i rewolucja dla przedsiębiorców działających w sieci. Nowość: akt o usługach cyfrowych (DSA) już w mocy

    Bezpieczeństwo w Internecie to w dzisiejszych czasach podstawa. W Unii Europejskiej obowiązuje nowy akt o usługach cyfrowych (Digital Services Act, DSA). Również w Polsce będą obowiązywały nowe przepisy. To bardzo ważne, ponieważ wiele osób zastanawia się: jak zachowywać się bezpiecznie w Internecie? Jak chronić swoje bezpieczeństwo w sieci? Jakie są zagrożenia w Internecie? Jak chronić się przed zagrożeniami w Internecie? Przepisy będą dotyczyły przedsiębiorców jak i osób fizycznych. Nowe przepisy mają poprawić bezpieczeństwo użytkowników w sieci, wspierać walkę z nielegalnymi treściami w Internecie, uregulować zagadnienia dot. moderowania treści. Nie będzie już tak łatwo manipulować użytkownikami, "śledzić ich" działań w sieci, profilować, wysyłać tzw. ciasteczek (pliki cookie). Będzie większa ochrona przed pedofilią. To będzie prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców działających w Internecie. Akt o usługach cyfrowych stosuje się od dnia 17 lutego 2024 r.

    REKLAMA

    Podatnicy nie wiedzą, że mogą skorzystać z ulgi B+R, a to duże korzyści finansowe

    Z ulgi badawczo-rozwojowej mogą skorzystać firmy z różnych branż. Ulga B+R może przynieść korzyści finansowe sięgające nawet kilkuset tysięcy złotych w skali roku. Kto może zastosować tę ulgę? 

    Firmy wciąż bardziej obawiają się odejścia kontrahenta niż utraty płynności finansowej. Faktury z odroczoną płatnością to już standard

    Zwłaszcza w branży produkcyjnej i transporcie opcja płatności odroczonej od 7 do 30 dni stała się praktyką powszechnie stosowaną. Choć dla firm czekanie na należność wiąże się z ryzykiem i niedogodnościami – same muszą się w tym czasie kredytować – to w 2024 roku nie mają w planach odchodzenia od tej praktyki.

    REKLAMA